A transformação gerada pela metodologia ágil impactou positivamente a gestão de projetos dentro das empresas. Desde que o Agile caminhou para outras áreas além da indústria de softwares, mais companhias se beneficiaram com as mudanças contínuas durante o desenvolvimento das atividades, colaboração com o cliente e entregas de valor. E com a aplicação dos frameworks ágeis, surgiram novas práticas de mensuração, como os story points.
Conhecido em tradução livre como histórias do usuário, esse método é uma alternativa às estimativas temporais para a entrega de projetos. Os story points fazem parte do Scrum, um dos frameworks mais populares dentro da cultura ágil, e ao invés de categorizar as ações conforme seus prazos, a técnica atribui pontos a complexidades, riscos e esforços envolvidos no projeto.
Dessa maneira, os eventos do projeto são classificados de maneira mais significativa para o seu propósito, deixando de lado medidas relativas como o tempo, já que a duração pode ser variável conforme os participantes da sprint. Isso sem falar que os story points auxiliam a definir quais são as etapas prioritárias do projeto, permitindo uma sequência de execução mais lógica.
Para você e a sua empresa ficarem mais inteirados sobre os princípios do scrum e da cultura ágil, confira o que vamos explicar nesse artigo:
- O que é o scrum?
- A definição de story points
- Como são definidos os story points
- Aplicando os story points na cultura ágil
- Os ganhos ao utilizar os story points
- Um software ágil para gerenciar projetos
O que é o scrum?
Para entender o conceito dos story points e saber como aplicá-los adequadamente ao seu projeto, precisamos lembrar que esse recurso está vinculado ao scrum. Mas o que é o scrum?
De maneira resumida, o scrum é um framework ágil utilizado para o gerenciamento de projetos, documentado pelos programadores Jeff Sutherland e Ken Schwaber após a aplicação em uma empresa de desenvolvimento de softwares no final dos anos 80.
A fórmula de trabalho foi baseada nos princípios da gestão de projetos aplicados nas indústrias automobilísticas japonesas, que utilizavam equipes reduzidas com profissionais multidisciplinares e apresentavam resultados mais eficientes. Já o termo derivou de um movimento do rugby, no qual os atletas se agrupam para repetir uma jogada.
Com os estudos, as semelhanças entre o esporte e as atividades corporativas foram notadas, já que o revezamento e a repetição fazem parte do trabalho em equipe nas empresas. Por isso, o scrum foi adotado nas indústrias com o foco no desenvolvimento e gerenciamento das entregas de produtos.
Assim como a metodologia ágil, o scrum começou a ser replicado em diversos segmentos, trazendo benefícios na agilidade, flexibilidade das ações e na redução dos custos que envolvem o projeto. Por consequência da implementação da gestão ágil nas empresas, outras características dos processos começaram a ganhar presença nas companhias, como as sprints e os story points.
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A definição de story points
Diante de uma transformação digital incentivada pelo Agile, visões mais tradicionais de gestão foram sendo substituídas por métodos mais práticos e funcionais, na qual a experiência do usuário é considerada no processo produtivo e há mais espaço para a colaboração entre equipes e também com os clientes.
Seguindo esse processo de mudança, a estratégia de adotar story points foi definida e nomeada inicialmente por James Grenning, em 2002, e se popularizou no campo dos projetos com o livro Agile Estimating and Planning, de Mike Cohn, um dos colaboradores do desenvolvimento de software Scrum.
Ao invés de considerar o tempo como fator relevante, os story points atribuem pesos diferentes para a complexidade das atividades, o esforço dos envolvidos e uma representação mais realista do cotidiano de trabalho, levando em consideração os demais aspectos que influenciam na conclusão de um projeto.
Story points x horas aplicadas
A definição de prazos é praticamente algo inerente ao planejamento das atividades dentro das empresas, sendo quase que natural estimar um tempo para a execução de um projeto como um todo. No entanto, esse modelo de mensuração não considera os diferentes níveis de habilidade e conhecimento existentes dentro de uma equipe, por exemplo. Ou mesmo, deixa de lado os possíveis imprevistos e alterações que podem ser solicitadas.
Para tornar essa explicação mais visível, pense em duas equipes em uma mesma empresa. A primeira é formada por profissionais com anos de casa e a segunda mescla trabalhadores experientes com colaboradores que ainda estão no período de experiência. Ao definir o tempo como fator de medição, um dos grupos conseguirá entregar a atividade proposta no prazo acordado, enquanto a segunda, levará mais tempo para efetuar o mesmo trabalho.
Com o uso das horas, o desempenho entre os profissionais pode ser usado como fator comparativo, gerando uma pressão desleal que pode afetar a efetividade dos projetos, além de desmotivar o grupo ou ocasionar a sobrecarga de trabalho.
Por sua vez, os story points categorizam os projetos por meio de pontos, que consideram as dificuldades, a gestão do tempo, os recursos alocados e a existência de modelos de projetos similares que podem ser replicados. Para cada um dos critérios escolhidos, são atribuídos pontos que irão classificar o projeto e oferecer uma estimativa mais precisa e realista.
Com os story points, os profissionais participantes do scrum têm um padrão que se adequa a todos, gerando mais equilíbrio no gráfico de capacidade dos colaboradores, o que fortalece o engajamento e o espírito de equipe, tornando o ambiente de trabalho mais amigável.
Como são definidos os story points
Uma dúvida bastante comum para a equipe participante do scrum é de como atribuir os pesos aos story points. Existem diferentes métodos para tal prática e vamos mostrá-las a seguir.
Escala de Fibonacci
Esse sistema criado pelo matemático Leonardo Fibonacci no final do século XII é uma espécie de código bastante utilizado na arquitetura, design e até mesmo notada em fenômenos naturais. Trata-se de uma progressão aritmética na qual os números seguintes são sempre resultado da soma de seus anteriores.
