Mapeamento de processos: entenda como funciona para entregar melhor

Mapeamento de processos: entenda como funciona para entregar melhor

O mapeamento de processos é uma importante ferramenta de reestruturação e aprendizado organizacional que resulta em uma “fotografia da práxis de trabalho” para que a gestão mantenha os processos flexíveis e inovadores em ambientes competitivos e turbulentos.

Isso é possível porque o mapeamento de processos padroniza o processo de trabalho para que os resultados sejam mensurados a partir dos mesmos parâmetros; entende o processo como um conjunto completo e complexo que é construído por várias partes (responsáveis, eventos, recursos, objetivos) e não isolando os fatores, o que desencadeia uma série de pontas soltas da execução à entrega.

Diante disso, este artigo apresenta 8 etapas essenciais do mapeamento de processos e a sua importância para a saúde organizacional. Além disso, você pode visualizar como a automação de processo, em especial o gerenciador de projetos e tarefas Runrun.it, aumenta a lucratividade, flexibilidade e organização dos seus processos.

 

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é definido como uma ferramenta gerencial que permite compreender o funcionamento de cada etapa do processo produtivo, de forma a examiná-lo e melhorá-lo.

Assim, com o mapeamento, você consegue assumir o controle de todos os passos-chave do funcionamento de sua organização; melhorar os processos já existentes ou, se for necessário, implantar novas estratégias, alterando a operação.

Para obter tal resultado, o mapeamento de processos impõe algumas exigências.

Por exemplo, que os responsáveis esbocem um fluxo de atividade, uma vez que a padronização é o primeiro passo de um mapeamento processo assertivo. Afinal, para conhecer o processo atual de trabalho, é necessário obter um fluxo preliminar das atividades executadas.

A seguir você confere o passo a passo de como aplicar o mapeamento de processos na sua organização:

Diferenças entre mapeamento de processo, diagrama de processo e modelo de processo

Muitas vezes tratados como sinônimos, os três métodos têm propósitos e benefícios distintos. Confira como cada um pode agregar à sua organização ao tornar o workflow mais eficiente em diferentes camadas. 

Diagrama de processo

Traz uma visão ampla do processo ao mapear os principais elementos do fluxo de trabalho e organizá-lo visualmente em um fluxograma. Dessa forma, ajuda a entender rapidamente as principais atividades de um processo.

>> Aprenda como usar diagramas de processos e torne seu fluxo de trabalho mais eficiente: Desbloqueie a criatividade com o diagrama de afinidades

Mapeamento de processo

Em resumo do que foi abordado acima, o mapeamento de processo fornece uma visão abrangente, elencando mais detalhes sobre o fluxo de trabalho do que o diagrama, como responsáveis, eventos e resultados. 

Modelo de processo

Representa o estado do negócio e de seus recursos, que incluem pessoas, informação, instalações, automação e finanças, por exemplo. O modelo de processo é o conjunto de dados mais completo dentre os três, mas observe que para elaborar um modelo é preciso ter mapeado os processos. 

>> Leitura recomendada: Crie e acompanhe as etapas dos processos de marketing com o Runrun.it 

Quais são as etapas do mapeamento de processos?

O modelo tradicional de gestão empresarial consistia em um conjunto sólido, permanente e de acordos temporários que culminavam em processos multifacetados que mesmo com o potencial de adaptação, eram podados pela rigidez interna.

Diante disso, as etapas do mapeamento de processos em contexto de cenários flexíveis também exigem mudanças de mindset organizacional sobre fluxo de trabalho, autonomia e gestão de resultados. 

Neste sentido, entenda as 8 etapas do mapeamento de processos abaixo a partir da reflexão: “como esse passo me ajuda a ter processos mais flexíveis e objetivos?”

>> Leitura recomendada: BPM: como implementar essa prática de gestão na sua empresa

1. Determine os objetivos dos processos mapeados

Em qualquer organização, cada processo tem um objetivo específico. No conjunto das atividades da empresa, esse processo colabora para o atingimento dos propósitos estabelecidos no planejamento.

Assim sendo, o primeiro passo para o mapeamento é a compreensão exata do papel de cada processo. Qual o motivo dele existir? A resposta levará à segunda etapa.

2. Identifique os outputs do processo

Outputs são as entregas que ocorrem no final de cada um dos processos. São essas entregas que agregam valor no decorrer de uma cadeia produtiva, até culminar no produto ou serviço final da empresa.

Muitos confundem as saídas como algo necessariamente físico, como uma peça ou um produto. Mas na verdade as saídas podem ter vários formatos: gráficos, dados, tomadas de decisão, aprovações etc.

Compreendemos que conceber uma tomada de decisão, por exemplo, como uma entrega pode não ser uma percepção tão intuitiva de início. Neste sentido, você pode se apropriar de metodologias de trabalho, como o kanban, que tornam o fluxo de atividades mais palpável, para reconhecer visualmente o processo de uma entrega. 

O Runrun.it é um dos principais softwares de gestão que oferecem a navegação entre as tarefas em diferentes formatos (kanban, gantt ou lista). Ou seja: ele se flexibiliza às suas necessidades. 

