Utilizado para automatizar e otimizar processos, o sistema workflow é uma solução tecnológica que trouxe facilidades para o gerenciamento das etapas de trabalho, garantindo transparência, organização e eficiência para as organizações.
Essa sistematização do fluxo de trabalho – outra denominação pelo qual o termo é conhecido – evoluiu ao longo do tempo, graças às contribuições de nomes como Frederick Taylor e Henry Gantt, mas principalmente com a era da transformação digital, que levou o workflow a um novo patamar.
Confira neste artigo como o workflow se tornou peça importante para acompanhar e realizar diversos processos e os benefícios de contar com uma ferramenta workflow automatizada em seu trabalho.
- O que é um sistema workflow?
- Quais são os objetivos do workflow?
- Workflow e BPM são a mesma coisa?
- Tipos de workflow
- Qual o melhor workflow
- Como criar um workflow?
- Quais as vantagens de adotar um workflow?
- Como desenhar um fluxo de trabalho de maneira assertiva?
Aproveite para ouvir o post sobre sistema workflow no player a seguir.
O que é um sistema workflow?
Workflow é um termo de origem inglesa que, em português, significa fluxo de trabalho, um conjunto de táticas que dão sinergia à pauta de trabalho.
Isso significa que, no sistema workflow, as atividades que constituem a entrega das suas tarefas regulares são sequenciadas de forma lógica, encadeando as responsabilidades da jornada de trabalho.
Realizado de maneira automatizada, o workflow é empregado na rotina das equipes para gerar organização, produtividade e agilidade.
A partir dessa ordenação clara e eficiente sobre as etapas de uma tarefa, as pessoas conseguem fazer um desenho produtivo do seu dia.
Assim, elas conseguem administrar a gestão do seu tempo a partir das suas prioridades e avaliando os prazos de suas entregas.
Qual a diferença entre workflow e processos?
Dada a amplitude dos termos de gestão, alguns são bastante similares e acabam gerando pequenas confusões no cotidiano de trabalho. E quando falamos de workflow, é comum que o significado deles se entrelaçam.
Podemos entender como processos uma sequência de atividades necessária para realizar a entregas de produtos e serviços. Basicamente, eles são intuitivos e fluem naturalmente no âmbito do trabalho.
Já o sistema workflow possui características semelhantes, mas é mais estruturado e planejado que uma cadeia de tarefas. O método modela e automatiza essa sequência, fazendo que os processos tenham uma finalidade objetiva e clara a todos.
Ou seja, os processos podem ser manuais e existir fora de um método automatizado. No entanto, um sistema workflow prevê que todos os processos sejam feitos de maneira inteligente, otimizada para gerar organização e agilidade para os setores responsáveis.
Quais são os objetivos do workflow?
Com um sistema workflow, você consegue otimizar a sua rotina ao identificar mais facilmente etapas ou atividades que são obsoletas ou que podem ser automatizadas.
O mapeamento do workflow ainda traz agilidade ao processo de onboarding de funcionários, já que as funções têm um fluxo de tarefas claro que pode ser transmitido de maneira simples aos novos membros.
O sistema workflow aliado às funcionalidades do Runrun.it proporciona que esse momento de integração seja ainda mais fácil, já que o software de gestão preserva o seu fluxo de trabalho em um único local.
Assim, os novos colaboradores compreendem mais rápido as suas responsabilidades e as especificidades de suas demandas relacionadas à empresa.
Outro aspecto que pode ser atribuído como propósito do workflow é simplificar a mensuração dos resultados, já que o sistema faz com que o acompanhamento das métricas e indicadores se torne mais transparente, favorecendo a avaliação de desempenho e a tomada de decisão.
Mas sem dúvidas o grande ganho com as ferramentas workflow é a organização. A criação de uma estrutura lógica de atividades com o apoio da tecnologia acelera a produtividade e alinha os processos que estão soltos pelo caminho, otimizando a implementação de melhorias e de entregas assertivas.
Descubra como o Runrun.it pode facilitar a sua rotina de trabalho com o webinar que Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, gravou sobre o assunto. Para conferir, é só dar o play:
>> Leitura recomendada: Gestão de pauta: dicas para que o fluxo de trabalho seja mais produtivo
Workflow e BPM são a mesma coisa?
