Conheça os tipos de tarefas mais importantes para sua organização

Conheça os tipos de tarefas mais importantes para sua organização

Para alcançar uma rotina saudável de trabalho, é preciso contar com práticas e ferramentas que auxiliam na organização das demandas que precisam ser entregues ao longo do expediente. Com um gerenciador de projetos, você pode elencar os tipos de tarefas de acordo com as prioridades dos projetos ou frequência em que as atividades acontecem, facilitando o fluxo de trabalho.

Como também ocorre com os projetos, a classificação das atribuições em categorias é uma das maneiras de tornar a gestão de tarefas mais eficiente e transparente para você e toda sua equipe.

E se vamos falar na definição dos tipos de tarefas, não há como pensar nesse processo sem os softwares de gestão que, cada vez mais completos e automatizados, diminuem a quantidade de retrabalho, agilizam a realização das atividades e centralizam as informações, melhorando o tempo de resposta às mudanças.

Para atingir esse nível de desempenho, é fundamental que você saiba como separar as atividades mais importantes do dia a dia antes de colocá-las na lista de execução.

Nesse artigo, vamos relembrar quais são os tipos de tarefas mais comuns que fazemos no trabalho, quais delas estão no topo das prioridades e como elas podem ser organizadas com o Runrun.it.

 

O que são as tarefas?

A organização é uma peça fundamental para que o dia flua com naturalidade e de maneira produtiva.

Seja em softwares, aplicativos, bloco de notas, agendas ou mesmo mentalmente, listamos aquelas tarefas que precisam ser cumpridas naquela jornada de trabalho.

Mas você já pensou no que são as tarefas?

Sem entrar em conceitos muito longos, as tarefas são divisões das atividades que compõem um projeto.

Essas etapas menores possuem um objetivo claro e um prazo para que sejam executadas.

Como muitas delas são interdependentes, cada responsável pela atividade deve finalizar a tarefa para que a outra comece sua função, sem o risco de criar gargalos no fluxo de trabalho.

Por isso é importante que cada liderança realize a gestão de tarefas, como forma de gerenciar as atividades e os tipos de tarefas, acompanhar o progresso e delegar as funções com equilíbrio e de acordo com as capacidades dos profissionais que fazem parte de sua equipe.

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Os tipos de tarefas

A classificação das demandas por tipos de tarefas auxilia não somente na organização pessoal, como também permite um acompanhamento mais detalhado sobre quais atividades estão sendo executadas dentro de um projeto, o que dá uma dimensão mais profunda se a gestão do tempo funciona de maneira eficiente nos departamentos.

Para a definição dos tipos de tarefas, existem dois critérios básicos que são a categorização por prioridade e pela frequência com que as tarefas são programadas e repetidas ao longo dos ciclos do projeto estabelecidos no planejamento tático.

Tipos de tarefa por prioridade

A priorização é uma prática habitual no contexto profissional, já que constantemente utilizamos ferramentas, matrizes e softwares para fazer o gerenciamento das tarefas.

Normalmente, a criação de prioridades é ligada aos prazos estipulados para a entrega ou pela seleção de importância atribuída pelas lideranças, o que muda a ordem de execução prevista inicialmente.

Antes de mostrar quais são os tipos de tarefas mais comuns segundo os parâmetros de prioridade, é válido lembrar que qualquer mudança ao longo das atividades deve ser comunicada de maneira clara a todos envolvidos, para que não haja o risco do retrabalho interromper a sequência das ações.

Portanto, contar com o Runrun.it é sinônimo de manter a gestão à vista e centralizada para todos usuários, que serão notificados à chegada de cada nova informação relevante para a continuidade do trabalho.

No Runrun.it, as notificações mantêm os usuários atualizados sobre as mudanças feitas nas tarefas

Tarefas emergenciais

O nome desse tipo de tarefa já indica qual é a sua característica. São aquelas atividades importantes que se tornaram cruciais para a entrega de um produto, campanha ou funcionalidade e por isso devem ser colocadas nos primeiros lugares da fila.

