6 listas inteligentes para ter além da sua lista de tarefas

6 listas inteligentes para ter além da sua lista de tarefas

O que Da Vinci, Thomas Edison, John Lennon e Madonna têm em comum? Segundo Paula Rizzo, autora de Listful Thinking, é a paixão por listas. Pessoas bem-sucedidas usam listas o tempo todo para não perder ideias, e aliviar a mente. Mas não pense que essa gente famosa é muito diferente de você. Você também adora listas! Vivemos numa espécie de “cultura Buzzfeed” e assim que batemos o olho num texto, imediatamente buscamos por itens, enumerados, nele. A neurociência explica por quê! Entenda a seguir e descubra ainda 6 tipos de listas para você ter além da sua lista de tarefas. Adiantamos: elas podem salvar o seu dia e a sua empresa do caos.

  1. 1. Lista de tarefas delegadas para não se desfocar das prioridades
  2. 2. Lista de projetos para não comprometer o desempenho da empresa
  3. 3. Lista de tópicos da reunião para não precisar convocar outras
  4. 4. Lista de prós e contras para não tomar decisões ruins
  5. 5. Lista de objetivos de longo prazo para não adiar mais seus sonhos
  6. 6. Lista de músicas para embalar o seu dia e melhorar seu humor

Por que adoramos listas?

Segundo a escritora Maria Konnikova, autora do best-seller Mastermind, o processamento de informações em forma de listas é um pouco “como tomar um suco verde detox, em vez de mastigar um maço de couve”. Simplesmente é mais fácil de digerir. Além disso, listas apelam para nossa tendência de categorizar coisas em partes menores, pois, organizadas assim, são mais fáceis de memorizar, ela diz, citando um estudo do neurocientista Walter Kintsch.

Segundo ele, as listas são nossa maneira preferida de receber e organizar informações em um nível subconsciente: elas geralmente concentram nossa atenção com maior precisão pois, quando processamos informações, fazemos isso espacialmente. Por exemplo, é difícil memorizar os mantimentos que precisamos comprar no supermercado se eles estiverem todos agrupados em um parágrafo de texto. Porém, é mais fácil lembrar de tudo se escrevermos em tópicos. Então, mesmo que esqueçamos a lista em casa, é mais fácil lembrar do que havia nela porque podemos pensar na localização das palavras no papel.

 

As listas também apelam para nossa tendência geral de categorização – pense como é difícil deixar de classificar as coisas no mesmo momento em que as vemos! -, pois elas dividem as informações em pequenas partes. Esse tipo de organização facilita tanto a compreensão imediata quanto a lembrança posterior.

1. Lista de tarefas delegadas para não se desfocar das prioridades

“Inúmeros líderes costumam realizar tarefas que facilmente poderiam ter delegado, com a justificativa de que ‘ah, é rápido’. Acontece que ser capaz de fazer algo não significa que você deveria fazê-lo”, Rizzo vai direto ao ponto.

Ela indica que você olhe para cada item da sua lista de tarefas e se pergunte: “Sou a única pessoa capaz de fazer isso?”. Você já prevê a resposta. Então, crie uma lista de tarefas delegadas. Naturalmente, ela deverá se tornar a lista de afazeres de outros responsáveis, e você poderá conferir se estão sendo ou não realizadas.

 

“Antes de delegar, preciso treinar a pessoa, e isso exige um tempo”, você pode pensar. Acontece que, ao delegar tarefas, você verá que com o tempo poupado você poderá se dedicar ao que mais requer sua atenção. Sem contar que chefiar sem desenvolver pessoas é ir pela via do egoísmo, não liderar.

2. Lista de projetos para não comprometer o desempenho da empresa

Os projetos de uma empresa em crescimento não costumam ser poucos e, por isso mesmo, é necessário mensurar seus avanços, atrasos e gargalos. Por isso não é seguro manter uma planilha, que deve ser constantemente atualizada. O conselho é recorrer a uma ferramenta de gestão de projetos.

Assim, é possível listar todos os detalhes – desde o valor hora/homem dos profissionais até permissões para abrir e receber demandas.  Isso evita a microgestão, ou seja, interromper o trabalho dos colaboradores supervisionando cada pequena etapa.

Com os projetos listados no sistema, bastará distribuir as tarefas para os profissionais. Dependendo da solução escolhida, cada pessoa poderá acompanhar seu próprio desempenho, além de se comunicar com os membros da mesma equipe, e de outra também. Em suma, Rizzo recomenda porque “poupa inúmeros e-mails, que podem se tornar confusos, além de manter tudo sobre os projetos num só lugar”.

 

>> Leitura recomendada: Controle de projetos: o guia definitivo para descomplicar a sua gestão

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3. Lista de tópicos da reunião para não precisar convocar outras

Se você está prestes a marcar uma reunião, pare um minuto e se pergunte: quais assuntos trataremos? Liste todos eles. São pautas demais? Procure cortar para no máximo três. Para mais detalhes, acesse nosso guia para reuniões produtivas.

Agora, se você vai participar de uma reunião semanal de follow-up, mantenha sua lista por perto. Assim você anota suas realizações, dificuldades e aprendizados conforme for lembrando – e vai filtrando o que é mais importante. Afinal, nem tudo que você precisa dizer vem à mente de uma vez, do mesmo modo que nem tudo o que você fez durante a semana é relevante para todos.

 

>> Leitura recomendada: 6 perguntas que você deve se fazer antes de planejar reuniões de equipe

4. Lista de prós e contras para não tomar decisões ruins

Aceitar ou negar o convite para uma parceria, abrir um negócio em conjunto, contratar e desligar funcionários… Todas essas são decisões que requerem uma reflexão bastante ponderada. E nada mais eficiente do que uma lista de prós e contras para poder acessar na hora da tomada de decisão.

