Nós temos batido na tecla de transformação digital nas empresas há um tempo aqui no blog, pois a automatização e os avanços tecnológicos são um caminho necessário para as organizações serem competitivas nos dias atuais. A inovação proposta não é complexa como um filme de ficção científica, pelo contrário, ela poder ter fácil aderência ao seu modelo negócios e à rotina das equipes por meio de um software de gestão empresarial, ou seja, um programa para otimizar o fluxo de trabalho e automatizar tarefas.
Existem softwares de gestão para cada tipo de necessidade da sua empresa, podendo ser instalados no computador ou operar online. Entre as tendências de 2021, a Forbes indica, em um artigo, o uso da tecnologia em nuvem e das ferramentas SaaS (software as a service), um serviço que garante a segurança das informações e o acesso, independente de onde as pessoas estiverem trabalhando.
Veja o que você vai encontrar nesse artigo sobre o assunto:
- Avanços da transformação digital durante o isolamento social
- Como um software de gestão empresarial otimiza o fluxo de trabalho?
- Segurança de informações: um caminho possível com software de gestão empresarial
- Escolha um software de gestão empresarial para fortalecer a sua empresa
Avanços da transformação digital durante o isolamento social
Quando o isolamento social começou em março deste ano no país, mesmo os descrentes de que o distanciamento perduraria por muito tempo alteraram suas rotinas de consumo e interação com os outros. Por exemplo, a empresa de videoconferência Zoom registrou um crescimento de 169% em sua receita em comparação ao ano passado. Com as mudanças, as empresas não podem mais adotar a mentalidade de que a transformação digital é algo passageiro, mas sim assumir que estamos presenciando um momento diferente em que ferramentas tecnológicas podem atingir novos públicos.
O vice-reitor de tecnologias educacionais na New York University, Clay Shirky, dedicou um capítulo no livro A Cultura da Participação (2011) para falar sobre a utilização de ferramentas sociais por idosos. Segundo ele, o espanto causado na época (início dos anos 2000) era devido ao fato das pessoas estarem pensando nas “tecnologias confusas” e não na finalidade do uso. “Ninguém quer o e-mail por si só, não mais do que alguém quer a eletricidade por si só; queremos as coisas que a eletricidade possibilita”, reflete Shirky.
Sabemos, no entanto, que o termo transformação digital pode ser um pouco vago para muitas empresas que estão acostumadas a uma determinada maneira de trabalhar. Pensando nisso, um artigo, publicado pela consultoria McKinsey em 2019, apresenta quatro chaves para o aprimoramento tecnológico das instituições. Sendo eles:
Modelos de negócios
Essa chave está relacionada a reconfiguração de formas de operar e a novos modelos econômicos. Com os avanços no processo de plataformização – aumento da presença de plataformas digitais, como Facebook, Uber e Netflix, mediando as relações das pessoas com os bens e serviços – e um maior acesso às tecnologias, as empresas passaram a investir mais em modelos de negócios digitais. Isso significa tanto criar um ambiente de consumo virtual quanto estruturar um planejamento de marketing que solidifique a marca nas redes sociais.
Segundo um artigo da IEBSchool, os modelos de negócios digitais podem ser:
Peer To Peer (p2p): usado para conectar procura e demanda, é o caso da Uber, Airbnb e LinkedIn.
Freemium: que consiste em uma assinatura Premium (paga) e outra Free (gratuita) – enquanto a primeira oferece uma experiência completa, a segunda limita o escopo de acesso do usuário.
Assinaturas 100% pagas: como as expoentes Netflix e Amazon Prime.
Conectividade
A chave observa a necessidade das empresas em responder em tempo real e com agilidade às dúvidas e reclamações dos usuários. A conectividade está também relacionada à capacidade de acompanhar os assuntos e tendências atuais. Uma pesquisa da Accenture Strategy indica que 62% das pessoas buscam marcas com posicionamento.
