Todo projeto tem um objetivo que, quase sempre, se traduz na solução para um problema importante. Para um projeto acontecer, é preciso estipular não só uma data de início como uma de conclusão. E, entre uma e outra, o monitoramento tanto em número e tempo de colaboradores quanto em custos. E é por conta de toda essa complexidade que você não deveria abrir mão de alguns recursos do gerenciador de tarefas. Confira alguns recursos essenciais para garantir o sucesso dos seus projetos:
1. Prioridade
No início do projeto, certifique-se de as partes interessadas estão alinhadas sobre o que determinará se ele foi bem sucedido. Uma data não deve ser o único critério. Defina com clareza algumas metas mensuráveis como: aumentar a participação de mercado em X%, atingir um volume Y de vendas ou cortar gastos.
Um bom gerenciador de tarefas deve oferecer um recurso que permita que você defina prioridades claras – e a prioridade será maior quanto maior o seu impacto para atingir o objetivo final. Isso evitará que os membros da equipe acabem trabalhando em tarefas sem muita importância, frustrados e estressados.
>> Leitura recomendada: Priorizar é preciso: dicas para você organizar a gestão e se dedicar ao que realmente importa
2. Clientes > Projetos > Tarefas
Dividindo grandes tarefas (projetos) em várias menores, você consegue estimar com mais precisão o tempo, seu esforço e os custos investidos. Além disso, você terá de quebrar grandes problemas em menores, sendo levado a entender os detalhes sobre o trabalho que deve ser feito.
Um gerenciador de tarefas é importante tanto para organizar as tarefas de forma hierárquica, quanto para medir os resultados.
3. Tipos de tarefa
Na hora de planejar um projeto, é preciso saber os tipos de tarefa em que a equipe vai trabalhar. Depois, compare quanto tempo deveria levar e quanto de fato levou.
Esse recurso do gerenciador de tarefas é essencial para seu controle de custos e gestão de demandas de seus clientes.
4. Briefing das etapas
Informe com clareza aos responsáveis por cada tarefa o que eles devem fazer, principalmente para evitar retrabalho.
E, para não precisar enviar vários e-mails a cada vez que detalhes surgirem, adote um gerenciador de tarefas no qual seja possível escrever comentários nas tarefas.
5. Equipes
Quais pessoas serão alocadas para trabalhar neste projeto? Para evitar gargalos e atrasos, é preciso saber quanto tempo cada uma tem disponível e, ainda, de quem seus colaboradores podem receber e para quem podem delegar tarefas.
Com um software de gestão, basta criar uma hierarquia no fluxo de trabalho. Ele pode ainda ser uma mão na roda possibilitando que cada um que concluir sua tarefa transfira o projeto para o próximo responsável. Trabalho em equipe só fica completo com boa gestão e boa tecnologia.
>> Leitura recomendada: Como dominar a arte de delegar tarefas?
6. Uma tarefa por vez
Trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo faz nossa produtividade cair drasticamente. É um mito achar que ser multitarefa é garantia de eficiência.
Além disso, como medir o esforço e os custos de cada etapa do projeto, se várias tarefas foram feitas ao mesmo tempo? Um bom gerenciador de tarefas pode te ajudar nisso, mas é preciso pausar uma para começar, ou recomeçar, outra.
>> Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos
7. Cronograma
Quando as tarefas devem ser realizadas e quando elas foram de fato entregues? Você precisará dessas informações sem fazer tantas reuniões de acompanhamento.
O software de gestão que você contratar deve estimar esses prazos automaticamente e facilitar o controle do seu cronograma de projetos.
8. Repositório de dados
Se você guardar um histórico do que aconteceu hoje, suas decisões futuras estarão embasadas em fatos em vez de palpites ou memórias vagas.
Com um repositório de arquivos e comentários compartilhados, o capital intelectual da empresa fica a salvo, mesmo que um colaborador chave se ausente da equipe, ou um novato precise se inteirar. E sendo um repositório dentro de um gerenciador de tarefas online, até longe do escritório é possível ter acesso aos dados.
9. Relatórios
O gerenciador de tarefas contratado deve possuir os recursos necessários para ajudar sua empresa a atingir os objetivos, monitorar o desempenho dos projetos e ainda facilitar a comunicação da equipe. Gerar todos os relatórios necessários à mão não é nada produtivo. Quanto mais automatizados, melhor.
Com a ajuda dos relatórios, faça uma retrospectiva para a equipe refletir se o projeto ou a etapa recém-concluída tiveram sucesso. Avalie, reveja metas e riscos e analise os obstáculos encontrados. Não use esse momento como uma oportunidade para culpar. Esta é uma hora de compartilhar as lições aprendidas para que todos possam se beneficiar e ser reconhecidos.
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