Responsável por transformar ideias e conceitos em campanhas sólidas e eficientes, a área de design e criação representa uma fonte de inovação para as agências e departamentos de comunicação.
Para que analistas, redatores, designers e diretores de arte se mantenham criativos e motivados a trazer novidades em seus projetos, é valioso que o fluxo de trabalho aconteça de maneira clara e organizada, mantendo todos os participantes envolvidos em cada parte do processo produtivo.
Isso sem falar que o fácil acesso às informações é importante para o desenvolvimento de conteúdos que vão representar as expectativas de clientes ou da própria empresa.
Sendo assim, ter um software de gestão como o Runrun.it garante que as tarefas sejam acompanhadas de ponta a ponta, favorece a distribuição equilibrada das tarefas, centralização das interações em um só lugar entre outros benefícios para as equipes de design e criação que veremos ao longo deste post. Confira!
- Solicitações organizadas em um só lugar
- Visibilidade da pauta
- Implementação de metodologias ágeis
- Distribuição de responsabilidades
- Colaboração com os clientes
- Registro histórico das atividades
- Visibilidade e colaboração em um só lugar
Solicitações organizadas em um só lugar
Dentro das agências e departamentos de comunicação, a informação é um dos bens mais preciosos para a organização e execução do trabalho. Afinal de contas, é a partir dela que se pode construir um briefing (descrição do projeto) completo e rabiscar as primeiras ideias antes de colocar a mão na massa.
Pela característica da atualidade, são inúmeros os canais onde pode haver uma interação entre as equipes e os clientes, muitas vezes os dados principais se perdem pelo caminho.
Não raro, a operação de juntar materiais, informações, imagens e textos é um verdadeiro quebra-cabeças, já que os arquivos podem estar espalhados em conversas de e-mails, WhatsApp, links compartilhados ou em documentos na nuvem.
Sem uma ferramenta que unifique os históricos e materiais, essa “caça ao tesouro” gera obstáculos que impedem o seguimento das tarefas, criando gargalos em diferentes etapas, como na escrita do conteúdo ou no desenvolvimento das peças gráficas.
Com o Runrun.it, esse impasse é solucionado por meio do recurso formulários, que facilita a centralização dos detalhes necessários para as ações de marketing por meio da criação de formulários personalizados.
Com o formato de questionários, a funcionalidade permite você faça solicitações de demandas, selecionando os campos de sua preferência ou utilize os templates prontos para pedir informações para construir um texto para blog ou redes sociais, detalhes para um roteiro de gravação, referências visuais ou mesmo dados complementares que vão fazer toda a diferença na entrega final.
A partir das respostas obtidas, o formulário vira um briefing online, com os devidos textos, imagens e demais arquivos necessários anexados, fazendo com que a equipe tenha todos os recursos para dar continuidade à campanha planejada.
Visibilidade da pauta
Acompanhar o andamento das atividades de design e criação já faz parte das rotinas dos gestores de marketing, contudo essa função deve ser feita com parcimônia e equilíbrio, de modo a não cair nos vícios da microgestão.
Por isso, essa atribuição é melhor desempenhada com um software de gestão que coloca as lideranças a par da produção dos projetos e campanhas, principalmente quando pensamos na transição dos trabalhos do escritório para o home office.
Foi pensando justamente na visibilidade dos processos que a Brand Experience da 99 (agência in-house da empresa) adotou o Runrun.it para o modelo de trabalho remoto, organizando assim as operações da marca.
Mais que a transparência para enxergar a entrada de demandas e a pauta, a ferramenta permitiu que o fluxo produtivo fosse analisado com mais dados, facilitando a tomada de decisão, como você confere no vídeo a seguir.
Esse poder de observar todas as demandas é garantido por meio do recurso Quadros do Runrun.it, a visão kanban facilita o acompanhamento das tarefas em cada etapa.
Isso porque é possível criar um modelo de quadro de acordo com as fases de design e criação. , as colunas podem ser nomeadas como: briefing; em andamento; ajustes e entregues. Assim, os cards podem ser arrastados conforme o avanço das etapas, mantendo a visão do todo.
Dessa maneira, o sistema ajuda as empresas a ter processos claros, permitindo a repetição deles com o objetivo de aprimorar a entrega dos resultados, como ressalta Fábio Ricotta, CEO da Agência Mestre, que também destaca a importância dos dados para a tomada assertiva de decisões. Confira o depoimento de Ricotta, no vídeo abaixo
Implementação de metodologias ágeis
Assim como em outros setores, as práticas ágeis encontraram seu espaço no marketing e nas equipes de design e criação, principalmente no que diz respeito à formulação de novas ideias em curtos espaços de tempo.
Esses modelos interativos estimulam a inovação e o desenvolvimento coletivo por meio de processos com equipes multifuncionais, que colaboram conjuntamente para propor novas campanhas ou identidades visuais.
Uma das metodologias mais conhecidas e utilizadas é o Design Sprint, criado originalmente na Google. A proposta é que possíveis soluções de problemas sejam discutidas, desenvolvidas, testadas e validadas junto com os clientes no decorrer de uma semana, agilizando o fluxo de trabalho.
