Uma das formas de otimizar o seu fluxo de trabalho é conseguir reconhecer os tipos de tarefas que integram a sua pauta para organizá-las de maneira mais produtiva para você.
Classificar suas tarefas por tipos é uma das maneiras de tornar a gestão de atividades mais eficiente e transparente para todos. E se vamos falar na definição dos tipos de tarefas, para atingir um melhor nível de desempenho, é fundamental que você saiba saiba também separar as atividades mais importantes do dia a dia antes de colocá-las na lista de execução.
Nesse artigo, vamos relembrar quais são os tipos de tarefas mais comuns que fazemos no trabalho, quais delas estão no topo das prioridades e como elas podem ser organizadas com o gerenciador Runrun.it.
- O que são tarefas?
- Os tipos de tarefas
- E as subtarefas, o que são?
- 3 vantagens de organizar tarefas por tipo
- Organize os tipos de tarefas com ferramentas flexível
O que são as tarefas?
Você já pensou no que são as tarefas? Sem entrar em conceitos muito longos, as tarefas são divisões das atividades que compõem um projeto. Pode ser a produção de um criativo para uma campanha ou a compra de uma barraca para uma viagem. Isso porque as tarefas não dizem respeito apenas ao universo corporativo.
Essas etapas menores possuem um objetivo claro, idealmente têm um prazo para que sejam executadas sem impactar na entrega do projeto.
Como muitas delas são interdependentes, cada responsável deve finalizar a tarefa para que a outra comece, sem o risco de criar gargalos no fluxo de trabalho.
Por isso, nas empresas existe a figura do gestor de projetos, responsável por, dentre outras atribuições, gerenciar as atividades por capacidade de execução de cada pessoa, construir um planejamento de execução por tipos de tarefas e acompanha o progresso das entregas.
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Os principais tipos de tarefas
A classificação das demandas por tipos de tarefas auxilia não somente na sua organização pessoal, como também permite um acompanhamento mais detalhado sobre a sua gestão do tempo pelas atividades nas quais está executando dentro de um projeto.
Já que as vantagens são estratégicas para o planejamento tático, para te ajudar nesta definição dos tipos de tarefas, resumimos que existem dois critérios básicos que servem para categorizar as atividades por prioridade, que você confere em seguida, e por frequência, que está ao longo do texto, mas você pode ir direto para esse tipo de tarefa clicando aqui.
Tipos de tarefa por prioridade
A priorização é uma prática habitual, principalmente, no contexto profissional. Normalmente, a criação de prioridades está ligada aos prazos estipulados para a entrega ou pela seleção de importância, o que muda a ordem de execução prevista inicialmente no planejamento.
Por isso, antes de mostrar quais são os tipos de tarefas mais comuns segundo os parâmetros de prioridade, é válido lembrar que qualquer mudança ao longo das atividades deve ser comunicada de maneira centralizada, para que não haja o risco do retrabalho interromper a sequência das ações.
Portanto, contar com o Runrun.it é sinônimo de manter a gestão à vista e centralizada para todos os envolvidos nos projetos da sua empresa. Foi notifica de maneira simples cada nova informação para a continuidade do seu trabalho.
- Tarefas emergenciais
O nome desse tipo de tarefa já indica qual é a sua característica. São aquelas atividades importantes que se tornaram cruciais para a entrega de um produto, campanha ou funcionalidade e por isso devem ser colocadas no topo da sua fila de tarefas.
Em resumo, as atividades emergenciais são vistas em gestão de crises, na qual a empresa precisa responder com rapidez aos consumidores ou parceiros que precisam de uma solução imediata.
Mas não raro, elas também são fruto da procrastinação, e com a chegada do prazo final, precisam ser entregues antes de outras demandas previstas. Esse tipo de tarefa é um ponto fora da curva e deve ser evitado, a partir do monitoramento do cronograma.
- Tarefas urgentes
As tarefas urgentes correspondem às solicitações feitas por tomadores de decisão dos projetos (gestores ou clientes) que precisam ser resolvidas o quanto antes.
O curto prazo para a sua realização faz parte de sua característica e assim como o tipo de tarefa emergencial, são alçadas ao posto de atividade principal na pauta de trabalho.
Mas uma dica é que nem sempre urgente significa importante, por isso vale a pena utilizar técnicas de gestão, como a Matriz de Eisenhower para dimensionar como a tarefa pode ser delegada para a equipe sem impactar outras demandas realmente essenciais para o setor.
- Tarefas no prazo
Costumam ser planejadas e estão sempre presentes na rotina de trabalho, por isso cumprem um papel importante para a efetivação de um projeto.
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Por já nascerem com deadline bem estipulado, podem ser agendadas no cronograma online para que não sejam esquecidas pelos seus responsáveis.
No vídeo abaixo, você pode ver como realizar essa função com o Runrun.it.
- Tarefas planejadas
A diferença entre esse tipo de tarefa e a anterior é o tempo de execução disponível.
As tarefas planejadas são pensadas com bastante antecedência, o que garante mais flexibilidade para ajustes no meio do caminho, sem prejudicar as demandas interdependentes.