As tarefas emergenciais são vistas em gestão de crises, na qual a empresa precisa responder com rapidez aos consumidores ou parceiros que precisam de uma solução imediata.

Elas também podem ser resultantes da procrastinação, e com a chegada do prazo final, precisam ser entregues antes de outras demandas previstas. Esse tipo de tarefa é um ponto fora da curva e deve ser evitado, a partir do monitoramento do cronograma.

Tarefas urgentes

Um degrau abaixo das tarefas emergenciais, estão as urgentes. Correspondem às solicitações feitas por gestores ou clientes que precisam ser resolvidas no mesmo dia.

O curto prazo para a sua realização faz parte de sua característica e assim como o tipo de tarefa emergencial, são alçadas ao posto de atividade principal logo que são criadas.

Como nem sempre urgente quer dizer importante, vale a pena utilizar técnicas de gestão, como a Matriz de Eisenhower para dimensionar se a atribuição pode ser delegada para outro profissional.

Tarefas no prazo

Costumam ser planejadas e presentes na rotina de trabalho, por isso cumprem um papel importante para a efetivação de um projeto.

Pensando em uma campanha de marketing digital, a escrita dos textos de divulgação, as peças para as redes sociais e os vídeos promocionais se encaixam nesse tipo de tarefa.

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Por já nascerem com deadline bem estipulado, podem ser agendadas no cronograma para que não sejam esquecidas pelos seus responsáveis.

No vídeo abaixo, você pode ver como realizar essa função com o Runrun.it.

Tarefas planejadas

A diferença entre esse tipo de tarefa e a anterior é o tempo de execução disponível.

As tarefas planejadas são pensadas com bastante antecedência, o que garante mais flexibilidade para ajustes no meio do caminho, sem prejudicar as demandas interdependentes.

Tipos de tarefa por frequência

Enquanto a nomeação de tarefa por prioridade considera os critérios de importância e urgência, os tipos de tarefa por frequência dividem em categorias os jobs conforme a incidência deles na rotina de trabalho.

Podemos usar como exemplo as atividades que se repetem, desde a simples checagem de emails aos processos produtivos automatizados.

Tipos de tarefas momentâneas

O principal aspecto desse tipo de tarefa é a precisão dos pontos de início e fim para a sua execução.

Geralmente estão associadas a algum evento ou marco do projeto que não é visto com frequência no cotidiano e precisam ser resolvidas de maneira ágil e prática.

Mesmo temporário, esse modelo de tarefa é fundamental para o resultado final do projeto proposto e a sua entrega no prazo promove uma a continuidade das ações programadas.

Tipos de tarefas intermitentes

As tarefas intermitentes são aquelas que são interrompidas durante a sua realização.

Isso acontece por diferentes motivos: solicitações de clientes, alterações no calendário ou por falta de informações ou materiais necessários para a sua continuidade.;

A partir do momento que são paralisadas, elas entram no modo de espera e perdem o senso de urgência.

Quando são retomadas, podem continuar sob a responsabilidade do profissional que a iniciou ou até mesmo ser delegada para outra pessoa da mesma função que faz parte da equipe.

Tipos de tarefas ongoing

Em uma versão adaptada para o português, é o tipo de tarefa que chamamos de rotineiras, se repetindo cotidianamente, como as respostas aos consumidores, as análises de resultados ou reuniões de alinhamento dentro da empresa.

As tarefas ongoing costumam ter horários e dias específicos para acontecerem e são administradas pelos colaboradores atribuídos dessa função, que controlam cada detalhe das atividades como um exercício de autogestão.

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Se antes esse tipo de tarefa era manual, com a automação dos processos elas passaram ao ambiente digital, onde são programadas ou auxiliadas pelos gerenciadores de tarefas.

No Runrun.it, as tarefas ongoing podem ser categorizadas por meio das tags ou mesmo ganharem essa configuração quando são criadas na ferramenta quadros, como demonstramos na imagem abaixo.

O modelo de tarefas ongoing pode ser criado de maneira simples no Runrun.it

E as subtarefas, o que são?

