4 dicas de gestão de tarefas que prometem melhorar o desempenho da sua equipe

4 dicas de gestão de tarefas que prometem melhorar o desempenho da sua equipe

A gestão de tarefas é a prática de organizar demandas e proporcionar que a equipe atue em sinergia e em cima de orientações claras, com todos os colaboradores trabalhando na mesma página e entendendo as suas responsabilidades e as de seus colegas. Para isso, os líderes precisam dividir as tarefas com equilíbrio para não sobrecarregar nenhum funcionário, estabelecer prazos suficientes para entregar um trabalho de qualidade e acompanhar todo o processo de produção.

Tudo isso é possível com uma boa gestão de tarefas. E um dos principais benefícios dessas ações é o aumento de produtividade da equipes. No entanto, essa não é a única vantagem. O gerenciamento de tarefas ainda proporciona uma melhora na comunicação interna, evita retrabalho e atrasos e elimina gargalos com mais facilidade. 

Além disso, com o trabalho remoto se tornou ainda mais imprescindível fazer uma boa gestão de tarefas, já que líderes não conseguem mais ver presencialmente as atividades sendo desenvolvidas e os colaboradores não podem mais ir até as mesas dos colegas para alinhar as demandas. Por isso, para evitar que os gestores caiam na microgestão, por insegurança de que o trabalho não esteja fluindo bem home office, nós separamos quatro dicas para você aplicar à gestão de tarefas de maneira assertiva, que funcionam tanto no presencial quanto na gestão a distância

Confira o que você vai encontrar neste artigo:

  1. 1. Fortaleça a comunicação transparente
  2. 2. Delegue de forma justa
  3. 3. Incentive a colaboração entre a equipe
  4. 4. Dê feedbacks e reconheça o trabalho da equipe
  5. Conte com o software de gestão do Runrun.it para gerenciar as tarefas
 

1. Fortaleça a comunicação transparente

O primeiro passo para a gestão de tarefas assertiva é estabelecer uma comunicação transparente com os colaboradores sobre os objetivos da atividade e como ela deve ser realizada. Parece simples, mas uma pesquisa da consultoria global Gallup mostrou que 40% dos trabalhadores não compreendem plenamente o que se espera deles no trabalho.

Para isso, você precisa ser objetivo ao descrever as atividades e sempre se colocar no lugar de quem vai receber essas informações. Pense se fica mais claro colocar em tópicos ou se fazer uma lista já ajuda. Se achar necessário, faça uma reunião rápida com a equipe. De qualquer forma, deixe escrito os direcionamentos para garantir que nada de importante se perca. 

Um relatório produzido pela Cásper Líbero, em 2017, apresenta que além de clareza, consistência e concisão, a comunicação interna entre líderes e colaboradores pode contar com:

  • Troca de informações entre áreas e departamentos; 
  • Crenças e valores da empresa unificados; 
  • Conscientização dos colaboradores sobre a importância do seu papel; 
  • Disseminação de normas e procedimentos; 
  • Valorização e reconhecimento de esforços coletivos e individuais; 
  • Canais abertos para comunicação e feedbacks;
  • Formas de despertar o interesse dos empregados sobre assuntos relevantes ao negócio.
 

Além disso, o estudo indica que para a relação ser transparente, é imprescindível que a equipe também tenha espaço de transmitir ideias. Essa comunicação bilateral é possível com um software de gestão como o Runrun.it. Com a plataforma, todo o progresso das atividades e diálogos trocados entre os membros do time é salvo para que qualquer colaborador possa rever os direcionamentos quando necessário. 

>> Leitura recomendada: Simples e eficaz: alinhe o planejamento da sua empresa com o OPSP

2. Delegue de forma justa

Agora que você já sabe que a comunicação transparente é essencial para a gestão de tarefas, tem outro tópico tão importante quanto, mas que não funciona bem quando gestores e times não estão bem alinhados: delegar tarefas.

Para ter assertividade nessa etapa, é preciso distribuir atividades de maneira justa, sem sobrecarregar nenhum colaborador. Afinal, se a equipe não tem tempo para executar as tarefas de maneira satisfatória, é provável que muita coisa tenha de ser refeita. Segundo um relatório da consultoria global Gallup, dois terços dos trabalhadores em tempo integral experimentam o esgotamento no trabalho. Já um estudo da Harvard Business Review mostra que os colaboradores gastam em média 41% do seu tempo concentrando-se em tarefas menos importantes. 

