Adotar um aplicativo para gerenciar tarefas se tornou essencial para manter o fluxo de trabalho organizado. Essa prática permite aumentar a produtividade, otimizar processos e garantir que os projetos sejam entregues nos prazos definidos.
No cenário corporativo atual, gerenciar projetos com múltiplas demandas, prazos curtos e equipes diversas é um desafio constante. Por outro lado, a boa notícia é que a tecnologia tem evoluído para simplificar essa complexidade, oferecendo soluções cada vez mais completas e intuitivas.
A transformação digital acelerou a demanda por ferramentas que vão além da simples organização de tarefas, estimulando a colaboração entre equipes distribuídas geograficamente. Sendo assim, contar com um aplicativo de gestão de tarefas deixou de ser um diferencial e se tornou um requisito essencial para empresas que desejam se manter competitivas.
Se você busca a ferramenta ideal para transformar a gestão da sua equipe e elevar os resultados, este conteúdo foi feito para você.
Boa leitura!
O que é um aplicativo para gerenciar tarefas?
Os benefícios em utilizar um aplicativo para gestão de Tarefas
10 melhores aplicativos para gerenciar tarefas em 2025
Como escolher o aplicativo de gestão de tarefas ideal
O que é um aplicativo para gerenciar tarefas?
Um aplicativo para gerenciar tarefas é uma plataforma inteligente, projetada para centralizar, organizar e otimizar o fluxo de trabalho de equipes e organizações. Desta forma, com esse tipo de ferramenta, gestores e colaboradores podem acompanhar o progresso das atividades em tempo real. Ainda é possível definir prioridades estratégicas, compartilhar arquivos com segurança e se comunicar de forma integrada e eficiente.
Em um ambiente corporativo cada vez mais dinâmico, esses aplicativos se tornaram indispensáveis para manter o alinhamento e a produtividade, independentemente de onde cada pessoa esteja.
Sendo assim, na prática, eles funcionam conectando pessoas, processos e informações em um mesmo ecossistema.
Além disso, as plataformas para gestão de tarefas oferecem recursos avançados que elevam a performance da equipe. Elas automatizam processos repetitivos, relatórios analíticos detalhados, integrações com outras ferramentas empresariais e dashboards personalizáveis. Tudo isso proporciona uma visão estratégica completa do negócio.
Os benefícios em utilizar um aplicativo para gestão de tarefas
A implementação de um aplicativo para gerenciar tarefas traz uma série de benefícios. Neste caso, eles impactam profundamente tanto a performance organizacional quanto o bem-estar individual dos colaboradores. Esses benefícios organizam as atividades, criando um ambiente de trabalho mais saudável, produtivo e estratégico.
Organização estrutural e sistêmica
A organização é talvez o benefício mais imediato e visível de um aplicativo para gerenciar tarefas. Essas ferramentas transformam o caos informacional em estruturas claras e navegáveis.
De uma maneira geral, os aplicativos oferecem recursos como categorização automática de tarefas, definição de prioridades e diferentes formas de visualização, com lista, kanban, Gantt ou calendário. Assim, o usuário pode ter ao mesmo tempo, uma visão ampla e detalhada de todos os projetos em andamento.
Neste caso, é possível estruturar dependências, definir responsáveis, estabelecer marcos importantes e criar fluxos de trabalho padronizados. Esses modelos podem ser facilmente replicados em novos projetos, economizando tempo e garantindo consistência.
O resultado é claro: menos tempo perdido buscando informações e mais clareza sobre o que precisa ser feito, quando e por quem.
Redução significativa do estresse organizacional
O estresse no ambiente de trabalho muitas vezes nasce da sensação de perda de controle. Também vem da sobrecarga de informações e da falta de clareza sobre o que realmente é prioridade.
Um aplicativo para gerenciar tarefas atua diretamente nessas causas.
Quando os colaboradores têm uma visão clara de suas responsabilidades, prazos realistas e um sistema confiável para acompanhar o progresso, a ansiedade diminui de forma significativa.
Essas ferramentas oferecem algo essencial: transparência. Todos sabem o que se espera de cada pessoa, quando as entregas devem acontecer e como o trabalho individual se conecta aos objetivos da empresa.
Aumento exponencial da produtividade
A produtividade pode ser o benefício mais mensurável e impactante de um aplicativo para gerenciar tarefas. Eles liminam inúmeras ineficiências que consomem tempo valioso no dia a dia profissional.