3. Saiba quem são os clientes para mapear o processo

Após realizados esses dois primeiros passos, procure identificar os clientes e sua jornada no processo. 

Foque nos “momentos da verdade”, que são aquelas interações com seus clientes que geram percepção de valor. Outro ponto fundamental é conhecer os stakeholders envolvidos. 

>> Leitura recomendada: A importância da gestão de stakeholders durante a realização de projetos de TI

4. Identifique os inputs do processo

Da mesma forma que os outputs são as saídas, ou as entregas, os inputs, são as entradas. Ou seja, todos os elementos que são modificados no decorrer do processo para agregar valor à cadeia produtiva. Podem ser tanto físicos como de outras formas: informações e dados, por exemplo.

“Alteração” pode ser um termo digno de pesadelo para muitas equipes, afinal as entradas, que alteram os rumos da entrega, são variadas e, às vezes, divergentes. É diante desse principal desafio que o Runrun.it oferece uma estrutura completa para alinhar o canal de comunicação entre clientes, fornecedores, equipe e gestores.

A funcionalidade de formulários, por exemplo, fortalece a intencionalidade na coleta dos dados para dar seguimento à tarefa. Afinal, é comum esquecer alguma informação quando se envia um e-mail de solicitação, mas quando se é convocado a responder sobre a tarefa as chances de esquecimento caem para zero. 

Veja como os formulários do Runrun.it funcionam na prática.

Os formulários do Runrun.it são intuitivos, práticos e tornam a sua comunicação mais eficiente

5. Reconheça os componentes do processo

Componentes são os recursos utilizados durante o processo. Eles colaboram na transformação das entradas em saídas e podem ser constituídos de materiais, energia, maquinário, recursos humanos, metodologias, tecnologias e muitos outros.

O Runrun.it, por exemplo, te ajuda a automatizar o custo dos recursos e assim extrair relatórios em tempo real e transparentes sobre a margem de lucro dos projetos.

Funciona da seguinte maneira: você atribui um custo para cada funcionário operar – representado pela soma de salário, benefícios, softwares, equipamentos, entre outros – conforme a pessoa investe horas na tarefa/projeto você acompanha o valor exato que aquele trabalho está custando para a sua empresa. 

Quer entender melhor essa funcionalidade que é um grande diferencial do Runrun.it? Confira esse vídeo rápido e explicativo:

6. Especifique os fornecedores para mapear o processo

Em cada processo, para que ocorram as entradas, deve haver alguém responsável por encaminhá-las ao início. É desta forma que o processo poderá começar a transformá-las em saídas. Do mesmo jeito que ocorre com os clientes, existem dois tipos de fornecedores:

1. 1. Externos: empresas ou particulares que abastecem a organização com insumos, serviços e matérias primas.

7. Entenda os limites do processo

Trata-se dos pontos extremos de um processo, quando se iniciam e quando terminam. O começo ocorre com o recebimento das entradas, e o término, com a entrega das saídas.

Perceba que os envolvidos no processo só passam a ter controle sobre ele ao receberem as entradas. E deixam de ter controle no momento em que são feitas as saídas.

8. Faça a documentação do processo atual

Uma das maneiras mais usadas para documentar os processos é o fluxograma. É muito importante que todas as informações colhidas até este momento sejam documentadas e analisadas por todos os envolvidos, que devem estar de acordo com o que for determinado pelo grupo de trabalho.

Qual o objetivo do mapeamento de processos?

Em resumo, o objetivo deste tipo de mapeamento é interligar de maneira inteligente os elementos do processo (inputs, outputs, tempo, espaço, ordenação, propósitos e valores) para entregar produtos ou serviços com maior qualidade e eficiência aos clientes. 

Investir tempo e recursos no mapeamento de processos é, portanto, uma importante chave para o sucesso do negócio, uma vez que são eles quem estruturam a empresa informando o grau de competitividade e rentabilidade da mesma. 

Diante disso, confira os objetivos do mapeamento de processos e descubra como a sua organização pode avançar para outro patamar de performance.

Padronização do trabalho

A padronização é a aplicação de normas para maximizar a compatibilidade e reprodutibilidade, das atividades de maneira eficiente e evitando a inconsistência em seus resultados. 

Por isso, o mapeamento de processos contribui para esse objetivo organizacional porque um processo só atinge o status de padronizado quando as pessoas possuem um conhecimento objetivo do que e como deve ser feito.

É neste sentido que os modelos de projetos e tarefas do Runrun.it atuam, uma vez que você mapear e construir seus processos, pode elaborar modelos automáticos que são iniciados pela equipe em alguns cliques. Assim todos ficam na mesma página.

Maior controle

Como o mapeamento de processos proporciona visibilidade e padronização, há um expressivo reflexo no aumento do controle sobre o processo, contribuindo para que os gestores tenham uma maior previsibilidade dos resultados e tornem o acompanhamento mais simples.

É preciso que o controle não seja entendido como um modelo de gestão de pessoas, mas sim como um objetivo relacionado a processos, no qual o gestor pode visualizar o percurso e métricas das tarefas de maneira transparente para que a entrega ocorra dentro do prazo sem sobrecarregar ninguém.

