Aprenda a construir e gerenciar um cronograma online

Aprenda a construir e gerenciar um cronograma online

A adoção de um cronograma online é uma estratégia de gestão que torna as entregas mais ágeis independentemente da complexidade da tarefa ou volume de áreas, parceiros e clientes envolvidos. 

Isso porque o cronograma online coloca na mesma página todas as informações de capacidade da equipe, prazos, volume de tarefas, responsáveis e muito mais para que o gestor de projetos tome as melhores decisões em alguns cliques.

Esse modo de visualização de projetos faz sentido para o seu negócio? Então, te convidamos a testar o Runrun.it, o gerenciador mais completo do mercado para acompanhar tarefas, projetos, produtividade e a rentabilidade das suas ações. Teste grátis: https://runrun.it/

 

Como fazer um cronograma online de projetos?

Em uma era de imediatismos, o cronograma de projetos online se apresenta como uma ferramenta que une a organização estratégica que qualquer gestor de projetos sonha, com a automatização em tempo real das atualizações.

Para colocar o seu cronograma online em pé, confira a seguir o passo a passo.

1.  Planeje o gerenciamento do cronograma online

Essa etapa serve para formalizar como o cronograma online será gerenciado. Para isso, são registradas as diretrizes de gerenciamento, que incluem metodologias, regras de acompanhamento, controle de qualidade, dentre outros.

2.  Defina as atividades

Identifique quais tarefas compõem o projeto. Recomenda-se envolver a equipe nessa etapa, uma vez que os profissionais podem ajudar a entender melhor o que precisa ser feito.

No caso de projetos complexos, também é ideal estruturar os atributos das atividades, como: descrição, tarefa predecessora e sucessora, responsáveis, indicadores e outras informações relevantes para o gerenciamento do cronograma online.

Você encontra todos esses elementos em softwares de gestão como o Runrun.it, que também disponibiliza modelos de tarefas e projetos, melhorando a estratégica e documentando o passo a passo do processo de entrega. 

>> Leitura recomendada: Os benefícios do trabalho em equipe para sua empresa

3.  Sequencie as atividades

Para facilitar a organização cronológica das tarefas, você pode se fazer as seguintes perguntas:

  • Essa atividade afeta outras? Quais? De que forma?
  • Essa atividade é afetada por outras? Quais? De que forma?
  • Essa atividade pode ser realizada paralelamente a outras? Quais?
 

Não deixe de documentar os recursos que podem ser utilizados em mais de uma atividade, pois isso influencia na ordem de execução das tarefas.

De qualquer forma, é na realização desta etapa que os problemas surgem, afinal imprevistos e modificações ocorrem a todo momento.

Neste sentido, o Runrun.it oferece uma visão estratégica com o gráfico de gantt e indicador de capacidade, uma vez que você altera a ordem ou tempo de execução das tarefas observando o impacto que as modificações têm para o projeto e demais clientes.

4.  Estime a duração de cada atividade

Nesta etapa, você deve estimar o tempo necessário para a conclusão de cada atividade. Há técnicas que podem te ajudar a avaliar prazos com maior precisão, mas a mais prática é o timesheet do Runrun.it que mensura o tempo que cada tipo de tarefa leva para ser executada. As demais técnicas são:

Estimativa análoga: toma como base os dados de projetos semelhantes realizados anteriormente. Trata-se de uma técnica mais rápida, porém mais imprecisa do que as demais.

Estimativa paramétrica: essa técnica leva em conta informações estatísticas também baseadas em projetos anteriores, mas em conjunto com outras variáveis (como m² de uma construção ou linhas de código em desenvolvimento de software) para fazer uma estimativa mais precisa. Por exemplo, se for verificado que um pintor demora 1h para pintar uma parede de 20m, a pintura de uma parede de 40m levará 2h para ficar pronta.

Estimativa de três pontos: considera-se três cenários: otimista, realista e pessimista. Deve-se somar os cenários e dividir por 3, obtendo assim a estimativa de 3 pontos. Pode ser utilizada como uma forma de refinamento de outros tipos de estimativas.

Estimativa bottom-up: a estimativa é feita a partir da divisão de cada atividade em tarefas menores. A soma da duração das tarefas equivale à extensão total da atividade.

5.  Desenvolva o cronograma online

Depois de listar as atividades e estimar a duração, é hora de revisar tudo e construir o seu cronograma online. Nesse momento, você pode adotar um método de elaboração de cronograma como o Runrun.it

Confira aqui a história de sucesso do Runrun.it na gestão de projetos da GRS Engenharia e descubra como a sua empresa também pode alcançar resultados surpreendentes:

6.  Controle o cronograma online

O cronograma online precisa ser gerenciado para que tudo seja entregue dentro do prazo e que as alterações necessárias sejam efetuadas sem abalar o todo do projeto. 

Para isso, é importante gerar indicadores de desempenho para revisar o desenvolvimento atual do projeto, bem como comparar o resultado com os anteriores. Por isso, não deixe de escolher um cronograma online que gere indicadores automáticos e de fácil visualização como o Runrun.it.

Ao fim do projeto, devem ser registrados os erros, para que eles não sejam cometidos novamente em projetos futuros. 

Se o seu negócio é adepto das metodologias ágeis ou está a caminho de se apropriar desse método de gestão, uma das formas de documentar e compartilhar os aprendizados é por meio das revisões propostas na metodologia Scrum, em que cada Sprint (um ciclo de entrega do produto ou serviço) recebe uma retrospectiva sobre o que deu errado e certo. 

Neste artigo, contamos o passo a passo de como fazer a retrospectiva da sua Sprint.

