Se você parar para pensar, sua agência (ou empresa) impacta a vida de muitas pessoas. Colaboradores, fornecedores, clientes, acionistas (se houver) e demais interessados – que são os chamados stakeholders. O mesmo vale para empresas de Tecnologia da Informação, em que administrar esses interesses é determinante para o sucesso da operação e das entregas. Ou seja, é preciso implementar uma gestão de stakeholders em projetos de TI eficiente, e agora vamos te contar como fazer isso.
Porque uma coisa é certa: se não levamos em consideração o poder exercido pelos stakeholders em algum projeto, este certamente vai fracassar.
O que é a gestão de stakeholders?
De acordo com o Project Management Body Of Work (PMBOK), o guia elaborado pelo Project Management Institute, a gestão de stakeholders abrange todos os processos exigidos para identificar as pessoas, grupos e organizações que podem impactar ou serem impactados por um projeto.
A prática também envolve a análise das expectativas das partes interessadas e de seu impacto no projeto, bem como o desenvolvimento das melhores estratégias de gerenciamento para o engajamento eficaz desses stakeholders.
No PMBOK, lemos que a gestão de stakeholders ocorre por meio das seguintes etapas sequenciais:
Identificação dos stakeholders >> Planejamento da gestão de stakeholders >> Gerenciamento do envolvimento dos stakeholder >> Controle do envolvimento dos stakeholders
Agora vamos entender melhor as principais etapas desse processo.
Conhecendo seus stakeholders
Identificar stakeholders significa entender quais são as pessoas, os grupos ou as organizações que podem impactar ou serem impactadas por uma decisão, atividade ou resultado do seu projeto de TI. Para encontrá-los, você deve:
Fazer uma lista com todas as possíveis partes interessadas
Não tem segredo; mande ver num brainstorming para listar todas as potenciais partes interessadas no seu projeto. Não se preocupe com o tamanho do interesse ou do impacto de cada stakeholder tem.
Entender o que quer cada stakeholder
Depois de listar, vá atrás dos interesses de cada um a respeito do projeto. E avalie tanto o aspecto positivo quanto o negativo: se algum stakeholder tiver interesses que possam prejudicar a iniciativa, relacione-os. Todas as possibilidades devem ser exploradas para que você consiga conhecer profundamente quem são seus stakeholders-chave – e como tratá-los.
Determinar níveis de influência
Após saber quem são seus stakeholders e o que pretendem, você deve determinar o nível de influência de cada stakeholder sobre o projeto. Isso significa entender a capacidade desse stakeholder de alavancar o projeto – ou de paralisá-lo.
Classificar por ordem de importância
Aqui, você pode elaborar um sistema de pontuação de acordo com os níveis de influência e de interesse no projeto. A ideia é que você classifique seus stakeholders por ordem de importância para, a partir daí, desenvolver uma estratégia para cada um.
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Você pode criar perfis de stakeholders, como: “desinformado” (sem conhecimento e impacto no projeto); “resistente” (que não aceita bem mudanças); “neutro” (não dá apoio nem resiste); “apoiador” (estimula a mudança) e “líder” (ativamente engajado em garantir o êxito).
Algumas perguntas podem auxiliar nesse processo de classificação de stakeholders: que tipo de riscos cada um pode trazer ao projeto, e como mitigá-los? E se por acaso o inesperado acontecer, como sairá de uma situação de conflito com os stakeholders mais influentes?
É evidente que você precisará, mais do que nunca, de duas competências essenciais: comunicação e negociação. O segredo é se manter sempre à frente da sua equipe e evitar embates desnecessários, mantendo um diálogo aberto com todas as partes interessadas.
Singularidades de projetos de TI
Da mesma forma que uma organização possui stakeholders externos e internos, a área de TI também tem suas próprias partes interessadas. O stakeholder de TI pode ser definido como qualquer grupo ou indivíduo que é afetado ou possa afetar as decisões estratégicas relacionadas à tecnologia da informação em uma empresa.
Assim sendo, as informações acima são válidas também para a gestão de stakeholders em projetos de TI. No entanto, há algumas singularidades que devem ser levadas em consideração.
Complexidade intervindo em prazos e custos
Como, por exemplo, o fato de que muitos projetos são complexos em termos de inovação tecnológica e/ou número de interfaces entre envolvidos. Isso leva a um alto nível de incerteza quanto à tecnologia envolvida, o que pode atrapalhar os prazos combinados – e a relação com as partes interessadas.
Outra singularidade é a de que, muitas vezes, os custos de um projeto de TI são tangíveis, enquanto que muitos dos benefícios, não. Assim sendo, o projeto é passível de falhas que podem levar a desperdícios, atrasos, entre outros problemas.
Vamos ver, então, de que forma evitar esses problemas:
Trabalhar a comunicação
Após serem identificados os stakeholders, você deve planejar detalhadamente a forma como você vai se relacionar com eles. É o momento de olhar para cada um daqueles perfis ali de cima a definir a estratégia de abordagem para aumentar o engajamento.
A ideia, assim, é planejar a comunicação com os stakeholders. O plano pode ser algo mais formal, (um exemplo de estrutura é este, do site InovaGP), como também pode constar de apenas uma folha com os principais stakeholders e seus respectivos níveis de interesse. Este método é mais apropriado para projetos ágeis ou para uma empresa de pequeno porte.
O importante é que o plano seja suficiente para gerir as comunicações e envolver as principais partes do projeto sempre que necessário. Desta forma, será possível manter todos os objetivos alinhados.
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Controlar o envolvimento dos stakeholders
Algo que você deve ter sempre em mente na gestão de stakeholders em projetos de TI é que as partes interessadas devem ser envolvidas desde o início dos trabalhos. Os mais entusiasmados, isto é, “aqueles que compararam a ideia”, devem ter sua atenção (ou do gerente) constante, para que busquem motivar e envolver as demais partes interessadas. Assim, será possível diminuir possíveis resistências à sua implantação.
Outro ponto fundamental na hora de controlar o envolvimento dos stakeholders é a necessidade de estabelecer fortes alianças com os responsáveis pelos recursos de que o projeto irá necessitar para seu desenvolvimento. E mantenha sempre um canal aberto para prestar contas do andamento de um projeto. A falta ou excesso de informações pode gerar ansiedade, desconfiança, resistência e em última análise prejudicar o projeto.
Em suma, para implementar sua gestão de stakeholders em projetos de TI, lembre-se de:
1) Identificar os stakeholders relevantes para a organização, quer sejam externos, internos, ou que façam interface;
2) Identificar o subconjunto de stakeholders-chave, isto é, que podem ameaçar a organização;
3) Diagnosticar os stakeholders-chave que apoiam a empresa, os que não apoiam, os que apresentam aspectos positivos e negativos e os que se posicionam de forma marginal;
4) Formular estratégias que envolvam os stakeholders apoiadores, que defendem a empresa contra os não-apoiadores, de colaboração com os que apresentam pontos fortes e fracos no relacionamento com a empresa e de monitoramento dos que se posicionam a margem;
5) Implementar estratégias e desenvolva táticas específicas, assumindo a responsabilidade pelo gerenciamento dos stakeholders-chave.
Uma ferramenta para ajudar na sua gestão de stakeholders em projetos de TI
Quanto mais controlados e otimizados forem seus processos internos, mais tempo sobrará para você dedicar à gestão dos stakeholders. Por isso, uma ferramenta de gestão como o Runrun.it pode ser de enorme auxílio.
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