Embora estejam relacionados, o sistema workflow e o BPM (Business Process Management) não são a mesma coisa e nós vamos explicar os motivos a seguir.
Como já mencionamos antes, workflow refere-se ao fluxo de trabalho, ou seja, à sequência de etapas e ações que ocorrem em uma linha produtiva.
Dessa forma, podemos afirmar que o workflow é uma representação visual ou digital das etapas, decisões, pessoas e ferramentas envolvidas em um processo específico.
Já o BPM é uma abordagem mais abrangente e estratégica para gerenciar os processos em uma organização. Ele envolve a análise, o design, a execução, o monitoramento e a melhoria contínua do negócio.
Enquanto o workflow se concentra na sequência de etapas e ações dentro de um processo específico, o BPM abrange uma visão mais ampla e integrada dos processos de negócio em toda a organização.
O BPM envolve a identificação e a documentação dos processos, a definição de metas e indicadores de desempenho, o mapeamento dos fluxos de trabalho, a implementação de melhorias, a automação de tarefas e a gestão do ciclo de vida dos processos.
Vale lembrar que os dois podem ser combinados, já que BPM pode incluir a utilização de sistemas de workflow para automatizar e gerenciar os fluxos de trabalho.
Tipos de workflow
Em uma empresa há rotinas muito diversas, pois as responsabilidades de colaboradores, ferramentas de trabalho e objetivos podem ser diferentes.
Consequentemente, existem tipos de workflow distintos para cada especialidade. Para te ajudar a entender como funciona na prática e quais se adequam melhor às suas necessidades, confira as definições abaixo.
Ad hoc
A expressão ad hoc é um termo do latim que significa “para isto” ou “para esta finalidade”. O workflow ad hoc refere-se a processos manuais que são executados de forma simples, cujos itens podem ser alterados ou movidos de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos pela empresa e quando houver necessidade.
Produtivo
O workflow produtivo refere-se aos processos repetitivos, previsíveis e complexos que podem ser automatizados.
Esse fluxo de trabalho é adequado para funções que lidam com alto volume de dados e a equipe precisa manter uma rotina sem alterações.
Justamente por isso, a automação do workflow dá mais liberdade aos colaboradores se dedicarem a atividades criativas, enquanto as máquinas executam as burocráticas.
Administrativo
A principal diferença do workflow administrativo para o anterior é que ele lida com tarefas menos complexas, consequentemente, de menor risco para o seu negócio.
Um dos exemplos deste sistema workflow são o preenchimento de formulários ou agendamento de publicações. Muitas destas tarefas podem ser automatizadas, mas também podem ser realizadas de forma manual.
Colaborativo
Já o workflow colaborativo envolve processos de mais de um setor. As tarefas deste fluxo costumam ser mais complexas, pois contam com habilidades diversas, como da equipe de marketing e de vendas.
Além disso, existem atividades que ocorrem com certa frequência, mas também casos pontuais que exigem a cooperação dos departamentos.
Transacional
No caso do workflow transacional as tarefas obrigatoriamente contam com o trabalho de mais de um setor. Neste sentido, esse fluxo exige transparência e centralização das informações para que não haja desencontros.
Se você lida com este tipo de funções, pode contar com o Runrun.it, que serve como uma fonte única da verdade e você consegue compartilhar o seu workflow com pessoas externas à sua empresa, como no caso de consultores e clientes.
O que é um Workflow Digital
Com as transições entre as eras tecnológicas, é natural que o atualmente o workflow seja construído em ambiente totalmente digital.
Isso significa que todos os processos de criação, execução e gerenciamento de tarefas são realizados dentro de um software de gestão, que otimiza ainda mais a organização das etapas de trabalho.
Nesse contexto, as tarefas continuam sendo mapeadas em uma sequência lógica, com instruções claras sobre como cada fase deve ser executada.
Essas etapas envolvem a coleta e a entrada de dados, o processamento de informações, a tomada de decisões, a comunicação entre as partes envolvidas e a conclusão das tarefas.
