Controle de atividades com Drucker, organização e comunicação

Controle de atividades com Drucker, organização e comunicação

“Eles estavam interessados em mercadorias, enquanto eu me importava com os comportamentos humanos”. Peter Drucker, precursor da Administração Moderna, foi o autor deste relato e também das “5 tarefas de um grande administrador”. Escrevi este post pautado nesta lista, com foco em dois conceitos mestres: organização e comunicação. Meu propósito é inspirar você, gestor, a adotar um controle de atividades mais efetivo em seus negócios, e a erguer uma carreira reconhecida por todos. Aliás, uma boa notícia: dê mais folgas ao Excel.

a) A lista de Drucker

  1. O gestor estabelece os objetivos, decidindo qual trabalho deve ser feito para atingi-los e ajudando a criar um ambiente de colaboração, desde a publicação de tutoriais online até estimular o desenvolvimento sustentável dentro da empresa.
  2. O gestor organiza, executando o trabalho que compete a ele mesmo e selecionando pessoas para realizar as demais tarefas. Sempre que possível, deixa as equipes se auto organizarem e valoriza resultados que indiquem que elas conseguiram pensar por si mesmas e assumiram responsabilidades.
  3. O gestor motiva e comunica, por exemplo, por meio de encontros curtos para saber dos colaboradores se gostariam de parar o que estão fazendo e o que gostariam de começar a fazer a partir de agora. Tarefas certas vêm de pessoas certas.
  4. O gestor mensura, estabelecendo metas apropriadas e interpretando as performances por meio de relatórios, que devem ser publicados para toda a equipe, mesmo os positivos, que muitas vezes são encarados com indiferença.
  5. O gestor desenvolve pessoas, não apenas em eventos paralelos e ocasionais, mas como parte do trabalho – até mesmo agendando cursos para reciclagem técnica. Novas habilidades podem significar muita economia de tempo e recurso.

b) A organização

Organizar quer dizer transformar em organismo, que só se sustenta com partes precisas. Por isso, tarefas devem ser entregues por parte. Subdividindo uma grande tarefa em menores, você pode corrigir erros ainda no início do processo, antes que ele se torne complexo. Ainda para facilitar, cultive o hábito de abrir tarefas com sua descrição integral. Foi-se o tempo em que se levava 2, 3 ou mais e-mails para compreender uma tarefa.

Adote um sistema que informe ao responsável pela tarefa e ao seu supervisor se ela está dentro ou fora do prazo. É muito importante monitorar quais as datas de início e de previsão de entrega da tarefa, com base em seu tempo estimado para execução. Além disso, é interessante atribuir um status para dizer a que pé está a tarefa, como “aguardando aprovação”, “em testes”, “revisando” ou “negociando”.

c) A comunicação

Dar suporte para sua equipe torna o controle de atividades mais fácil. E isso nem sempre quer dizer comprar mais computadores e aumentar salários. Já é valioso e até difícil de se ver quando um gestor está presente, disposto a ouvir as considerações de seus colaboradores. Pode ser uma vez por mês, durante um rápido encontro, na própria empresa ou em dia de happy hour. Isso te ajuda a combater a reclamação despropositada e fofocas, e podar desavenças dentro da equipe.

Valorize o esforço, mas combata o exibicionismo. As tentativas de mostrar-se eficiente, querendo “aparecer” demais, geralmente levam à falsidade e uma competitividade desleal. Isso só cria um ambiente de desconfiança e desmotiva os colegas. Além disso, por vezes o desânimo advém também de uma crise pessoal. E a melhor maneira de lidar com isso é se expressar com gentileza e tolerância, transmitindo um senso de comunidade. Amanhã pode ser o seu mau dia, e é sempre uma alegria gratificante saber que existe mais do que mero business.

 

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