A sequência é infinita e sempre começa em 0 ou 1, tendo a seguinte continuidade: 0,1,2,3,5,8,13,21,34…
Nos story points, esses números são utilizados para classificar as tarefas que estão no backlog, ou seja, na lista de produção do projeto. Cada atribuição por esforço, complexidade e demais fatores que impactam na qualidade produtiva é representada por um número, que somados, irão estimar o peso que aquele projeto irá representar. Na aplicação do scrum, há uma pequena adaptação nos números utilizados, correspondendo à seguinte sucessão: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 e 100.
No Runrun.it você vai encontrar uma infraestrutura para associar esses pontos às tarefas, depois que eles forem estimados. Você não vai precisar calcular, porque no Runrun.it já deixamos os pontos pré-estabelecidos, é só você incorporá-los às tarefas. Inclusive, o Runrun.it vai ajudar você a classificar melhor os seus pontos!
Aplicando os story points na cultura ágil
Explicado o conceito e os formatos de pontuação, é hora de colocar os story points em ação. Nesse formato de gestão de projetos, são os profissionais envolvidos no scrum que participam de toda a jornada, desde a estimativa dos pontos a entrega dos produtos e funcionalidades. São eles:
- O Product Owner (PO), responsável por gerenciar o Backlog do Produto.
- Os Desenvolvedores (ou profissionais de outras áreas), autorizados a organizar e gerenciar seu próprio trabalho. A quantidade de pessoas é pequena o suficiente para a equipe se manter ágil, e grande o suficiente para completar um trabalho significativo dentro da Sprint.
- O Scrum Master, que apoia o PO, o time, organizando os rituais e melhorando os processos.
A aplicação dos story points pode ser feita em um gerenciador de projetos, como o Runrun.it, que de maneira prática e automatizada, permite a visualização das tarefas no kanban. Tomando a ferramenta como exemplo para mostrar esse passo a passo, os profissionais participantes do scrum podem designar qualquer peso para a atividade, do número 1 ao 99.
A partir dessa ativação, os pontos são mostrados nas tarefas, como uma marcação para você não perder os story points de vista. Conforme as tarefas vão avançando no fluxo de trabalho, elas vão acumulando pontos relativos ao grau de produtividade estipulado, sendo que o mesmo é válido para os projetos.
A velocidade da equipe vai estar relacionada ao número de pontos que ela consegue entregar em um sprint. Ou seja, os pontos são uma referência de produtividade, juntamente com o prazo.
Logo, o peso final é relativo à somatória dos pontos atribuídos nos eventos principais de execução. Essa estimativa possibilitada pelos story points pode ser revista ou mantida na retrospectiva da sprint, que é o fechamento do ciclo do trabalho. Portanto, para o próximo projeto na fila de execução já irá existir um parâmetro concreto que mostrará qual é a expectativa projetada para as atividades futuras.
Os story points também facilitam a visualização das entregas realizadas enquanto o projeto está em execução. Esse acompanhamento é feito por meio do gráfico de Burnup de pontos, que exibe a soma de pontos contidas no projeto, assim como sua completude.
Assim, mesmo não se baseando no tempo investido, os story points otimizam o monitoramento dos prazos e a análise dos riscos de atraso. Caso a equipe não consiga zerar os pontos naquele sprint, o que ficou em aberto passa para o próximo ciclo de atividades.
Os ganhos ao utilizar os story points
A chegada dos story points deram uma nova perspectiva para o desenvolvimento dos projetos, trazendo uma maior imersão dos colaboradores em torno das demandas propostas, avaliando as especificidades e proporcionando um aprendizado contínuo, já que a cada ciclo, novos conhecimentos acerca do mesma área são compreendidos e colocados em prática.
Os benefícios também envolvem a gestão de tarefas e organização delas através da priorização dos pontos mais altos estabelecidos pelo story points. Com o método, a ideia de uma jornada flexível se tornou plausível, com as decisões sobre eventuais mudanças acontecendo no decorrer dos processos, sem interromper o workflow.
Os story points se configuram como uma estimativa inteligente principalmente porque conseguem prever possíveis riscos e imprevistos antes de o projeto iniciar. Ao acompanhar o progresso das atividades, mensurando as entregas já feitas e os ajustes que podem ser executados, a equipe de scrum assume o controle das operações e consegue reavaliar os pesos atribuídos para as atividades.
A aplicação dos story points promovem uma gestão colaborativa e harmoniosa ao equilibrar as taxas de produtividade dos envolvidos. Com uma mensuração mais realista, o nível de competitividade dentro do grupo é reduzido, pois todos estão compenetrados em alcançar um objetivo coletivo, que está alinhado com as expectativas do cliente e usuários, rendendo dados relevantes para a construção de novas estórias que certamente serão aproveitadas novamente.
Um software ágil para gerenciar seus projetos
A metodologia ágil cresce cada vez mais dentro das organizações e para realizar a mudança para essa mentalidade, você precisa de uma ferramenta automatizada, que disponibiliza todos os recursos para a gestão de projetos.
O Runrun.it é uma plataforma completa, que facilita o acompanhamento das atividades de ponta a ponta, centraliza as informações em um canal de comunicação, integra equipes, auxilia na gestão de custos e no planejamento estratégico. Suas funcionalidades são pensadas na aplicação de frameworks ágeis, tornando o desempenhar das atividades mais fluido e a tomada de decisões mais assertivas.
Isso sem falar que o Runrun.it é ideal para a gestão de pessoas no trabalho remoto, trazendo a visibilidade que o gestor precisa e entregando relatórios qualificados para que as tarefas sejam delegadas de acordo com a capacidade da equipe.
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