Como reduzir o lead time dos processos e aumentar a produtividade na sua empresa

Como reduzir o lead time dos processos e aumentar a produtividade na sua empresa

Lead time nada mais é que o tempo total que uma determinada atividade ou demanda leva para ser executada, desde o momento em que é requisitada até a sua entrega. Essa medida de tempo de entrega é um dos fatores mais importantes para garantir a capacidade competitiva de uma empresa e ampliar suas possibilidades de expansão de mercado. 

Nesse artigo, você vai saber mais sobre o conceito de lead time e quais medidas você adotar para medir e reduzir esse prazo: 

 

O que é lead time?

Lead time (em português, “tempo de entrega”) é o tempo que leva para uma solicitação ou uma tarefa passar por todas as etapas de um processo. O termo é originário da engenharia da produção, mas vem se aplicando também a diversas áreas de negócio como, por exemplo, logística e desenvolvimento de software. De forma geral, o conceito de lead time pode ser aplicado a qualquer tipo de processo ou fluxo de trabalho, seja ele produtivo ou não.

O lead time de um processo costuma vir especificado no SLA (Service Level Agreement), um contrato realizado entre um prestador de serviços e seu cliente, que formaliza quais serviços serão realizados e as responsabilidades de ambas as partes, entre outros detalhes. Por exemplo, o documento pode especificar que a criação de um novo usuário dentro de um sistema levará até 2 dias para ser concluída, a partir do envio de um formulário de requisição por parte do cliente. Esse, portanto, é o lead time, ou seja, o prazo de execução desse serviço. 

O que é cycle time?

Ou outro conceito comum à cadeia de produção é o cycle time (“tempo do ciclo”). Se o lead time mede o tempo decorrido entre a solicitação de uma demanda e sua, o cycle time mede o tempo que a equipe responsável de fato está trabalhando na tarefa. Isso porque, uma vez que é feita determinada requisição de serviço, ela será primeiro analisada e classificada de acordo com a sua prioridade para depois entrar na fila de execução. Essas prioridades variam de acordo com o tipo do chamado (incidente, dúvida, solicitação de serviço etc) e o impacto que ele representa para o cliente.

Em outras palavras, o tempo do ciclo mede o tempo de trabalho na tarefa e o lead time mede o prazo de entrega, da perspectiva do cliente.  

No diagrama abaixo, é possível visualizar melhor como isso funciona:

  • Lead time: tempo que a equipe responsável leva para realizar o serviço, do momento em que é aberto um chamado até a sua finalização.
  • Reaction time: tempo que leva desde a criação do chamado até a definição da sua prioridade (priority set). 
  • Cycle time: tempo em que a equipe começa a trabalhar na tarefa.
 

Como dissemos, as prioridades variam de acordo com as necessidades de cada negócio e precisam ser acordadas entre cliente e fornecedor. No caso de falhas e incidentes, por exemplo, podem ser estabelecidas prioridades de acordo com os seguintes critérios:

 

O que é tack time?

Tack time, ou “tempo de espera”, é o prazo ideal para concluir o processo de produção ou entrega de serviço para atender às necessidades do cliente. Em alemão, “takt” significa “pulso”: assim como a frequência cardíaca pode acelerar ou diminuir, o tempo de espera da sua empresa pode ser alto ou baixo, em comparação com a demanda por parte do contratante.

Na engenharia de produção, essa métrica é usada para sincronizar processos interdependentes e aumentar os padrões de controle de qualidade, garantindo que equipes e máquinas não desperdicem recursos e tempo. Mas, de forma geral, o cálculo do tack time ajuda a definir o ritmo no qual sua equipe precisa trabalhar para atender a demanda de acordo com o seu capacity. Um tack time alto pode indicar que você precisa fazer melhorias nos processos, identificando gargalos que possivelmente estão atrasando as entregas ou, até mesmo, contratar mais pessoal. 

Como melhorar o lead time?

Quanto menor for o prazo no qual a empresa realiza entregas de qualidade para seus clientes, mais competitiva ela se torna. E, quanto mais regular e estável for o seu lead time, maior será a confiança que os clientes têm na empresa. Mas, para melhorar o prazo de realização uma atividade, você precisa não apenas medi-la, mas também procurar maneiras de executar cada uma das etapas com mais eficiência.

Veja algumas dicas de como melhorar o lead time do processo:

  • Comece a medir o tack time para entender qual a sua atual demanda e como está o ritmo do seu atendimento;
  • Divida o processo em etapas e meça cada um de seus prazos separadamente, para descobrir se há gargalos e quais são;
  • Crie padrões de procedimentos operacionais para ensinar sua equipe a executar melhor cada atividade do processo;
  • Adicione regras de fluxo de trabalho para evitar que erros comuns ocorram;
  • Reduza o retrabalho evitando etapas desnecessárias ou solicitação de informações desnecessárias;
  • Forneça à sua equipe tudo o que eles precisam para executar seu trabalho. Isso reduzirá o tempo em que eles ficarão em stand-by, aguardando aprovações ou recursos;
  • Automatize o maior número possível de tarefas operacionais;
  • Verifique sempre se o prazo de entrega das suas entregas está estável.
 

Uma ferramenta para ajudar a gerenciar o lead time 

Para conseguir acompanhar, medir e melhorar o lead time dos processos, você pode contar com o Runrun.it, uma ferramenta de gestão de tarefas e projetos na qual você consegue ter uma visão do todo dos fluxos de trabalho

O software possui uma funcionalidade chamada Quadros, que funciona como um Kanban que te dá uma visão geral dos processos. No Quadros, as tarefas aparecem no formato de cards e são distribuídas em colunas, que correspondem às etapas que uma demanda passa desde quando é requisitada até a sua finalização. 

No Runrun.it, é possível saber exatamente qual o lead time e cycle time do processo, pois a plataforma fornece o tempo médio que as demandas permanecem em cada uma das etapas, assim como o tempo total de execução, na última coluna. Desse jeito, fica bem mais fácil acompanhar o andamento das atividades e averiguar se os prazos estão sendo cumpridos, assim como identificar possíveis gargalos nos processos e buscar as soluções adequadas. Experimente gratuitamente agora: http://runrun.it

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