Gerenciador de tarefas: metodologias testadas e aprovadas

Gerenciador de tarefas: metodologias testadas e aprovadas

Se você já cansou de procurar um gerenciador de tarefas e metodologias para gerir as atividades da sua equipe ou não pode perder tempo até achar uma que te agrade, este post é para você. Listamos quatro metodologias que têm dado certo há anos e que podem ser adotadas ou adaptadas por qualquer tipo de profissional que deseja organizar as suas tarefas.

Metade combina com quem gosta de se planejar e a outra, com quem prefere algo mais espontâneo. Confira como funcionam e conheça um gerenciador de tarefas para empresas que reúne o melhor de cada metodologia.

 

Gerenciador de tarefas e metodologias para quem se planeja

Metodologia Justin: gerenciador de tarefas de longo, médio e curto prazo na mesma página

Para os fãs da rotina perfeita, fazer o gerenciamento de tarefas utilizando a metodologia Justin é uma boa opção. Na noite anterior ao dia de trabalho, pegue uma folha de papel e a divida em três partes de cima para baixo.

Na primeira parte, anote três objetivos de vida – estes não são compromissos para hoje, mas são como uma bússola. No meio, liste as três principais tarefas que você precisa terminar ainda esta semana. E na última, você anota suas tarefas para hoje, no máximo 10. Feito isto, passe tudo para o seu gerenciador de tarefas.

>> Leitura recomendada: Organize sua empresa utilizando a gestão de tarefas

Metodologia de listagem: pontue tarefas, sucessos e o resumo do dia

No topo de uma folha, escreva a data. Abaixo, divida a página em duas colunas, sendo a da direita mais estreita. Nela, você escreverá seus compromissos e eventos, com uma fatia para cada hora do seu dia. Se você trabalha por oito horas, vai precisar de pelo menos oito fatias. Ao fim de cada hora, anote algo que você fez. Esta é a sua lista de sucessos. 

Na coluna principal, a da esquerda, coloque as tarefas para hoje. Depois, use outra folha – ou o modo compacto do seu gerenciador de tarefas – para manter só a primeira ª tarefa em foco. E, por fim, você traça uma linha no rodapé da página, porque é lá onde você escreverá um resumo das realizações do dia, incluindo os pontos negativos. Se desejar, guarde suas listas numa pasta para conferir mais tarde quão produtivo você foi. 

Imagem do Gráfico de Gantt e do indicador de capacidade do gerenciador de tarefas e metodologias.
Com o Gráfico de Gantt e o indicador de capacidade do Runrun.it, você lista  suas tarefas online e acompanha o seu índice de produtividade facilmente.
 

>> Leitura recomendada: Controle de tarefas: 5 passos para gerenciar melhor

Gerenciador de tarefas e metodologias para pessoas espontâneas

Metodologia das tags de tempo

Se você é daqueles que preferem se organizar conforme as coisas acontecem e, para cuidar melhor de suas tarefas, busca entender a fatia de tempo que cada uma ocupa em seu dia, uma boa forma de fazer o gerenciamento de tarefas é  usar as tags de duração: 15 min, 30 min, 1h, 3h e 6h.

>> Leitura recomendada: Aprenda a gerenciar seu tempo e alcançar a produtividade com a Técnica Pomodoro

Por exemplo: são 12h30 e você tem uma reunião importante às 13h15 e você precisa de 15 minutos para se preparar, então, há 30 minutos disponíveis para trabalhar em alguma tarefa. Se as suas atividades estiverem filtradas por tags de tempo, você pode escolher duas que duram 15 minutos ou uma que dure 30 minutos para executar antes da reunião.

Imagem em gif que demonstra a metodologia de colocação de tags dentro do gerenciador de tarefas Runrun.it.
As tags também são uma maneira de você organizar e catalogar tarefas, projetos, clientes e etapas dentro do Runrun.it.
 

Para facilitar a decisão, ainda há tags de prioridade, como “agora”, “em breve” e “depois”, tags de localização, como “no escritório” e “em casa”, e tags com o nome do responsável pela tarefa. Usar essa metodologia em um gerenciador de tarefas tornará sua busca muito mais fácil.

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Metodologia do incentivo: relembre suas conquistas e objetivos

Se você gosta da espontaneidade, mas não abre mão de um bom planejamento, siga esta metodologia para se sentir mais feliz e se engajar mais no trabalho. Toda semana, faça uma síntese das suas conquistas e as separe em três grupos:

1) UAU, para grandes tarefas concluídas durante a semana;

2) EU MAIOR, para metas da próxima semana que te fazem bem, como “meditar”, “terminar tal livro”, “doar sangue” ou “começar dieta vegetariana”; e, por fim, o grupo;

3) ETC, em que você lista os grandes acontecimentos da sua vida pessoal e profissional que merecem ser lembrados com carinho.

>> Leitura recomendada: Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente para ajudar a sua empresa a crescer 

Gerenciador de tarefas com metodologias para todos

Você prefere trabalhar seguindo um planejamento ou nem sempre consegue manter tudo sob controle? Seja como for, automatize os seus processos com  o Runrun.it, o gerenciador de tarefas adotado por mais de 100 mil empresas do mundo, que você e sua equipe podem usar a partir de hoje.

 

Com o Runrun.it, você cuida de cada cliente e projeto diretamente na plataforma, sem necessitar de e-mails ou de  diversas reuniões . Todos trabalham na mesma página, com uma lista de tarefas em ordem de prioridade, recebem demandas só de quem pode delegar e tem todos os dados compartilhados salvos e seguros na nuvem do sistema.

Os gestores acompanham em tempo real o andamento dos projetos, quando serão concluídos e os custos e o tempo investidos. Além disso, cada colaborador consegue ver seu próprio índice de produtividade e ser recompensado com medalhas virtuais. Clique e teste grátis: http://runrun.it.

 
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