Como delegar tarefas e aumentar a produtividade da sua empresa

Como delegar tarefas e aumentar a produtividade da sua empresa

Imagine a seguinte situação: uma empresa de entrega expressa que, a princípio, trabalhe com um único veículo, atendendo a uma determinada região de São Paulo. Depois de um tempo, a demanda aumenta e essa empresa ganha clientes distribuídos por toda a cidade. O prazo de entrega começa a apertar e, embora o capital tenha se avolumado, a empresa aos poucos começa a perder algumas datas. Então, tem que se responsabilizar pelos prejuízos, enquanto perde a credibilidade que havia construído até ali. Se o gestor dessa empresa soubesse como delegar tarefas antes de expandir o negócio, certamente teria progredido com maior estabilidade e perpetuado os ganhos.

Mas o que significa saber como delegar tarefas?

Delegar é o ato de incumbir ou fazer transferência de responsabilidades, concedendo a obrigação e poder de execução a outrem. No exemplo, o gestor deveria ter compreendido que, na impossibilidade de realizar todas as entregas, deveria contratar outros veículos e delegar, por terceirização ou contrato, a obrigação pelos transportes solicitados. Com isso, iria transferir o seu papel mecânico de entrega para uma responsabilidade maior: a logística das entregas.

No entanto, muitas vezes, o profissional, por deter conhecimento e habilidade, acaba assumindo uma carga maior de tarefas. Centraliza atividades tal qual a empresa que pretende suprir as demandas de uma cidade inteira com um veículo só. Só que, por mais que essa centralização pareça tentadora, ela pode gerar macroproblemas e prejudicar o andamento da empresa, como mostramos em nosso artigo sobre a microgestão.

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Como saber se está na hora de delegar tarefas

Embora seja óbvio, no exemplo da empresa de entregas, onde estava a necessidade de delegar tarefas para ampliar a produtividade, esse é um caso bastante simplista. Ele não engloba todas as complexidades em que sua empresa pode estar normalmente envolvida.

Até porque, quanto maior o número de funcionários e atividades, maior a dificuldade para visualizar os problemas que poderiam ser evitados com planejamento. E uma das estratégias para evitar aborrecimentos está justamente em saber como delegar tarefas.

De acordo com este artigo de Thomas N. Hubbard, professor de Administração da Universidade Northwestern, em Illinois (EUA), para a Harvard Business Review, o primeiro passo para se tornar mais produtivo é delegar mais daquilo que você não precisa fazer por si mesmo. Atente, a seguir, aos sinais de que você precisa delegar as atividades.

Quais tarefas dependem exclusivamente de você?

Se você estiver com a agenda abarrotada e, principalmente, se a falta de tempo for o motivo pelo qual você está recusando novos projetos, isso é um sinal de que você precisa delegar tarefas. Ou de que talvez não esteja delegando o suficiente.

Reavalie suas atividades para identificar quais delas poderiam ser realizadas por outras pessoas. Dê atenção especial àquelas que já se tornaram rotineiras, que em geral são ótimas candidatas à delegação.

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Você sabe o que esperar da sua equipe?

Para delegar atividades, você não precisa escolher alguém que tenha toda a sua habilidade e conhecimento. Nem alguém que tenha habilidades ou conhecimentos diferentes dos seus.

Entenda que, na realização parcial de um projeto, para uma tarefa específica de menor carga, a delegação pode valer muito a pena. Pois ela te deixará livre para se concentrar na execução total do projeto, ampliando seu foco e economizando seu tempo. Procure conhecer toda a equipe e a disponibilidade de tempo de cada um e, assim, a delegação não será um problema.

Por outro lado, se você já percebeu que está precisando de mais tempo, porém ainda não sabe exatamente como delegar tarefas, Katheleen McAuliffe dá importantes dicas de como fazê-lo neste artigo.

Na sequência, apresentamos um resumo das orientações de Kathleen, pelas quais fica clara a importância de se trabalhar em equipe. E, para saber mais sobre os benefícios da ação coletiva e da avaliação de desempenho, não perca esse nosso artigo sobre feedback canvas.

