Scrum e Runrun.it trabalhando juntos para uma gestão mais ágil

Scrum e Runrun.it trabalhando juntos para uma gestão mais ágil

Quem trabalha em projetos longos sabe que há muitos desafios. Uma infinidade de tarefas, recursos que se esgotam antes dos prazos e uma rede complexa de cobranças. Ainda bem que métodos ágeis são cada vez mais difundidos. Um desses métodos em particular, o Scrum, funciona muito bem quando combinado à gestão de projetos com o Runrun.it.

Assim é possível criar um ambiente colaborativo, para melhora contínua dos resultados. Mas antes de entrar em cada funcionalidade que deixa o andamento do projeto mais ágil, que tal rever alguns conceitos?

>> Leitura recomendada: [Ebook] Como adotar a gestão ágil em times criativos

O que é Scrum?

Este método cria um fluxo básico para que a equipe sempre apresente uma versão melhor do produto, minimizando o risco de insatisfação e a criação de um software obsoleto (ou de um projeto, campanha etc). Parece óbvio, mas este framework revolucionou a indústria a ponto de ser levada com sucesso para outros segmentos como o marketing.

A origem do nome dá uma boa dica sobre o funcionamento do método. Scrum é uma jogada no rugby em que alguns jogadores se reúnem para repetir um movimento do jogo. Daí podemos extrair conceitos como o de repetição, o de equipe enxuta e o de trabalho em equipe.

>> Leitura recomendada: Métodos ágeis para todos os tipos de equipe

Então scrum é agile? Ou agile que é scrum?

Agile, ou métodos ágeis, é um mindset, uma filosofia que orienta uma postura de transparência, colaboração e, claro, agilidade nos processos. Um movimento que começou na indústria de software em oposição ao antigo “sistema em cascata”, onde cada etapa só era realizada após a conclusão da anterior. É sempre bom ter os princípios do Manifesto Ágil em mente:

  • Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas.
  • Software em funcionamento mais que documentação abrangente.
  • Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos.
  • Responder a mudanças mais que seguir um plano.

 

Scrum é uma metodologia ágil em sua essência. Traduz os princípios agile em diretrizes para o fluxo de trabalho. E tem a grande vantagem de poder ser associado a outras metodologias, como Kanban (no Runrun.it, o kanban é uma forma de visualização disponível no RR-Board®) e outras formas de gestão à vista. Resumindo, Scrum é um dos métodos ágeis mais empregados na gestão de projetos.

>> Leitura recomendada: Como kanban pode ajudar na organização do trabalho

Passo a passo do Scrum

O Scrum consiste em reunir as tarefas em um Backlog, e dividir o projeto em blocos fixos de tempo com suas próprias tarefas e metas, os chamados Sprints. Isso é primordial para fazer com que os colaboradores não se percam no andamento do projeto. Mas os Sprints não são as únicas referências de tempo x tarefas. A cada dia é feito o Daily Scrum, que é um feedback constante para acompanhar a evolução do trabalho. E no final de cada período, o Sprint Review permite uma análise crítica do que foi entregue e a equipe se prepara para o sprint seguinte.

Onde o Runrun.it entra nessa?

Revisamos de uma forma geral o que é e qual é o fluxo de trabalho no método Scrum. Agora, vamos conferir como o Runrun.it faz a diferença em cada etapa facilita todo o processo.

Backlog

Não é à toa que há um recurso no Runrun.it chamado Backlog. Com ele você lista todas as funcionalidades, ou histórias, que um dia serão colocadas sob a responsabilidade de alguém da equipe. Se estamos falando de um projeto, é a lista de todas as tarefas que precisarão ser concluídas. Se estamos falando de um trabalho contínuo, como um suporte técnico, cada abertura de pedido pode gerar uma tarefa no backlog. Assim, há um repositório de tarefas que pode ser consultado facilmente e qualquer membro da equipe que estiver livre pode “puxar” para si aquela determinada tarefa. Confira aqui como usar o Backlog do Runrun.it.

