O Runrun.it é a plataforma ideal para otimizar o fluxo de trabalho da sua equipe, centralizando tarefas, automatizando atividades, acompanhando métricas em tempo real e facilitando a colaboração — tudo isso em uma interface fácil de usar e totalmente personalizável.
Neste guia prático de implementação do Runrun.it, vamos mostrar os primeiros passos para configurar seus fluxos de trabalho e integrar as funcionalidades da plataforma ao dia a dia da sua equipe.
1. Planeje e mapeie seus processos
O primeiro passo para implementar o Runrun.it é planejar e mapear os processos da sua empresa. Ao visualizar como cada tarefa flui dentro da sua equipe e quem é responsável por cada etapa, você conseguirá configurar a ferramenta de maneira alinhada com as necessidades da sua organização.
Mapear os processos é como desenhar um mapa que revela o caminho das suas operações diárias. Esse mapeamento oferece uma visão detalhada de cada etapa do fluxo de trabalho, ajudando a identificar as tarefas essenciais, as interações entre equipes e as responsabilidades de cada membro. Ao mapear a sequência e os pontos de contato de cada processo, você conseguirá otimizar e agilizar as operações, aumentando a produtividade de toda a equipe.
>> Leitura recomendada: Aprenda a mapear os processos da sua área.
Dica: Use Campos Customizados para organizar
Uma das principais funcionalidades do Runrun.it são os campos customizados, eles permitem que a plataforma se ajuste a você para refletir as particularidades dos seus processos. Você criar e personalizar campos no formato e com as informações que sua empresa precisa para organizar o fluxo de trabalho.
Com o Runrun.it, você pode dar visibilidade a esses processos, facilitando a organização e acompanhamento de cada etapa. Assista nosso vídeo e descubra como personalizar seus dados com os campos customizados:
2. Mão na massa: configure o fluxo de trabalho
Com os processos mapeados, é hora de por em pé os fluxos de trabalho dentro do Runrun.it. Com o Kanban você pode acompanhar as etapas de cada tarefa de forma clara e dinâmica, oferecendo uma visão em tempo real do progresso de todas as atividades em uma única tela.
Assista ao vídeo de Introdução ao uso do Runrun.it e veja dicas de como otimizar o seu fluxo de trabalho de forma simples e eficiente.
5 passos para implementar o Runrun.it:
1. Configuração da conta
Para configurar a sua conta no Runrun.it, o primeiro passo é acessar o site e criar um perfil. Após a criação da conta, você já pode personalizar seu ambiente de trabalho, incluindo o nome dos processos, projetos e áreas da sua empresa.
Durante a configuração, defina as permissões de usuários e equipes, garantindo que cada membro tenha acesso às áreas e projetos relevantes; você pode também configurar o fuso horário para que os prazos e entregas sejam ajustados conforme a sua localidade. Além disso, configure as integrações com outras ferramentas que sua empresa já utiliza, como calendários e plataformas de BI, por exemplo.
2. Criando seu quadro a partir de um template
A biblioteca de templates do Runrun.it é uma excelente forma de iniciar rapidamente, oferecendo modelos prontos e totalmente personalizáveis que se alinham a diferentes fluxos de trabalho. Seja para gerenciamento de projetos, tarefas diárias ou processos específicos da sua área, os templates gratuitos do Runrun.it ajudam a estruturar e organizar seu fluxo de trabalho de maneira simples e eficiente.
Com apenas alguns cliques, você pode selecionar o template que melhor atende às necessidades da sua equipe e começar a utilizá-lo imediatamente, garantindo que todos estejam alinhados desde o início. Se preferir, você também pode criar seu quadro do zero, desenhando o fluxo de trabalho do jeito que for mais conveniente para a sua empresa.
3. Personalizando seu quadro
Agora que você escolheu um template, é hora de adaptá-lo às necessidades específicas do seu time. No Runrun.it, você pode personalizar seu quadro com total flexibilidade. Comece adicionando ou removendo etapas para refletir o fluxo de trabalho real da sua equipe. Se necessário, crie novas colunas para representar diferentes fases do processo, como “Revisão” ou “Aprovação”.
