Na metodologia ágil, os Story Points são uma alternativa prática para estimar projetos. Em vez de medir tarefas pelo tempo necessário, os story points avaliam a complexidade, os riscos e o esforço necessário para o desenvolvimento de cada atividade.
Parte integrante do Scrum, um dos frameworks ágeis mais usados, os story points ajudam a priorizar tarefas e organizar sprints de forma lógica e produtiva. Com isso, equipes conseguem lidar melhor com variáveis como habilidades e ritmo de trabalho, garantindo maior previsibilidade nos projetos.
Para você e a sua empresa ficarem mais inteirados sobre os princípios do scrum e da cultura ágil, confira o que vamos explicar nesse artigo:
- O que são story points?
- Como são definidos os story points
- Vantagens de utilizar os story points
- Aplicando os story points em projetos ágeis
- Um software ágil para gerenciar seus projetos
O que são story points?
Diante de uma transformação digital incentivada pelo Agile, visões mais tradicionais de gestão foram sendo substituídas por métodos mais práticos e funcionais, onde a experiência do usuário e a interação entre equipes e clientes assumem um papel central no processo produtivo.
Seguindo esse processo de mudança, a estratégia de adotar story points foi definida e nomeada inicialmente por James Grenning, em 2002, e se popularizou no campo dos projetos com o livro Agile Estimating and Planning, de Mike Cohn, um dos colaboradores do desenvolvimento de software Scrum.
Diferentemente das estimativas baseadas no tempo, os story points atribuem pesos diferentes para a complexidade das atividades, o esforço dos envolvidos e uma representação mais realista do cotidiano de trabalho, considerando os demais aspectos que influenciam na conclusão de um projeto.
A Metodologia Scrum
Para entender o conceito dos story points e saber como aplicá-los adequadamente ao seu projeto, precisamos lembrar que esse recurso está vinculado ao Scrum. Mas o que é o Scrum?
De maneira resumida, o Scrum é um framework ágil utilizado para o gerenciamento de projetos, documentado pelos programadores Jeff Sutherland e Ken Schwaber após a aplicação em uma empresa de desenvolvimento de softwares no final dos anos 80.
A fórmula de trabalho foi baseada nos princípios da gestão de projetos aplicados nas indústrias automobilísticas japonesas, que utilizavam equipes reduzidas com profissionais multidisciplinares e apresentavam resultados mais eficientes. Já o termo derivou de um movimento do rugby, no qual os atletas se agrupam para repetir uma jogada.
Com os estudos, as semelhanças entre o esporte e as atividades corporativas foram notadas, já que o revezamento e a repetição fazem parte do trabalho em equipe nas empresas. Por isso, o Scrum foi adotado nas indústrias com o foco no desenvolvimento e gerenciamento das entregas de produtos.
Assim como a metodologia ágil, o Scrum começou a ser replicado em diversos segmentos, trazendo benefícios na agilidade, flexibilidade das ações e na redução dos custos que envolvem o projeto. Por consequência da implementação da gestão ágil nas empresas, outras características dos processos começaram a ganhar presença nas companhias, como as sprints e os story points.
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Story points x horas aplicadas
A definição de prazos é praticamente algo inerente ao planejamento das atividades dentro das empresas, sendo quase que natural estimar um tempo para a execução de um projeto como um todo.
No entanto, esse modelo de mensuração não considera os diferentes níveis de habilidade e conhecimento existentes em uma equipe, por exemplo, até mesmo, deixando de lado os possíveis imprevistos e alterações que podem ser solicitadas.
Para tornar essa explicação mais visível, pense em duas equipes em uma mesma empresa. A primeira é formada por profissionais com anos de casa e a segunda mescla trabalhadores experientes com colaboradores que ainda estão no período de experiência.
Ao definir o tempo como fator de medição, um dos grupos conseguirá entregar a atividade proposta no prazo acordado, enquanto o segundo, levará mais tempo para efetuar o mesmo trabalho.
Com o uso das horas, o desempenho entre os profissionais pode ser usado como fator comparativo, gerando uma pressão que pode afetar a efetividade dos projetos, além de desmotivar o grupo ou ocasionar a sobrecarga de trabalho.
Por sua vez, os story points categorizam os projetos por meio de pontos, que consideram as dificuldades, a gestão do tempo, os recursos alocados e a existência de modelos de projetos similares que podem ser replicados. Para cada um dos critérios escolhidos, são atribuídos pontos que irão classificar o projeto e oferecer uma estimativa mais precisa e realista.