Por isso, é fundamental a capacidade desses aplicativos de identificar e eliminar falhas nos processos. Com relatórios detalhados e análises de fluxo de trabalho, gestores podem identificar onde as tarefas estão “travando” e implementar melhorias específicas. Isso resulta em um fluxo de trabalho mais fluido e em entregas mais rápidas e consistentes.
Melhoria na qualidade da comunicação e colaboração
A comunicação é o alicerce de qualquer equipe de sucesso. Desta forma, o aplicativo para gerenciar tarefas revoluciona a maneira como as informações fluem dentro da organização. Comentários nas tarefas, histórico de mudanças e menções a colegas tornam a comunicação mais eficiente e transparente.
Isso é especialmente valioso para equipes distribuídas, onde a comunicação assíncrona é essencial.
Visibilidade estratégica e tomada de decisão baseada em dados
Um dos benefícios mais estratégicos de um aplicativo para gerenciar tarefas é a visibilidade que ele proporciona sobre o desempenho organizacional.
Dashboards em tempo real, relatórios de produtividade, análises de capacidade da equipe e métricas de cumprimento de prazos fornecem aos gestores informações valiosas para tomada de decisões mais assertivas.
Essa visibilidade permite identificar padrões, antecipar problemas e otimizar a alocação de recursos de forma proativa.
10 melhores aplicativos para gerenciar tarefas em 2026
Com tantas opções disponíveis, escolher o aplicativo certo pode ser um desafio significativo.
Para facilitar sua decisão, analisamos o mercado e selecionamos os 10 melhores aplicativos para gerenciar tarefas em 2025. Para isso, consideramos critérios como funcionalidade, facilidade de uso, custo-benefício e avaliações de usuários reais.
Confira a tabela a análise detalhada de cada ferramenta.
1.Runrun.it
O Runrun.it é uma plataforma brasileira que se destaca pela facilidade de implementação e pela capacidade excepcional de organizar e automatizar processos complexos. Reconhecido pelo G2 como o software mais fácil de implementar no mundo, é ideal para equipes que buscam mais controle, previsibilidade e eficiência em suas entregas.
Melhores funcionalidades: Kanban inteligente com SLA por etapa, comunicação centralizada e contextualizada, automação avançada de processos, dashboards personalizáveis em tempo real, formulários customizáveis para padronizar demandas e integrações nativas com WhatsApp, Google Workspace e ferramentas de BI.
Limitações: Por ser uma ferramenta completa e robusta, pode oferecer mais recursos do que o necessário para microempreendedores individuais que buscam soluções mais simples.
Preços: Possui um plano gratuito generoso para até 5 usuários, plano Business a partir de R$59/usuário/mês com recursos completos, e plano Enterprise a partir de R$107/usuário/mês com funcionalidades avançadas de governança e consultoria personalizada.
Nota G2: 4,8/5 ⭐
2.ClickUp
O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas versátil, que se adapta a diferentes tipos de equipes e projetos. É amplamente reconhecido por sua flexibilidade e pela iquantidade de recursos disponíveis.
Melhores funcionalidades: Múltiplas visualizações de tarefas (lista, quadro, calendário, Gantt) e automação de tarefas.
Limitações: A abundante quantidade de recursos pode tornar a curva de aprendizado mais longa e potencialmente intimidante para novos usuários. Não possui implementação própria e suporte no Brasil, o que pode tornar a resolução de problemas morosa. A cobrança em dólar torna o custo da ferramenta imprevisível.
Preços: Oferece plano gratuito com funcionalidades básicas e planos pagos a partir de $7.
Nota G2: 4,7/5 ⭐
3. Asana
O Asana é um aplicativo popular e bem estabelecido para gestão de equipes, valorizado por organizações que trabalham de forma remota ou híbrida.
Sua interface intuitiva e recursos de colaboração facilitam significativamente a organização e o acompanhamento de múltiplos projetos simultâneos.
Melhores funcionalidades: Visualização flexível de projetos em listas, quadros Kanban ou calendário, automação inteligente de regras de negócio, portfolios de projetos para visão estratégica e integrações.
Limitações: Alguns recursos avançados, como relatórios detalhados e funcionalidades de business intelligence, estão disponíveis apenas nos planos mais caros. Não possui implementação própria e suporte no Brasil, o que pode tornar a resolução de problemas morosa.
Preços: Possui plano gratuito para equipes pequenas e planos pagos a partir de R$40.99.