Como o nome diz, as subtarefas são um recurso que divide as tarefas em partes específicas, permitindo que gestoras e gestores distribuam as funções de maneira individual, sem perder a conexão com a tarefa principal.

Utilizando as rotinas de um departamento de comunicação, podemos pensar em uma tarefa intitulada “Produção de conteúdos para o blog”.

Dentro dessa estrutura, as demais etapas que compõem essa atividade podem ser definidas como subtarefas, tais como:

  • pesquisa de conteúdo para a escrita;
  • produção textual;
  • criação das ilustrações ou imagens do material;
  • publicação do conteúdo na plataforma do blog;
  • divulgação do texto nas redes sociais.
 
As subtarefas permitem a divisão de funções de maneira individual

A formulação desse tipo de tarefa traz uma série de vantagens para o usuário, como:

  • visualização da complexidade da atividade,
  • distribuição equilibrada de atribuições,
  • produção de relatórios e
  • acompanhamento do progresso do trabalho.
 

Quando devo utilizar as subtarefas?

O uso das subtarefas é recomendado em atividades que possuem diferentes colaboradores, tipos de tarefas e prazos envolvidos.

Para que não haja confusão, é válido separar cada atribuição, facilitando o acompanhamento dos processos.

Contudo essa divisão precisa ser moderada, senão a quantidade de subtópicos pode atrapalhar o fluxo do trabalho.

No caso de subtarefas interdependentes, identifique os pontos de conexão para que cada membro da equipe saiba qual é o momento ideal para iniciar suas atividades.

As subtarefas também são bastante importantes no kick-off do projeto ou em reuniões de pauta, descrevendo com detalhes as responsabilidades delegadas a cada um dos participantes, separando os materiais e informações de acordo com a importância de cada membro na tarefa.

Isso se estabelece da mesma maneira quando os clientes ou profissionais externos fazem parte da tarefa em desenvolvimento, seja na construção dela ou na aprovação das tarefas.

A fragmentação em etapas deixa nítido qual é a função desejada, seja na solicitação de mudanças ou na execução da tarefa em si.

Como um lembrete, vale ressaltar que as subtarefas não são sinônimas das checklists.

Enquanto a primeira promove a quebra de tipos de tarefas mais complexas em partes mensuráveis, as checklists são uma ferramenta de conferência, que permite a marcação das tarefas já efetuadas e a checagem das atividades subsequentes.

Organize os tipos de tarefas com uma ferramenta de gestão

Em uma era tecnológica, é importante que todos os processos de uma empresa sejam feitos com agilidade e precisão.

Portanto, contar com um software de gestão virou uma necessidade quando a intenção é deixar todos na mesma página.

O Runrun.it, que é reconhecido pelos seus usuários como a ferramenta de gestão mais fácil de usar no mundo, agrega diferentes recursos que beneficiam o seu trabalho, proporcionando a administração das atividades processuais do cotidiano de maneira simples e eficiente.

Incorporando os princípios da gestão ágil, a plataforma promove a colaboração entre equipes, a praticidade na realização das demandas e o avanço de cada tipo de tarefa por meio do kanban.

tipo de tarefa
O kanban é um método intuitivo de organizar suas tarefas

As funcionalidades automatizadas da ferramenta ainda permitem que os tipos de tarefas sejam replicados com apenas um clique por meio da opção de clonar as atividades, mantendo os padrões estabelecidos do projeto, o que poupa o tempo do seu dia a dia.

Para conhecer esses recursos, confira nosso vídeo tutorial em que mostramos os primeiros passos no gerenciador de tarefas.

Mais que a entrega da organização das tarefas, o Runrun.it permite a análise das informações coletadas para administrar os recursos materiais e humanos, com a criação de relatórios de produtividade e capacidade, oferecendo insights poderosos para a gestão de pessoas.

Dessa maneira, você pode dedicar mais tempo para o planejamento estratégico e tomar decisões com mais assertividade, de forma a melhorar os seus resultados.

Faça o teste da plataforma e conheça todos os benefícios que ela entrega a sua empresa: https://runrun.it

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