Como reduzir o lead time dos processos e aumentar a produtividade na sua empresa

Como reduzir o lead time dos processos e aumentar a produtividade na sua empresa

No dia a dia da empresa, alguém, sem dúvidas, já precisou responder ou perguntar sobre o tempo que levará para executar e entregar determinada tarefa. Conhecer o lead time é essencial para responder isso de forma assertiva e, embora envolva inúmeros fatores, em geral, ele pode ser baseado em alguns indicadores.

Essa estimativa é importante, pois interessa tanto ao gestor quanto ao cliente. Imagine uma situação em que você vai comprar algo através de e-commerce. Na loja A, o tempo de entrega é de 5 dias úteis, já a loja B tem um preço equivalente, mas o tempo cai para 2 dias úteis. Em qual loja você compraria? Provavelmente na que te faz esperar menos. Afinal, por que esperar mais se você pode ter a satisfação de receber o produto antecipada?

Mas o objetivo de antecipar esse tempo de entrega, ou lead time, vai muito além de agradar o cliente. Essa medida de tempo de entrega é um dos fatores mais importantes para garantir a capacidade competitiva de uma empresa e ampliar suas possibilidades de expansão de mercado, envolvendo redução de custos, melhoria na gestão de processos, entre outros. 

Neste artigo você vai conhecer:

 

O que é lead time?

Lead time é o tempo que leva para uma solicitação ou uma tarefa passar por todas as etapas de um processo, desde o pedido até chegar ao estado de “entregue” ou “concluída”. O termo é originário da engenharia da produção, mas vem se aplicando também a diversas áreas de negócio como, por exemplo, logística e desenvolvimento de software. De forma geral, o conceito de lead time pode ser aplicado a qualquer tipo de fluxo de trabalho.

O lead time de um processo costuma vir especificado no SLA (Service Level Agreement), um contrato realizado entre um prestador de serviços e seu cliente, que formaliza quais serviços serão realizados e as responsabilidades de ambas as partes, entre outros detalhes. Por exemplo, o documento pode especificar que a criação de um novo usuário dentro de um sistema levará até dois dias para ser concluída, a partir do envio de um formulário de requisição por parte do cliente. Esse, portanto, é o lead time, ou seja, o prazo de execução desse serviço. 

A importância do lead time

Conhecer o lead time pode fornecer informações essenciais para quem faz o gerenciamento de tarefas. Com esse dado, é possível entender a capacidade da equipe, melhorar a previsibilidade das entregas, gerando prazos mais precisos, e identificar gargalos no fluxo de trabalho. Como consequência, temos clientes mais satisfeitos, melhoria da produtividade, aumento nos resultados e uma gestão estratégica e mais confiante para atender demandas e delegar tarefas.

 

Lead time X Cycle time X Takt time

O lead time, muitas vezes, acaba sendo confundido com outros conceitos um pouco parecidos – o cycle time e o takt time. Vamos entender cada um deles para acabar de vez com qualquer ruído.

Cycle time

Este também é  um conceito comum à cadeia de produção e pode ser livremente traduzido como “tempo do ciclo”. Se o lead time mede o tempo decorrido entre a solicitação de uma demanda e sua, o cycle time mede o tempo que a equipe responsável de fato está trabalhando na tarefa. Isso porque, uma vez que é feita determinada requisição de serviço, ela será primeiro analisada e classificada de acordo com a sua prioridade para depois entrar na fila de execução. Essas prioridades variam de acordo com o tipo do chamado (incidente, dúvida, solicitação de serviço etc.) e o impacto que ele representa para o cliente.

Em outras palavras, o cycle time mede o tempo de trabalho na tarefa e o lead time mede o prazo total para a entrega, da perspectiva do cliente.  

No diagrama abaixo, é possível visualizar melhor como isso funciona:

Infográfico demonstrando as etapas contidas no lead time: o Reaction time, que é o tempo que leva desde a criação do chamado até a definição da sua prioridade (priority set) e o Cycle time: tempo que a equipe leva para trabalhar na tarefa até a sua conclusão.
O lead time é a soma de dois fatores: o Reaction time, que é o tempo que leva desde a criação do chamado até a definição da sua prioridade (priority set) e o Cycle time: tempo que a equipe leva para trabalhar na tarefa até a sua conclusão.
 

Como dissemos, as prioridades variam de acordo com as necessidades de cada negócio e precisam ser acordadas entre cliente e fornecedor. No caso de falhas e incidentes, por exemplo, podem ser estabelecidas prioridades de acordo com os seguintes critérios:

Imagem com texto que mostra definições de prioridades. Baixa: situações que podem ser contornadas e não interrompem as atividades da empresa. Média: incidentes que causam interferências nos negócios e podem afetar significativamente o cliente. Alta prioridade: falhas que interrompem as atividades da empresa, impactam as entregas e podem até acarretar prejuízos financeiros para o cliente.
 

Takt time

Já o takt time é o prazo ideal para concluir o processo de produção ou entrega de serviço para atender às necessidades do cliente. Em alemão, “takt” significa “ritmo”: assim como a frequência cardíaca pode acelerar ou diminuir, o tempo de espera da sua empresa pode ser alto ou baixo, em comparação com a demanda por parte do contratante.

Na engenharia de produção, essa métrica é usada para sincronizar processos interdependentes e aumentar os padrões de controle de qualidade, garantindo que equipes e máquinas não desperdicem recursos e tempo. Mas, de forma geral, o cálculo do takt time ajuda a definir o ritmo no qual sua equipe precisa trabalhar para atender a demanda de acordo com o seu capacity. Um takt time alto pode indicar que você precisa fazer melhorias nos processos, identificando gargalos que possivelmente estão atrasando as entregas ou, até mesmo, contratar mais pessoal. 