Nota G2: 4,3/5 ⭐
Baixar app: Android , iOS
4. Trello
O Trello é amplamente conhecido por sua simplicidade e pela abordagem visual intuitiva baseada em quadros Kanban. É uma boa opção para equipes pequenas, startups e projetos de menor complexidade que valorizam a facilidade de uso acima de funcionalidades avançadas.
Melhores funcionalidades: Interface Kanban limpa e intuitiva, sistema de checklists e anexos, Power-Ups para expandir funcionalidades e integração simples com ferramentas populares como Google Drive e Slack.
Limitações: Não oferece funcionalidades avançadas de relatórios, controle de recursos ou gerenciamento de projetos complexos. A cobrança em dólar torna o custo da ferramenta imprevisível.
Preços: Oferece plano gratuito e planos pagos a partir de $5
Nota G2: 4,4/5 ⭐
Baixar app: Android , iOS
5. Monday.com
O Monday.com é uma plataforma visual e flexível, especialmente popular entre equipes de marketing, agências criativas e PMOs (Project Management Offices). Ele permite a criação de fluxos de trabalho personalizados e oferece excelente suporte para acompanhamento de OKRs e KPIs.
Melhores funcionalidades: Dashboards visuais, automação de tarefas e processos, múltiplas visualizações de projetos e integrações.
Limitações: O plano gratuito é oferecido apenas após um período de avaliação, e a curva de aprendizado pode ser íngreme para configurações mais complexas.
Preços: Oferece plano gratuito com limite de 2 usuários e planos pagos a partir de R$50.
Nota G2: 4,7/5 ⭐
Baixar app: Android ,
6. Jira
O Jira é a ferramenta preferida de equipes de desenvolvimento de software, DevOps e TI em geral. Desenvolvido pela Atlassian, ele é extremamente robusto e oferece recursos avançados específicos para o gerenciamento de projetos ágeis, Scrum e Kanban.
Melhores funcionalidades: Quadros Scrum e Kanban nativos, roadmaps estratégicos, relatórios ágeis detalhados, rastreamento de bugs e issues, e integrações profundas com ferramentas de desenvolvimento como GitHub e Bitbucket.
Limitações: Pode ser excessivamente complexo para equipes que não são da área de tecnologia, e a interface pode parecer intimidante para usuários não técnicos. Existe um custo alto para implementação inicial, além da volatilidade do preço da licença, já que a mesma é cobrada em dólar.
Preços: Possui plano gratuito para até 10 usuários e planos pagos a partir de $8.
Nota G2: 4,3/5 ⭐
Baixar app: Android , iOS
7. Wrike
O Wrike é uma plataforma de gerenciamento de trabalho, projetada para atender desde pequenas equipes até grandes corporações.
Melhores funcionalidades: Gráficos de Gantt interativos, relatórios avançados e customizáveis, automação de fluxos de trabalho, formulários de solicitação personalizáveis e recursos de proofing para equipes criativas.
Limitações: A interface pode ser complexa e intimidante para novos usuários, especialmente aqueles sem experiência prévia em gerenciamento de projetos. A cobrança em dólar torna o custo da ferramenta imprevisível.
Preços: Oferece plano gratuito básicoe planos pagos a partir de $10.
Nota G2: 4,2/5 ⭐
Baixar app: Android , iOS
8. Todoist
O Todoist é um aplicativo de lista de tarefas ideal para indivíduos, pequenas equipes e organizações com orçamento limitado. Ele se destaca pela simplicidade de uso e pela capacidade excepcional de capturar e organizar tarefas rapidamente.
Melhores funcionalidades: Sistema intuitivo de listas de tarefas, subtarefas hierárquicas, sistema de prioridades por cores e lembretes inteligentes
Limitações: Não é suficientemente robusto para o gerenciamento de projetos complexos ou equipes grandes que precisam de recursos avançados de colaboração.
Preços: Possui plano gratuito e planos pagos a partir de $2.40.
Nota G2: 4,4/5 ⭐
Baixar app: Android , iOS
9. Notion
O Notion é uma ferramenta flexível, que combina notas, tarefas, wikis, bancos de dados e muito mais em uma plataforma unificada.
É ideal para equipes que desejam criar seu próprio sistema de gerenciamento completamente personalizado.
Melhores funcionalidades: Páginas aninhadas, bancos de dados relacionais, templates personalizáveis para diferentes casos de uso e colaboração em tempo real.
