Mapeamento de processos: entenda como funciona para entregar melhor

Mapeamento de processos: entenda como funciona para entregar melhor

Hoje em dia, qualquer gestão que se pretenda realmente estratégica e efetiva precisa padronizar processos. Quanto mais organizados e estruturados forem as atividades internas, menor será a incorrência de erros, maior será a produtividade e melhor a qualidade das entregas. Daí vem a importância de uma prática como o mapeamento de processos, que tem se tornado cada vez mais adotada entre as organizações.

Antes de começar, duas observações

A primeira consideração a ser feita é a de que mapear processo não é uma tarefa fácil. Basta você ter em mente a quantidade de processos diários de sua organização: provavelmente muitos. Assim como são inúmeros os motivos que resultam em falhas ou erros – desde o fato de gestores desconhecerem detalhes na sequência das tarefas, não identificando recursos ou mesmo facilidades necessárias à execução, até a falta de uma visão mais abrangente, que permita a eles lidar com questões de colaboradores.

A segunda observação diz respeito ao fato de que você precisa encarar a sua rotina organizacional como uma teia de processos. Nela, procure entender que cada colaborador executa tarefas seguindo uma lógica sequencial, tendo a meta de aumentar a produtividade e o valor para um grupo específico de clientes. Assim como numa teia, os processos também devem facilitar a comunicação entre os vários departamentos de sua empresa e refletir a forma como ela funciona.

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é definido como uma ferramenta gerencial que permite compreender o funcionamento de cada etapa do processo produtivo, de forma a examiná-lo e melhorá-lo.

Assim, com o mapeamento, você consegue assumir o controle de todos os passos-chave do funcionamento de sua organização. Isso permite que você melhore os processos já existentes ou, se for necessário, que implante novas estratégias, alterando a operação.

De acordo com este artigo do blog ErpFlex, o mapeamento de processos impõe algumas exigências. Por exemplo, que os responsáveis esbocem um fluxo de atividade, uma vez que a padronização é o primeiro passo de um mapeamento. Afinal, para conhecer o processo atual de atividades, é necessário obter um fluxo preliminar das atividades executadas.

Benefícios de um mapeamento

Para mapear todos os processos, é também necessário utilizar alguma simbologia (ou mesmo anotações) específica. Aqui, a exigência é a elaboração de um fluxograma para a melhor compreensão de um processo e para que ocorra sua documentação.

Isto posto, vejamos quais são os principais benefícios do mapeamento de processos:

  • Elimina tarefas desnecessárias;
  • Reduz os atrasos ou retrabalhos;
  • Esclarece os papéis dentro do processo;
  • Reduz custos e automatizar rotinas;
  • Muda processos com rapidez de forma a torná-los mais ágeis;
  • Padroniza em conformidade com as melhores práticas de produção, gerando maior transparência;
  • Traz maior controle e monitoramento;
  • Oferece melhor satisfação e resposta do cliente quanto ao produto/serviço entregue.

 
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Implantando o mapeamento de processos: um passo a passo

Vejamos, agora, quais etapas você deve seguir para obter esses benefícios. Para listá-las, utilizamos como referência este texto do blog Venki.

Primeiro passo: determine os objetivos

Em qualquer organização, cada processo tem um objetivo específico. No conjunto das atividades da organização, esse processo colabora para o atingimento dos objetivos estabelecidos no planejamento.

Assim sendo, o primeiro passo para o mapeamento é a compreensão exata do papel de cada processo. Qual o motivo dele existir? A resposta levará ao segundo passo.

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Segundo passo: identifique os outputs

Outputs são as entregas que ocorrem no final de cada um dos processos. São essas entregas que agregam valor no decorrer de uma cadeia produtiva, até culminarem no produto ou serviço final da sua empresa.

Aqui, confusões costumam ocorrer. Muitos enxergam as saídas como algo físico e palpável, como uma peça ou um produto. Mas na verdade as saídas podem ter vários formatos: gráficos, dados, tomadas de decisão, aprovações etc.

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Terceiro passo: reconheça os clientes do processo

Após realizados esses dois primeiros passos, procure identificar os clientes e sua jornada no processo. Foque nos “momentos da verdade”, que são aquelas interações com seus clientes que geram percepção de valor. Outro ponto fundamental é conhecer os stakeholders envolvidos. Para o caso de projetos de TI, não deixe de ler este nosso artigo sobre o assunto.

Quarto passo: identifique os inputs do processo

Da mesma forma que os outputs são as saídas, ou as entregas, ou inputs são as entradas. Ou seja, todos os elementos que são modificados no decorrer do processo para agregar valor à cadeia produtiva. Podem ser tanto físicos como de outras formas: informações e dados, por exemplo.

Quinto passo: identifique os componentes do processo

Componentes são os recursos utilizados durante o processo. Eles colaboram na transformação das entradas em saídas e podem ser constituídos de materiais, energia, maquinário, recursos humanos, metodologias, tecnologias e muitos outros.

Sexto passo: identifique os fornecedores do processo

Em cada processo, para que ocorram as entradas, deve haver alguém responsável por encaminhá-las ao início. É desta forma que o processo poderá começar a transformá-las em saídas. Do mesmo jeito que ocorre com os clientes, existem dois tipos de fornecedores:

  • Internos: pessoas ou grupos dentro da empresa que entregam as entradas ou os componentes de um processo;
  • Externos: empresas ou particulares que abastecem a organização com insumos, serviços e matérias primas.

 

Sétimo passo: entendendo os limites do processo

Trata-se dos pontos extremos de um processo, quando se iniciam e quando terminam. O começo ocorre com o recebimento das entradas, e o término, com a entrega das saídas. Perceba que os envolvidos no processo só passam a ter controle sobre ele ao receberem as entradas. E deixam de ter controle no momento em que são feitas as saídas.

Oitavo passo: documentação do processo atual

Uma das maneiras mais usadas para se documentar os processos é usando um fluxograma. É muito importante que todas as informações colhidas até este momento sejam documentadas e analisadas por todos os envolvidos, que devem estar de acordo com o que for determinado pelo grupo de trabalho.

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Mapeando processos com uma ferramenta

Ferramentas de gestão como o Runrun.it também podem contribuir para que você realize um mapeamento de processos. Porque, com ele, você consegue entender e organizar o fluxo de trabalho em uma equipe, acompanhando a realização de cada tarefa incluída no processo. Sem bagunças, desperdício de esforços, de forma organizada e priorizando as atividades automaticamente. Faça um teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it
 
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