Você já parou para pensar em como seria a vida sem o Excel? Ou mesmo em como as pessoas faziam suas planilhas de gestão antes de o programa existir? Pois é, é quase impossível visualizar algo assim. Porque a tecnologia não só nos presenteou com softwares como o da Microsoft, mas também com complexas ferramentas para automatizar os relatórios gerenciais – deixando mais tempo para você pensar estrategicamente.
Na verdade, relatórios gerenciais são mais do que simples planilhas. São documentos baseados em fatos que contêm informações relevantes para a tomada de decisão de uma empresa.
De acordo com este texto do Sebrae, um bom relatório gerencial, deve levar quatro pontos em consideração:
Destinatários: deve estar claro para quem se elabora o relatório, e quem terá acesso a ele;
Objetivo: quem elabora um relatório deve saber muito bem o que se espera dele – o que se deseja conseguir com a sua utilização;
Conteúdo: é preciso identificar e apresentar da melhor forma possível as informações, de modo que possam ser mais bem utilizadas para as pessoas envolvidas;
Forma: deve ser a mais prática e comunicativa possível.
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Por que automatizar tudo isso?
Para além da praticidade e da economia de tempo (de modo que você possa dedicar-se a tarefas mais estratégicas), há vários motivos para deixar que a tecnologia se ocupe dos seus relatórios. São eles:
1. Integridade
Um relatório da Experian chamado “A vantagem dos dados: como a precisão cria oportunidades” revelou que as duas principais causas de problemas de qualidade de dados são o erro humano e pontos múltiplos de entrada de dados.
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Esses equívocos podem ser evitados com a automatização de relatórios gerenciais. Com um sistema único de produção dos relatórios, os dados inseridos em um mesmo local virão sempre a partir de uma fonte original, e poderão até ser rastreados.
2. Unidade
A adoção de um sistema automatizado para reunir todos os dados oferece uma “versão única da verdade”. Isso poupa tempo de colaboradores, evita conflitos e elimina a entrada de dados duplicados, aprimorando a percepção dos riscos que a empresa enfrenta.
Afinal, o gestor pode, a qualquer momento, visualizar e atualizar toda a inteligência de riscos e seguro da organização. Isso também agiliza a tomada decisões baseadas em dados sobre o modo de gestão, a fim de minimizar os riscos enfrentados.
3. Simplicidade
Com relatórios gerenciais automatizados, é possível padronizar diferentes moedas e idiomas. E não só: com um simples clique, os relatórios são gerados, podendo até ser configurados para serem distribuídos automaticamente.
Os dados podem, ainda, ser filtrados por vários critérios (por cliente, custo ou tempo investido, por exemplo). Mais tempo pode ser dedicado à avaliação das informações, à detecção de tendências e às correlações para, enfim, tomar as decisões de repartir os recursos.
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4. Eficiência
Quem precisar (e estiver autorizado(a)) pode inserir dados no sistema online a qualquer momento. Assim, não é necessária uma coleta de dados em toda a organização, e todas as alterações podem ser feitas de uma vez, sendo comunicadas pelo sistema.
5. Economia de esforços
Um relatório gerencial automatizado é sinônimo de economia de tempo e de esforços. Porque as soluções de gestão que produzem esses relatórios, como o próprio Runrun.it, já utilizam e processam dados que vão sendo inseridas ao longo dos projetos. Desta forma, você terá o relatório que permite visualizar qual o percentual de horas gastas por “Tipo de tarefa” em cada um dos seus clientes, sem ter que ficar quebrando a cabeça para reunir provas do tempo investido.
6. Satisfação do time
Em um mercado de trabalho que está a cada dia mais competitivo, relatórios gerenciais automatizados ganham importância ainda maior. Isto porque contribuem para que você avalie o estado de espírito de seus colaboradores, se estão satisfeitos ou se precisam de mais reconhecimento.
Afinal, não é novidade alguma o fato de que os funcionários são, na verdade, o coração da empresa. São eles que produzem, vendem, cobram e mantêm a organização a pleno vapor. Só que, para manter seu time motivado, um salário justo não basta: é preciso reconhecer de outras formas o trabalho de cada um, do qual você só terá consciência com os relatórios.
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7. Controle dos gastos
Quando você confronta valores orçados e reais, dificilmente não encontrará impasses. A emenda costuma sair pior que o soneto, e o projeto fatalmente é mais caro. Com um relatório gerencial automatizado, esse risco pode ser mitigado, pois você terá maior controle sobre o que foi planejado e o que está sendo executado. Além disso, é fundamental que você acompanhe os dados em curtos períodos de tempo para que um problema que tenha surgido não se transforme em uma bola de neve.
Um exemplo para ilustrar: imagine que, dentro do seu planejamento, sua empresa faria 100 vendas no mês, mas ao final só realizou 70. Isso implica num valor 30% abaixo do esperado. Agora, imagine que, neste mesmo cenário, além do menor número de vendas, a empresa ainda precise adquirir quatro novos computadores. Não fica difícil entender que o gestor precisa tomar uma atitude a fim de garantir a saúde financeira da organização.
8. Relatórios gerenciais no Runrun.it
Está convencido(a)? Então hora de escolher a solução que vai gerar seus relatórios gerenciais. Como o Runrun.it, que dá conta de todos os pontos mencionados acima.
Adotando o sistema em sua empresa, você terá dados estratégicos a seu dispor por meio de uma variedade de relatórios, tais como “Custos”, “Horas por projeto”, “Horas disponíveis” e “Esforço por tipo de tarefa”. Quer saber mais? Experimente grátis: http://runrun.it.