Sprint

Os Sprints são blocos de tempo delimitados de uma ou duas semanas, até um mês. É você, em uma reunião com a participação da equipe, que definirá quantas histórias do Backlog serão concluídas em cada Sprint. No Runrun.it, você poderá “quebrar” cada história em diversas tarefas, com fixação de um responsável e estimativa de prazo. Assim o sistema ajuda você a manter todos na mesma página, mesmo com as mudanças de planos. Afinal, alguma tarefa nova pode aparecer no backlog, e poderá surgir a necessidade de transferi-la do backlog para o sprint atual. Qualquer mudança de prioridades entre as tarefas do sprint é facilmente compartilhada com todos os envolvidos, via notificação no Runrun.it e reforço automático enviado por e-mail.

Daily Scrum

Todos os dias os colaboradores devem responder para a equipe três perguntas:

O que eu fiz ontem?
O que vou fazer hoje?
Existem alguns obstáculos no meu caminho?

O Daily Scrum garante a evolução contínua e a melhora da performance individual e coletiva. Porém, se as informações geradas não forem organizadas, ele será ineficaz. É aí que o Runrun.it faz a diferença no dia a dia. No Status Report, você vê a previsão de entrega de cada uma das tarefas abertas para o Sprint. Se alguém ficou sobrecarregado, ou se alguma tarefa está indicando o término fora da tada final do Sprint, repriorize, ou transfira as tarefas.

>> Leitura recomendada: Dicas para aprender priorizar e organizar a gestão

Sprint Review

O Runrun.it permite extrair facilmente relatórios sobre a produtividade do trabalho, contribuindo para que a melhor análise de cada Sprint. Dessa forma você poderá planejar o próximo Sprint com metas reais e a melhoria do processo. E de uma forma desburocratizada, sem gerar novas tarefas. Afinal, uma vez que os dados estão no sistema, os relatórios estão a poucos cliques.

>> Leitura recomendada: Metodologia Lean para enxugar os excessos da gestão

Abrace a gestão ágil

Reparou como o funcionamento do método Scrum, aliado ao Runrun.it, pode tornar a gestão mais ágil? Essa é a solução para corresponder às constantes mudanças do mercado. A verdade é que gestão ágil não é mais uma questão de escolha, mas de necessidade. Repare que os planejamentos de longos projetos duram cada vez menos, e cada vez mais as respostas aos clientes devem ser mais rápidas.

RR-Board®, o kanban inteligente do Runrun.it

Criado nos anos 60 na Toyota, o kanban é um quadro dividido em colunas (etapas de um projeto), e cada tarefa é representada por um card. Usado no Scrum para permitir uma gestão visual dos Sprints, os cards são movimentados de uma coluna para outra de acordo com a evolução do projeto. Para saber mais sobre o que é kanban, leia o nosso artigo.

No Runrun.it, o kanban tradicional ganhou uma versão inovadora: o RR-Board®. Com ele, você tem um panorama detalhado do projeto, do volume de tarefas, e as estimativas de entrega, que mudam de acordo com a lista de prioridades das pessoas. Trata-se de um kanban dinâmico de acordo com as demandas que cada pessoa tem e não estão necessariamente relacionadas àquele painel. Para saber mais sobre o RR-Board®, confira o nosso artigo.

Backlog no RR-Board®

No RR-Board®, as colunas de status das tarefas são divididas em “Não Atribuídas (Backlog)”, “Atribuídas (Outros Status)” e “Realizadas (Entregues)”. Para abrir uma tarefa em Backlog, escolha uma equipe como responsável em vez de escolher uma pessoa.

Tarefa Backlog

A coluna de “Não atribuídas” contém todas as atividades do Backlog de um projeto, o que representa as tarefas atribuídas a uma equipe e não a um responsável específico. Com isso, os colaboradores podem trabalhar nas atividades do Backlog conforme a sua disponibilidade, ao invés delas ficarem paradas na fila de alguém. E essa lista pode ser priorizada pelos gestores ao movimentar os cards verticalmente.

RR-Board

Para encontrar as atividades direcionadas ao Backlog, acesse a página do projeto e selecione “Não atribuídas (Backlog)” no filtro. Então, você poderá abrir uma tarefa para um backlog, pegar uma tarefa ou repriorizá-las.