Quanto melhor você for, melhor será sua equipe

Quanto maior for sua experiência, mais complicados serão os problemas e responsabilidades que terá de assumir. Isso significa, também, que você precisará saber como delegar tarefas, precisando de uma equipe maior e mais qualificada.

Em contrapartida, as organizações altamente eficazes conhecem a desvantagem de colocar seu pessoal mais produtivo atuando junto aos funcionários mais qualificados. É preciso saber a maneira mais eficiente de estruturar o fluxo de trabalho. E, conforme você for ganhando experiência, deve receber apoio para alavancar seus talentos e os da sua equipe.

Assim, o potencial da empresa estará bem distribuído e equilibrado. O que evita que uma área fique desfalcada em relação a outra.

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Crie processos que permitam delegar totalmente a execução de uma tarefa

A principal vantagem da delegação é economizar tempo. Delegar tarefas será inútil se você tiver que gastar muito tempo gerenciando o processo de delegação ou com o acompanhamento excessivo das atividades delegadas.

Para delegar bem, assim, deve haver comunicação clara e eficiente entre a equipe. Minimize o tempo gasto nas reuniões, mas não a ponto de você precisar repassar as informações duas vezes. E não se esqueça de criar uma estratégia que permita verificar o trabalho da sua equipe periodicamente, mas sem tomar muito do seu tempo.

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Invista em recursos que facilitem a delegação

As pesquisas de Kathleen demonstraram o quanto as novas tecnologias facilitaram quando e como delegar tarefas e acompanhar os resultados. Fique atento aos recursos que poderiam auxiliar essa aplicação para você e sua equipe. Por isso, uma ferramenta inteligente de gestão como o Runrun.it pode te ajudar nesse processo de distribuição de afazeres. Além disso, o sistema também estima o quanto você consegue reduzir os custos de coordenação, facilitando o trabalho em equipe. Os resultados de uma delegação bem feita são praticamente iguais ao de um bom investimento.

Escolha as pessoas certas para delegar

Acompanhe ou participe de alguma das atividades realizadas pelos seus funcionários. Porque isso ajudará a minimizar as chances de delegar tarefas que estejam completamente fora das capacidades de realização de uma pessoa.

Com bom senso, você evitará encarregar, por exemplo, um hábil designer de escrever a redação de um material de publicidade. O que iria desviá-lo de sua função primária, que é lidar com desenhos e gráficos.

Cultive uma cultura de confiança

Sabe aquele exercício de confiança na construção de uma equipe em que você precisa fechar os olhos e se deixar cair nas mãos de outro componente do grupo? A delegação é exatamente como esse teste de confiança: você estará confiando parte de sua reputação e responsabilidade a outros colegas de trabalho. Ou seja, revelando o nível de confiança entre você e os membros da sua equipe.

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Aborde suas preocupações e as da equipe com naturalidade

É importante, principalmente quando há prazos a cumprir e diversas tarefas distribuídas por toda uma equipe, abordar as preocupações que podem tirar o foco ou prejudicar o rendimento geral. A Universidade Estadual da Carolina do Norte apresenta alguns dos receios mais comuns que bloqueiam os funcionários:

  • Não ter tempo suficiente;
  • Ter experiência insuficiente;
  • Medo de falhar;
  • Medo de ser o bode expiatório da equipe;
  • Não aceitar a tarefa como parte de suas responsabilidades;
  • Intrigas causadas pelas reações de outros membros da equipe.

 

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Ao solicitar que os funcionários falem de suas preocupações nas reuniões e abordar o tema com naturalidade, você vai contribuir para eliminar essas barreiras.

Não se esqueça também de que, para gerenciar as tarefas com tranquilidade e empenho, você pode utilizar ferramentas inteligentes de automação da gestão como o Runrun.it. A plataforma permite organizar as melhores estratégias de como delegar tarefas, ganhando tempo para você e sua equipe. Também fornece métricas de desempenhos customizáveis em um Dashboard para você acompanhar a evolução das atividades. Faça um teste grátis agora mesmo: https://runrun.it

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