Gestão de tarefas: passo a passo para acompanhar projetos e aumentar a produtividade

Gestão de tarefas: passo a passo para acompanhar projetos e aumentar a produtividade

A gestão de tarefas é a prática de guiar os colaboradores sobre suas demandas sob orientações claras e acompanhar o desenvolvimento do trabalho da equipe. Por mais que a gestão de tarefas pareça – em um primeiro momento – ser uma função somente qualitativa, ela ajuda os líderes a tomar decisões assertivas sobre a melhor distribuição de atividades, tempo e recursos a serem investidos em cada tarefa. Contar com tais informações precisas melhora a produtividade da equipe, afinal ter tempo hábil para realizar as demandas é bem melhor do que estar com a corda no pescoço.  

Esses benefícios de uma boa gestão de tarefas se relacionam com a célebre frase do escritor e consultor norte-americano William Edwards Deming (1990-1993): “O que não se mede, não se gerencia”. Esse pensamento representa muito bem o atual mundo do trabalho. Hoje em dia, qualquer empresa que não fizer a gestão de tarefas, monitorando seus resultados, estará correndo sérios riscos de ficar para trás em vários aspectos, como planejamento, produtividade, agilidade e por aí vai. E é nesse acompanhamento que se destaca o papel do líder, pois a sua atribuição vai muito além de só delegar tarefas.

Claro que delegar ainda é uma atividade central, mas conduzir o andamento dos trabalhos, avaliando o desempenho, é tão importante quanto, ou até mais, afinal sem a gestão de tarefas surge o risco de cada colaborador se isolar, trabalhando sem a visão do todo – o que certamente vai interferir no resultado final da empresa. 

Para fazer a gestão de tarefas, nós separamos algumas dicas assertivas para você aplicar na sua equipe:

 

Adote uma comunicação clara

A comunicação clara deve ser uma prioridade na gestão de tarefas. É fundamental deixar claro para a equipe quais são os parâmetros que definem a priorização das tarefas e quais são as suas atividades. É papel do líder realizar essa comunicação da forma mais transparente possível.

Em termos de engajamento, esse ponto também é fundamental. A equipe precisa entender que as tarefas não são simplesmente uma arbitrariedade do gestor. O colaborador deve compreender que suas tarefas são parte de um projeto maior para o qual sua contribuição é indispensável.

Um relatório produzido pela Cásper Líbero, em 2017, apresenta que além de clareza, consistência e concisão, a comunicação interna entre líderes e colaboradores pode contar com:

  • Troca de informações entre áreas e departamentos; 
  • Crenças e valores da empresa unificados; 
  • Conscientização dos colaboradores sobre a importância do seu papel; 
  • Disseminação de normas e procedimentos; 
  • Valorização e reconhecimento de esforços coletivos e individuais; 
  • Canais abertos para comunicação e feedbacks;
  • Formas de despertar o interesse dos empregados sobre assuntos relevantes ao negócio.
 

>> Leitura recomendada: Como a liderança resiliente eleva a inovação e a gestão de risco nas empresas?

Estabeleça critérios para acompanhar a gestão de tarefas

Comunicados os parâmetros de priorização, organize a execução e os prazos para cada tarefa. Nestas horas, restabelecer as prioridades é a ordem do dia. Assim, quando as pessoas se veem com tarefas paralelas nas mãos, elas conseguem se organizar e estabelecer um fluxo de trabalho ideal – ou o mais próximo possível disso. Desta forma, os custos e prazos serão sempre os menores possíveis, mas ainda serão realistas.

Lembre-se também de que nada pode ser mais incômodo do que um gestor no pé do colaborador, cobrando-o sem parar. Então, é importante estabelecer os períodos em que esse acompanhamento vai acontecer, principalmente no home office, onde as pessoas podem ter mais dificuldade de estabelecer os horários de trabalho e de lazer. A periodicidade varia: em casos mais urgentes, o acompanhamento pode acontecer por meio de reuniões diárias e semanais, ou até em projetos mais extensos, quinzenais e mensais.

Nesse passo, o mais importante é estabelecer um cronograma para não sufocar o time, prejudicando o andamento do trabalho. Por outro lado, a gestão de tarefas não pode ser tão espaçada a ponto de não dar conta dos ajustes que certamente serão necessários.

Para te ajudar no acompanhamento, você pode dividir cada tarefa em etapas menores, o que pode ser uma estratégia bastante eficiente, pois você conseguirá avaliar de perto se cada passo está sendo bem conduzido pelos responsáveis, de modo a antever possíveis atrasos e tomar medidas para evitar o temido retrabalho.

Se a sua equipe trabalha com projetos longos ou que contam com muitas etapas, um software de gestão como o Runrun.it pode te ajudar a visualizar mais facilmente todas as fases com o gráfico Gantt, que é uma ferramenta visual utilizada para gerenciar o cronograma de atividades. Com ele, é possível listar tudo que precisa ser feito para colocar o projeto em prática, dividir as tarefas e estimar o tempo para realizar todo processo.

>> Leitura recomendada: Por que elaborar um cronograma de projetos?

Oriente e dê feedbacks continuamente

Nas reuniões de avaliação periódica, você conseguirá ter uma percepção mais precisa sobre o desempenho de cada colaborador e o progresso dos projetos. Esses são momentos em que feedbacks fazem toda a diferença. Principalmente para corrigir o que não está indo bem e reconhecer o que deu certo. Com essas informações, fica mais fácil decidir se é possível avançar para novas fases. 

E caso seja possível avançar para outras atividades, os colaboradores ainda precisam de orientações. Aqui, você deve investir todo o tempo necessário para o desenvolvimento do time, bem como do engajamento dos colaboradores. Pois, ao receber feedbacks construtivos e orientações claras, as pessoas certamente vão se sentir mais seguras para executar as próximas tarefas. O que contribuirá para uma entrega de maior qualidade.

Para saber como dar feedbacks mais construtivos, assista ao webinar sobre o assunto com o nosso CEO, Antonio Carlos Soares:

Adote uma ferramenta de gestão de tarefas

Ferramentas de gestão surgiram justamente para facilitar e automatizar a gestão de tarefas. É o caso do Runrun.it, cuja função principal é proporcionar uma gestão de projetos mais ágil e totalmente centralizada. 
Você pode contar com uma plataforma que contempla todas as etapas da gestão de tarefas – desde o planejamento da agenda aos indicadores de desempenho, passando pelo acompanhamento de métricas e pela priorização. Tudo ao alcance dos olhos e na ponta dos dedos com todas as informações de desempenho e o tempo investido nos projetos em uma única página, com o Dashboard. O que pode ajudar os gestores a não caírem na microgestão com cobranças arbitrárias. Crie uma conta gratuita e teste agora: https://runrun.it

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2 thoughts on “Gestão de tarefas: passo a passo para acompanhar projetos e aumentar a produtividade

  1. Excelente artigo! Essa terceira etapa é realmente muito importante. As vezes uma tarefa ficou grande de mais acabamos procrastinando, dividir em etapas é muito importante mesmo.

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