Gestão à vista: informações ao alcance da sua equipe

A transformação digital revolucionou as operações no mercado de trabalho, facilitando o acesso à informação, que hoje está ao nosso alcance com um simples toque na tela. Com a implantação da cultura de dados no meio corporativo, é possível coletar índices e métricas que servem como direcionadores para o crescimento das empresas. E, nesse cenário, é fundamental que esses indicadores possam ser visualizados por todos os colaboradores, como propõe o modelo de gestão à vista. 

Esse modelo de gerenciamento possibilita que os principais itens de controle estejam ao alcance de toda a equipe. São gráficos, dados ou informações gerenciais que podem ser rapidamente e facilmente visualizados e interpretados por todos nos formatos mais diversos: desde um quadro na sala do cafezinho e TVs nos departamentos, painéis de led na sala de reuniões a aplicativos e softwares que podem ser acessados remotamente de qualquer lugar.  

O princípio da gestão à vista se assemelha a um painel de controle de um veículo, em que os comandos e informações estão à mostra e orientam a tomada de decisão. A diferença é que, nas empresas, a gestão à vista permite que as informações possam ser interpretadas por toda a equipe, permitindo um entendimento conjunto e uma gestão mais aberta e colaborativa. 

Nesse artigo, vamos mostrar para você a importância da gestão à vista, as melhores ferramentas para tornar os dados visíveis e como essa prática pode ser adotada inclusive no home office. Confira! 

• Porque a gestão à vista é tão importante
• Os passos para adotar a gestão à vista 
• Quais indicadores devem ser mostrados na gestão à vista
• 7 razões para aplicar a gestão à vista 
• Como colocar a gestão à vista em prática 
• Gestão à vista no home office 
• Runrun.it: Gestão à vista em uma mesma página

 

Por que a gestão à vista é importante?

Alinhada aos modelos mais modernos e práticos de administração, a gestão à vista compartilha ideais e benefícios com outras metodologias, como a gestão ágil, promovendo uma transparência na comunicação interna de seus resultados e com isso garantindo entregas finais mais direcionadas.

Sua premissa básica é divulgar, de maneira clara e sucinta a todos os colaboradores e em um local de fácil visibilidade, informações importantes sobre o atual desempenho de uma empresa – assim como de seus departamentos. 

Mais que um guia estratégico para a definição de metas, a gestão à vista costuma trazer resultados bastante positivos quando o assunto é a gestão de pessoas. Isso porque ao compartilhar seus resultados e indicadores, você fortalece o senso de identificação dos colaboradores com os ideais passados pela empresa, fazendo com que eles atuem como porta-vozes da marca. 

Mais que isso: ao visualizar os dados coletados, as pessoas enxergam com mais clareza a importância da sua função dentro da equipe. Por isso, a gestão à vista também realiza o papel de GPS dentro das organizações, ao apontar os procedimentos que são eficientes e aquelas atividades que precisam de uma reformulação para alcançar todo o potencial previsto.

Os passos para adotar a gestão à vista 

Assim como em qualquer modelo de gerenciamento de processos, a aplicação da gestão à vista requer uma preparação e cuidados para que os melhores resultados possam ser obtidos. Separamos os principais passos para que essa adaptação seja mais tranquila e proveitosa para sua empresa: 

• Líderes preparados: é importante que você e os demais gestores saibam utilizar as ferramentas escolhidas para a divulgação dos dados com clareza, para que o conceito da gestão à vista seja bem assimilado pelos colaboradores. 

• Equipe responsável: distribua as responsabilidades da coleta de informações para profissionais capacitados a desempenhar essa atividade de maneira segura e confiável. 

• Estabeleça padrões: os números e informações obtidos na gestão à vista precisam ser compreendidos por todos os funcionários, independente do cargo que ele ocupa. Por isso, mantenha uma comunicação visual única e transparente. 

• Defina os indicadores: É fundamental selecionar apenas os índices relevantes para que não haja informações em excesso e sem utilidade aos grupos de trabalho. 

