Como mensurar e alocar o tempo de sua equipe?

Como mensurar e alocar o tempo de sua equipe?

*Post de Franklin Valadares, CTO e co-founder do Runrun.it

Tenho quase 20 anos de experiência em gestão de equipes e quase absoluta certeza de que grande parte da solução de alocação dos custos fixos com salários reside em como seus funcionários usam os sistemas de apontamento de horas (quando eles existem). Seria pedir demais que eles vestissem, literalmente, esses sistemas, como um relógio? Explico.

Seja para saber a lucratividade de um determinado cliente, para mensurar a produtividade de uma equipe ou para fazer rateio de custos fixos de forma mais precisa, saber em quais atividades os colaboradores estão investindo seu tempo é um fator determinante para uma gestão financeira eficiente.

O problema do apontamento de horas já é antigo nas empresas e várias alternativas para sua resolução foram experimentadas ao longo do tempo:

  • Planilhas no papel ou planilhas eletrônicas. Dependem de alta disciplina dos colaboradores para anotarem as entradas nos momentos em que ocorrem. Muitas vezes, acabam sendo feitas no final de um período (dia ou semana, por exemplo), perdendo a precisão e toda a sua razão de ser. Além disso, incluir esses dados em sistemas legados da empresa muitas vezes também demanda trabalho manual.
  • Softwares “espiões”. Instalados nas máquinas dos colaboradores, tentam inferir em quais atividades e projetos os usuários estão trabalhando a partir de softwares, arquivos ou janelas abertas. Geralmente são imprecisos e geram insatisfação nos usuários, uma vez que deixam a impressão de que a empresa está vigiando tudo o que o colaborador está fazendo, com desconfiança.
  • Profissional dedicado. Uma pessoa contratada exclusivamente para saber o que as pessoas estão fazendo, realizando reuniões de follow-up, recalculando planos diariamente. O problema aqui é o fator humano. É caro, executa um trabalho repetitivo e está sujeito a erros ou influências do ambiente.
  • Softwares dedicados ao apontamento de horas. Hoje já estão disponíveis diversos softwares, instalados ou usados pela internet (na nuvem), que conseguem facilitar a entrada de dados. No entanto, ainda requerem uma atenção razoável do usuário para apontar em qual tarefa ele está trabalhando naquele momento. Além disso, a maioria dessas aplicações necessitam de integrações com os sistemas de gestão de projetos ou tarefas da empresa, o que acaba demandando esforço da área de TI e gerando custos.

Como gestor, confesso que já usei todas as soluções acima, mas sempre tive a sensação de que a margem de erro para o que de fato acontecia era muito grande. Isso acabou impedindo que eu confiasse nos dados para tomar decisões importantes. A única alternativa por meio da qual consegui ampliar drasticamente  a taxa de acerto foi utilizando um Sistema Integrado de Gestão do Trabalho.

Imagine um software em que as pessoas criam e gerenciam suas tarefas e projetos. Imagine uma ferramenta em que elas registrem o que fazem de verdade nas empresas. Os gestores configuram o horário de trabalho e o que elas têm de fazer. Daí por diante, elas apenas indicam o início ou a entrega de uma atividade. Pronto.

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O que isso tem de diferente? O sistema utiliza o horário de trabalho configurado para inferir quando parar de contar o tempo automaticamente. Seus horários de descanso, almoço, feriados, finais de semana etc. Só aqui, já eliminamos grande parte do trabalho manual de ficar anotando as horas. Porém, precisamos “estimular” os colaboradores para que engajem minimamente na ferramenta. Quanto mais engajados, mais informações precisas terão os gestores.

É uma bola de neve, que deve rolar em nosso favor. Por isso a importância do sistema integrado, da conveniência. O usuário trabalha em uma interface de fácil utilização, onde as prioridades ficam claras, o trabalho realizado é transparente, a comunicação e os arquivos são organizados nas próprias atividades e projetos. Ele está resolvendo o dia dele e, de quebra, ajudando os gestores na mensuração de tempo e custo dos projetos. O sistema esta “guardando” sinais das atividades e gerando os relatórios necessários.

É possível ir um passo adiante (ou três) no estímulo ao uso. Se o sistema é totalmente integrado, ele consegue distribuir “medalhas” aos seus usuários, estimulando bons hábitos no desempenho das tarefas. Além disso, pode gerar índices para observar a performance ao longo do tempo, ajudando os colaboradores a fazer comparações com suas antigas performances ou com a dos colegas – numa concorrência saudável. São ações automatizadas de micro-gestão.

Se há algo que realmente desestimula os gestores é ficar cobrando se atividades estão sendo feitas e quando serão entregues. Mas o celular está no bolso de cada colaborador. Ele mesmo pode gerar alertas proativos se uma tarefa está com indícios de atraso ou se um colaborador está muito tempo sem apontar em qual atividade está focado. É o que chamamos de “self-running-teams” ou o que a Gartner vem chamando de “robobosses”. Conveniência também para os gestores.

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Recentemente, demos mais um passo rumo à especialização e a conveniência das interfaces aqui na Runrun.it com o lançamento do primeiro aplicativo para smartwatches. A propósito, em outro post, você pode ler sobre como os wearables (categoria que engloba os smartwatches e smatglasses) irão transformar a forma como todos nós trabalhamos. Leia aqui.

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Acreditamos que o Runrun.it é a interface e a base de dados para que todas as informações relevantes na gestão das atividades das empresas sejam persistidas e analisadas, gerando a inteligência necessária na gestão de corporações líderes em seus mercados.

Se quiser conversar e saber como o Runrun.it pode te ajudar, não hesite em me contatar pelo email: enterprise@runrun.it

Um abraço, e tenha um ótimo dia de trabalho.

Franklin Valadares
Co-fundador / Runrun.it

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