Confiar em um gerenciador de projetos vai transformar sua gestão

Confiar em um gerenciador de projetos vai transformar sua gestão

Como cuidar de vários projetos simultâneos sem perder a transparência? Por muito tempo, foi esse o dilema dos nossos clientes, quando ainda não compreendiam como confiar em um gerenciador de projetos podia tornar a gestão mais fácil.

O que aconteceu foi que o mercado passou a exigir por equipes cada vez mais bem informadas e multidisciplinares, e a cobrar por um nível de agilidade nunca antes cobrado. Afinal, questionavam, se a tecnologia anda por toda parte, como seu modo de trabalhar continua moroso e analógico?

Para você confiar definitivamente na inovação, reunimos nesse post três necessidades básicas do gestor de projetos que só a tecnologia conseguiu sanar:

1. Registro de decisões e combinados

Se um colaborador da sua equipe tivesse de deixar a empresa hoje, onde ficaria todo o seu conhecimento e suas negociações? Essa pessoa teria disponibilidade para passar todas as informações à equipe? Você teria total confiança de que materiais, e-mails de decisões tomadas e aprovações desse colaborador não foram apagados ou poderiam estar espalhados em várias pastas?

Ao confiar em um gerenciador de projetos nenhum capital intelectual é perdido. Existe um só sistema onde toda a equipe trabalha, um sistema que armazena todas as negociações, decisões e cada arquivo e comentários compartilhados sobre o projeto. Assim, mais do que todos os dados, a transparência na comunicação entre todos está a salvo.

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2. O tempo alocado em cada projeto

Outro velho problema que o gestor tinha de encarar, mas que agora um bom gerenciador de projetos resolve, é o cálculo de horas necessárias para realizar um projeto.

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Com uma ferramenta dessas, basta que o gestor estime um tempo para cada tipo de tarefa, por ex.: revisão de processo: 2h. Cada responsável poderá refazer essa estimativa, dependendo da complexidade da tarefa. O sistema, então, será capaz de dizer quando ela será entregue – baseado em todas as tarefas da lista daquela pessoa. Esse prazo poderá mudar se o responsável precisou de mais horas para concluí-la, ou se o supervisor alterou sua prioridade. Com um sistema seguro cuidando disso, o gestor ganha tempo para pensar novas estratégias, como motivar sua equipe ou reduzir custos de forma inteligente.

Além disso, sempre que quiser, pode conferir em seus relatórios automáticos a que pé o projeto está, o que falta para ser finalizado e o que já foi entregue. Afinal, entender qual o nível de esforço (em horas de trabalho) é o que vai garantir que as metas sejam batidas, que projetos deficitários possam ser renegociados e os gargalos eliminados.

3. O controle de custos

Saber quanto cada projeto rende à empresa não é mais um dom do Excel. Você não precisa abandonar suas planilhas, mas está na hora de rever como gerencia os custos do seu negócio. Você deve saber quanto paga pela hora de cada colaborador (se não souber, some o valor que a empresa gasta com cada colaborador por mês – salário, benefícios e impostos – e divida pelo número de horas trabalhadas em um mês), com essa informação registrada em um gerenciador de projetos, você terá o valor gasto por mês por colaborador e por projeto.

Lembre-se de inserir também no sistema os custos com fornecedores. Depois, basta ler os relatórios para responder: o valor que você está cobrando do cliente para executar um projeto está de acordo com o que tem sido gasto? Bem mais fácil assim, concorda?

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