Recentemente o Runrun.it lançou uma funcionalidade de centralizar e-mails nas tarefas e isso nos fez pensar em boas-práticas de gestão de e-mail para manter o controle.
É verdade que a promessa de “zerar a caixa de entrada” parece tentadora. Mas sejamos honestos: quantas vezes você já saiu de uma reunião com o compromisso de “formalizar o combinado por e-mail”? O que prova que, apesar de excessos e incômodos, o e-mail segue sendo indispensável em muitos contextos.
A pergunta, então, não é “como eliminar o e-mail?”, mas sim como torná-lo suportável, produtivo e até aliado no dia a dia?. Vem descobrir as respostas que encontramos!
O que é gestão de e-mail?
Uma pesquisa da All About Cookies revelou que, em média, cada pessoa acumula mais de 1.000 e-mails não lidos em sua caixa de entrada. E mais da metade dos entrevistados se diz frustrada com a dificuldade de localizar arquivos ou mensagens importantes.
Não é difícil entender o porquê: abrir a caixa de entrada muitas vezes é como encarar um armário bagunçado, você sabe que guardou por ali o que precisa… só não faz ideia de onde.
A gestão de e-mails surge como um conjunto de práticas que têm menos a ver com obsessão por ordem e mais com saúde mental e foco. Quando a desordem digital diminui, o espaço mental se abre.
E não é pouca coisa: segundo a mesma pesquisa, 77% das pessoas dizem sentir que sua vida é negativamente impactada pelo excesso de mensagens. Resultado da necessidade constante de ficar de olho na caixa de entrada e o fardo de lembrar de responder mensagens.
Leitura recomendada: Tipos de tarefas: como organizar seu trabalho da melhor forma
O que causa bagunça nos e-mails?
Você deve ter sugestões do porquê a média de e-mails não lidos na caixa de entrada ser tão expressiva. Os motivos mais comuns são:
1. Ausência de técnica
Muitos de nós ainda lidamos com e-mails no improviso. Deixamos acumular, tentamos mover manualmente para pastas, até que chega um ponto onde a única solução parece ser o botão deletar tudo de uma vez. O risco de apagar algo importante parece menor quando a sensação é que você nunca vai chegar até ele mesmo.
2. Alto fluxo diário
São mais de 300 bilhões de e-mails trocados por dia no mundo, segundo o Statista. Não recebemos somente comunicações do trabalho, mas também promoções, newsletters e convites automáticos. Cada mensagem ocupa espaço mental, mesmo que você nunca vá abri-la.
3. Newsletters esquecidas
A cena é familiar: você se empolga com a proposta de uma newsletter, assina, (quando muito) lê nos primeiros envios, com o tempo, ela perde a relevância. Mas cancelar a assinatura é muitas vezes um labirinto propositalmente criado para desestimular. O resultado: caixas cheias de conteúdos que não têm mais nada a ver com você, mas que insistem em aparecer.
8 dicas de como gerenciar e-mails de forma eficiente
A Endeavor, que ajuda empreendedores a escalarem seus negócios, fez uma série sobre os vilões da produtividade, e lá está ele: o e-mail! No episódio, o então CEO do Runrun.it, Antonio Carlos Soares, deu algumas dicas.
Você confere elas neste vídeo:
1. Não transforme e-mail em to-do list
Há algo de ilusório em acreditar que sua caixa de entrada pode ser o mesmo que sua lista de tarefas. O e-mail é feito para troca de mensagens, não para organização de prioridades.
Quando você mistura as funções, cria um ruído constante: notificações e lembretes pipocam de forma aleatória, sem critério de urgência real. Pior: essa dispersão mina sua clareza mental.
Usar uma ferramenta de gestão de tarefas ou mesmo um caderno dedicado já alivia essa confusão, permitindo que o e-mail volte ao que sempre deveria ser: comunicação.
2. Reduza a quantidade de alinhamentos por e-mail
Imagine tentar resolver um mal-entendido que já custou algumas centenas com uma troca interminável de bilhetes. O risco de ruído só aumenta. O mesmo vale para e-mails. Se o assunto não cabe em quatro linhas, talvez mereça outro canal.