Para melhorar ainda mais o gerenciamento de tempo, defina SLAs (Service Level Agreement) para cada etapa, estabelecendo prazos claros para garantir que as tarefas sejam cumpridas dentro do tempo estipulado. Essa personalização ajudará sua equipe a se organizar de maneira mais eficaz e a cumprir as atividades no tempo certo.
4. Adicionando tarefas ao seu fluxo de trabalho
Com o seu quadro configurado no Runrun.it, você pode adicionar tarefas de duas maneiras: manualmente ou através de formulários de solicitação. Confira cada uma delas:
Criando sua primeira tarefa manualmente
Com seu quadro configurado, você pode criar suas tarefas no Runrun.it. Para começar, clique em “Adicionar tarefa” e preencha as informações. Você pode incluir na sua tarefa:
- Descrição detalhada, com todas as orientações necessárias para a execução da tarefa;
- Incluir anexos, como documentos ou imagens, que ajudem a esclarecer o que precisa ser feito;
- Subtarefas que dividem o trabalho em partes menores e facilitando o acompanhamento do progresso.
Além disso, você pode definir diversos aspectos da tarefa para garantir que ela seja bem gerenciada. Alguns dos itens que podem ser configurados incluem:
- Data de início e entrega: Defina as datas de início e prazo de entrega para garantir que a tarefa seja concluída no tempo necessário.
- Campos customizados: Adicione campos personalizados para adaptar o Runrun.it exatamente às necessidades da sua empresa. É aqui que os campos customizados fazem a diferença: crie e nomeie campos específicos, defina descrições, e escolha tipos como texto, numérico, data, avaliação, seleção única, múltipla ou anexos – tudo para tornar a gestão ainda mais alinhada ao seu fluxo de trabalho.
- Tipo de tarefa: Escolha entre diferentes tipos, como “Revisão”, “Desenvolvimento”, “Aprovação”, entre outros, para organizar as tarefas conforme sua natureza.
- Projeto: Associe a tarefa a um projeto específico, mantendo o contexto e facilitando o acompanhamento no quadro geral.
- Prioridade: Determine o nível de prioridade da tarefa, ajudando a equipe a focar nas atividades mais urgentes.
- Tags: Adicione tags para facilitar a organização e a busca por tarefas relacionadas.
- Check-lists: Inclua listas de verificação para garantir que todas as etapas importantes sejam cumpridas.
- Pontos Scrum: Se estiver utilizando metodologias ágeis, você pode atribuir pontos de complexidade à tarefa, ajudando a estimar o esforço necessário para concluí-la.
Criando seu formulário de solicitação
Outra maneira de adicionar tarefas ao seu fluxo é através de formulários personalizados. Com o Runrun.it, você pode criar formulários para que membros da equipe ou clientes externos possam solicitar tarefas diretamente, sem a necessidade de inserção manual. Os formulários podem ser configurados para coletar informações essenciais, como descrições, prazos e anexos, e ao serem enviados, criam tarefas automaticamente no seu quadro.
Essa abordagem facilita o processo, garantindo que tudo seja registrado de forma organizada e padronizada.
Você também pode compartilhar tarefas com clientes ou usuários externos, solicitar aprovações e acompanhar os feedbacks em tempo real, centralizando a comunicação diretamente na tarefa.
Quer ver como isso funciona na prática? Assista ao nosso vídeo e descubra!
5. Automatizando o fluxo de trabalho
Com o seu quadro configurado, é hora de dar um passo além e automatizar os processos para aumentar ainda mais a eficiência da sua equipe. O Runrun.it permite automatizar tarefas repetitivas, como a alocação e sequência de responsáveis, eliminando o trabalho manual e liberando sua equipe para tarefas mais estratégicas.