• Divulgação cautelosa: Existem dados que impactam o desempenho interno, mas ainda não estão prontos para serem compartilhados externamente. Instrua seus colaboradores a apenas divulgar números e resultados já publicados pelos canais oficiais da empresa. 

 

Quais indicadores devem ser mostrados na gestão à vista

Até aqui, mencionamos algumas vezes sobre os impactos que os relatórios e dados trazem para a organização. Mas entre as dúvidas mais frequentes das lideranças, está justamente quais dos indicadores de desempenho e métricas devem ser incorporados na gestão à vista. 

Como cada ramo de atuação possui objetivos distintos, não existe um padrão uniforme que se encaixe para todas as corporações, porém alguns deles, como indicadores de produtividade e eficiência e os KPIs, são fundamentais para acompanhar a evolução dos processos da empresa. 

A palavra-chave para saber a quantidade de informações que podem aparecer nos quadros e canais de comunicação é a ponderação. De nada adianta extrair e mostrar todos os dados se eles vão soar confusos para os funcionários. A gestão à vista valoriza a simplicidade na transmissão dos índices de rendimento e crescimento, por isso, antes da exposição, é preciso que eles sejam analisados com critério para que o compilado desses dados seja de fácil entendimento. 

Dito isso, separamos algumas sugestões de indicadores relevantes que devem ser divididos com sua equipe: 

OKRs e KPIs 

Ok, sabemos que os termos em inglês causam confusão, ainda mais quando estão abreviados, mas nós vamos explicar o significado dessas siglas para você: o OKR (Objectives and Key-Results) é uma metodologia ágil bastante aplicada por startups e empresas do ramo tecnológico. Basicamente, ela elabora um direcionamento para onde a empresa quer chegar e as metas que serão definidas quando este objetivo for alcançado. 

Por sua vez, os KPIs (Key Performance Indicators) são métricas de desempenho que apontam o sucesso ou fracasso das metas estabelecidas. Logo, ambos são ferramentas essenciais para a administração de uma companhia. 

Ao serem compartilhados com toda a equipe, facilitam a compreensão dos objetivos gerais e ajudam no direcionamento das ações e comportamentos para que a empresa e seus respectivos setores sigam o rumo pré-determinado. 

Novas práticas de trabalho

A incorporação de novas ferramentas e projetos audaciosos é frequentemente fonte de ressalvas no ambiente de trabalho. Como esses testes são feitos aos poucos, compartilhar os resultados e experiências positivas com números e gráficos costuma ajudar na mudança de postura e permite o engajamento de mais trabalhadores ao um novo modelo de gestão. 

As informações divulgadas também servem como argumento de convencimento ao apresentar novas ideias aos coordenadores e gerentes de departamento, pois a gestão à vista facilita a visualização dos dados coletados e podem ser exemplificadas como um case de mudanças positivas. 

Comunicação e vendas

No âmbito do marketing e de vendas, a apresentação de resultados é crucial para a continuidade ou interrupção de uma campanha em andamento. Como ambos são setores que caminham juntos, a exposição das taxas de captura e conversão, de acessos realizados e índices de vendas precisam ser exemplificados em métricas e relatórios. 

Inclusive, os indicadores coletados podem ser usados para estimular uma cooperação entre as áreas e vão ajudar os profissionais a enxergar o mercado com mais propriedade e realizar uma comunicação mais precisa para seus possíveis clientes. 

Segurança e bem-estar no trabalho

Você provavelmente já viu dentro do seu trabalho ou em outra empresa aquela famosa placa: 

Estamos há 300 dias sem acidentes. Nosso recorde é de 450 dias. Colabore para melhorar esse índice. 

Geralmente elas são utilizadas no campo industrial e da construção civil, como uma forma de comunicação das ações de proteção. Contudo existem outras formas de conscientizar sobre a segurança e mostrar os cuidados que a empresa vem demonstrando em relação ao bem-estar de seus colaboradores. 

Por exemplo, em meses de prevenção e cuidado com a saúde, é possível criar campanhas de engajamento social com a comunidade local e divulgar os resultados da ação em painéis da empresa ou em dispositivos de comunicação interna, como mensagens em email marketing e aplicativos. 

