Neste artigo, compilamos 4 dicas de gestão de tarefas para você não perder mais tempo organizando lembretes, fazendo buscas no seu e-mail ou fazendo listas de tarefas que não saem do papel.
Uma boa gestão de tarefas é muito mais do que seguir uma to do list aleatória. Significa delegar com estratégia, monitorar as tarefas com parâmetros de desempenho transparentes e estabelecer prazos assertivos, garantindo que tudo resulte na satisfação do cliente ou alcance dos resultados internos.
Se quiser aprofundar o tema de gestão de tarefas em softwares próprios para essa atividade, como o Runrun.it, acesse nosso guia e seja o dono do seu tempo como um melhor gerenciamento.
- 1. Suas ferramentas de gestão de tarefas tem propósito?
- 2. Quando nomeia suas tarefas, você pensa no futuro?
- 3. O fluxo de trabalho ideal é centralizado com o cliente
- 4. Tenha consciente sobre o volume de trabalho a ser feito
1. Suas ferramentas de gestão de tarefas tem propósito?
Nossos clientes costumam usar múltiplas plataformas para gerir suas pendências, mas cada uma tem seu propósito claro. O e-mail e WhatsApp é por onde há a entrada de novas demandas enviadas por clientes. Recursos como Slack e Google Workspace servem para conversar de maneira ágil com a equipe.
Já no Runrun.it, entra no trabalho como um repositório de tudo que é feito, para desenhar e fortalecer a execução de processos e formalizar a entrada e saída das tarefas.
Gerenciadores como o Runrun.it ganham maior autoridade na gestão de tarefas, porque têm em seu âmago a economia de tempo que os demais tipos estruturas listadas não conseguem fazer.
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2. Quando nomeia suas tarefas, você pensa no futuro?
Independente se for e-mail ou uma tarefa em um software de gestão, busque nomear de maneira que contextualize a temática do assunto. Alguns exemplos de informações que você pode adotar no título:
- Tipo de entrega (negociação, orçamento, conteúdo, resolução de bug, etc.);
- Qual é a finalidade/plataforma;
- Nome do cliente quando houver;
- Marcação temporal, principalmente caso esse tipo de tarefa se repita com frequência.
O uso de palavras-chave facilita que você encontre futuramente uma pendência mais rapidamente e a categorize melhor.
Mas é óbvio que em softwares de gestão essa busca é bem mais ágil, utilizando recursos que inclusive servem para você encontrar o que precisa em alguns cliques de maneira ordenada, como no Runrun.it há a possibilidade de encontrar tarefas a partir de tags e filtros personalizados como cliente, projeto ou outras informações.
Para encontrar nos quadros da empresa ou listas de tarefas de cada pessoa as atividades correspondentes à busca. Veja, no entanto, que a pesquisa não precisa ser realizada no universo total das suas tarefas, mas sim localizada a uma pessoa ou setor.
3. O fluxo de trabalho ideal é centralizado com o cliente
Estamos acostumados a lidar com o cliente por e-mail e ele também! Para remover os problemas de comunicação que esse distanciamento acarreta, o futuro da gestão de tarefas prevê recursos mais centralizados que deixam cliente e equipe na mesma página desde o briefing até o acompanhamento das entregas.
Em vista disso, o Runrun.it possui dois recursos que unificam o fluxo de trabalho: formulário e usuário convidado. Com os formulários você define o que precisa saber antes de se responsabilizar por uma demanda. Quantas vezes as informações chegaram incompletas, mas para o cliente já tinha passado a bola.
Já o usuário convidado permite incluir pessoas externas a sua conta do Runrun.it durante todo o workflow do projeto garantindo que ele acesse apenas o que você deseja deixar público para pessoas específicas.
4. Tenha consciente sobre o volume de trabalho a ser feito
Quebrar uma atividade em subtarefas te informa melhor sobre o que precisa ser feito e te ajuda a encadear as etapas de maneira consistente. Isso evita falsas expectativas sobre prazos e representa melhor ao cliente a complexidade de uma demanda.
Como as informações de esforço e conclusão são individualizadas, relatórios de produtividade e entrega não correm o risco de ficarem abstratos demais para o cliente, ele visualiza exatamente qual atividade do todo já foi concluída e como isso impacta o projeto.
Esse acompanhamento pode inclusive ser feito em tempo real em uma aba exclusiva do Runrun.it para cada usuário convidado da sua empresa.
Gostou das dicas de gestão de tarefas e está curioso sobre como o Runrun.it pode ajudar no dia a dia do seu trabalho? Não perca (mais) tempo e leve a ferramenta referência em gestão de projetos para a sua empresa. Teste grátis: https://use.runrun.it/