Um exemplo comum de workflow digital é o processo de aprovação de um documento. Em vez de imprimir o documento e enviá-lo fisicamente para várias pessoas, o workflow digital permite que o documento seja compartilhado eletronicamente.
Cada pessoa pode revisar o documento, adicionar comentários e aprovar ou rejeitar a proposta, tudo de forma digital e em tempo real.
Os workflows digitais podem ser implementados por meio do Runrun.it, que permite a criação de fluxos de trabalho personalizados de acordo com as necessidades de cada empresa ou organização.
Qual é o melhor workflow?
Como você pode perceber, existem diversas variações de sistema workflow, o que amplia o uso do método dentro das empresas.
Sabendo disso, não é preciso apontar o melhor tipo de ferramenta workflow, pois cada um é ideal para diferentes modelos de trabalho.
É por isso que para as empresas é importante avaliar cuidadosamente os requisitos do processo, as interdependências das tarefas, a natureza do trabalho e a colaboração necessária para determinar o modelo de workflow mais adequado.
As empresas também podem usar ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho específicas, como softwares de automação de processos ou plataformas de gerenciamento de projetos, para criar e gerenciar seus workflows de maneira eficiente.
Como criar um workflow?
O workflow cumpre o papel de trazer fluidez à rotina de trabalho das equipes, uma vez que o sistema obedece a um conjunto de estratégias que facilitam a identificação de tarefas irrelevantes.
Isso permite a reestruturação do sistema para abarcar novas responsabilidades ou outros ajustes que culminam no aumento da produtividade.
manuais, como planilhas ou checklists, mas também existem plataformas que automatizam esses processos e alimentam o seu escopo de observação com dados completos sobre o seu fluxo de trabalho.
Uma dessas ferramentas é o Runrun.it, que coleta informações sobre a produtividade do trabalho da equipe, ajudando a identificar tarefas que demandam mais esforço e a estimar a data das entregas de forma realista.
Além disso, a plataforma deixa o seu workflow mais interativo, onde você pode escolher a melhor forma de visualizar suas tarefas: por kanban, gantt ou lista de tarefas.
Com o investimento de tempo para organizar o fluxo de trabalho da sua equipe e com uma ferramenta de gestão de trabalho flexível às necessidades da sua empresa, você gera benefícios em várias camadas da sua rotina.
Um deles é no trabalho em equipe, pois todos conseguem visualizar os projetos de maneira completa, compreendendo suas atribuições e as de seus colegas.
Justamente com o cruzamento do fluxo de trabalho da equipe é que você consegue delegar tarefas sem sobrecarregar ninguém e identificar gargalos de tempo.
Em ferramentas de workflow como o Gantt Capacity do Runrun.it, os gestores conseguem fazer essa gestão de tempo das atividades pela disponibilidade do colaborador de maneira automática com o indicador de capacidade.
Veja como é fácil, no exemplo abaixo. Ao diluir o tempo investido de uma entrega ao longo dos dias, a colaboradora do exemplo abaixo passa de sobrecarregada à disponível para a execução da tarefa.
Para facilitar a gestão de pauta da equipe, conte com o indicador de capacidade, que cruza as informações de tempo necessário para a conclusão das tarefas pela disponibilidade do colaborador.
>> Leitura recomendada: Organize sua empresa utilizando a gestão de tarefas
Quais as vantagens de adotar um workflow?
Redução de custos da empresa, aumento da produtividade da equipe e maior rentabilidade dos clientes são benefícios de um bom sistema workflow. Candice Simons, CEO e fundadora da empresa de publicidade norte-americana Brooklyn Outdoor, afirma que “um negócio de sucesso é fruto de um bom fluxo de trabalho”.
Por mais que cada empresa tenha suas particularidades, há parâmetros e métodos que se aplicam em qualquer organização para aumentar a produtividade. Então, se você tem interesse em evoluir o seu workflow de software, conheça algumas vantagens.
Comunicação eficiente para o workflow dar certo
“Times frequentemente desaceleram, porque as pessoas não sabem qual é o próximo passo, ou quem é responsável por ele”.
Paula Cizek, chefe do departamento de pesquisa da NOBL, empresa de consultoria para líderes
A chave do workflow é quebrar os processos em partes menores e dar previsibilidade ao fluxo. E essa expectativa não deve estar só na cabeça do gestor.
