Gerenciador de tarefas: Metodologias testadas e aprovadas

Gerenciador de tarefas: Metodologias testadas e aprovadas

Se você já cansou de testar metodologias de gestão de tarefas ou não pode perder seu tempo até achar uma que te agrade, este post é para você. Listamos quatro metodologias que pessoas como você e eu adotaram e adaptaram para organizar suas tarefas. Elas têm dado certo há anos. Metade combina com quem gosta de se planejar e a outra, com quem prefere algo mais espontâneo. Confira como funcionam e conheça um gerenciador de tarefas para empresas que reúne o melhor de cada uma:

Para planejadores

Longo, médio e curto prazo numa página
Para os fãs da rotina perfeita, a metodologia de Justin é uma boa. Se quiser tentar, comece esta noite, ou amanhã de manhã. Você pega uma folha de papel e a divide em três partes de cima para baixo. Na primeira, anota três objetivos de vida. Estes não são compromissos para hoje, mas como Justin lembra, são sua bússola. Na segunda parte da folha, liste as três principais tarefas que você precisa terminar ainda esta semana. E na última, você anota suas tarefas para hoje, no máximo 10. Feito isto, passe tudo para o seu gerenciador de tarefas.

Liste tarefas, sucessos e o resumo do dia
Há quatro anos, Neville usa esta estratégia, depois de planejar seu dia. No topo de uma folha, escreva a data. Abaixo, divida a página em duas colunas, sendo a da direita mais estreita. Nela você escreverá seus compromissos e eventos, com uma fatia para cada hora do seu dia. Se trabalha por oito horas, vai precisar de pelo menos oito fatias. Ao fim de cada hora, anote algo que você fez. Esta é a sua listinha de sucessos. Na coluna principal, da esquerda, você lista as tarefas para hoje. Depois use uma outra folha – ou o modo compacto do seu gerenciador de tarefas – para manter só a 1ª tarefa em foco. E por fim, você traça uma linha no rodapé da página, porque é lá onde você escreverá um resumo das realizações do dia, incluindo os pontos negativos. Neville guarda suas listas numa pasta para conferir mais tarde quão produtivo ele foi. Já você pode usar um gerenciador de tarefas que faça um gráfico do seu índice de produtividade com alguns cliques.

Para espontâneos

Use tags
Paul prefere se organizar conforme as coisas acontecem e, para cuidar melhor de suas tarefas, busca entender a fatia de tempo que cada uma ocupa em seu dia. Para isso, ele usa as tags de duração: 15min, 30min, 1h, 3h e 6h. Um exemplo: “São 12h30 e eu tenho uma reunião importante às 13h15. Preciso de 15min para me preparar. Então, tenho 30min para trabalhar em alguma tarefa até lá. É só filtrar as minhas tarefas tageadas com ‘15min’ ou ‘30min’ e escolher”. Para facilitar a decisão, Paul ainda usa tags de prioridade, como “agora”, “em breve” e “depois”, tags de local, como “no escritório” e “em casa”, e tags com o nome do responsável pela tarefa. Ele conta que usa esta metodologia há dois anos e que conseguiu um desperdício zero de tempo, graças a toda essa especificidade. Usá-las em um gerenciador de tarefas tornará sua busca muito mais fácil.

Relembre suas conquistas e objetivos
Nathaniel é um misto de planejador e espontâneo, mas entrou nesta categoria porque sua dica é simples e pode ser seguida por qualquer um que queira se sentir mais feliz e se engajar mais no trabalho. Toda semana, faça uma síntese das suas conquistas e as separe em três grupos: 1) UAU, para grandes tarefas concluídas durante a semana; 2) EU MAIOR, para metas da próxima semana que te fazem bem, como “meditar”, “terminar tal livro”, “doar sangue” ou “começar dieta vegetariana”; e, por fim, o grupo 3) ETC, em que você lista os grandes acontecimentos da sua vida pessoal e profissionais que merecem ser lembrados com carinho.

Para todos

Runrun.it
Você prefere trabalhar seguindo um planejamento? Ou nem sempre consegue manter tudo sob controle? Seja como for, existe o Runrun.it, o gerenciador de tarefas adotado por mais de 100 mil empresas do mundo, que você e sua equipe podem usar a partir de hoje. Com ele, vocês cuidam de cada cliente e projeto, sem e-mails nem reuniões de acompanhamento. Todos trabalham com uma lista de tarefas em ordem de prioridade, recebem demandas só de quem pode e têm todos os dados compartilhados salvos na nuvem do sistema. Os gestores acompanham em tempo real o andamento dos projetos, quando serão concluídos e os custos e o tempo investidos. Além disso, cada colaborador(a) consegue ver seu próprio índice de produtividade e ser recompensado com medalhas virtuais. Clique para testar grátis o Runrun.it: http://runrun.it

Criando equipes altamente produtivas

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