Você tem o sentimento constante de que as tarefas da sua equipe estão desorganizadas? E essa sensação dificulta a sua gestão, porque você não sabe em qual demanda os colaboradores da sua equipe estão trabalhando e muito menos quando você vai entregar aquele projeto para um cliente importante? Todos os seus problemas poderiam ser resolvidos se você tivesse um controle de tarefas, para saber exatamente o que está acontecendo na sua área. Então você está no lugar certo para acabar de vez com essas situações!
Isso porque, a falta de um controle de tarefas também atrapalha os seus processos internos, a alocação do tempo, pois você não consegue mensurar quantas horas são gastas em retrabalho, por exemplo, ou avaliar os custos de um projeto. Além disso, a comunicação entre você e o seu time pode não estar fluindo muito bem, ainda mais se você estiver fazendo trabalho remoto.
Por isso, nós trouxemos 5 dicas para você organizar melhor as tarefas da sua equipe e ainda ganhar mais produtividade:
1) Priorização de tarefas
2) Gestão do tempo
3) Relatórios de acompanhamento
4) Comunicação transparente
5) Use um software de gestão
1) Priorização de tarefas
O conceito de prioridade já é um velho conhecido de muitos, porém isso não significa que ele seja facilmente aplicado no dia a dia de todos, não é mesmo? Existem vários critérios que podem ser aplicados para definir a prioridade de execução de uma tarefa e eles podem variar durante a semana ou, até mesmo, durante o dia. Por isso, é importante que você mantenha o seu gerenciamento de tarefas sempre alinhado com o time e que os colaboradores sejam flexíveis para entender as mudanças que ocorrem.
Mas atenção: 10 tarefas que estão na lista de um mesmo colaborador não podem ser consideradas prioritárias ao mesmo tempo. Se tudo é prioridade, nada é prioridade. Por isso, defina se o seu critério será por data de entrega, relevância do cliente, conversão, ou tempo de execução (alguns tipos de tarefa passam por muitas áreas ou processos longos de aprovação e por isso precisam de atenção para não serem entregues fora do prazo).
Acompanhar o status dessas demandas e orientar a sua equipe diariamente é fundamental. Para isso, você pode pegar emprestado da metodologia ágil as reuniões diárias, ou as famosas dailys, que são curtas e tem como objetivo informar o que foi feito no dia anterior, o que será feito hoje e se há algum impedimento ou se alguém precisa de ajuda. Como gestor, esse é o momento certo para você apontar a prioridade das tarefas.
2) Gestão do tempo
O tempo é um dos nossos recursos mais preciosos, já que ele é finito. Por isso, uma boa administração dele, ainda mais no trabalho, é fundamental. Quando você consegue mensurar de forma efetiva o tempo que a sua equipe investe em um determinado tipo de demanda, fica fácil entender quais são tarefas que demoram mais para serem feitas, se existem gargalos no seu processo, quanto tempo é investido em retrabalho e também a produtividade da equipe no geral.
Para fazer isso, você pode optar pelo sistema de Timesheet (manual ou automático), onde os colaboradores precisam registrar a quantidade de horas que as tarefas demoram para serem feitas. Quando mais minucioso for essa especificação dos tipos, mais dados você terá para analisar.
Além disso, se as negociações dos seus projetos estão baseadas em pacotes de horas/serviços ou mesmo em fee mensal, você poderá calcular o custo do projeto usando essas informações do timesheet e também o valor hora homem dos colaboradores. Dessa forma, você pode descobrir que um cliente que você pensava ser rentável, na realidade dá prejuízo, já que ele gasta mais horas da sua equipe do que as que estavam programadas no contrato.
>> Leitura recomendada: Aprenda a calcular o índice de rentabilidade
3) Relatórios de acompanhamento
Só é possível gerenciar aquilo que você mede, já diria um dos preceitos da cultura de resultados. Os relatórios gerenciais são importantes para o controle de tarefas, assim fica tudo registrado e através da análise deles você vai conseguir avaliar a produtividade da equipe, avaliar se os resultados obtidos estavam de acordo com as metas esperadas, quais ajustes podem ser feitos, se é necessário fazer novas contratações para aumentar o capacity da equipe e claro, se todos os recursos estão sendo investidos da melhor forma.
Além disso, se a quantidade de dados que você precisa analisar for muito grande, pensar na automatização desse processo pode te ajudar a ganhar tempo para que você faça uma análise mais criteriosa, comparando períodos e cruzando informações, que vão refletir com mais veracidade a realidade da sua equipe.
4) Comunicação transparente
Como nós já mencionamos no item 1, a comunicação clara e transparente com a sua equipe é um ponto fundamental para que você escute os seus colaboradores e entenda como eles estão lidando com as demandas, até mesmo para que você possa auxiliá-los, removendo possíveis impedimentos e burocracias que acabam por atrasar as tarefas.
Para isso, é importante que os gestores sejam claros e transparentes com o time, porque problemas de comunicação podem gerar desconfortos na equipe, o que atrapalha na hora de construir uma relação de confiança entre você e o seu time, além de inconsistências nas entregas, caso uma informação não seja repassada de forma clara.
Além disso, se você estiver em uma situação de home office, esse item adquire ainda mais importância, já que você será o principal ponto de contato com o board ou o seu cliente e é fundamental se comunicar de forma de transparente com o seu time.
5) Use um software de gestão
Softwares de gestão são itens fundamentais na vida de um gestor, porque eles conseguem reunir as informações de forma clara, organizada, facilitando o acesso de toda a sua equipe. Dessa forma, todas as demandas ficam registradas em um único lugar, e fica fácil ter o controle do que precisa ser feito, o que está em atraso e quais são as novas tarefas da próxima semana, por exemplo.
Quanto mais completo for o gerenciador de tarefas, mais dados você vai conseguir extrair dele, facilitando todos os outros pontos que nós já apontamos neste artigo.
Porém, lembre-se que controlar as tarefas pode nem sempre ser a resposta que você está procurando! Isso porque, por mais que você administre as demandas, sem uma visão do todo dos processos percorridos por um determinado projeto, você vai continuar se sentindo no escuro.
Além disso, esse sua necessidade por controle, pode significar que você está fazendo microgestão, que é tentar estabelecer o controle de pequenas atitudes sem encarar o todo. Assim, você pode achar que está tudo sob controle, sendo que existem pontos do seu processo que você não está enxergando e que como gestor mereciam mais a sua atenção. Um bom software de gestão evita esse comportamento e te ajuda a enxergar o todo.
O Runrun.it é uma plataforma brasileira que permite que você enxergue todas as etapas do seu processo, identifica os gargalos, define a prioridade e até mesmo se as tarefas são urgentes. Além disso, você tem todas as informações em uma mesma tela, facilitando o seu controle e registro de tarefas e você tem a possibilidade de usar um timesheet automático. Crie sua conta grátis: https://runrun.it