7 razões para realizar a gestão à vista 

A gestão à vista possibilita várias vantagens para o clima organizacional da sua empresa. Selecionamos sete motivos para você começar a usar esse modelo de gestão, mas se você quiser saber mais detalhes, assista ao nosso webinar sobre o tema:

1 – Confiabilidade 

Segundo a pesquisa realizada pela Edelman, as empresas são as instituições mais confiáveis para 61% dos brasileiros, ranqueadas acima das ONGs e da imprensa. O resultado está ligado a uma realidade local, mas esse indicador mostra que os números podem crescer com as mudanças positivas promovidas pelas instituições.

A visibilidade dos dados possibilitada pela gestão à vista pode ajudar a construir uma relação ainda mais transparente, em que todos estejam envolvidos e atualizados ao que acontece de importante na organização. 

2 – Agilidade

A consolidação dos dados de forma automatizada ajuda você e sua equipe a se concentrarem no que realmente importa (estratégia e execução). A apresentação das informações também pode trazer mais agilidade para a sua operação, pois todos conseguem verificar uma informação rapidamente e partir para a tomada de decisão sem medo.

3 – Tempo 

A gestão à vista também permite que você economize tempo porque você terá acesso aos indicadores mais importantes sem depender de atualizações ou relatórios complexos. Não será necessário esperar o final da semana, do mês ou de trimestre para olhar para suas informações mais importantes. Todos os dias, a todo momento, esses números estarão acessíveis para você e sua equipe.

4 – Tomada de decisão

É impossível tomar decisões confiáveis sobre um projeto sem todos os dados de que você precisa. Além de trazer maior transparência para a sua gestão, a gestão à vista permite a participação de mais pessoas na tomada de decisão. Aqueles que antes se sentiam excluídos ou não entendiam o que de fato estava acontecendo com a empresa, agora fazem parte da organização. Essa sensação de pertencimento é acompanhada de uma maior responsabilidade de todos.

5 – Redução de riscos

Sabe aquele resultado ruim do mês, que você só se deu conta no dia 28, quando começou a fazer o fechamento? Isso pode ser bastante comum em empresas que não tem um processo de gerenciamento de riscos. Esses riscos podem vir tanto do ambiente externo quanto do ambiente interno, podem estar sob seu controle ou não.

No entanto, para não chegar ao ponto de não ter a chance de corrigir erros, é preciso acompanhar dia a dia seus resultados parciais. Com a gestão à vista  é possível corrigir a rota e você não precisará viver de apagar pequenos incêndios. 

6 – Mais responsabilidade 

Um engajamento maior de todos traz também mais responsabilidade. Afinal, com as informações visíveis todos podem ajudar na resolução de problemas. Ao se deparar com um dado preocupante, qualquer funcionário envolvido no projeto ou responsável por aquele dado pode relatar e sugerir uma solução.

Além disso, uma gestão à vista oferece mais confiança na distribuição das tarefas. Isso porque, a partir dos resultados de produtividade, você sabe o que cada um é capaz de fazer e pode rapidamente realocar algum recurso em um projeto que necessita de mais atenção.

7 – Integração e motivação 

O compartilhamento dos dados mais importantes da empresa tem o poder de engajar e motivar. Essa é uma consequência natural de dividir o poder da informação, de dar aos colaboradores pleno conhecimento do seu desempenho em cada meta. Quando todos ficam cientes das suas responsabilidades – e do impacto direto nas conquistas da organização – a equipe trabalha com maior empenho e torna-se parte da empresa. Experimente dividir dados importantes com sua equipe e provocá-la a trazer insights a partir desses dados. Você pode ter uma surpresa muito positiva. 

Como colocar a gestão à vista em prática 

Existem diversas maneiras de tirar a gestão à vista do papel e colocá-la em prática no ambiente de trabalho. E com os avanços dos recursos digitais, as possibilidades ficaram ainda maiores. A seguir, vamos mostrar para você as metodologias mais estruturadas para a prática da gestão à vista. 