Com os story points, os profissionais participantes do Scrum têm um padrão que se adequa a todos, gerando mais equilíbrio no gráfico de capacidade dos colaboradores, fortalecendo o engajamento e o espírito de equipe e tornando o ambiente de trabalho mais amigável.
Como são definidos os story points
Uma dúvida bastante comum para a equipe participante do Scrum é de como atribuir os pesos aos story points. O objetivo aqui é garantir que cada tarefa receba uma pontuação proporcional à sua complexidade, esforço e possíveis riscos.
Essa prática permite que o time tenha uma visão mais clara do trabalho a ser feito e facilite o planejamento das sprints.
Para atribuir os pontos, é essencial considerar critérios que vão além do tempo estimado, como:
- Complexidade: Tarefas simples recebem valores menores, enquanto desafios técnicos ou requisitos desconhecidos elevam os pontos atribuídos.
- Esforço físico e mental: O trabalho envolvido é mensurado, considerando desde a carga técnica até a atenção e dedicação que a tarefa exige.
- Riscos e incertezas: Itens com muitas incógnitas ou alta probabilidade de imprevistos podem receber uma pontuação maior.
Neste formato de gestão de projetos, são os profissionais envolvidos no Scrum que participam de toda a jornada, desde a estimativa dos pontos a entrega dos produtos e funcionalidades. São eles:
- O Product Owner (PO), responsável por gerenciar o Backlog do Produto.
- Os Desenvolvedores (ou profissionais de outras áreas), autorizados a organizar e gerenciar seu próprio trabalho. A quantidade de pessoas é pequena o suficiente para a equipe se manter ágil, e grande o suficiente para completar um trabalho significativo na Sprint.
- O Scrum Master, que apoia o PO, o time, organizando os rituais e melhorando os processos.
Escala de Fibonacci
Esse sistema criado pelo matemático Leonardo Fibonacci no final do século XII é uma espécie de código bastante utilizado na arquitetura, design e até mesmo notada em fenômenos naturais. Trata-se de uma progressão aritmética na qual os números seguintes são sempre o resultado da soma de seus anteriores.
A sequência é infinita e sempre começa em 0 ou 1, tendo a seguinte continuidade: 0,1,2,3,5,8,13,21,34…
Nos story points, esses números são utilizados para classificar as tarefas que estão no backlog, ou seja, na lista de produção do projeto. Cada atribuição por esforço, complexidade e demais fatores que impactam na qualidade produtiva é representada por um número, que somados, irão estimar o peso que aquele projeto irá representar.
Na aplicação do Scrum, há uma pequena adaptação nos números utilizados para facilitar o cálculo estimado das tarefas, correspondendo à seguinte sucessão: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 e 100.
À medida que os números aumentam, a diferença entre eles cresce exponencialmente. Isso reflete a natureza crescente da complexidade das tarefas em projetos, onde é difícil comparar atividades muito grandes de maneira linear.
Por exemplo:
- Tarefas simples podem ser atribuídas valores baixos, como 1 ou 2.
- Tarefas de média complexidade podem ter valores como 5 ou 8.
- Tarefas mais complexas podem ter valores maiores, como 13, 20 ou 40
No Runrun.it, você encontra uma estrutura completa para associar os story points às tarefas de forma prática e eficiente. Não é necessário realizar cálculos manuais, pois os pontos já estão pré-estabelecidos na plataforma. Basta incorporá-los às tarefas, facilitando a organização e o planejamento.
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Vantagens de utilizar story points
A chegada dos story points deram uma nova perspectiva para o desenvolvimento dos projetos, trazendo uma maior imersão dos colaboradores em torno das demandas propostas, avaliando as especificidades e proporcionando um aprendizado contínuo, já que a cada ciclo, novos conhecimentos acerca do mesma área são compreendidos e colocados em prática.
A seguir, destacamos algumas das vantagens de utilizar story points:
Gestão de tarefas otimizada
Os benefícios também envolvem a gestão de tarefas e organização delas através da priorização dos pontos mais altos estabelecidos pelo story points. Com o método, a ideia de uma jornada flexível se tornou plausível, com as decisões sobre eventuais mudanças acontecendo no decorrer dos processos, sem interromper o workflow.
Previsão de riscos e imprevistos
Os story points se configuram como uma estimativa inteligente, principalmente porque conseguem prever possíveis riscos e imprevistos antes de o projeto iniciar.
