Controle de tempo: profissionais não preenchem planilhas de horas e isso custa bilhões

Controle de tempo: profissionais não preenchem planilhas de horas e isso custa bilhões

Você provavelmente gasta uma parte enorme do seu tempo no trabalho lendo e respondendo e-mails. Mas será que você tem ideia do quanto isso custa de fato em horas trabalhadas perdidas? Segundo uma pesquisa publicada na Harvard Business Review conduzida pela Affinity Live com 500 profissionais, o controle de tempo nas empresas é desastrosa: cada entrevistado ocasionou uma perda de cerca de US$ 50 mil por ano em receitas por não dar conta de sua pilha de e-mails.

Embora mais da metade trabalhe com planilhas de horas para cobrar os clientes de forma justa, quase 40% dos entrevistados relataram nunca ter registrado quanto tempo gastam respondendo e-mails. Só um terço dos entrevistados disse registrar “sempre” ou “muitas vezes”. Ao todo, a pesquisa estima que a economia dos Estados UNidos está perdendo absurdos 50 milhões de horas de produtividade, o que significa US$ 7,4 bilhões por dia. Isso porque, creditando as horas gastas com e-mails nos timesheets, o valor cobrado dos clientes seria muito maior.

O seu problema de todo santo dia

Segundo Geoff McQueen, CEO da AffinityLive, depois de conversar com CEOs de outras empresas do setor terciário da economia (como arquitetos, médicos, engenheiros, advogados…), “seus problemas eram os mesmos. Eles sentiam que trabalhavam cada vez mais e, no entanto, só conseguiam saber se o projeto havia valido financeiramente a pena algumas semanas depois do fim do mês”. Se eram grandes sucessos ou grandes catástrofes, tudo estava turvo.

McQueen estima que as pessoas muitas vezes lidam com dezenas de e-mails por dia, levando de 20 a 30 segundos em cada, e até cinco minutos para escrever respostas mais longas. O fato é que é quase impraticável ter um controle de tempo registrando cada vez que você conferir seus e-mails, ainda mais porque você deve acessar sua caixa de entrada algumas vezes ao longo do dia.

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Por que as pessoas deveriam parar de preencher planilhas de horas

O resultado é que muitas pessoas acabam passando as tardes de sexta-feira tentando lembrar o que fizeram ao longo da semana, para preencher suas planilhas de horas. E os dados coletados pela AffinityLive provaram o que você deve imaginar: quem preenche a planilha uma vez por dia diz ter mais controle de tempo e precisão em seus registros do que quem espera toda a semana para registrar – ou, melhor, adivinhar – suas tarefas e o tempo gasto.

Afinal, seria uma solução tornar mais rígida a cobrança pelo preenchimento? De acordo com DeVoe, professor de comportamento organizacional e gestão de RH da Rotman School of Management, cobrar de maneira repetitiva pode ser psicologicamente problemático. “Experimentos que conduzi comprovam que, quando anotamos nosso tempo com muita frequência, nos tornamos muito mais impacientes, estressados e, até mais grave, passamos a ser mesquinhos com nosso tempo livre”.

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A tragédia tem solução

A tecnologia pode ajudar, diz DeVoe, justamente porque pode medir suas atividades com precisão e de forma discreta, sem muitas das armadilhas psicológicas. O professor dá seu veredito: as empresas devem “considerar o valor monetário quando tomam decisões sobre o modo que a equipe gasta seu tempo na organização, mas jamais ficar lembrando-a repetidamente de quanto custa o seu tempo”.

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