Tal prática pode ser monitorada e realizada dentro do Runrun.it, por meio da criação de equipes enxutas que irão trabalhar dentro de sprints. Com a configuração feita dentro da própria plataforma, é possível distribuir os papéis entre a equipe e acompanhar a dinâmica de criação de ideias em tempo real.
Distribuição de responsabilidades
Uma equipe de design e criação é composta por profissionais de diferentes áreas, que agregam seus conhecimentos adquiridos em prol da construção de campanhas que retratam a mensagem a ser passada para o público-alvo.
Entre os cargos normalmente vistos estão os redatores/copywriters, designers, diretores de arte, analistas de conteúdo e de mídia paga, editores de vídeo, coordenadores e assim por diante.
No expediente, esses profissionais trabalham em projetos e tarefas que podem ser executados paralelamente, mas também existem as demandas interdependentes, na qual é necessário a conclusão de uma das etapas para então a próxima fase ser iniciada.
Para tornar a situação mais clara, separamos um exemplo: na fila de demandas semanais, foi criada uma atividade para um vídeo de apresentação de um novo produto, sendo alocados uma pessoa de redação e outra de edição de vídeos.
Por ser algo novo, antes de tudo é preciso preparar o roteiro do material, incluindo os textos e referências visuais que serão utilizadas na peça publicitária. Logo, a primeira parte deve ser feita pelo(a) redator(a) atribuído, sendo que a edição aguardará a aprovação do roteiro para então iniciar sua parte.
Mas como saber o momento certo de começar sem atropelar os processos? É aí que entra o Runrun.it. Como já mencionamos, todas as etapas podem ser vistas no kanban da ferramenta, contudo, existem outras funcionalidades que auxiliam essa divisão de maneira equilibrada.
Começamos pelas subtarefas, que são desdobramentos do job principal no qual são alocados apenas as atividades individuais de escrita ou de produção audiovisual, como mostramos a seguir.
Dentro dos cards do Runrun.it, também é possível criar regras que facilitam o fluxo de trabalho, como a sequência de responsáveis. Com essa opção, você estipula que a parte subsequente da tarefa só pode ser realizada após a entrega do conteúdo inicial, tornando as relações ainda mais claras.
Tais funcionalidades favorecem que a rotina de design e criação fique mais simples e aprimora a distribuição de afazeres. Isso sem falar que os indicadores de capacidade do Runrun.it indicam a disponibilidade na agenda da equipe para executar tais projetos, fazendo com que o ato de delegar tarefas seja feito de maneira justa e compreensível.
Colaboração com os clientes
Por ser um software que tem o intuito de centralizar as conversas e interações entre ambas as partes, o Runrun.it também conta com um recurso muito bacana para aprovação de materiais: o usuário convidado.
Essa função, lançada a partir de uma solicitação dos clientes, torna possível compartilhar com pessoas externas à plataforma o progresso dos projetos ou mesmo materiais e peças criadas com poucos cliques, tornando a troca de detalhes mais prática e profissional.
Com o fluxo de aprovação alinhado em apenas um lugar, você evita os ruídos de comunicação, fazendo que os feedbacks do cliente sejam direcionados para a equipe criativa, tornando o processo de desenvolver uma nova versão mais intuitivo e produtivo.
Registro histórico das atividades
Ter uma fonte histórica sobre a realização das atividades, com todas as interações entre clientes e equipes, bem como acesso aos materiais já finalizados é de grande valor para o controle das operações e execução de futuras tarefas.
E foi a capacidade de reter informações, armazenar arquivos e oferecer a segurança dos dados que levou a Julia Cavalari, gerente de projetos de Marketing da XP Inc, a levar o Runrun.it para dentro da empresa de investimentos.
Ela, que já havia conhecido a ferramenta anteriormente, mostrou para seu time como o software melhorava a comunicação entre os envolvidos, assim como tornava o acesso aos materiais mais prático e ágil.
A disponibilidade de criar relatórios contendo todos os registros também se mostrou um ganho enorme para o marketing da XP, já que os dados coletados trouxeram respaldo e tranquilidade para a equipe.
Outro fator que merece ser destacado é como a organização da informação dentro da plataforma permitiu que o atendimento às demais empresas do grupo fossem viabilizadas, já que todos os processos agora são centralizados em um só lugar. Confira o depoimento completo clicando no vídeo abaixo!
“Hoje nós adicionamos os parceiros mais frequentes dentro do próprio Runrun.it, em quadros diferentes. Dentro da ferramenta nos acompanhamos as mudanças e trocas entre as equipes de maneira rápida. E eles (os parceiros) também pegaram o jeito da ferramenta de maneira super fácil, pois o Runrun.it é super intuitivo.”
Julia Cavalari, Gerente de projetos de marketing da XP Inc.
Visibilidade e colaboração em um só lugar
Ideal para diferentes áreas de atuação, o Runrun.it é o software de gestão que design e criação precisam para manter a colaboração entre parceiros e clientes em dia e não perder a pauta de vista.
Fácil de usar e completo, o software entrega visibilidade de ponta a ponta, capacidade de armazenar conversas e materiais com segurança, além de facilitar as tomadas de decisão por meio de dados gerados automaticamente dentro do próprio sistema.
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