Kanban

De origem japonesa, o kanban é uma das metodologias mais utilizadas na gestão à vista. Podendo ter sua versão física ou virtual, o kanban consiste em um “tabuleiro” que indica visualmente o andamento dos fluxos de produção nas empresas utilizando poucos recursos, como cartões ou post-its. 

Dividido em colunas, o kanban segue o mesmo sentido da leitura, do lado esquerdo para o direito. Na primeira delas, ficam as tarefas que precisam ser executadas, o que pode ser chamado de “Backlog”. Na sequência, estão descritas as etapas de execução: em andamento e entregue, que podem ser nomeadas de acordo com seus processos internos. 

Conforme as tarefas são desempenhadas, os cards são colocados no campo correspondente ao status da tarefa, até que elas sejam concluídas. 

O Runrun.it é um software de gestão do trabalho que possui a visão kanban – os chamados Quadros. Ele fornece a visão do trabalho da empresa, de um projeto ou de um processo, é você que escolhe. E, de forma automática, indica quanto tempo as tarefas permanecem em média nas etapas e de ponta a ponta (lead time).

Painéis de gestão (Dashboards) 

Também conhecidos como quadros de gestão à vista, estes painéis costumam fomentar uma competição sadia e estimulante entre diferentes setores da empresa. Isto ocorre por meio da comparação de metas, desempenhos e objetivos alcançados. Mas lembre-se: eles devem ser atualizados com frequência, para que suas informações não se desatualizem e percam valor.

Gráfico de Gantt 

Desenvolvido pela primeira vez no final do século 19 e revitalizado com a chegada dos recursos automatizados décadas mais tarde, o gráfico de Gantt representou uma nova maneira de visualizar a gestão de projetos, ao revelar informações necessárias para o progresso das atividades, como o tempo necessário para a realização das tarefas. 

Com o passar do tempo, o gantt se tornou fundamental ao relatar métricas de eficiência e indicar a capacidade produtiva de cada colaborador da sua equipe. Além de tudo, a ferramenta auxilia no entendimento do prazo de entrega estabelecido, já que ele percorre toda a trajetória das etapas antes de concluir uma etapa. 

Uma das novidades do Runrun.it é a incorporação dessa funcionalidade à plataforma, permitindo a identificação de gargalos que atrasam as tarefas e rápida resolução deste problema. Além disso, o gantt auxilia na distribuição justa das tarefas, impedindo a sobrecarga de trabalho. 

Gestão à vista no home office 

Uma das vantagens da gestão à vista é a sua flexibilidade para ser adaptada a diferentes rotinas de trabalho. Ao mesmo tempo que pode ser bem explorada em escritórios com sedes fixas, a gestão à vista se encaixa perfeitamente com o home office. 

Atualmente, todos os indicadores de desempenho e resultados de vendas podem ser coletados no âmbito virtual. Uma vez que esses arquivos já estão em seu formato digital, compartilhar informações importantes para o conhecimento de toda a equipe, por email, apresentações audiovisuais ou em softwares direcionados para a gestão de projetos e tarefas, como o Runrun.it

Na plataforma, cada usuário pode acessar de forma rápida e intuitiva as informações, que estão reunidas em uma única tela. Com poucos cliques, você não somente pode acompanhar o decorrer de cada tarefa, como conferir análises e relatórios de produtividade a qualquer momento (e lugar) do seu dia. 

Runrun.it: Gestão à vista em uma mesma página

Para facilitar a aplicação dos hábitos da gestão à vista na sua empresa, você pode contar com o Runrun.it. A ferramenta permite que você acompanhe a realização das tarefas em uma mesma página e escolha a melhor forma de visualizar os dados de produtividade. Acessível para líderes e colaboradores, o software conta com funcionalidades para coletar as informações importantes para seu relatório em qualquer dispositivo. Faça o teste grátis da ferramenta: http://runrun.it.

 

>> Leituras e conteúdos complementares:

> https://www.edelman.com.br/estudos/edelman-trust-barometer-2021

> https://www.youtube.com/watch?v=44ZFjYm6j7U 

> https://www.youtube.com/watch?v=H9HQrhd8yFY&t=2281s