Kanban é uma metodologia ágil que permite fazer o acompanhamento de tarefas e identificar gargalos no fluxo de trabalho. O método kanban pode ser adotado por qualquer tipo de equipe, por ser intuitivo, visual e adaptável a diferentes processos e projetos. Neste texto, você vai entender como funciona a ferramenta kanban na prática e descobrir como ele pode aprimorar o seu workflow.
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- O que é o método kanban?
- Como funciona um quadro kanban na prática
- Os tipos de kanban
- 7 vantagens de usar um sistema Kanban
- Como implementar os modelos de kanban do Runrun.it na sua empresa
O que é o método kanban?
A metodologia Kanban foi criada pela empresa automobilística japonesa Toyota, na década de 1960, e faz parte do método JIT (Just in Time), um sistema de administração da produção que possibilita fazer somente o imprescindível para concluir a etapa de um processo de fluxo de trabalho contínuo. Em outras palavras: fazer apenas o que é necessário, quando preciso e na quantidade ideal.
Logo, a visibilidade do kanban facilitou muito o trabalho das equipes de produção e montagem. Isso porque o sistema melhorou a comunicação entre os funcionários, a padronização das atividades, a definição de prazos e a redução de desperdícios.
Como funciona um quadro kanban na prática
O sistema kanban propõe o uso de cartões ou post-its distribuídos em um quadro, indicando o andamento de atividades em cada etapa dos fluxos de produção nas empresas.
Em sua estrutura, um quadro kanban é composto por três elementos principais:
- Cartões: os também chamados cards, onde estão as descrições das tarefas e/ou ações previstas, como responsáveis, prazos, prioridades, sequências de atividades, entre outros pontos.
- Colunas: são as representações visuais das etapas do fluxo de trabalho de cada área e projeto desde as tarefas ainda não iniciadas até as entregues.
- Quadro: o kanban board é uma espécie de tabuleiro no qual os cards percorrem todos os status referentes à produção da atividade, deixando todos os envolvidos na mesma página sobre o progresso das tarefas.
>> Leitura recomendada: Como o kanban pode ser usado por uma equipe de marketing
Os tipos de kanban
A variedade de modelos de kanban faz que com que o método seja um dos preferidos para visualizar o workflow, justamente pela sua flexibilidade a diferentes contextos. Até por isso, existem três tipos mais comuns da ferramenta. Vamos conhecê-los?
Kanban de produção
É o mais adotado pelas empresas, possuindo a estrutura tradicional de três partes: backlog (lista de tarefas não iniciadas), atividades em desenvolvimento e as entregues.
Seu formato torna simples qualquer movimentação realizada no quadro kanban, fazendo que todos saibam o que está evoluindo conforme o cronograma do projeto e quais demandas estão encavaladas por conta de gargalos que interromperam o fluxo de trabalho.
Kanban de movimentação
Este modelo de kanban é visto principalmente nas indústrias, onde tem o intuito de controlar as entradas e saídas do estoque.
O kanban de movimentação tem suas semelhanças com o de produção, já que também faz uso de cartões. No entanto, as informações preenchidas nos cards são referentes exclusivamente a detalhes dos produtos e pedidos realizados.
Outra característica diferente são as etapas. Simbolizadas por cores distintas, elas mostram a disponibilidade dos itens no estoque, para que o controle produtivo permaneça em dia, como no modelo abaixo, aplicado pela fábrica de Toyota.
E-Kanban ou Kanban Online
Por fim, temos a versão Kanban online, que é incorporada por gerenciadores de trabalho que se preocupam em deixar equipes na mesma página como o Runrun.it.
A principal vantagem do quadro kanban online é a praticidade e agilidade para executar os processos de qualquer lugar com a garantia que os demais envolvidos nas tarefas e projetos estão sendo atualizados em tempo real sobre as movimentações.
Por isso, o Runrun.it é tudo que você precisa para manter a comunicação e produtividade na sua equipe.
7 vantagens de usar um sistema Kanban
O painel kanban nada mais é do que uma maneira simples e visual de organizar de modo eficiente as tarefas e o fluxo de trabalho. Isso é possível a partir de alguns benefícios do kanban, confira quais são:
1. Gestão visual de tarefas
Seja físico ou digital, o kanban é visual. Isso é especialmente útil em situações em que várias pessoas ou equipes participam do gerenciamento de um mesmo projeto ou processo, permitindo que eles planejem suas tarefas atuais e as seguintes de forma coordenada.
Por isso, ao invés de fazer com que as pessoas trabalhem isoladamente, o sistema kanban permite que todos na empresa tenham uma melhor compreensão e apreciação do que outras pessoas e equipes estão fazendo.
O líder de área, por sua vez, consegue enxergar quem está fazendo o que e quantas etapas faltam para um projeto ser finalizado.
2. O kanban é fácil de usar
Uma ferramenta de kanban como o Runrun.it é fácil de entender, o que torna o trabalho de colaboradores mais adaptado à realidade de cada área. Desta forma, a plataforma kanban permite que todos participem com facilidade dos processos e estejam alinhados com as principais ideias.
3. Centralização de informações
O software kanban tem processos inclusivos que permitem que as pessoas tenham acesso a mais informações.
No Runrun.it, com simples cliques é possível conhecer os projetos desenvolvidos por outros setores e acessar as informações permitidas por meio de cartões completos, uma vez que os dados sobre os responsáveis, prazos, prioridades, sequência de atividades e recursos disponíveis estão preservados em um só lugar.
4. Otimização do fluxo de trabalho
O kanban na prática contribui para que haja menos desperdício nas operações, tornando tudo mais prático e conciso. Partes redundantes ou desnecessárias podem ser removidas, enquanto outras, simplificadas.
Ou seja, o fluxo de trabalho é facilitado, sem comprometer a qualidade. Isso significa uma constante melhora na produtividade.
5. Comunicação integrada
Como o uso do kanban fornece uma visão do todo, isso incentiva uma melhor cooperação e comunicação entre pessoas e equipes internas ou externas.
Os profissionais poderão ajustar melhor seus cronogramas e prazos, porque sabem exatamente o que as outras pessoas estão fazendo.
6. Tarefas claras e priorizadas
O cronograma kanban aprimora o foco, pois com uma visão ampla dos processos e do fluxo de trabalho o gestor fica mais capacitado para decidir o que deve ser priorizado para atingir os objetivos e metas dentro do prazo estabelecido.
7. Melhora a distribuição de tarefas
Ao adotar o uso de um programa kanban, os gestores conseguem perceber a movimentação de tarefas de maneira mais dinâmica, e em complemento com outras funcionalidades de gestão do tempo do Runrun.it, acompanhar o trabalho sem fazer microgestão, ou seja, sem cobranças vigilantes ou arbitrárias.
Assim, o gestor precisa apenas acessar o quadro para saber o que está acontecendo com a equipe, facilitando também o gerenciamento de tarefas.
>>Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos
Como implementar os modelos de kanban do Runrun.it na sua empresa
No Runrun.it, você não apenas acessa o sistema kanban como escolhe os modelos de quadro testados e aprovados por nossos clientes para organizar áreas e projetos.
Mesmo selecionando um template pronto, você pode personalizá-lo da maneira como quiser para que tenha o fit ideal da maneira como a sua equipe trabalha.
Escolha os modelos de kanban do Runrun.it para:
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