Gráfico de gantt no home office: deixe todos na mesma página mesmo a distância

Gráfico de gantt no home office: deixe todos na mesma página mesmo a distância

O trabalho remoto foi regulamentado no Brasil em 2017 e devido à pandemia da COVID-19 a adesão só aumentou. Para não afetar a produtividade e as boas práticas de trabalho, as empresas passaran a adotar ferramentas como o gráfico de Gantt no home office, que serve para organizar a rotina de trabalho da equipe mesmo a distância e deixar todos na mesma página sem a necessidade de inúmeras trocas de e-mail e reuniões. 

Que o home office tem seus desafios isso é verdade, mas o presencial também tem suas dificuldades, que com o tempo foram interpretadas como inerentes ao trabalho, como deslocamento e falta de flexibilidade de decidir em qual horário trabalhar. Portanto, é preciso adaptar a rotina e a forma de fazer as coisas para aproveitar os benefícios do home office ou trabalho híbrido. Para saber como o gráfico de Gantt no home office pode te ajudar, acompanhe este artigo:

 

O que é o gráfico de Gantt?

Por mais que o gráfico de Gantt no home office seja ideal para fazer a gestão de projetos de maneira assertiva, a criação da ferramenta data o século XIX. No entanto, a inovação só passou a ser usada pelo setor privado na década de 1990, já que a automação de processos foi um elemento essencial para tornar a ferramenta de planejamento realmente útil no dia a dia. 

Isso porque, o recurso cria uma tela de visualização em formato de cascata que mostra o encadeamento entre as tarefas. Assim, fica mais fácil saber a interdependência das atividades para tomar melhores decisões sobre prazos e alocação de equipe. Além disso, essa tela te indica as informações essenciais para você entender a que passo está um projeto e o que ainda precisa ser feito, sendo que esses dados são em geral:

  • Tarefas – atividades que compõem cada etapa; 
  • Responsáveis – pessoa ou equipe responsável pela execução de cada tarefa;
  • Tempo – data de entrega e esforço necessário para a execução de tarefas/etapas;
  • Status – representa o estágio atualizado de cada tarefa (ex. backlog, execução, revisão).
 

Como são muitas informações e geralmente o processo envolve várias pessoas, a automação é essencial para tornar esse recurso útil e não uma dor de cabeça. Por isso, há ferramentas específicas para usar o Gantt, como o próprio Runrun.it. Com o software de gestão, você pode escolher se quer visualizar os projetos no formato kanban ou Gantt. A plataforma ainda conta com um indicador de capacidade, que serve para você automaticamente medir o esforço pela disponibilidade de cada colaborador.

Por que o gráfico de Gantt no home office é útil?

Ferramentas de gestão em geral são uma mão na roda para gerenciar equipes, seja no presencial ou no remoto, mas o gráfico de Gantt no home office proporciona recursos essenciais para garantir que o escopo do projeto esteja claro e alinhado para todos sem a necessidade de inúmeras conversas.

Isso é possível, pois as informações ficam dispostas de maneira visual, o que facilita a compreensão do que precisa ser feito de maneira rápida e sem entendimentos ambíguos. Além disso, para os gestores há uma maior praticidade de organizar a agenda da equipe ao longo do projeto sem sobrecarregar ninguém e eles sabem no que o colaborador está trabalhando. 

Essas informações são importantes para equipes que trabalham juntas ou distantes, mas é especialmente importante no home office para servir como um guia automático de atualização e consulta, evitando a necessidade de parar o que se está fazendo para enviar um e-mail ou mensagem sobre o avanço de uma tarefa. 

Segundo o estudo “Resumption Strategies for Interrupted Programming Tasks”, realizado pelo Institute of Technology de Atlanta, nos Estados Unidos, uma das coisas que mais impactam na produtividade no trabalho são interrupções constantes. Então, o ideal é que informações técnicas estejam disponíveis de maneira automática e que reuniões sirvam para debater questões que realmente trazem valor à sua empresa

Leitura recomendada: Sobrecarga de trabalho: um problema que a sua empresa pode aprender a contornar

Benefícios do gráfico de Gantt no home office

O Gantt tem muitas vantagens e ele é realmente útil se a sua empresa trabalha com projetos longos e complexos, justamente porque com o volume de tarefas fica mais difícil controlar os prazos e garantir que tudo seja entregue com qualidade. Por isso, o gráfico de Gantt no home office traz as seguintes vantagens:

Tomada de decisões assertiva

Como já falamos neste artigo, o Gantt deixa todas as informações à vista, o que permite que você e a sua equipe tomem decisões mais rápidas e assertivas na hora de montar o planejamento. A ferramenta justamente antecipa obstáculos e te ajuda a passar por mudanças sem abalar o projeto por inteiro.

Melhora a comunicação entre gestor e equipe

Justamente essa visão do todo sobre o planejamento permite que você e a sua equipe “falem a mesma língua” sobre o andamento do projeto, porque todos conhecem os direcionamentos de maneira clara e objetiva. Além disso, durante o desenvolvimento do trabalho o seu time pode ter reuniões focadas na qualidade do projeto e não em fazer malabarismos com as datas de entrega para entregar tudo dentro do prazo.

Identificar gargalos

Como o Gantt te mostra a interdependência das tarefas, que é quando uma atividade precisa ser concluída para outra começar, você consegue identificar gargalos que atrasam as entregas. Ao detectar os motivos, fica mais simples de resolvê-los e reduzir os prazos sem impactar na qualidade do trabalho. 

Gestão do tempo mais eficiênte 

Se um colaborador está com tempo ocioso, você consegue alocar melhor a disponibilidade dele de maneira mais assertiva. Com o Runrun.it você ainda tem a informação de quanto tempo é necessário para concluir uma atividade, então, você faz essa distribuição sem sobrecarregar ninguém e nem encavalar as demandas.

Atribuir responsáveis pelas tarefas

Com o gráfico de Gantt do Runrun.it você tem duas medidas: capacidade de execução e tempo de uma tarefa. Essas duas informações te ajudam a definir melhor os responsáveis por cada atividade. Além disso, quando você conta com o gráfico de Gantt no home office para construir o escopo do projeto, os direcionamentos ficam mais claros, diminuindo a necessidade de inúmeras reuniões, e ainda pode motivar os colaboradores a escolherem uma ou outra demanda a partir do objetivo definido. Dessa forma, você delega tarefas por interesse e disponibilidade.

Eficiência em documentar as melhores práticas

Ao utilizar consistentemente o gráfico de Gantt no home office para visualizar e monitorar o cronograma de um projeto, você passará a documentar e incorporar melhores práticas de gestão. E isso é especialmente útil se tratando do home office, justamente porque à distância as equipes têm mais dificuldade de compreender as melhores práticas. 

Leitura recomendada: Saiba quais são os principais elementos de um bom planejamento de projetos

Adote o Runrun.it para fazer a gestão da sua equipe 

Independente da complexidade dos projetos da sua equipe ou do modelo de trabalho, contar com um software de gestão melhora a comunicação entre você e o seu time e a distribuição de tarefas com prazos justos. Para isso, você pode contar com o Runrun.it, uma ferramenta de colaboração, que facilita a gestão de pessoas e projetos em um só lugar. Com a plataforma você ainda consegue gerar relatórios de produtividade que te ajudam na hora de feedbacks e alocar a disponibilidade da sua equipe. Crie a sua conta e teste grátis: https://runrun.it

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Fontes de pesquisas e artigos citados:

http://chrisparnin.me/pdf/parnin-icpc09.pdf

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