Uma reunião rápida, com pauta clara e duração limitada, costuma ser mais eficaz e menos cansativo. Reuniões relâmpago, quando bem conduzidas, economizam horas de malabarismo textual e deixam todo mundo com mais energia para agir.
3. Evite múltiplas plataformas
“Foi no WhatsApp ou no Slack? Talvez no e-mail?”. Essas frases anunciam um certo caos. A multiplicação de canais é um convite à perda de tempo e de contexto. Centralizar não significa fechar portas, mas escolher poucas plataformas e usá-las bem, de forma integrada.
Cada vez que você elimina a dúvida sobre “onde está aquela informação?”, você libera espaço mental para o que realmente importa: pensar.
4. Evite incluir pessoas desnecessárias nos e-mails
Há uma falsa sensação de segurança em copiar todos. Mas, no fundo, isso gera uma cultura de excesso, onde cada notificação parece mais urgente do que realmente é.
Copiar menos gente não é exclusão, é respeito. Significa poupar colegas de distrações e confiar que, se precisarem, a informação vai chegar a eles. Quanto menos inchaço na comunicação, mais leveza no ambiente de trabalho.
5. Evite silos de informação no e-mail
O e-mail é privado por natureza. E esse é seu maior paradoxo quando usado como repositório de informação.
Se alguém sai do time, leva consigo conversas e dados que poderiam ser vitais. Guardar conhecimento em e-mails é como esconder um manual de instruções no fundo de uma gaveta trancada.
Melhor torná-lo público, em uma ferramenta de colaboração, um documento compartilhado, e assim transformar o saber individual em patrimônio coletivo da empresa.
6. Use plataformas de comunicação contextualizadas
Contexto é tudo. Quando você lê uma mensagem isolada no e-mail, muitas vezes não sabe a que tarefa, projeto ou decisão ela se refere.
Plataformas como Runrun.it servem “como fonte única da verdade”, que ligada o e-mail a tarefa, onde estão decisões, encaminhamentos e conclusões realizadas.
Assim, cada comunicação ganha camadas de sentido, e você gasta menos energia tentando reconstituir histórias a partir de fragmentos soltos.
7. Implemente o método OHIO
“Only Handle It Once”ou mexa apenas uma vez. O princípio parece quase zen: não empilhar pendências, não revisitar infinitamente a mesma mensagem.
Na pática é: responder, encaminhar, transformar em tarefa ou arquivar em uma só vez.
Não significa que você precise ser um robô de eficiência: o OHIO é mais um antídoto contra a procrastinação disfarçada.
Teste primeiro em comunicações internas, e se funcionar, amplie para clientes e parceiros. Aos poucos, sua caixa de entrada deixa de ser um campo minado para se tornar um espaço limpo, quase respirável.
8. Organize os tipos de mensagens por rótulos ou pastas
Grande parte dos e-mails podem (e devem) ser descartados sem dó. Mas sempre há aqueles que merecem um lugar seguro: conversas com clientes, trocas entre colegas de equipe, acordos que podem esclarecer mal-entendidos no futuro.
São registros que, guardados com cuidado, podem virar quase um “arquivo histórico” do trabalho.
A boa notícia é que a maioria dos programas de e-mail já traz ferramentas para dar forma a essa organização: rótulos, pastas, categorias.
O que parece detalhe, na prática, é o que separa a sensação de afogamento digital da tranquilidade de saber exatamente onde encontrar o que precisa.
Centralize seus e-mails em tarefas com Runrun.it
Imagine, em vez de procurar desesperadamente por um anexo, encontrar tudo guardado no seu devido contexto. Com uma aba dedicada para “E-mails”, o Runrun.it organiza as mensagens cronologicamente, mostrando quem enviou e quando. Clicar em um e-mail revela todo o conteúdo e os anexos do projeto, sempre intactos e acessíveis.
Tenha a tranquilidade de saber que, mesmo que a mensagem original seja apagada da caixa de entrada, ela continuará preservada na tarefa. É um arquivo de trabalho seguro, imune a exclusões acidentais.
A proposta é simples: devolver ao e-mail seu verdadeiro propósito de ser um ponto de partida para a conversa, e não o labirinto onde o trabalho se perde.
Experimente grátis: https://runrun.it/
