Já aconteceu de você olhar para o seu fluxo de trabalho, e reconhecer uma fila de tarefas importantes que não recebem a devida atenção? Neste momento os gestores se dedicam ao processo de delegar tarefas em busca de esvaziar sua pauta. No entanto, esse movimento está atrelado a uma descarga de tarefas e não à delegação.
Neste artigo, vamos tratar de como você pode planejar a revisão do seu fluxo de trabalho e fazer a passagem de bastão com eficiência para engajar a sua equipe nas novas atribuições.
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- 1. Quando está na hora de delegar tarefas?
- 2. Faça um treinamento de passagem de bastão eficiente
- 3. Antecipe dúvidas antes de delegar tarefas
- 4. Seja claro sobre o resultado esperado na hora de delegar tarefas
- 5. Não fique preso ao processo de execução
- 6. Saiba quando é o momento de parar de supervisionar
- 7. Dê feedbacks em momentos estratégicos da entrega
- 8. Conte com um gerenciador para centralizar as tarefas da sua empresa
Delegar tarefas: quando é a hora certa?
Costumamos manter para nós as tarefas que mais gostamos de realizar, seja por satisfação ou relevância. No entanto, aos cargos de gestão é necessário se ater aquilo de maior importância para a saúde organizacional.
Ainda que não se trate de abrir mão do que você tem apreço por executar (nem deve ser assim), se espera dos gestores que eles deleguem tarefas para seus especialistas, assim mantêm o desenvolvimento da equipe vivo e podem se responsabilizar por tarefas de cada vez mais valor.
É neste sentido que Jonathan Coates e Claire Breeze, autores da obra Delegar tarefas com segurança, indicam que você faça periodicamente um raio X do seu fluxo de trabalho e dos de seus(as) liderados(as), em busca daquilo que deveria ser executado por outras pessoas. Mas é preciso que haja equilíbrio nas tarefas que você delega. Elas precisam inspirar desafio aos(às) colaboradores(as), senão a sensação é de que você só passa a bola daquilo que é menos relevante à empresa.
Faça um treinamento de passagem de bastão eficiente
O primeiro benefício de não deixar a corda apertar para então delegar tarefas, é que você tem tempo de fazer uma passagem de bastão eficiente. Esse treinamento é importante porque:
- Você é o(a) responsável a curto prazo, assim os erros que acontecerem são sua responsabilidade;
- Gera engajamento, cair de paraquedas não engaja ninguém a se responsabilizar por uma tarefa;
- Processo de aprendizagem, saber delegar bem as tarefas é uma skill de gestão, quando você se dedica a isso desenvolve suas competências.
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Antecipando dúvidas antes de delegar tarefas
Cada pessoa tem suas dúvidas devido ao grau de familiaridade com a tarefa, por isso, antever alguns direcionamentos básicos facilita a integração com a atividade.
O ideal é que você não conte apenas com a memória para tirar dúvidas, mas sim com um arquivo de informações que pode ser uma checklist ou briefing da atividade. Em ambos os casos, você pode organizar o passo a passo da tarefa no Runrun.it.
Dessa forma, as pessoas têm um guia com os direcionamentos. Ainda assim, se mantenha disponível para tirar dúvidas. Será importante para dar confiança ao(à) novo(a) responsável.
Seja claro sobre o resultado esperado na hora de delegar tarefas
Uma forma de engajar as pessoas é explicar as tarefas em termos de resultados esperados e não apenas em relação ao passo a passo da execução. Isso garante uma sensação de reconhecimento por ser atribuído à ela a expectativa de algo que a empresa tem interesse.
Além disso, não passa a imagem de que você está se livrando de tarefas menos interessantes, mas sim escolhendo um(a) novo(a) responsável para uma entrega de valor. Contudo, é preciso ser franco sobre o resultado e a expectativa para que a pessoa não espere um desenvolvimento que será frustrado. Isso só deixará a equipe cada vez mais desmotivada em se dedicar nas atividades que você delega.