Delegar tarefas acaba sendo uma arte, mas felizmente qualquer pessoa pode dominá-la. Para isso, nós separamos 4 dicas:

Além disso, o Runrun.it pode te ajudar muito a delegar tarefas sem deixar os colaboradores sobrecarregados, pois você consegue ver quanto esforço uma atividade demandará e assim distribuirá as atividades dentro do tempo de trabalho das equipes. A plataforma ainda gera métricas de desempenho que podem ser usadas para você aperfeiçoar todo o fluxo de trabalho do seu time. 

3. Incentive a colaboração entre a equipe

Quando o trabalho em equipe na empresa é fortalecido, as chances de entregar as tarefas dentro do prazo e ter sinergia na produção das atividades é duas vezes maior, como mostra um relatório, de 2019, da ADP, empresa de soluções para folha de pagamento. Isso porque, os funcionários estão encorajados e entendem que a colaboração é para o bem comum. 

Para isso, a gestão de tarefas serve como uma forma de eliminar a competitividade que não agrega valor à equipe, uma vez que reforça o compartilhamento de conhecimentos entre os colaboradores e delega responsabilidades às pessoas para que todos realizem um bom trabalho. 

De acordo com um artigo, publicado no portal Administradores, a professora da Universidade Potiguar (UnP), no Rio Grande do Norte, Gilza Iale, os benefícios do trabalho em equipe ainda podem ser:

  • Comprometimento com o sucesso do grupo em alcançar metas;
  • Comunicação aberta e clara;
  • Aplicação mais eficiente de recursos, talentos e habilidades;
  • Decisões conjuntas;
  • Economia de tempo;
  • Engajamento para o aumento da qualidade e precisão;
  • Melhora na produtividade e organização.
 

Com um software de gerenciamento de tarefas como o Runrun.it você pode fortalecer a cooperação da sua equipe onde quer que eles estejam ao centralizar as informações, assim todos conseguem se comunicar, saber a que pé o projeto está e ter a visão do todo do trabalho.

>> Leitura recomendada: Como a liderança resiliente eleva a inovação e a gestão de risco nas empresas?

4. Dê feedbacks e reconheça o trabalho da equipe

Apesar das ações da gestão de tarefas melhorarem a produtividade do seu time, é indispensável que os líderes deem feedbacks para os colaboradores, assim como reconheçam o esforço da equipe. De acordo com uma pesquisa realizada pela Soapbox sobre avaliações no formato one-a-one nas empresas, 48,5% dos gestores têm encontros semanais com os colaboradores para:

  • Identificar e eliminar obstáculos do fluxo de trabalho (70,4%);
  • Saber como está o clima organizacional (60,7%);
  • Atualizar os status de projetos específicos (53,6%).
 

Para isso, os tópicos dessas reuniões são direcionados a temas como o crescimento individual, metas e valores da empresa, autonomia e responsabilidade de cada colaborador. Além deste formato de feedback, você pode adotar na sua empresa a avaliação 360º, o modelo rompe com a hierarquia de que só os gestores avaliam, pois aqui os colaboradores são incentivados a analisarem a si mesmos, os líderes, a equipe e a empresa como um todo. 

Os feedbacks frequentes ainda são uma forma de alinhar os objetivos estratégicos da empresa, criar conexões entre gestores e times e fazer com que os colaboradores saibam de maneira clara quais são seus pontos forte e o que precisam aperfeiçoar.

>> Leitura recomendada: Comunicação não-violenta como ferramenta de diálogo e empatia nas empresas

Conte com o software de gestão do Runrun.it para gerenciar as tarefas

Como vimos neste artigo, a comunicação é o ponto central para a gestão de tarefas acontecer de maneira eficiente. E o software de gestão Runrun.it é pensado justamente para facilitar a troca de informações entre a equipe, deixando todos na mesma página, centralizando os direcionamentos e arquivando a comunicação da sua empresa para que nada se perca – como acontece quando conversamos por e-mail ou canais informais. 

Com o Runrun.it, as pessoas ainda conseguem acompanhar o progresso das atividades em tempo real onde quer que o time esteja, além de distribuir demandas, alocar colaboradores e solicitar aprovação, o que agiliza esse processo tão importante para o trabalho poder continuar. Crie uma conta gratuita e teste agora: https://runrun.it

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