O cálculo é feito dividindo o volume da demanda do cliente pelo tempo disponível de trabalho, subtraindo tempos de perdas, intervalos etc. O resultado mostra quanto tempo algo levou para ser produzido. Por exemplo: vamos imaginar um expediente de 9 horas, sendo uma hora de pausa para almoço e 20 minutos para descanso. Nesse caso, o tempo operacional diário de cada funcionário é de 460 minutos ou 27.600 segundos. Se a demanda do cliente é de nove mil unidades mensais de um produto X, é necessário produzir 300 por dia (9.000/30). Ao dividirmos o número de segundos diários operacionais (27.600) pelo número de peças necessárias (300), chegamos a 92 segundos. Portanto, o takt time, ou o tempo máximo de produção de uma unidade, neste exemplo, é de um minuto 32 segundos.

 

Como calcular o lead time?

Em 1961, o professor do MIT, John Little, desenvolveu, após muitos estudos, a então conhecida como lei de Little (Little LAW, em referência à sigla da fórmula). Com ela, é possível calcular quanto tempo demora a produção de determinado produto ou a realização de um projeto ou serviço. Ela envolve três fatores:

L = o que está em progresso (WIP: work in progress).

A = taxa de transferência (demandas entregues em um ciclo de tempo, também chamada de throughput).

W = lead time.

Para descobrir o lead time utilizando a fórmula, divide-se o WIP pela taxa de transferência:

W = L / A

Lead time = WIP / Taxa de transferência

Um grande exemplo utilizado na aplicação da lei de Little é uma fila. Vamos supor que o tempo de espera para o atendimento em um banco é de um 1 minuto por pessoa e que há cinco pessoas na fila. Seguindo o raciocínio da lei de Little, a taxa de transferência é de 1 pessoa por minuto e o WIP é de 5 pessoas.

Se o objetivo do banco é ter processos mais eficientes e reduzir custos, ou seja, realizar atendimentos com mais velocidade, usando os mesmos recursos, ela precisará reduzir desperdícios e aumentar a velocidade, reduzindo o lead time diminuído. Da mesma forma, aumentando a taxa de transferência e mantendo constantes as outras duas variáveis, também reduz-se o lead time. Esta mesma Lei mostra que quanto mais trabalho em progresso, maior o cycle time.

 

Como reduzir o lead time?

Quanto menor for o prazo no qual a empresa realiza entregas de qualidade para seus clientes, mais competitiva ela se torna. E, quanto mais regular e estável for o seu lead time, maior será a confiança que os clientes têm na empresa. Mas, para melhorar o prazo de realização de uma atividade, não é preciso apenas medi-la, mas também procurar maneiras de executar cada uma das etapas com mais eficiência.

Veja algumas dicas de como melhorar o lead time do processo:

  • Comece a medir o takt time para entender qual a sua atual demanda e como está o ritmo do seu atendimento;
  • Divida o processo em etapas e meça cada um de seus prazos separadamente, para descobrir se há gargalos e quais são;
  • Crie padrões de procedimentos operacionais para ensinar sua equipe a executar melhor cada atividade do processo;
  • Adicione regras de fluxo de trabalho para evitar que erros comuns ocorram;
  • Reduza o retrabalho evitando etapas desnecessárias ou solicitação de informações desnecessárias;
  • Forneça à sua equipe tudo o que eles precisam para executar seu trabalho. Isso reduzirá o tempo em que eles ficarão em stand-by, aguardando aprovações ou recursos;
  • Automação de processos: automatize o maior número possível de tarefas operacionais;
  • Verifique sempre se o prazo de entrega das suas entregas está estável.
 

Utilizando metodologias ágeis para otimizar o lead time

O lead time é um dos principais conceitos e métricas que surgiram do Sistema Toyota de Produção, o mesmo que criou a metodologia kanban, um método para realizar uma gestão ágil e dar mais continuidade às entregas nas linhas de produção e aplicados amplamente nos mais diversos tipos de empresas hoje. 

Usar métodos ágeis, como o kanban e o scrum, podem ajudar com um lead time agile ou ágil, uma vez que esses frameworks são formas visuais de perceber as etapas dos processos num projeto ou no fluxo de um serviço. Um gerenciador de tarefas, como o Runrun.it pode ajudar a com a gestão das pessoas e dos projetos e conceder, em tempo real, os históricos do tempo de realização de cada tarefa, com distinção do que é cycle time e do que é lead time, para que se encontre o takt time ideal.

 

Uma ferramenta para ajudar a gerenciar o lead time 

Para conseguir acompanhar, medir e melhorar o lead time dos processos, você pode contar com o Runrun.it, uma ferramenta de gestão de tarefas e projetos na qual você consegue ter uma visão do todo dos fluxos de trabalho.

O software possui a funcionalidade Quadros, que funciona como um kanban e que te dá uma visão geral dos processos. No Quadros, as tarefas aparecem no formato de cards e são distribuídas em colunas, que correspondem às etapas que uma demanda passa desde quando é requisitada até a sua finalização. Além disso, com o recurso do gráfico de Gantt, um indicador da capacidade, os responsáveis pelo projeto conseguem entender rapidamente o que precisa ser feito e a que pé está o trabalho.

No Runrun.it, é possível saber exatamente qual o lead time e cycle time do processo, pois a plataforma fornece o tempo médio que as demandas permanecem em cada uma das etapas, assim como o tempo total de execução, na última coluna. Desse jeito, fica bem mais fácil acompanhar o andamento das atividades e averiguar se os prazos estão sendo cumpridos, assim como identificar possíveis gargalos nos processos e buscar as soluções adequadas. Experimente gratuitamente agora: http://runrun.it.

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