KPI dashboard: para você descobrir o que funciona e o que não funciona na sua gestão

KPI dashboard: para você descobrir o que funciona e o que não funciona na sua gestão

E lá vamos nós para mais uma sigla. A vida de gestor é isto mesmo: uma sopa de letrinhas. É PDCA para cá, SWOT para lá, CEO para cima, SaaS para baixo… para ficarmos só em algumas. Agora, se você não conhece essa, vale fazer o esforço de abrir um espaço na memória. Porque KPI dashboard é uma celebrada ferramenta de gestão que mede o desempenho e o sucesso da sua empresa, ou de um determinado sucesso.

O assunto tem a ver com a gestão à vista, de que falamos neste artigo. Lembra? A metodologia que tem por princípio divulgar, de maneira clara e sucinta a todos os funcionários e colaboradores e em um local de fácil visibilidade, informações importantes sobre o atual desempenho de uma empresa – e de cada setor no qual ela está inserida.

Pois é, o KPI dashboard é um dos recursos dessa ferramenta. Com ele, você consegue entender o que está funcionando e o que não está, e fazer as modificações necessárias para atingir os objetivos estabelecidos.

O que é exatamente KPI?

KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator, ou os consagrados Indicadores-Chave de Desempenho. Também são conhecidos como KSI, ou Key Success Indicator. São as métricas que você elege como fundamentais para avaliar qualquer processo de sua gestão.

Ou, ainda: são os indicadores que você, como gestor, vai definir para acompanhar a evolução das operações. Assim, você evita se perder em meio a uma quantidade absurda de relatórios e dados que não levam a lugar algum. É por meio desses indicadores que você manterá o foco para ir atrás das metas.

E o dashboard é a forma como os KPIs serão visualizados pelos gestores e pelos colaboradores. Pode ser um painel, um quadro, uma TV, ou qualquer outro formato que você eleger. O importante é construí-lo de forma que as pessoas-chave de um projeto específico possam acessá-lo facilmente.

A ideia, aqui, é e compartilhar os KPIs que vão medir o sucesso de um processo. Tudo para deixar claro, para toda a equipe, o que realmente importa na administração.

Algum exemplo para ilustrar?

Claro. Imaginemos que o seu negócio seja um e-commerce de acessórios para celular: um possível KPI seria o número de acessos ao site que de fato se convertem em vendas.

Ou consideremos que você administre uma escola de ensino fundamental. Então, um KPI seria a porcentagem de seus alunos aprovados em universidades de renome. São aqueles dados que indicam exatamente se a empresa está no caminho certo, rumo aos objetivos traçados.

E como aplicar os KPIs na prática?

O fato é que existem algumas categorias diferentes de KPIs. Entre elas, podemos citar algumas mais relevantes:

KPIs de produtividade: relacionam-se à produtividade de cada colaborador, por hora trabalhada e por hora/máquina. Ou seja, correspondem ao uso dos recursos da empresa a partir da avaliação das entregas.

KPIs de qualidade: estes ajudam a compreender qualquer desvio ou não-conformidade ocorrida durante um processo produtivo. Devem estar sempre juntos aos KPIs de produtividade. Um exemplo pode ser a quantidade de reclamações que um serviço recebe durante um período, que deve ser comparada ao nível de aceitação obtido pelo mesmo serviço.

KPIs de capacidade: Key Performance Indicators que mensuram a capacidade de resposta de um processo. Um exemplo é a quantidade de produtos que uma máquina consegue embalar durante um determinado período de tempo.

KPIs estratégicos: são os KPIs que servem de bússola. Com eles, os gestores descobrem onde está a empresa em relação aos objetivos que foram estabelecidos anteriormente. Indicam o caminho e fornecem um comparativo de como está o cenário atual da empresa em detrimento ao que deveria ser.

Acho que preciso de exemplos mais práticos

Vamos, então, ver exemplos de KPI dashboard que podem ser utilizados para você acompanhar de perto o desempenho da sua empresa.

Tipo o valor do seu ticket médio. É um indicador que permite entender como funciona a dinâmica de vendas, certo? E que pode ser monitorado por meio de três parâmetros: venda, cliente e vendedor. Eles permitem que você verifique a performance do setor de forma ampla. Além disso, você consegue constatar que tipo de ação pode melhorar os processos, bem como os pontos que precisam ser corrigidos.

Lembrando que o ticket médio se calcula assim: faturamento em X meses dividido por X – e este resultado dividido pelo número de clientes.

Um exemplo: se você conseguir medir o ticket médio por clientes, saberá quais deles compram mais e melhor. E poderá aperfeiçoar o atendimento a esses clientes, de forma a fidelizá-los.

Agora, se você acompanha o ticket médio por vendedor, é capaz de identificar, por exemplo, quais profissionais se saem melhor. A partir daí, vale investigar os motivos deste sucesso, para capacitar aqueles que ainda não o alcançam.

Aqui entra a importância do KPI dashboard. É onde estarão os indicadores que permitirão que outros vendedores se engajem e motivem, por exemplo. O Runrun.it é uma ferramenta que pode auxiliar neste processo, já que permite que gestores e colaboradores acompanhem, em tempo real, o andamento de qualquer atividade numa empresa.

E as vendas?

Opa, não nos esquecemos. Diante do valor do ticket médio, o terceiro KPI determinante para sua gestão pode ser a taxa de sucesso em vendas.

Por meio dele, você verifica qual é o índice de vitórias em cada negociação realizada pela empresa. Este pode ser medido estabelecendo a relação entre a quantidade de vendas que foram efetivamente fechadas e a quantidade total de oportunidades que foram abertas em um determinado período.

Para finalizar, um último KPI que pode ser determinante para é o índice de turnover, ou o grau de rotatividade dos seus funcionários. Avaliá-lo ajuda a entender os mecanismos internos da empresa; grandes taxas de turnover podem sinalizar problemas de liderança, de clima organizacional e de valorização dos colaboradores. E quando a empresa enfrenta questões desta natureza, o atendimento ao cliente certamente será afetado.

Você pode calculá-lo com base no tempo médio de permanência de cada funcionário na empresa. A fórmula clássica é: (nº de demissões + nº de admissões)/2, dividido pelo total de funcionários.

Uma ferramenta para ajudar na construção do KPI dashboard

Em suma, o KPI dashboard colocar o controle na sua mão. E, com o Runrun.it, esse controle é ainda mais amplo. A ferramenta permite que você monitore, em tempo real, todas as demandas e projetos realizados, tanto para líderes quanto para colaboradores.

No final, todos estarão engajados nos mesmos objetivos, sem desperdiçar tempo e recursos. E o que é melhor: focados na rota que você traçar para o crescimento da empresa. Faça o teste grátis da ferramenta: http://runrun.it

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