Alternativa eficiente às planilhas de Excel, a realização da gestão de custos em softwares de gestão vem ganhando espaço em organizações de diferentes portes justamente por simplificar os processos e trazer à vista os recursos aplicados e as projeções de investimentos.
O formato, que ainda é novidade para muitos gestores, pode causar receios aos adeptos de práticas mais tradicionais.
Foi pensando em trazer um outro ponto de vista para a gestão financeira que preparamos esse artigo, com dicas para o uso da tecnologia na área e cases de sucesso de empresas que aprimoraram a administração dos recursos com o Runrun.it.
- Gestão de custos na era da automação
- Melhorando a gestão de custos com softwares de gestão
- Gestão de tempo para enxergar recursos
- Informações organizadas em um só lugar
- Dados para replanejar
- Olhar para o planejamento
- 4 dicas para controlar os custos
A gestão de custos na era da automação
Definida como a ação de organizar os processos envolvidos em estimativas, orçamentos e controle dos gastos necessários, a gestão de custos acompanhou a evolução da tecnologia, e trouxe flexibilidade e simplicidade para as empresas.
Isso aconteceu pois a gestão de custos nos softwares de gestão garante maior visibilidade do acompanhamento do fluxo de trabalho, geração de dados acerca dos esforços e investimentos aplicados e a criação de relatórios personalizados, que são valiosos na hora da tomada de decisão.
Uma das principais vantagens no uso dos gerenciadores é a otimização do tempo. Com o preenchimento automatizado das informações, as equipes ganham em análise e avaliação dos resultados e conseguem identificar os pontos de melhoria dos processos e economia dos gastos.
Com isso, pode-se dizer que plataformas de gestão como o Runrun.it criam um workplace virtual completo para a gestão de custos de maneira visual e inteligente, ajudando as empresas a ter maior entendimento sobre os recursos financeiros e humanos que possui e a redefinir estratégias e orçamentos com inteligência.
Melhorando a gestão de custos com softwares de gestão
É natural que ao mencionar a gestão de custos, se imagine ações que visam aprimorar o aspecto financeiro de uma organização. Logo se imagina que a prática se atém ao controle de gastos, a projeção de investimentos, a comparação entre o orçado e realizado e assim por diante.
No entanto, a gestão de custos em softwares de gestão promove ganhos em outros campos, como produtividade, gestão do tempo, negociação com clientes e fornecedores e no desenvolvimento de soluções inovadoras.
Para entender melhor como isso é aplicado na rotina profissional, nada melhor que ver casos práticos, certo? Nos próximos tópicos separamos alguns exemplos que mostram como as funcionalidades do Runrun.it ajudaram os clientes a elevarem suas atividades.
Gestão de tempo para enxergar recursos
Pensar em como fazer um relatório de atividades realizadas no trabalho é uma dúvida frequente na hora em que é preciso fazer uma prestação de serviço que envolve não apenas componentes financeiros, mas esforços da equipe e recursos adicionais para que serviços, campanhas e produtos sejam entregues.
As planilhas de horas trabalhadas foram (e ainda são) bastante aplicadas nesse momento, sobretudo quando o propósito é tentar entender quais são os obstáculos que travam o fluxo de trabalho e ‘roubam’ o tempo.
A versão mais atualizada deste documento é o timesheet automático, que dentro do Runrun.it contabiliza as horas utilizadas em cada etapa do workflow para a realização das tarefas.
O “play na tarefa”, como também é conhecido, tem como propósito principal mensurar os esforços aplicados por demanda. Com as informações coletadas pela funcionalidade, é possível criar relatórios personalizados de horas trabalhadas ou mesmo de esforço por tipo de tarefa.
Foi graças ao uso do timesheet do Runrun.it que a plataforma de finanças pessoais Me Poupe! passou a gerenciar seus recursos com efetividade. Com o aumento dos projetos, a empresa precisava visualizar não só o fluxo de trabalho, mas qual era o investimento feito por cliente.
Nessa conta, entram não somente os valores ou ferramentas utilizadas, mas os profissionais alocados e as habilidades aplicadas. A partir da funcionalidade, a Me Poupe! passou a compreender se os projetos eram rentáveis e a avaliar o tempo dedicado nas atividades.
Informações organizadas em um só lugar
Um passo necessário para evitar falhas na gestão financeira da sua empresa é ter todas as informações centralizadas numa única página. E a melhor maneira de realizar isso no Runrun.it é com os Formulários.
A função foi preparada para facilitar o fluxo de conversas e a troca de documentações que envolvem a contratação de fornecedores, a prestação de contas e a comprovação de pagamentos.
Esses questionários funcionam com o objetivo de coletar arquivos e solicitar documentos importantes que envolvem a gestão de custos, como notas fiscais, registros financeiros e acordos firmados com os clientes.
Por meio de campos personalizados, você requisita os materiais que precisa para organizar e mensurar os gastos e rendimentos obtidos. Por ter recursos automatizados, a opção permite o armazenamento dos dados obtidos em única tarefa, agilizando o processo de conferência e verificação dos registros desejados.
Já se a intenção é utilizar gráficos e outros atributos visuais para enxergar os pontos principais da gestão de custos, além do próprio dashboard de relatórios da ferramenta, os profissionais podem contar com as integrações do software de gestão.
