Profissionais que não entendem o que se espera deles. Departamentos que não se falam, e quando sim, trocam tarefas de forma indiscriminada. Estes são apenas alguns dos problemas por que você pode estar passando, por falta de um bom controle de projetos. Como reverter isso? Aqui estão as 9 melhores atitudes para lidar com esses desafios que, acredite, todo gerente de projeto enfrenta uma hora ou outra, mas pode vencer. Para te animar, adianto que todos os conselhos foram dados por profissionais de renome de grandes empresas de tecnologia. Confira:
1. Contrate o(a) gerente e o time certos para o projeto
Mais do que conhecer profundamente seu trabalho, um(a) gerente de projeto deve saber lidar com a diversidade de profissionais. “É difícil encontrar esse tipo de gerente, mas valerá a pena o esforço”, garante Harry E. Keller, CEO da Smart Science Education Inc. Um controle de projetos de sucesso depende de um time equilibrado, dos diretores aos estagiários.
Só assim o(a) gerente de projeto poderá executar bem seu próprio trabalho, e não se ocupar do trabalho dos outros. “Muitas vezes, os recursos são alocados para apagar um incêndio em vez de atender às necessidades da empresa, e nada mina um projeto mais rápido que isso”, aconselha Gerardo Menegaz, arquiteto executivo de TI da IBM.
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2. Conheça os pontos fortes e fracos dos profissionais
Tim Lynch, CEO da PsychsoftPC, diz: “Você precisa saber em que sua equipe consegue trabalhar bem com mínima orientação, quando precisa de estímulos, de motivação, e quando deve ser mais disciplinada”. Por exemplo, “Bons gerentes de projeto sabem que tentar ser multitarefa é assassinar a produtividade. Por isso, é necessário criar uma cultura em que os profissionais sabem em que tarefa devem se focar”, diz Sanjeev Gupta, CEO da Realization Technologies.
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3. Atribua uma ordem de prioridade e um cronograma para as tarefas
Para minimizar os conflitos, a pessoa responsável pela gestão de projetos pode orientar que certas tarefas só deverão ser trabalhadas depois que aquelas que são pré-requisito forem entregues. Além disso, é essencial que a equipe seja aconselhada pela própria diretoria da empresa sobre como administrar seu tempo da forma mais produtiva possível.
“Mantenha o controle do tempo gasto pelas pessoas responsáveis pela conclusão de grandes partes do projeto”. Esta é a dica de Ken Leland III, vice-presidente de engenharia da Monmouth Telecom. “Um cronograma alertará sobre as estimativas originais no início do projeto e dará mais tempo para lidar com as consequências”. Como sei que este assunto merece mais detalhes, separei aqui nossos 5 melhores textos a respeito.
4. Acompanhe o status dos projetos e da equipe
“Quem faz a gestão de projetos deve estar ciente do que está acontecendo a todo momento”, acredita Albert Sarvis, líder da equipe de gerenciamento de projetos na Universidade de Ciência e Tecnologia de Harrisburg, na Pensilvânia (EUA). “Faça do monitoramento de métricas dos projetos uma rotina e não deixe que as ferramentas tradicionais de projeto sejam seu único guia”. Por exemplo, um sistema de gestão online, como o Runrun.it, pode te ajudar a visualizar e acompanhar o andamento de todas as atividades, em tempo real.
5. Convoque reuniões semanais
“Comece criando um calendário de reuniões semanais breves e obrigatórias, em que cada membro da equipe levará um ou dois minutos para contar à equipe o que fez na semana que passou, quais seus planos para a próxima e se houve algum desafio ou obstáculo em que a equipe pode ajudar”. Estas são as palavras de Grant M. Howe, vice-presidente de Pesquisa e Desenvolvimento da Solutions, que oferece produtos e serviços de software para agências governamentais e ONGs. “Isso dá um sentimento de urgência para que todos possam progredir a cada semana.”
Reuniões curtas diárias são uma estratégia usada em métodos ágeis de produção, como o Scrum. Para entender como usamos o Scrum no desenvolvimento do Runrun.it.
6. Administre as mudanças no percurso
“Gerenciar mudanças no escopo original de trabalho é fundamental para manter os projetos sob controle”, diz Jaimin Doshi, principal consultor da Consultants AppleTech. “É essencial analisar se houve e qual foi o impacto das mudanças de tempo, de custos e propósito do projeto. As alterações consideradas como menores também devem ser monitoradas, aliás, previstas e até mesmo testadas. São as pequenas mudanças que podem resultar em várias horas a mais de trabalho, que não foram orçadas”. Para te ajudar, veja aqui as áreas de conhecimento essenciais para um controle de projetos ideal.
7. Evite ao máximo descumprir o escopo do projeto
“Esta é a principal causa da perda de controle de qualquer projeto”, afirma Nick Coons, diretor da Hyperion Works. No entanto, “gastar um tempo para definir claramente o escopo ajudará a manter o projeto nos trilhos.
Além disso, quando o cliente fizer solicitações que estão fora do escopo, não tenha vergonha de lembrá-lo que o pedido poderá sim ser atendido, assim que for adicionado a uma segunda fase do projeto, que terá seu próprio escopo e custos próprios.”
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8. Crie metas para cada um da equipe e celebre os sucessos
“Criar metas na fase de planejamento tanto para você quanto para a sua equipe irá ajudá-los não só a manter o controle do andamento dos projetos como criará um sentimento de responsabilidade maior, além de dar aquela sensação de realização conforme cada meta for alcançada”, diz G. Karthik, diretor de projeto da Hexaware Technologies.
“Para celebrar, leve todos para se divertirem, sem deixar de mantê-los empolgados com o futuro do projeto”, aconselha Michael Hamelin, arquiteto chefe de segurança da Tufin Technologies. Já para os times que estão distantes ou trabalham virtualmente, reconhecer uma meta atingida pode ser tão simples como enviar um e-mail de parabéns. Aqui você confere como escrever essa mensagem.
9. Use um software para o controle de projetos
“Não use o e-mail como uma ferramenta de gerenciamento de projetos”, alerta Kent Milholland, presidente da NeoNexus, empresa de soluções de marketing online. Em vez disso, Milholland recomenda o seguinte: “Mantenha a gestão de projetos em um software, em que os detalhes de cada demanda ficam documentados dentro de sua própria janela. Todos os usuários, desde iniciantes até avançados, e até mesmo clientes, poderão acompanhar o progresso dos projetos com facilidade e, com isso, tomar decisões mais inteligentes”.
O Runrun.it ajuda você a fazer o controle de projetos, distribuir as tarefas e visualizar o andamento das atividades da sua equipe, em tempo real.
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