Gerenciamento de tarefas à prova de fracasso: 7 técnicas matadoras

Gerenciamento de tarefas à prova de fracasso: 7 técnicas matadoras

Sabe quantas maneiras de gerenciar uma lista de tarefas existem? Talvez, o mesmo número que existe de pessoas com tarefas para gerenciar. Pensando nisso, escolhemos sete técnicas para o que chamamos de “gerenciamento de tarefas à prova de fracasso”. Você provavelmente usa mais de uma delas, mas se tem outra ideia e já criou a sua própria técnica, compartilhe com a gente nos comentários! Nós adoramos novas ideias e até, quem sabe, publicamos sua dica em um próximo post.

  1. 1. Liste tudo que você precisa fazer
  2. 2. Trabalho versus descanso
  3. 3. Delegue tarefas
  4. 4. Meça o tempo gasto em cada tipo de tarefa
  5. 5. Segmente tarefas complexas
  6. 6. Uma coisa de cada vez
  7. 7. Use uma ferramenta de gerenciamento de tarefas

 

1. Liste tudo que você precisa fazer

Aqui vão duas dicas em uma!

As tarefas do dia

Imprima esta ficha de The Emergent Task Planner. Liste o que você precisa fazer hoje, estime quanto tempo cada tarefa vai tomar, e trabalhe por blocos de tempo. Passo a passo, é assim: 1) No lado superior esquerdo, escreva a data e a hora do dia. 2) Liste três tarefas que você quer realizar, ou até nove, se se sentir otimista. 3) Marque os blocos de tempo necessários, à esquerda. 4) Anote as interrupções e tarefas não planejadas, se preciso. 5) Deixe comentários no final do dia e priorize o que ficou para amanhã.

As tarefas de um fluxo de trabalho, ou de um projeto

Não se preocupe em categorizar nem em criar uma lista de prioridades agora. Simplesmente enumere quais tarefas você e sua equipe precisa executar. Até mesmo aquelas pequenas tarefas diárias devem estar presentes. Afinal, o objetivo é não se esquecer de nada. Depois, pense em agrupamentos e categorias, como por exemplo tarefas que fazem parte de uma atividade ou projeto maior ou, ainda, tarefas repetitivas como responder e-mails, organizar pautas de reuniões e criar relatórios semanais.

>> Leitura recomendada: 6 listas inteligentes para ter além da sua lista de tarefas 

2. Trabalho versus descanso

Ao organizar as tarefas que você precisa realizar durante o dia, lembre-se que irá precisar fazer pausas para descanso. Trabalhar de forma contínua, além de diminuir seu nível de produtividade por conta do cansaço, estimula o estresse e diminui a capacidade de concentração. Por isso, é importante inserir pausas entre uma tarefa e outra. Há estudos que comprovam que essas pausas estimulam a criatividade, a memória e a concentração.  Por exemplo, nesse estudo, o especialista indica que a cada 50 minutos de trabalho, seria ideal descansar pelo menos durante 5 minutos. Assim, o que pode parecer improdutivo, justamente contribui para a produtividade de forma geral.

3. Delegue tarefas

Nem todas as tarefas precisam ser realizadas exclusivamente por você. Se você está no comando de uma equipe, reveja se não está com muita responsabilidade por receio de delegar. Certamente há pessoas na sua equipe que são capazes de realizar algumas tarefas por você.

Agora, se você não sabe bem como delegar tarefas, aqui vão algumas dicas:

  • Encontre a pessoa certa, com as habilidades técnicas para fazer aquele tipo de tarefa.
  • Faça um briefing detalhado antes de passar a tarefa. Detalhe por escrito ou forneça um passo-a-passo, no formato de checklist, tentando ser o mais específico possível em relação à execução.
  • Defina as metas e objetivos, deixando claro o resultado esperado e o prazo.
  • Esteja aberto a ajudar caso a pessoa tenha dúvidas. Ofereça esclarecimentos e, se necessário, reescreva as especificações.

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4. Meça o tempo gasto em cada tipo de tarefa

É comum ter uma visão distorcida a respeito da quantidade de tempo que você investe em cada tarefa – o que prejudica MUITO seu planejamento. Às vezes você acha que vai gastar 1h, mas no fim ela se encerra em 10min – e vice-versa. Imagine multiplicar isso por 10 pessoas: o quão longe da realidade vai ficar seu planejamento?

Uma opção é usar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas com timesheet automático, como o Runrun.it. O sistema não só mede o tempo como produz relatórios que te informam os dados necessários para para tomar decisões, eliminar gargalos e até mesmo rever os orçamentos da empresa. Aí é possível usar o histórico de cada tipo de tarefa para planejar quando serão suas entregas.

5. Segmente tarefas complexas

Já teve a sensação de olhar para uma tarefa e nem saber como começá-la? A tendência é que esse tipo de demanda seja postergada e que as mais simples sejam feitas primeiro. É hora de mudar isso! Ao se deparar com alguma tarefa difícil, divida-a em pequenas etapas.

Por exemplo, uma apresentação de um novo projeto para um cliente. Divida em etapas mais simples:

  • Colher as informações e os dados que você precisa apresentar ao cliente;
  • Criar planilhas, gráficos, textos e imagens;
  • Diagramar o conteúdo;
  • Preparar suas falas para o dia da reunião.

 

6. Uma coisa de cada vez

Se você é daqueles que se orgulham em dizer que é multitarefa, sinto dizer que isso não necessariamente seja uma coisa boa. Segundo um estudo publicado pela American Psychological Association, realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo pode reduzir em até 40% a produtividade. Isso porque ficar se alternando entre muitas atividades compromete o foco, aumenta o estresse no trabalho e a fadiga mental.

A dica aqui é: faça uma coisa de cada vez. Concentre-se no que está fazendo para realizar da melhor forma possível. E só quando concluir – seguido de uma pausa de descanso -, parta para a próxima.

>> Leitura recomendada: Deep work: 4 dicas de como melhorar a concentração no trabalho

7. Use uma ferramenta de gerenciamento de tarefas

Usar uma plataforma especializada em gerenciamento de tarefas com time tracking integrado pode ajudar – e até automatizar – algumas dicas acima. Com o Runrun.it, por exemplo, você avança no planejamento do dia, no acompanhamento de tarefas, na comunicação entre as pessoas, na gestão de equipes e no controle das horas trabalhadas em tempo real.

Além dessas vantagens, você cria um ambiente unificado para armazenamento de arquivos e definição de cronogramas, com prazos e metas claras. Gostou da ideia? Faça um teste grátis: http://runrun.it

 

gerenciamento de tarefas

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