As conexões com outros sistemas são feitas via API, pelo Zapier ou agregando à plataforma outros aplicativos de Business Intelligence. Com essa integração, você poderá fazer as análises e construir relatórios de power BI a partir dos dados gerados no Runrun.it.
Dados para replanejar
Optar por uma solução que unificava elementos essenciais para a gestão de tarefas e a para a formulação de relatórios leva a sua empresa a um novo patamar de operação.
Foi o que aconteceu com a Go! Comunicação. Com o crescimento de suas atividades, a agência percebeu que necessitava de uma ferramenta que simplificasse o acompanhamento do trabalho e oferecesse modelos de relatórios de gestão.
Ao escolher o Runrun.it como seu software, a empresa conseguiu enfim implementar uma nova cultura organizacional, na qual os processos de trabalho estavam mapeados e os recursos aplicados visíveis aos gestores.
Com a mudança, a conquista de resultados positivos foi natural. Não só houve uma melhora na produtividade das equipes, como também a agência conseguiu ter um novo olhar sobre seu método de precificar os serviços realizados.
A partir dos dados gerados pela plataforma, houve um entendimento maior dos recursos e equipes alocados em cada projeto e isso deu segurança para a empresa mensurar sua margem de lucros e implementar novos modelos de prestação de serviços.
Conheça a história de sucesso da Go! Comunicação
Olhar para o planejamento
Como bem sabemos, a avaliação dos investimentos e custos previstos em um projeto é um ponto crucial na fase de planejamento. Afinal, se as contas não baterem ou existir falta de recursos, muitas ideias não vão adiante.
É por isso que a gestão de custos em um gerenciador de tarefas se faz necessária, sobretudo quando consideramos o capacity planning, ou capacidade de planejamento.
Como a definição indica, o termo diz respeito ao desenvolvimento de projetos dentro das expectativas e capacidade de entrega dos projetos, tanto em nível de infraestrutura quanto de disponibilidade de tempo para que as equipes consigam efetuar o que foi idealizado.
Tendo isso em mente, uma boa maneira de projetar ou acompanhar a lucratividade de um projeto é por meio do relatório orçado x realizado do Runrun.it.
Com ele, é possível estabelecer metas realistas, dividir responsabilidades no desenvolvimento das ações e manter um histórico do que foi idealizado e do que de fato se concretizou. Assim, é possível traçar uma comparação fidedigna entre início e final das atividades e aprimorar o planejamento nos próximos ciclos.
4 dicas para controlar os custos
Ao longo deste artigo, mostramos que a gestão de custos envolve diversos campos da sua organização. Por isso, ela não pode ser subestimada ou negligenciada. Para que sua empresa mantenha as atividades sempre no azul, separamos 4 dicas para controlar os gastos.
1. Feche contratos periódicos
Ao negociar com seu cliente com contratos periódicos, você terá uma noção mais precisa de quanto custa o projeto. Além disso, você terá oportunidade de discutir detalhes que devem ser mudados com mais frequência do que se fosse um contrato de vários anos.
E caso sua empresa use uma ferramenta de gestão de projetos com relatórios gerenciais, como o de custos, você poderá conferir sempre em tempo real quanto dinheiro e tempo estão sendo gastos e, assim, tomar providências instantâneas para diminuí-los.
2. Converse com seus clientes
Pergunte o que ele recomenda para reduzir os custos de um determinado projeto, passando por cada etapa. Insights valiosos podem surgir dessa conversa e ajudar ambas as partes a reduzir os gastos.
Além disso, questionando a ele como podem melhorar o produto/serviço da sua empresa, você prova que se importa com a opinião dele e consegue, assim, criar um relacionamento mais transparente e duradouro.
3. Adote o conceito “Just in Time”
Este conceito, usado na indústria, pode ser adotado na sua agência, escritório, ou empresa. Afinal, seu objetivo é reduzir, ou até eliminar, todo o desperdício nos estágios de produção que pode não estar tão claro para os seus colaboradores.
Ele está, por exemplo, na série de relatórios esquecidos há dias nos computadores, à espera de uma análise. Ou ainda, nos dados incorretos nos contratos, e no retrabalho de corrigi-los para serem aprovados.
Enquanto numa fábrica, o desperdício está na parada repentina de uma máquina, no escritório, está na ausência de comunicação entre equipes e clientes, algo que pode ser solucionado com um software de gestão.
4. Forme grupos focados e enxutos
Mais gente no time resulta em mais trabalho sendo executado, mas não necessariamente em mais lucro. O mais interessante é capacitar a sua equipe atual, dar a ela mais autonomia e, mais que isso, ajudá-la a se tornar mais produtiva.
Usando uma ferramenta de gestão, é isso o que acontece. É como se a sua equipe entregasse o mesmo número de tarefas um dia antes do que entrega hoje. E a gestão de custos fica toda automatizada, por meio de relatórios simples e completos.
O Runrun.it traz todos esses benefícios e, inclusive, possui algoritmos poderosos que preveem se o orçamento de um projeto tende a estourar. Teste grátis agora: http://runrun.it.
