Gestão à vista como forma de engajar equipes e aumentar produtividade

Tempo, cada vez mais, é dinheiro. Sobretudo num mercado em que a competição só faz crescer; já sai na frente quem consegue otimizar tarefas e usar o tempo para aquilo que realmente importa, sem desperdícios. Por isso, as empresas buscam sempre novas formas de dar mais eficiência à gestão, focando em resultados e envolvendo todos os aspectos organizacionais. Uma dessas novas formas é a gestão à vista.

Calma: antes de reclamar de mais uma nomenclatura no já imenso rol de “gestões”, saiba que esta pode fazer a diferença no seu negócio. Afinal, a gestão à vista é um modelo que possibilita que os principais itens de controle estejam ao alcance de toda a equipe. São gráficos, dados ou informações gerenciais que podem ser rápida e facilmente visualizados e interpretados por todos. Nos formatos mais diversos: desde um quadro na sala do cafezinho a TVs nos departamentos.

No fundo, o princípio é parecido com o de um painel de avião, com todos os comandos e dados à vista. A diferença é que toda a tripulação é capaz de entender cada detalhe, em vez de apenas o pessoal da cabine.

Por que a gestão à vista é importante?

Porque é eficaz como poucas outras metodologias são. A gestão à vista tem por princípio divulgar, de maneira clara e sucinta a todos os funcionários e colaboradores e em um local de fácil visibilidade, informações importantes sobre o atual desempenho de uma empresa – e de cada setor no qual ela está inserida.

Assim, todos têm consciência de seus próprios objetivos e metas. E mais: sabem como cada equipe está em relação às outras, aumentando a produtividade.

Cuidados ao implantar

Antes de conhecermos exemplos de gestão à vista, algumas precauções são necessárias. Como:

• Definir os indicadores que serão incluídos na gestão à vista e também estabelecer os padrões visuais a serem adotados. É fundamental selecionar apenas os relevantes para que não haja informações em excesso e sem utilidade aos grupos de trabalho. Criação de uma equipe responsável por coletar todas as informações de forma segura e alimentar constantemente os padrões.
• Preparar todos os líderes para a utilização da ferramenta, de maneira eficiente para que sejam capazes de disseminar o conceito entre os colaboradores.

 

Algum exemplo prático?

Claro! Ou ficaremos somente no plano das abstrações. Como dissemos, um painel de metas no espaço do cafezinho já pode ser considerado gestão à vista. Mas vamos analisar metodologias mais estruturadas:

Kanban – o sistema de origem japonesa sempre costuma ser citado como boa prática de gestão à vista. Significa, literalmente, registro ou placa visível. É um dos mais utilizados na gestão à vista, e consiste em controlar os estoques de matéria prima e produtos utilizando-se de cartões de sinalização. Isto garante uma verificação sempre atualizada da quantidade de peças em estoque, e possibilita uma reposição ágil destas peças sempre que necessário. O resultado é um controle bem maior sobre a produção. O Runrun.it possibilita usar o kanban de forma inteligente na gestão dos seus projetos. Confira aqui neste post sobre RR-Board®.

Painéis de gestão, ou dashboards – também conhecidos como quadros de gestão à vista, estes painéis costumam fomentar uma competição sadia e estimulante entre diferentes setores da empresa. Isto ocorre por meio da comparação de metas, desempenhos e objetivos alcançados. Mas lembre-se: eles devem ser atualizados com frequência, para que suas informações não se desatualizem e percam valor. No Runrun.it, os gestores contam com um Dashboard personalizável com acesso a todas as informações sobre o que está acontecendo na sua empresa, em apenas uma tela. O que permite ter acesso a métricas de desempenho e alocação do tempo das pessoas e visualizar todos os KPIs de que precisar.

>> Leituras recomendadas:
Tendências globais de gestão de pessoas, segundo Deloitte e McKinsey
Recrutamento de pessoas: saia na frente da concorrência

7 motivos para fazer gestão à vista

1. Confiabilidade

Uma pesquisa realizada pela American Psychological Association (Associação de Psicologia dos Estados Unidos) revela que um quarto dos trabalhadores do país não confia em seus empregadores. E cerca da metade deles acredita que seus chefes são abertos e francos

Esta falta de confiança está intimamente relacionada à falta de transparência — e de mensuração de resultados no ambiente de trabalho. Uma liderança transparente e “bem mensurada” é fator indispensável para o cultivo de uma cultura de confiabilidade entre gestores e seus colaboradores. A visibilidade de dados pode ajudar a construir uma relação mais transparente, em que todos estejam envolvidos e atualizados em relação ao que acontece de importante na organização.

>> Leitura recomendada: Transparência organizacional nível hard. Você está preparado para a verdade?

2. Agilidade

Como já falamos aqui, a consolidação dos dados de forma automatizada ajuda você e sua equipe a se concentrarem no que realmente importa (estratégia e execução). A visibilidade dos dados também pode trazer mais agilidade para a sua operação, pois todos conseguem verificar uma informação rapidamente e partir para a tomada de decisão sem medo.

De acordo com a McKinsey, uma empresa com alta agilidade operacional envolve profissionais preparados para lidar com a pressão das mudanças, com criatividade para saídas rápidas e conscientes da necessidade de evitar ao máximo qualquer desperdício (de tempo, de trabalho, de produção, de recursos etc). Portanto, os dados precisam estar visíveis para toda essa inteligência acontecer.