Sprint no RR-Board

A cada Sprint, a equipe prioriza os cards do Backlog, que são as histórias que serão desenvolvidas no período (2 ou 4 semanas) e quantos cards deverão ser entregues. A partir disso, você pode movimentar os cards (que são as tarefas) nas colunas do RR-Board®, atribuindo responsáveis, calculando os prazos e os esforços necessários. Com o RR-Board®, à medida que as atividades são completadas, você tem uma visão completa do andamento e uma estimativa do trabalho que resta a ser feito. O Sprint também pode ser atualizado com inclusão de novas tarefas do Backlog para fila dos responsáveis, ajustando as prioridades.

Daily Scrum com o RR-Board®

A partir do momento que você usa o RR-Board® para direcionar as atividades do Backlog a cada Sprint, as reuniões diárias são uma ótima forma de estimular a equipe. Você pode discutir a priorização diretamente na tela do RR-Board®. Com as informações indicadas, também será possível falar sobre o andamento das tarefas em uma determinada etapa (coluna), além de saber quem está sobrecarregado ou se uma atividade tende a atrasar, transferindo de responsável.

Sprint Review com Runrun.it

Ao término de cada Sprint, são analisadas as tarefas entregues e o que foi alcançado. Com as planilhas do Runrun.it, é possível acompanhar como foi a produtividade nas atividades e também planejar o próximo Sprint. Para acessar esses dados, clique em “Relatórios” e depois em “Planilhas”.

A planilha “Status Report Geral” é a mais completa: detalha os dados de clientes, projetos e tarefas, e serve para ver o esforço estimado, as horas registradas, as tarefas reabertas, entre outros. Nela, é possível adicionar todas as tarefas ao clicar na flag “Incluir tarefas que atualmente estão na fila, em desenvolvimento ou não atribuídas”. Se você não marcar a flag, só terá as tarefas entregues.

Para obter o seu relatório, você filtra as informações por cliente, grupo, subgrupo, projeto, equipe, usuário e período. E, para facilitar na hora de puxar os dados, cada Sprint deve ser o nome do cliente ou do projeto, de acordo com a configuração da sua conta. Assim, você poderá saber como foi o desenvolvimento das tarefas e entregas naquele período específico do Sprint.

Após fazer esse filtro, basta clicar em gerar e as informações serão exportadas como uma planilha de excel para o seu e-mail.

Já a planilha de “Timesheet por cliente” (entenda mais sobre timesheet automático) mostra as horas registradas pela equipe em cada projeto do cliente. Com isso, você tem um panorama geral das horas investidas por cada responsável em suas tarefas naquele Sprint – tanto as atividades entregues, como as em andamento e as em atraso.

Então, agora, é só seguir os mesmos passos. Acesse “Relatórios”, “Planilhas”, filtre os dados necessários e gere a planilha em excel para o seu e-mail. Vale lembrar que só administradores e gestores podem visualizar os relatórios, e líderes conseguem ver as informações apenas da sua equipe.

Teste e comprove

O Runrun.it é seu grande aliado para integrar a equipe, organizar e administrar as demandas. Com ele você automatiza tarefas e consegue aplicar de forma prática conceitos ágeis a sua gestão. Conheça todas as funcionalidades e faça um teste gratuito: http://runrun.it

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4 thoughts on “Scrum e Runrun.it trabalhando juntos para uma gestão mais ágil

  1. Caros Srs(as) poderia ser considerada a proposta de incluir uma visão Kanban, por status? É uma visão que responde a pergunta de sempre. Como está o projeto? Kanban é consagradamente a técnica mais utilizada no chão de fábrica por todas as empresas no mundo. Agregar uma tela de kanban, cria uma visão rápida de status geral, sem necessidade de leitura do que quer que seja. Esse método do qual derivou o SCRUM é hoje o que se chama Kanban- administrativo. Já há um movimento, fora do Japão onde é utilizado a tempos, sobre a implantação da técnica kanban nas áreas administrativas.
    Apreciaria uma resposta em mérito.
    Eu atuo na área de consultoria, ministrando programas de Eficiência Pessoal no Trabalho. Sou titular de franquia americana dedicada a métodos de administração do trabalho.

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