A automação no Runrun.it não só economiza tempo, mas também garante que as tarefas sejam realizadas de forma precisa, dentro dos prazos e sem erros. Com recursos como a definição automática de datas de entrega e prioridades, a programação de tarefas recorrentes, alocação de pessoas e a integração de todas as etapas do processo, a ferramenta torna sua gestão de processos mais fluida e ágil.
Para entender como aplicar essas funcionalidades e otimizar o seu fluxo de trabalho, assista ao nosso vídeo e aprenda a automatizar suas tarefas de forma simples e prática.
Apoio do Runrun.it para sua equipe
Para que sua equipe aproveite todo o potencial do Runrun.it desde o início, realizamos um onboarding personalizado com diversos treinamentos, preparando o time para explorar cada funcionalidade da plataforma com eficiência. E ao concluir o treinamento, sua equipe recebe sua certificação como Expert do Runrun.it.
Além do onboarding, o Runrun.it conta com um suporte ágil e localizado no Brasil, com uma média de resposta de apenas 4 minutos e um índice de satisfação de 98%. Esse suporte é essencial para esclarecer dúvidas e dar segurança à equipe enquanto ela se adapta à nova ferramenta, tornando a experiência de uso ainda mais fluida e eficiente desde o primeiro dia.
>> Leitura recomendada: Torne-se um Runrun.it Expert
Monitore e ajuste os processos
Após implementar o Runrun.it, o monitoramento contínuo é importante para manter os processos eficientes. O Dashboard centraliza todas as métricas essenciais, permitindo uma visão clara e em tempo real dos dados mais importantes, como tarefas em andamento, atrasadas, e horas registradas.
Personalize seu painel com até 36 métricas, ajustando as informações conforme as necessidades da sua equipe. Com isso, você pode identificar gargalos e tomar decisões rápidas, redistribuindo recursos ou ajustando tarefas, tudo de forma ágil.
Dicas extras para potencializar seu workflow com o Runrun.it
Ao implementar o Runrun.it, é possível aumentar ainda mais a eficiência do seu workflow utilizando funcionalidades adicionais que melhoram a colaboração e o gerenciamento de tarefas. Preparamos algumas dicas para aproveitar ao máximo a plataforma:
1. Integre o Runrun.it com APIs
Você pode integrar o Runrun.it com ferramentas como Zapier, Slack, WhatsApp e BI para automatizar processos, otimizar a comunicação e centralizar dados. Conecte suas plataformas favoritas para receber notificações automáticas, gerenciar tarefas de forma mais eficiente e melhorar o fluxo de trabalho.
2. Centralize solicitações com o Portal de Formulários
Organize um portal de formulários no Runrun.it para compartilhar e centralizar seus formulários. Agrupe-os por setor, equipe ou tipo de solicitação, facilitando o acesso para colaboradores e parceiros externos. Com links públicos, o portal permite que os solicitantes acessem e enviem formulários com facilidade, garantindo que todas as solicitações fiquem organizadas em um só lugar.
3. Utilize o alerta de SLA
Mantenha suas tarefas dentro dos prazos com os alertas de SLA! Com essa funcionalidade, você define o tempo máximo (em minutos, horas ou dias) que uma tarefa pode ficar em cada etapa do processo. Quando o limite é ultrapassado, o sistema envia alertas, garantindo que a equipe mantenha o foco no cumprimento dos prazos e aumente a produtividade.
Quer aprender a combinar as funcionalidades do Runrun.it para otimizar ainda mais seu workflow? Assista ao vídeo abaixo!
Agora que você conhece os principais passos para implementar o Runrun.it e as dicas para potencializar ainda mais sua utilização, está na hora de colocar tudo em prática. Teste o Runrun.it gratuitamente e descubra como ele pode transformar a gestão dos seus processos: https://runrun.it.
Tem mais dúvidas sobre como implementar o Runrun.it? Acesse nossos tutoriais no YouTube ou fale com nossa equipe através do e-mail help@runrun.it. Estamos prontos para te ajudar em cada etapa do processo!