Não adianta estabelecer as prioridades das tarefas se essa informação não chegar até as pessoas que efetivamente vão executá-las.
Sem falar que é muito fácil se perder em caixas de e-mail lotadas, mensagens em inúmeros grupos de WhatsApp, chats e post-its colados na estação de trabalho alheia.
Fazer a integração da equipe por meio de uma ferramenta de gestão de processos, como o Runrun.it, resolve os problemas de comunicação. Primeiro porque você deixa de pulverizar as mensagens em diversos meios.
Isso sem falar que você pode utilizar os próprios formulários da ferramenta para solicitar documentações, fazer demandas ou centralizar o workflow.
Mais gestão estratégica e menos microgestão
O uso de um sistema workflow pode fazer com que você assuma a gestão de forma mais estratégica e evite microgerenciar sua equipe. Sabemos que prestar atenção aos detalhes e certificar-se de que o trabalho está sendo feito é importante.
Mas o grande problema da microgestão é a tendência a aplicar o mesmo nível de intensidade, pressão e abordagem direta em todas as tarefas, sejam elas simples ou complexas. Isso impacta tanto na produtividade do gestor quanto da equipe. Veja abaixo alguns sinais de microgerenciamento que podem estar acontecendo sem que você perceba:
- Nunca está satisfeito com os resultados finais;
- Frequentemente se sente frustrado porque teria feito a tarefa de maneira diferente;
- Entra em detalhes e tem muito orgulho de fazer correções;
- Quer constantemente saber onde estão todos os membros da sua equipe e em que eles estão trabalhando;
- Prefere ser copiado em todos os e-mails.
Se identificou com três ou mais dessas características? Não se desespere. Com a automação e o acompanhamento de tarefas em tempo real é possível ser mais estratégico.
Você terá dados para a análise de desempenho e para a tomada de decisão com embasamento, sem recorrer apenas ao feeling. Atividades como o gerenciamento de equipe para aumentar a produtividade ou direcionamento do trabalho para melhorar a rentabilidade de um departamento se tornam a maior parte da sua agenda. Ou seja: o verdadeiro papel de um gestor.
Além disso, há algumas estratégias que, em nível pessoal, podem ser adotadas a fim de evitar o microgerenciamento. Veja algumas delas a seguir:
- Racionalize suas ações em vez de dar diversas desculpas que justifiquem seu comportamento.
- Evite ser tão detalhista. Comece olhando para sua lista de tarefas para determinar o que você pode delegar para um membro da sua equipe. Destaque as prioridades em sua lista – os itens que mais agregam valor – e garanta que é aí que você estará empregando a maior parte de sua energia.
- Diga “o quê” em vez de “como”. Seu trabalho como gestor é definir claramente as expectativas para qualquer tarefa. Articular o que você enxerga como um bom resultado final é importante, mas nem sempre é necessário dar instruções passo a passo de como chegar lá.
>> Leitura recomendada: 5 passos para melhorar os resultados com o controle de produtividade
Como implementar um fluxo de trabalho de maneira assertiva?
Um bom sistema workflow é fundamental para melhorar o desempenho da sua equipe e para a organização inteligente do tempo, que tira do caminho trabalhos operacionais e dá uma visão do que está sendo feito e como é desenvolvido.
Como criar um fluxo de trabalho (Infográfico)
Mapeie as tarefas de sua equipe – Defina as etapas, prioridades, capacidades e prazos de entrega.
Adote uma ferramenta automatizada – Softwares de gestão agilizam o processo e otimizam a gestão do tempo.
Delegue responsabilidades – A partir da organização do trabalho, divida as responsabilidades com equilíbrio para envolver todos da mesma maneira.
Revise os passos: Avalie se todos os prontos do projeto são contemplados no workflow e se não ficou um ponto cego no processo.
Gerencie em tempo real: Com o Runrun.it, é possível coletar dados e transformá-los em dados relevantes para o workflow com praticidade.