Ao acompanhar o progresso das atividades, mensurando as entregas já feitas e os ajustes que podem ser executados, a equipe de Scrum assume o controle das operações e consegue reavaliar os pesos atribuídos para as atividades.
Gestão colaborativa
A aplicação dos story points promovem uma gestão colaborativa e harmoniosa ao equilibrar as taxas de produtividade dos envolvidos. Com uma mensuração mais realista, o nível de competitividade no grupo é reduzido, pois todos estão compenetrados em alcançar um objetivo coletivo, alinhado às expectativas do cliente e usuários.
Dados relevantes para novas histórias
Ao alcançar os objetivos propostos, os story points fornecem dados relevantes que podem ser usados para a definição de novos pontos de história e melhorias contínuas no processo, contribuindo para a evolução das futuras demandas.
Aplicando os story points em projetos ágeis
A aplicação dos story points pode ser facilmente realizada em um gerenciador de projetos como o Runrun.it. Na plataforma, você pode criar tarefas e atribuir pontos Scrum a elas com base na complexidade e no esforço estimado. Essa configuração permite que toda a equipe visualize rapidamente o que precisa ser feito e a carga de trabalho associada a cada tarefa, facilitando a priorização. Confira alguns passos importantes:
1. Atribuindo Story Points às tarefas
Ao configurar os story points no Runrun.it, os profissionais de Scrum podem designar valores de 1 a 99 para as tarefas, conforme a complexidade estimada. Esses pontos são mostrados nas tarefas como uma marcação para você não perder os story points de vista.
À medida que as tarefas avançam no fluxo de trabalho, os pontos acumulados refletem o grau de produtividade atingido. A velocidade da equipe estará relacionada ao número de pontos que ela consegue entregar em um sprint.
Os pontos se tornam uma referência de produtividade, juntamente com o prazo. Logo, o peso final é relativo à somatória dos pontos atribuídos nos eventos principais de execução. Essa estimativa possibilitada pelos story points pode ser revista ou mantida na retrospectiva da sprint, que é o fechamento do ciclo do trabalho.
Deste modo, para o próximo projeto na fila de execução já irá existir um parâmetro concreto que mostrará qual é a expectativa projetada para as atividades futuras.
2. Acompanhando o progresso das tarefas
Além disso, a visualização em Kanban do Runrun.it ajuda a organizar o desenvolvimento das tarefas, permitindo que a equipe acompanhe quantos pontos foram completados e como isso se alinha com a capacidade planejada para o sprint.
Esse acompanhamento é feito por meio do gráfico de Burnup de pontos, que exibe a soma de pontos contidas no projeto, assim como sua completude. Assim, mesmo não se baseando no tempo investido, os story points otimizam o monitoramento dos prazos e a análise dos riscos de atraso. Caso a equipe não consiga zerar os pontos naquele sprint, o que ficou em aberto passa para o próximo ciclo de atividades.
3. Definindo SLA por etapa
No Runrun.it, a definição de SLAs (Service Level Agreements) por etapa do processo é uma estratégia eficaz para garantir a eficiência do fluxo de trabalho. Ao estabelecer prazos específicos para a conclusão das tarefas, com base nos pontos Scrum, o sistema envia notificações automáticas caso esses prazos sejam ultrapassados.
Isso assegura que a equipe se mantenha focada e produtiva, cumprindo os prazos estabelecidos e ajustando a alocação de recursos conforme necessário para otimizar os resultados do projeto.
>> Leitura recomendada: Veja como aplicar Scrum com o Runrun.it
Um software ágil para gerenciar seus projetos
A metodologia ágil cresce cada vez mais dentro das organizações e para realizar a mudança para essa mentalidade, você precisa de uma ferramenta automatizada, que disponibiliza todos os recursos para a gestão de projetos.
O Runrun.it é uma plataforma completa que otimiza o fluxo de trabalho, facilita o acompanhamento das atividades de ponta a ponta, centraliza as informações em um único canal de comunicação, integra equipes, auxilia na gestão de custos e no planejamento estratégico.
Suas funcionalidades são pensadas na aplicação de frameworks ágeis, tornando o desempenhar das atividades mais fluido e a tomada de decisões mais assertivas.
Isso sem falar que o Runrun.it é ideal para a gestão de pessoas, trazendo a visibilidade que o gestor precisa e entregando relatórios qualificados para que as tarefas sejam delegadas conforme a capacidade da equipe. Crie sua conta grátis e descubra todas as vantagens de utilizar o software: https://runrun.it/