Já ouviu falar da Análise SWOT?  Usada até hoje por profissionais de Marketing para entender o posicionamento de um produto ou serviço no mercado, ela consiste em identificar Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Você pode, então, adaptá-la à sua situação. Se está difícil entendê-la, neste post, damos algumas dicas para decisões melhores.

 

Mas atenção: embora pareça óbvio, o fato de haver mais prós do que contras num primeiro momento não quer dizer que você já tem uma resposta. O mais seguro é anotar tudo e deixar sua lista descansando… No dia seguinte, volte a ela, com uma nova perspectiva e novos pontos a analisar. Também pode ajudar se você compartilhar sua lista com um amigo que já passou por impasse semelhante.

5. Lista de objetivos de longo prazo para não adiar mais seus sonhos

Não chame os objetivos de longo prazo de futuro. Longo prazo quer dizer que você começa agora e alcança depois. Tratando seus planos como planos do futuro, você pode acabar adiando muita coisa, até já não ter mais as mesmas condições nem disposição de correr atrás delas.

“Mesmo que você ache que um sonho é muito ambicioso, mas é algo que você quer, adicione à sua lista”, Rizzo aconselha. Só evite contá-lo a todo mundo. Não porque a inveja alheia pode destruir seu sonho, e sim porque pode te causar a falsa sensação de realização prévia, te aliviando de se empenhar.

O filósofo Walter Benjamin enumerou as “As técnicas do escritor em 13 teses” (“The Writer’s Technique in Thirteen Theses”) e uma delas é justamente sobre isso: “Fale sobre o já realizado, de todas as maneiras, mas não leia nenhuma passagem a ninguém do trabalho em progresso. Qualquer gratificação que você obtenha dessa forma irá retardar seu tempo. Se seguir o conselho, o desejo crescente de comunicação se tornará, por fim, um motor para a conclusão do trabalho.”

 

Rizzo sugere ainda que você crie lembretes, no celular mesmo, para retomar e reavaliar sua lista de objetivos de longo prazo. “Eu vou riscando as coisas que já aconteceram, adicionando novos objetivos e apagando o que eu não quero mais fazer”. Parece uma estratégia sensata, não?

6. Lista de músicas para embalar o seu dia e melhorar seu humor

Você é daquele tipo de pessoa que só concentra com música? O problema é quando você escolhe uma perfeita para o momento e, logo em seguida, começa uma outra que te desagrada e até desconcentra, porque você precisa trocar…

Para isso não acontecer e você entrar num estado de fluxo quase inabalável, aproveite para montar uma playlist só com as suas músicas preferidas. Quer algumas dicas? Não inclua nenhuma que mexa muito com suas emoções, para não te deixar com a cabeça nas nuvens. E, se sentir que músicas em português te desfocam porque você fica reparando na letra, evite também.

Agora, se você não está com tempo, fizemos uma seleção de playlists especial para quem precisa se focar e não está conseguindo. Acesse aqui!neste outro post, indicamos um site com músicas que concentram, com base na neurociência.

Bônus: 3 dicas rápidas de como criar suas listas de tarefas

1. Escreva tudo que você precisa lembrar de fazer

Muitas vezes, deixamos de colocar coisas importantes em nossas listas de tarefas. E as razões são diversas: damos a desculpa de que não vamos nos esquecer de determinada coisa – e acabamos nos esquecendo justamente dela! – ou postergamos algo que é muito complicado. 

Segundo David Allen, autor de Getting Things Done, o primeiro passo para fazer uma lista eficaz é tentar captar absolutamente tudo, concentrar em uma única lista para depois criar segmentações e classificações como “tarefas diárias” ou “urgências”. Assim, fica mais fácil visualizar o que é necessário priorizar, quais tarefas complexas precisam ser repartidas em uma sequência de pequenas etapas e quais delas podem ser deixadas para depois. 

2. Segmente tarefas complexas de forma a torná-las mais fáceis

Sabe aquelas tarefas que nunca saem da lista? Normalmente são coisas que queremos fazer, pretendemos fazer, mas nunca conseguimos abordar. Talvez a razão para isso seja que, simplesmente, não sabemos por onde começar.

Por exemplo, digamos que um cliente solicite novos relatórios em um software em desenvolvimento. Você terá muito mais dificuldade em lidar com essa tarefa do que se a dividisse em algumas etapas mai simples: identificar junto ao cliente que novos relatórios precisam ser criados; especificar funcionalmente os relatórios, organizando as informações; reunir as informações solicitadas e gerar especificações funcionais; desenvolver e implementar os relatórios. Assim, saiba que você pode segmentar uma tarefa complexa em inúmeras tarefas mais simples para conseguir executá-la.

3. Termine uma coisa antes de começar outra

Tarefas inacabadas tendem a agir como distrações cognitivas que afetam negativamente seu desempenho em geral. Em vez de executar inúmeras tarefas ao mesmo tempo, faça uma de cada vez. Caso você realmente precise parar alguma tarefa no meio, antes de seguir em frente, anote o ponto em que parou e, quando você retomar sua lista de tarefas, comece justamente ali em vez de pular para outra tarefa. 

Você é mesmo daqueles que amam uma lista? Então dê só uma olhada nas nossas melhores!

Sua lista de tarefas em um gerenciador de tarefas

Como você pode ver neste post, adotar uma ferramenta de gestão para organizar seus afazeres e os afazeres da sua equipe é uma tática muito indicada. Com o Runrun.it, além disso, você pode acompanhar os custos dos projetos, a disponibilidade da equipe e o desempenho individual dos profissionais. Tudo automatizado. Menos e-mails e reuniões, mais foco e estratégia. Experimente grátis: http://runrun.it

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