Para isso, a implementação do sistema workflow deve ser encarada com planejamento para não gerar ruptura do negócio. Confira alguns passos assertivos para adotar o workflow na sua empresa:
1) Faça raios X do processo
Para implementar um sistema workflow, comece mapeando as tarefas da sua equipe de maneira completa, ou seja, recursos necessários, etapas de cada atividade, quem realiza a função atualmente, habilidades para a conclusão da tarefa, nível de complexidade e estimativas de prazo.
Assim, desenha-se o caminho do trabalho, desde a sua entrada, passando por como ele é desenvolvido internamente, até, finalmente, ser entregue ao cliente, contemplando suas idas e voltas. Isso dá um bom panorama de pontos que podem ser melhorados.
2) Automação do sistema workflow
Após a construção do escopo das tarefas da sua equipe, o segundo passo é adotar uma ferramenta de workflow. Ela agiliza todo o processo, porque acrescenta tecnologia ao fluxo de trabalho.
Tarefas operacionais que consomem o valioso tempo do gestor e atrasam o trabalho técnico da sua equipe, como o preenchimento da planilha de horas trabalhadas, são feitas pelo sistema.
E outras tarefas e análises que simplesmente não estão sendo realizadas passam a existir, para aprimorar a performance e tornar a tomada de decisão mais efetiva.
Neste artigo, listamos tarefas que podem ser facilmente automatizadas com um software estratégico de gestão do trabalho, como o Runrun.it. Desde a extração de relatórios sobre a produtividade até o planejamento de projetos. Só no campo dos “relatórios”, você consegue gerar informações cruciais para a precificação do serviço e avaliar a rentabilidade do cliente.
E, no vídeo abaixo, falamos um pouco mais sobre como a plataforma pode ajudar na gestão da sua equipe e na otimização dos processos da sua operação.
3) Envolva a equipe
Você pode ter desenvolvido o melhor fluxo de trabalho, além de equipar sua empresa com as melhores ferramentas. Mas, se as pessoas que irão fazer a roda girar não se convencerem que a mudança é positiva, a implementação corre perigo.
Cada colaborador precisa reconhecer os benefícios que a ferramenta de workflow trará para a companhia – e principalmente para a rotina.
Em vez de olhar a plataforma como uma nova forma de cobrança, seus funcionários devem perceber logo que o sistema auxilia a organização do trabalho, a definição de prioridades e a correta divisão do que deve ser feito.
É muito melhor trabalhar em um ambiente com previsibilidade de tarefas, sem aquela sensação de que uma sequência de incêndios deve ser apagada. Outro ponto é que a equipe corre menos risco de trabalhar duro e não ser reconhecida. O acompanhamento deve ser encarado como um caminho para receber o justo reconhecimento.
4) Faça a migração por projetos
Uma ótima forma para não se perder na transição é definir projetos que serão trabalhados por inteiro no novo sistema workflow.
Essa experiência serve como um teste para ver se o desenho do fluxo está coerente, onde há barreiras ou um ponto cego, e se há alguma etapa que também pode ser automatizada para aumentar a agilidade dos projetos. Uma vez que a equipe esteja envolvida, todos devem trabalhar juntos para o sucesso da transformação.
Já falamos aqui sobre a importância de se criar um ambiente colaborativo, e a adoção de uma plataforma de gestão é uma ótima oportunidade para todos participarem e se sentirem efetivamente parte do processo.
5) Monitoramento em tempo real
Uma das funcionalidades que fazem brilhar os olhos de qualquer gestor é ter acesso rápido às métricas que precisa acompanhar diariamente. Além de saber de forma prática o andamento de todos os trabalhos, coletar os dados e transformá-los em gráficos e dashboards estão entre as tarefas que são automatizadas dentro de um workflow.
Aqui, uma plataforma inteligente de gestão, como o Runrun.it pode te ajudar, com todos os KPIs e as informações necessárias da sua empresa em uma única tela.
Além das métricas indispensáveis para a gestão apurada do seu negócio, vale destacar a importância do acompanhamento das horas trabalhadas e a distribuição justa do trabalho.
Nesse caso, a automação também é o caminho certo. No Runrun.it, por exemplo, há as funcionalidades de timesheet prático e intuitivo, que registra o tempo investido com cada tarefa, e o indicador de capacidade, que te ajuda a montar a pauta da sua equipe.
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