Um exemplo claro é justamente a alocação de tempo dos colaboradores. Sem processos transparentes, funcionários podem estar sobrecarregados, mas os gestores, por exemplo, olham apenas para o volume de tarefa e não para o tempo investido. 

Com a funcionalidade de indicador de capacidade do Runrun.it, os líderes têm em uma página a informação de tempo, responsáveis, prazos e clientes.

Ter tudo em uma página nunca foi tão simples! Com o gráfico de gantt do Runrun.it você tem dados completos e organizados para tomar as melhores decisões

De acordo com a demonstração visual do indicador, o gestor tem controle sobre as horas ajustando de maneira simples o escopo de trabalho para que disponibilidade e demanda não entrem em conflito. 

Veja como é intuitivo usar o indicador de capacidade do Runrun.it, primeira ferramenta a oferecer esse recurso que tem tudo a ver com o futuro do trabalho!

Otimização de processos

Obviamente o mapeamento culmina na otimização de gestão de processos que pode ser percebida em diversas frentes, como na redução dos custos de produção, a melhora na gestão dos processos, a redução de falhas e inconsistências que prejudicam o resultado das entregas.

Para entender melhor como essas vantagens se engendram à dinâmica da empresa com o mapeamento de processos, confira a seguir a importância de adotar essa ferramenta no âmbito organizacional.

Qual a importância de fazer um mapeamento de processos?

O mapeamento dos processos tem vários pontos de importância, mas o principal é a capacidade de reter o conhecimento organizacional a partir de registros consistentes e intencionais sobre as atividades. 

O aprendizado transformado em decisões parte das experiências práticas dos colaboradores, mas nem por isso deixa de ter espaço para receber contribuições teóricas de como as coisas deveriam acontecer no cenário ideal.

Essa sinergia de valores desbanca em estratégias específicas para a realidade da sua empresa, escolha das melhores ferramentas e motivação dos funcionários em atuar com processos que fazem sentido no dia a dia. 

Confira como isso acontece na prática com os tópicos a seguir.

Delimitar funções e papéis

Com o mapeamento de processos a empresa clarea as funções dos colaboradores a partir da análise do cotidiano, que pode ir além do job description. Neste sentido, a gestão consegue desafogar a pessoa reestruturando sua pauta de trabalho ou atribuindo a ele uma posição mais condizente com o papel desempenhado.

Neste sentido, a delimitação que no mapeamento de processos não tem um caráter rígido, mas sim de destampar os elementos do trabalho, tem como um dos resultados motivar os colaboradores para que seu empenho não fique oculto no fluxo de atividades.

Prever recursos

Com o detalhamento, você consegue gerenciar melhor os recursos humanos, financeiros e materiais necessários para o desenvolvimento do processo. Os componentes podem ser estruturais, softwares e até mesmo os próprios profissionais. 

>> Sabia que com o Runrun.it você consegue gerar relatórios de custos por hora/homem e automatizar esse dado: Orçado x realizado: como alcançar a rentabilidade

Estimar a rentabilidade

O mapeamento de processos traz visibilidade para as entradas e saídas do processo, garantindo que não haja um desequilíbrio no custo-benefício. 

Mensurar o desempenho do processo

O mapeamento de processos permite medir como está a saúde do processo no sentido de padronizar os indicadores de desempenho de prazo, lucratividade, eficiente, entre outros.

Sem padronização, a gestão não consegue realizar comparações quantitativas periódicas por elas refletirem a realidade do processo.

Nós acreditamos que os gestores devem investir tempo analisando os indicadores e não coletando esse volume de dados. 

Por isso, com o Runrun.it você cria e automatiza parâmetros de análise que podem ser exportados diretamente para o seu e-mail em formato de excel (com dia e hora definidos) ou os dados vão em alguns segundos para as suas ferramentas de business inteligentes favoritas. 

>> Confira as integrações do Runrun.it e descubra que nós estamos aqui para somar com as suas ferramentas favoritas! 

Identificar gargalos

Gargalos são períodos de tempo em que um colaborador ou equipe fica ociosa porque a parte anterior não foi concluída no prazo estimado. O mapeamento de processos, portanto, identifica onde e porquê esses gargalos surgem, possibilitando que a empresa remodele o processo para alcançar maior eficiência.

Parafraseando o CEO do Meu RH Online, Alex Santos, apaixonado pelo Runrun.it: A ferramenta permite que os gestores olhem de modo transparente para os processos e não para as pessoas. 

É neste sentido que a intersecção entre o mapeamento de processos e o Runrun.it geram uma análise objetiva e impessoal sobre onde, em termos de automação, alocação de tempo, job description, os processos podem ser aperfeiçoados para entregar maior eficiência.

Quer saber como funciona na prática, então confira o relato do Alex Santos sobre o Runrun.it e surpreenda-se:

Agora que você já sabe como e porquê mapear os processos da sua empresa, te convido a testar o software de gestão ideal para gerenciar seus projetos e tarefas. Teste grátis o Runrun.it: https://runrun.it/

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