Não fique preso ao processo de execução
Pessoas podem ter métodos diferentes para alcançar os mesmos resultados. Salvo em ocasiões que envolvam procedimentos legais, o ideal é dar liberdade para que a equipe faça as tarefas delegadas da sua própria forma.
Além de melhorar a autoconfiança, você pode se surpreender ao descobrir que existem maneiras mais simples de efetuar uma atividade. Por isso, seja transparente sobre o resultado esperado, mostre como você costuma fazer as atividades e incentive que a pessoa mude o que achar necessário.
Muitos líderes reduzem a liberdade neste momento, porque temem serem vistos como menos eficientes do que seus(suas) liderados(as). No entanto, lembre-se de que um novo olhar sempre abre possibilidades e quando você foi o(a) mentorado(a) também sugeria melhorias tão inovadoras quanto as do seu(sua) chefe. A evolução é a lei natural das coisas e você também estará aprendendo nesse processo de escuta e confrontação de novas possibilidades.
Leitura recomendada: Autonomia no trabalho: conheça os benefícios para sua equipe
Saiba quando é o momento de parar de supervisionar
Uma das famosas desculpas para não se delegar tarefas é que o treinamento e supervisão tomam muito tempo, energia que poderia estar sendo investida na execução da própria atividade. Na verdade, você toma de volta o esforço de investir no treinamento quando o conclui por completo, inclusive a supervisão.
O tempo de monitoramento varia de acordo com a complexidade da tarefa e experiência da de cada um. O ideal é que aos poucos você dê maior autonomia à pessoa. A cada entrega concluída, avalie se:
- Resolver problemas – consegue tomar decisões de maneira autônoma;
- Retrabalho – o volume de erros têm diminuído, considere que sempre haverá correções;
- Proficiência – as dúvidas estão deixando de ser básicas e agora são de caráter mais complexo;
- Burocracia desnecessária – os relatórios de conclusão, que antes serviam para debater problemas, agora parecem ações com pouca relevância.
Ainda assim, largar a mão da microgestão ao delegar tarefas às vezes é um ato resistente, pois as pessoas estão apegadas demais ao processo e a detalhes triviais. Tal comportamento desmotiva a equipe a melhorar seu próprio desempenho, já que você estará sempre apontando o que e como fazer.
Dê feedbacks em momentos estratégicos da entrega
Os feedbacks são a ferramenta ideal para garantir o desempenho da equipe. Para que eles cumpram o seu papel de escuta e avaliação, determine se prefere ter uma reunião 1:1 no final de cada entrega – ideal para projetos de curto prazo – ou a cada momento importante – mais recomendado para ações longas.
Fazer feedbacks em momentos nos quais a pessoa já esteve imersa na nova tarefa fornece mais contexto, assim ela levará mais dúvidas, questões e entenderá com mais facilidade as dicas que você está transmitindo.
Em relação aos projetos longos, para a organização fluir, planeje o projeto no gráfico de gantt do Runrun.it. Assim você visualiza quando ocorrerão os eventos importantes. Inclua o seu 1:1 antes ou depois desse marco para que os próximos passos não repitam as mesmas falhas e que as perspectivas sugeridas sejam incluídas no planejamento, aumentando o senso de responsabilidade à tarefa.
Conte com um gerenciador para centralizar as tarefas da sua empresa
Em resumo, o processo de delegação de tarefas envolve treinamentos transparentes e embasados sobre o que se espera da pessoa para que ela trabalhe com autonomia, sem a sua supervisão. Esses movimentos de maturidade são melhor planejados e executados quando você conta com uma ferramenta que centraliza e automatiza o seu workflow.
Com o Runrun.it, você tem uma visão clara de quão sobrecarregado(a) está com seus afazeres, bem como pode planejar os treinamentos de passagem de bastão para investir no desenvolvimento da equipe sem encavalar a sua pauta.
Além da sua dedicação, delegar tarefas também exige documentação e nisso o Runrun.it oferece diferentes formas de você transmitir o que se espera de uma pessoa, como as entregas têm sido feitas e o contexto geral de um projeto.
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