Processos
O tópico é voltado para a automação de processos tornando-os mais ágeis para aproveitar melhor os recursos que a sua empresa dispõe. Um estudo da McKinsey, publicado em 2017, calcula que 50% das atividades executadas atualmente pelos empregados podem ser automatizadas com tecnologias que já existem. Entretanto, apenas 10% dessas tarefas estão realmente sendo automatizadas.
Além disso, um estudo da Gartner, Inc. prevê que a receita mundial do mercado de automação de processos deverá atingir a marca de US$ 1,89 bilhão em 2021, o número representa um aumento de 19,5% em relação a 2020.
Dados
A última chave está relacionada ao processo de análise das informações para tomar decisões estratégicas e avaliar os indicadores de desempenho da sua empresa por meio de dados, o que garante maior transparência nos resultados.
Essa mensuração analítica representa o fortalecimento da cultura de dados, que abrange tanto uma maior necessidade de investimento em ferramentas que sejam capazes de coletar informações quanto em capital humano capaz de transformar números em ações rentáveis.
>> Leitura recomendada: A transformação digital é uma realidade. Veja porque a sua empresa precisa dela
Como um software de gestão empresarial otimiza o fluxo de trabalho?
O software de gestão empresarial funciona como um facilitador do gerenciamento das tarefas online, permitindo que gestores obtenham informações de forma automatizada e ágil, possibilitando uma gestão do tempo e dos recursos de forma mais precisa. Com isso, percebemos não apenas o que os softwares de gestão são capazes de fazer, mas também diminui a quantidade de tarefas repetitivas da equipe, o que permite focar no trabalho criativo e traz mais produtividade para as rotinas.
Além da coleta de dados automatizada garantir maior transparência, a armazenagem de informações permanece protegida mesmo com a saída e entrada de funcionários. Já imaginou ter arquivos salvos na nuvem de um colaborador que se desliga da empresa e com a exclusão do e-mail corporativo o acervo desaparece? Para não correr esses riscos facilmente evitáveis, o ideal é contar com um software planejado para todos os tipos de contratempos.
Mais do que isso, o software de gestão centraliza as informações. Assim, as equipes já sabem onde encontrar e armazenar o desenvolvimento do trabalho. Desta forma, há uma economia de tempo com a burocracia de organizar as demandas e uma maior padronização dos processos.
Vantagens de um software de gestão para empresas
Para mapear com precisão quais processos podem ser automatizados na rotina da sua empresa, você pode se reunir com o board da instituição e com a sua equipe. O procedimento de escolha orientado pelas percepções do time pode te dar insights de situações para as quais você costumava olhar com outra perspectiva. Nesta fase de adoção, vale a pena ter em mente quais são as vantagens de um software de gestão empresarial.
- Mais organização no fluxo de trabalho;
- Evita a falta de acompanhamento das demandas;
- Facilita a distribuição equilibrada das atividades;
- Detecta gargalos e demandas não previstas no início dos projetos;
- Armazena as informações permanentemente;
- Oferece análises transparentes, gera relatórios e métricas precisas;
- Gestão do tempo eficiente;
- Analisa a rentabilidade dos clientes e projetos;
- Ajuda a definir prioridades;
- Possibilita comunicação clara e transparente com a equipe;
- Proporciona a “visão do todo”;
- Evita a microgestão.
Segurança de informações: um caminho possível com software de gestão
O jornalista norte-americano Andrew Lewis disse que “Se você não está pagando por um produto, é sinal de que o produto é você”. No cenário digital, em que dados são tratados como o novo petróleo, conforme define o pesquisador Eli Pariser no livro O Filtro Invisível (2012), deixar as informações sigilosas da sua empresa a cargo de ferramentas de comunicação informais, por serem grátis, pode representar uma crise na confiabilidade da sua instituição.
