Controle de tarefas: 5 passos para produzir mais

Controle de tarefas: 5 passos para produzir mais

Entender de controle de tarefas é, antes de mais nada, entender o que mantém as pessoas em segurança. A maior parte das equipes é menos produtiva do que é capaz de ser. Mas, não se trata de uma dificuldade natural das pessoas de se focarem em suas tarefas. O que realmente faz falta é CRITÉRIO das lideranças para comunicar, naquela empresa, qual será a postura de trabalho adotada, e isso começa definindo quais são as prioridades. 

Cada colaborador tem uma reação diante de sua lista de tarefas, mas ninguém consegue ser mais produtivo do que já é se a infraestrutura da empresa é a mesma de sempre e o diálogo e o compartilhamento entre os membros são complicados. Meu conselho é: inclua no planejamento da empresa uma restauração do controle de tarefas, e tente automatizá-lo com o uso de um software. Este é o primeiro passo para melhorar a organização, a comunicação e a transparência de todo mundo. Veja como funciona um controle modelo:

1. Tarefas listadas devem ser priorizadas

Simplesmente anote todas as tarefas que estão na sua cabeça e precisam ser feitas. Depois, é a hora do famoso critério. O que é importante e urgente deve ser feito por você, o quanto antes: assinale estas tarefas como as prioridades. Tarefas urgentes mas que não importantes você delega. Assim, você vai rapidamente priorizando e alocando suas tarefas. É mais simples do que você pensou. Você, e não seu chefe, precisa se vigiar: depois de feita a lista com as tarefas que são suas, respeite a ordem de prioridade dada a elas. Sem isso, sua produtividade não vai melhorar nunca. Este é o cerne da boa organização.

2. Use um software de gestão

Com isso, você dará o seu grande salto, que, embora bem alto, não é nada perigoso. Existe uma diferença crucial entre um software e um caderno na hora de fazer seu controle de tarefas: você não perde tempo calculando quanto tempo gastou nem para saber quando toda a sua lista terá sido enfim concluída. Os melhores softwares estimam tudo isso para você. A outra boa notícia é que, implementando o sistema em toda a empresa ou na sua equipe, todos passarão a trabalhar com o mesmo rigor de organização que você. Assim, os gestores serão capazes de verificar se os colaboradores ainda se sentem engajados no trabalho e se conhecem suas falhas e sucessos.

3. Mensure os investimentos

De preferência, use o software também para gerar seus relatórios. De todo o modo, para conseguir extrair o máximo dos seus recursos (que, sabemos, são finitos), você antes precisa medir o retorno dos investimentos. Se fosse preciso realizar um corte de gastos este mês, você saberia de onde tirar? Se quiser contratar profissionais bem qualificados, a empresa terá de poupar ou já cresceu o suficiente para dar esse passo? Os salários estão justos para as funções desempenhadas? E os resultados, são os esperados? Essas informações todas devem estar salvas em um banco de dados seguro da empresa, de onde virão as informações para os relatórios. Como sugeri, automatizá-los é uma saída inteligente, já que reunir todos os números em planilhas vai ser bastante estressante e tudo o que você não quer agora é ser menos produtivo.

4. Monitore o tempo de trabalho x descanso

Ser superprodutivo não significa estar o tempo todo adiantado com as tarefas, muito menos quer dizer que você descansou pouco. Experimente o seguinte: a cada meia hora de trabalho, faça uma pausa de cinco minutinhos. Quando puser de novo a mão na massa, vai voltar com a cabeça mais fresca, pode até notar algum erro que tinha passado em branco. Além disso, esta é sua chance de espairecer como sempre quis. E isso não é perder o foco! Confira neste post três técnicas para gerenciar tempo que nunca saíram de moda.

5. Seja transparente e comunique decisões importantes

Poupe e-mails. Poupe reuniões. Não creia que, porque você gasta vários e-mails para esclarecer um briefing e convoca reuniões frequentemente, você está sendo transparente com a equipe, batalhando para que todos entendam aonde ir. Uma empresa produtiva é conduzida por uma equipe que tem tempo para cumprir seu trabalho e para pensar em inovação. Loucura é continuar fazendo o mesmo e esperar por resultados diferentes, lembra? Einstein foi quem disse isso, não eu. Por hoje, este é a última dica para alcançar um novo controle de tarefas, mais produtivo. Depois das tarefas organizadas, priorizadas e alocadas, o projeto entra nos trilhos. Mas só concluirá sua viagem cedo com duas condições: se for abastecido só com o essencial, que não pese, e fazendo poucas paragens.

Você acredita que, com esses 5 passos, irá repensar o seu atual controle de tarefas para tornar você mesmo e sua empresa mais produtivos? É chegada a hora da travessia. Se a sua dúvida foi quanto ao software de gestão de tarefas, não precisa mais esquentar a cabeça para escolher qual usar. Conheça o Runrun.it, o primeiro software brasileiro de gestão de tarefas para equipes recomendado por 83% de seus clientes. Teste grátis: http://runrun.it

 

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