Tipos de cronograma online

Agora que você já sabe como construir e gerenciar o seu cronograma online de ponta a ponta, basta escolher em qual formato de visualização ele estará baseado. Existem vários modelos, e aqui vamos abordar os mais comuns e simples de adotar no seu negócio. Confira!

Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é um cronograma que permite trabalhar com paralelismo de atividades (também chamado de fast tracking). 

O paralelismo é uma forma de otimizar o tempo, pois a equipe não precisa esperar que as tarefas predecessoras sejam finalizadas para começar a executar as sucessoras, já que é possível executar tarefas simultâneas que não dependem uma da outra. As barras horizontais do Gráfico de Gantt permitem essa visualização.

A título de exemplo, confira como você pode visualizar as suas tarefas no gráfico de gantt do Runrun.it.

Milestone

O Milestone (ou cronograma de marcos) é um cronograma que demonstra os marcos do projeto. Ou seja: momentos importantes e significativos no andamento do projeto, como a entrega parcial de um serviço ou coleta de informações, a partir dessa conclusão a equipe passa a próxima fase de desenvolvimento da entrega. 

>> Leitura recomendada: Conheça o roadmap: a ferramenta que auxilia no desenvolvimento de projetos

Diagrama

O diferencial do diagrama de rede é a capacidade de demonstrar as relações entre as atividades, deixando claro como elas têm afinidades e podem afetar uma à outra. Visualmente, esse modelo de cronograma conecta as atividades por setas. 

O diagrama de rede também trabalha com o conceito de paralelismo, facilitando a visualização de tarefas que podem ser adiantadas.

Dicas para gerenciar um cronograma online

Como podemos perceber, em certa medida, a gestão eficiente de cronogramas online leva em consideração o mindset da empresa em fomentar a automação de processos

Esse fator é aliado à busca por agilidade nas entregas que deixam de estar aglomeradas em grandes blocos de tarefas, mas  são diluídas em atividades menores que possibilitam identificar o nível de produtividade e de valor entregue ao cliente.

Além dessas mudanças substanciais que dizem respeito à organização, existem dicas práticas que você pode conferir agora.

Não deixe de atualizar o progresso

Um cronograma desatualizado não entregará o valor que você busca. Portanto, mantenha-o sempre atualizado conforme o avanço do projeto. Assim, é possível observar a tendência de progresso e, a partir disso, criar ações de controle para contornar possíveis empecilhos.

Quando você adota uma ferramenta que automatiza as atualizações, como o Runrun.it, essa deixa de ser uma preocupação e o gestor de projetos consegue focar na qualidade das entregas.

Leve em consideração o calendário

Não esqueça de elaborar um cronograma online com os dias que realmente serão trabalhados. Ou seja: feriados, finais de semana, folgas e férias podem alterar o prazo das entregas. 

Com o Runrun.it você consegue registrar essas lacunas de períodos e automaticamente a ferramenta gera um cronograma embasado na realidade de disponibilidade da equipe.

Garanta um sequenciamento adequado

Invista tempo na etapa de planejamento de projeto para detectar a melhor ordem cronológica das tarefas e com isso aproveitar recursos e não fragilizar o ritmo do desenvolvimento com gargalos de tempo com pessoas indisponíveis ou tarefas incompletas. 

Cuide o esforço previsto das tarefas

Atividades maiores do que 40 horas para serem concluídas são mais difíceis de gerenciar, pois geralmente envolvem muitas pessoas, por isso você perde a noção de onde estão os gargalos.

Além disso, com a demora de uma conclusão, a equipe perde a chance de coletar feedbacks dos clientes, entre outros problemas de timing e aderência às necessidades.

Por isso, prefira distribuir as responsabilidades em atividades menores ou subtarefas que ajudam no gerenciamento e satisfação do cliente.

Para isso, você pode utilizar desde o recurso de subtarefas do Runrun.it até o Scrum Points, na qual consegue avaliar a complexidade da demanda.

>> Leitura recomendada: O que é PMI? Conheça o legado desse instituto e uma forma inteligente de gerenciar projetos

Benefícios do cronograma online do Runrun.it

Sintetizando os benefícios do Runrun.it para empresas que querem adotar cronogramas online, podemos atribuir a distribuição das tarefas de forma linear e com encadeamento possibilitado pelo gráfico de gantt. 

O gantt facilita tanto a construção do cronograma online quanto o seu próprio gerenciamento, isso porque você tem na mesma página:

  • Indicador de capacidade dos colaboradores;
  • Período de entrega da tarefa;
  • Prazo;
  • Projetos e tarefas concomitantes;
  • Informações de projetos e clientes em execução e backlog.
 

Apesar desse modo de visualização ser de essencial importância, ele não é o único recurso estratégico oferecido. Durante a fase de gestão de projeto você conta com um dashboard customizável que te indica de modo automático e em tempo real o desenvolvimento da demanda.

Esses indicadores não são restritivos, pelo contrário, abrangem dados de: rentabilidade, produtividade, gestão de tempo, volume de trabalho, entre outras métricas.

Outro recurso que poderíamos citar é o do usuário convidado, que ajuda a coletar os feedbacks dos clientes e manter a comunicação centralizada em um único local. A funcionalidade é geralmente utilizada quando o material solicitado está pronto para ser avaliado. Logo, o usuário externo é convidado a aprovar e deixar comentários em caso de não aprovação. Veja como funciona na prática.

Além desse cenário, o próprio projeto conta com um chat específico em que a equipe pode se comunicar entre si e com os demais envolvidos externos. Toda essa centralização do Runrun.it possibilita que você documente e entenda os aprendizados de cada entrega.

Viu como nossa ferramenta pode facilitar o uso do cronograma online na sua empresa? Então, teste grátis com todo o apoio da nossa equipe e torne a sua gestão de projetos mais estratégica: https://runrun.it/

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