Já os software de gestão para empresas são construídos para proporcionar transparência nas relações e segurança de informações. Privilegiar a proteção dos dados da equipe se torna ainda mais importante no home office. Umas pesquisa da iPass revelou que 52% dos CIOs (chief information officer) nos Estados Unidos temiam que seus colaboradores remotos tivessem sofrido algum tipo de invasão nos últimos 12 meses e 67% acredita que as invasões teriam ocorrido devido a conexões wi-fi pouco seguras.
Um artigo da empresa de tecnologia TOTVS enumera medidas de segurança que as empresas podem realizar para impedir ataques virtuais. Sendo eles:
- Diagnóstico periódico da infraestrutura, dos sistemas e dos colaboradores, a fim de mapear fragilidades;
- Uso da tecnologia para a gestão de informações;
- Atenção à legislação de proteção de dados;
- Armazenamento em nuvem, pois o modelo não deixa que a empresa fique refém de servidores físicos.
>> Leitura recomendada: Melhores políticas de segurança de dados para home office
Escolha software de gestão para fortalecer a sua empresa
Para te ajudar na decisão dos melhores serviços, elaboramos uma lista com softwares de gestão de diversas áreas. Afinal, é um momento estratégico para investir em ferramentas confiáveis e de qualidade. A crise, neste caso, não deve ser um impedimento, mas sim um motivo.
Avaliação 360 graus
Em muitos momentos acabamos por perder ótimos funcionários por falta de feedback. Por isso, uma boa avaliação 360 graus é fundamental no desenvolvimento profissional e no fortalecimento da relação entre gestor e equipe. No trabalho a distância, a falta de retorno sobre o desenvolvimento das tarefas é um dos grandes vilões da adoção do home office, afirma Eva Rimbau, professora de Recursos Humanos e Organização da Universidade Aberta da Catalunha e especialista em teletrabalho, em entrevista ao El País.
Nós estamos testando um produto piloto, que vai simplificar o feedback entre as pessoas da sua equipe e da sua empresa. Teste e depois nos conte o que achou: https://try.constructiveapp.com/pt/
Recursos Humanos
As tendências do mercado mostram que o setor de Recursos Humanos tende a receber cada vez mais investimentos em people analytics, Inteligência Artificial (IA) e se adaptar ao formato RH mobile. Esses avanços são parte dos produtos da Sólides, empresa que oferece trabalhos como seleção e recrutamento de pessoal, relatório de desempenho e avaliação de clima organizacional. Para experimentar, acesse: https://solides.com.br.
Marketing Digital
A gestão de marketing digital é uma das ações estratégicas mais importantes para alcançar novos leads nas empresas, pois permite que você determine com muito mais precisão quem é seu público e quais são seus gostos e preferências. Para otimizar a presença das marcas no ambiente virtual, o software da Lahar utiliza da automação para entregar um marketing personalizado a cada necessidade. Saiba mais, acesse: https://www.lahar.com.br/.
Videoconferência
“Sem as videoconferências, o mundo estaria sofrendo ainda mais durante a pandemia”, ressalta o fundador do laboratório de Interação Humana Virtual da Universidade de Stanford, Jeremy Bailenson, em entrevista ao El País. Para uma melhor experiência com as famosas “calls”, o Zoom oferece suporte técnico e uma variedade de opções para otimizar as videoconferências, como a gravação dos vídeos. Confira, acesse https://zoom.us/.
Gestão do trabalho
Adotar um software de gestão do trabalho colaborativo, como o Runrun.it, auxilia no processo de transformação digital nas empresas. Com a nossa plataforma você vai conseguir automatizar a geração de relatórios e registrar tudo em um único lugar, que pode ser acessado por todos da empresa, seja no escritório ou no home office.
Além disso, a ferramenta permite o acompanhamento das tarefas, gera métricas de desempenho e preserva o progresso das atividades executadas, os gestores conseguem ter uma visão do todo. O trabalho da equipe é compreendido com maior transparência e organização. Crie sua conta grátis: https://runrun.it.