Limitações: A flexibilidade extrema pode ser um desafio para usuários que buscam uma solução pronta para usar, e pode exigir investimento significativo de tempo para configuração inicial. A cobrança em dólar torna o custo da ferramenta imprevisível.
Preços: Oferece plano gratuito e planos pagos a partir de $10.
Nota G2: 4,6/5 ⭐
Baixar app: Android , iOS
10. MeisterTask
O MeisterTask é um aplicativo de gerenciamento de tarefas que se destaca pela sua interface visuale intuitiva e pelo sistema Kanban.
É uma boa opção para equipes que valorizam a simplicidade, a colaboração visual e a integração com ferramentas de mind mapping.
Melhores funcionalidades: Quadros Kanban, automação de tarefas, rastreamento de tempo integrado, relatórios de produtividade e integrações nativas.
Limitações: Alguns recursos avançados de relatórios e análise estão limitados nos planos mais básicos, e pode não ser suficiente para organizações com necessidades muito complexas. A cobrança em dólar torna o custo da ferramenta imprevisível.
Preços: Possui plano gratuito,e planos pagos a partir de $9.50.
Nota G2: 4,6/5 ⭐
Baixar app: android
Como escolher o aplicativo de gestão de tarefas ideal
Com tantas opções disponíveis, a escolha da ferramenta certa depende das necessidades da sua equipe, da cultura organizacional e dos objetivos estratégicos.
- Avalie o tamanho do time, a complexidade dos projetos e o nível de maturidade em gestão. Equipes maiores tendem a precisar de soluções mais robustas, com relatórios e automações avançadas.
- Priorize aplicativos com interface intuitiva e flexível, que facilitem a adoção por todos e se ajustem ao seu fluxo de trabalho. Também é essencial que se integrem às ferramentas que você já usa, como e-mail, calendário e plataformas de comunicação, para evitar perda de tempo e retrabalho.
- Recursos de relatórios e automação fazem toda a diferença: economizam horas de trabalho e oferecem visibilidade completa sobre o andamento dos projetos.
- Se você busca uma solução completa, intuitiva e em português, o Runrun.it é a escolha ideal. Desenvolvido para o mercado brasileiro, ele combina sofisticação, suporte local e ferramentas que realmente aumentam a produtividade.
Com o Runrun.it, sua equipe ganha organização, transparência e foco. Automatize processos, acompanhe resultados em tempo real e transforme a forma como seus projetos são gerenciados.
Teste grátis o Runrun.it e veja como ele pode revolucionar sua gestão de tarefas.
FAQ — Perguntas sobre Aplicativos de Gestão de Tarefas
1. O que diferencia um aplicativo de tarefas de uma simples lista de afazeres?
Um app de gestão vai muito além de anotar atividades. Ele permite automatizar processos, colaborar em equipe, gerar relatórios, integrar ferramentas e acompanhar resultados em tempo real.
2. Como um aplicativo de tarefas ajuda a reduzir o estresse no trabalho?
Esses aplicativos trazem clareza sobre o que é prioridade, controlam prazos e eliminam a necessidade de lembrar de tudo de cabeça, reduzindo a sobrecarga mental e aumenta o foco.
3. Dá para usar esses aplicativos em equipes remotas?
Sim! Eles são fundamentais para equipes remotas e híbridas, pois centralizam comunicação, tarefas e progresso em um só lugar.
4. Como escolher o aplicativo ideal para minha equipe?
Considere o tamanho da equipe, a complexidade dos projetos, as integrações necessárias, o orçamento e a facilidade de uso. Sempre teste os planos gratuitos antes de decidir.
5. Um aplicativo de tarefas realmente aumenta a produtividade?
Sim. Ele ajuda a reduzir retrabalhos, otimizar fluxos e priorizar melhor.O Runrun.it, por exemplo, aumenta a produtividade das equipes em até 25%, um dos destaques nesse quesito.
6. É difícil implementar um aplicativo desses na empresa?
Depende da ferramenta, mas a maioria é fácil de adotar. O Runrun.it, é reconhecido como o software mais simples de implementar e oferece suporte em português.
7. Posso integrar o aplicativo com outras ferramentas que já uso?
Sim. A maioria permite integração com Google Workspace, WhatsApp, ferramentas de BI e plataformas de atendimento.
8. Qual aplicativo oferece o melhor custo-benefício?
O Runrun.it se destaca por combinar suporte em português, implementação e treinamento próprios e outros recursos avançados.