>> Leitura recomendada: Dicas para melhorar sua gestão com a agilidade operacional

3. Tempo

A gestão à vista também permite que você economize tempo porque você terá acesso às informações mais importantes sem depender de atualizações ou relatórios complexos. Não será necessário esperar o final da semana, do mês ou de trimestre para olhar para suas informações mais importantes. Todos os dias, a todo momento, esses números estarão acessíveis para você e sua equipe.

Para isso, também é importante ter dashboards customizáveis, que te ajudem a monitorar quais as tarefas foram realizadas ou estão em execução, se o planejamento foi cumprido, se houve atrasos, analisar as datas e os prazos. Entenda como funciona o dashboard aqui.

4. Tomada de decisão

É impossível tomar decisões confiáveis ​​sobre um projeto sem todos os dados de que você precisa. Além de trazer maior transparência para a sua gestão, a gestão à vista permite a participação de mais pessoas na tomada de decisão – leia mais aqui no blog. Aqueles que antes se sentiam excluídos ou não entendiam o que de fato estava acontecendo com a empresa, agora fazem parte da organização. Essa sensação de pertencimento é acompanhada de uma maior responsabilidade de todos.

>> Leitura recomendada: “Atitude de dono”: veja como o ownership pode ajudar a sua empresa

5. Mais responsabilidade

Como falamos no tópico anterior, um engajamento maior de todos traz também mais responsabilidade. Afinal, com as informações visíveis todos podem ajudar na resolução de problemas. Ao se deparar com um dado incongruente ou preocupante, qualquer funcionário envolvido no projeto ou responsável por aquele dado pode relatar e sugerir uma solução.

Além disso, uma gestão à vista oferece mais confiança na alocação das tarefas. Isso porque, a partir dos resultados de produtividade, você sabe o que cada um é capaz de fazer e pode rapidamente realocar algum recurso em uma projeto que necessita de mais atenção.

>> Leitura recomendada: Gestão 360 – monitoramento e análise integrada de todas as áreas do negócio

6. Mitigação de riscos

Você já passou por situações em que não adianta “chorar o leite derramado”? Sabe aquele resultado ruim do mês, que você só se deu conta no dia 28, quando começou a fazer o fechamento? Isso pode ser bastante comum em empresas que não tem um processo de gerenciamento de riscos. Esses riscos podem vir tanto do ambiente externo quanto do ambiente interno, podem estar sob seu controle ou não.

No entanto, para não chegar ao ponto de não ter a chance de corrigir erros, é preciso acompanhar dia a dia seus resultados parciais. Com isso, é possível corrigir a rota e você não precisará viver de apagar pequenos incêndios. Use a gestão à vista para tomar decisões na hora certa e não deixar que o fogo atinja aquele projeto que poderia ter sido entregue se você tivesse direcionado as forças na hora certa.

>> Leitura recomendada: Com um bom gerenciamento de riscos danos podem ser minimizados

7. Integração e motivação

Por fim, o compartilhamento dos dados mais importantes da empresa tem o poder de engajar e motivar. Essa é uma consequência natural de dividir o poder da informação, de dar aos colaboradores pleno conhecimento do seu desempenho em cada meta. Quando todos ficam cientes das suas responsabilidades – e do impacto direto nas conquistas da organização – a equipe trabalha com maior empenho e torna-se parte da empresa. Experimente dividir dados importantes com sua equipe e provocá-la a trazer insights a partir desses dados. Você pode ter uma surpresa muito positiva.

Lembre-se: ao compartilhar informação com seus funcionários, você certamente contribuirá para relações de maior confiança com eles e com um ambiente de trabalho mais transparente.

>> Leitura recomendada: O que são e como usar indicadores de desempenho

Dashboard TV a serviço da sua produtividade

A propósito de dashboards, o Runrun.it tem um recurso que pode dar uma bela turbinada na sua gestão à vista: o dashboard TV.

Em visualização de TV, a tecnologia mostra a carga de trabalho da equipe comparada à média de toda a empresa. Também apresenta quantas tarefas abertas existem para a equipe, quantas estão sendo trabalhadas, e por aí vai.

Ele roda automaticamente por todas as equipes que o usuário logado pode enxergar. Ou seja, se ele for gestor, verá todas as equipes da empresa. Se for líder, apenas as equipes que lidera.

Conheça tudo sobre o dashboard TV neste artigo.

Cultivando o sentimento de ownership

Em suma, com uma boa política de gestão à vista, sua equipe se engaja e compromete mais. Porque os colaboradores passam a ter pleno conhecimento de metas e informações relevantes da empresa, e percebem melhor a responsabilidade que têm pelas conquistas da organização.

É o tal conceito de ownership, de que tanto se fala hoje em dia. Já para os gestores, a metodologia de gestão à vista permite acompanhar em tempo real o desempenho dos processos da empresa.

É justamente isso que o Runrun.it oferece: o monitoramento em tempo real de todas as demandas e projetos realizados, tanto para líderes quanto para colaboradores. Todos estarão engajados nos mesmos objetivos, e o que é mais importante: sem desperdiçar o ativo mais valioso de qualquer negócio, que é o tempo. Faça o teste grátis da ferramenta: http://runrun.it