Tipos de tarefa por frequência
Enquanto a categorização de tarefa por prioridade considera os critérios de importância e urgência, os tipos de tarefa por frequência dividem-se conforme a incidência delas na rotina de trabalho.
Podemos usar como exemplo as atividades que se repetem, desde a simples checagem de e-mails às reuniões com clientes. Descubra mais sobre esse tipo de tarefa abaixo:
- Tipos de tarefas momentâneas
O principal aspecto desse tipo de tarefa é a precisão de início e fim para a sua execução. Geralmente estão associadas a algum evento ou marco do projeto que precisam ser resolvidas de maneira programada no calendário de trabalho.
Mesmo pontual, esse modelo de tarefa é fundamental para o resultado final do projeto proposto e a sua entrega no prazo promove uma a continuidade das demais ações planejadas.
- Tipos de tarefas intermitentes
As tarefas intermitentes são aquelas que são interrompidas durante a sua realização. Isso acontece por diferentes motivos: solicitações de clientes, alterações no calendário ou por falta de informações ou materiais necessários para a sua continuidade.
A partir do momento que são paralisadas, elas entram no modo de espera e perdem o senso de urgência. Quando são retomadas, podem continuar sob a responsabilidade do mesmo profissional que a iniciou ou até mesmo ser delegada para outra pessoa.
- Tipos de tarefas ongoing
Em uma versão adaptada para o português, é o tipo de tarefa que chamamos de rotineiras, se repetindo cotidianamente, como as respostas aos consumidores, as análises de resultados ou reuniões de alinhamento dentro da empresa.
As tarefas ongoing costumam ter horários e dias específicos para acontecerem e são administradas pelas pessoas atribuídas a essas funções, que controlam cada detalhe das atividades como um exercício de autogestão.
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No Runrun.it, as tarefas ongoing podem ser categorizadas por meio das tags ou mesmo ganharem essa configuração quando são criadas na ferramenta quadros, como demonstramos na imagem abaixo.
E as subtarefas, o que são?
Como o nome diz, as subtarefas são um recurso que divide as tarefas em partes específicas, permitindo a distribuição das funções de maneira individual, sem perder a conexão com a tarefa principal.
Utilizando as rotinas de um departamento de comunicação, podemos pensar em uma tarefa intitulada “Produção de conteúdos para o blog”.
Dentro dessa estrutura, as demais etapas que compõem essa atividade podem ser definidas como subtarefas, tais como:
- Pesquisa de conteúdo para a escrita;
- produção textual;
- Criação das ilustrações ou imagens do material;
- Publicação do conteúdo na plataforma do blog;
- Divulgação do texto nas redes sociais.
A formulação desse tipo de tarefa traz uma série de vantagens para o usuário, como:
- Visualização da complexidade da atividade,
- Distribuição equilibrada de atribuições,
- Produção de relatórios e
- Acompanhamento do progresso do trabalho.
Quando devo utilizar as subtarefas?
O uso das subtarefas é recomendado em atividades que possuem diferentes pessoas, tipos de tarefas e prazos envolvidos.
Para que não haja confusão, é válido separar cada atribuição, facilitando o acompanhamento dos processos.
Contudo essa divisão precisa ser moderada, senão a quantidade de subtópicos pode atrapalhar o fluxo do trabalho.
No caso de subtarefas interdependentes, identifique os pontos de conexão para que cada membro da equipe saiba qual é o momento ideal para iniciar suas atividades.
As subtarefas também são bastante importantes no kick-off do projeto ou em reuniões de pauta, descrevendo com detalhes as responsabilidades delegadas a cada um dos participantes, separando os materiais e informações de acordo com a importância de cada membro na tarefa.
Isso se estabelece da mesma maneira quando os clientes ou profissionais externos fazem parte da tarefa em desenvolvimento, seja na construção dela ou na aprovação das tarefas.
A fragmentação em etapas deixa nítido qual é a função desejada, seja na solicitação de mudanças ou na execução da tarefa em si.
Como um lembrete, vale ressaltar que as subtarefas não são sinônimas das checklists.
Enquanto a primeira promove a quebra de tipos de tarefas complexas em partes mensuráveis, as checklists são uma ferramenta de conferência, que permite a marcação das tarefas já efetuadas e a checagem das atividades subsequentes.
3 vantagens de organizar tarefas por tipo
Saber identificar os tipos de tarefas não é perda tempo para as pessoas e empresas, pode acreditar. Existem benefícios bastante tangíveis e aqui te apresentamos alguns deles. Confira e turbine o seu gerenciamento de tarefas!
1. Melhora a organização do seu workflow
A primeira vantagem que se destaca é reconhecer como o seu fluxo de trabalho está organizado. De maneira prática, se você vai se dedicar somente às suas atividade corriqueiras, tem consciência que o seu dia será mais calmo, afinal tudo está correndo conforme planejado.
Agora, se surgiram prioridades, você pode ser envolvido em reuniões, lidar com atividades que não tem familiaridade, dentre outros desafios que pode deixar o seu dia mais corrido.
Viu, saber como o seu dia vai ser pelos tipos de tarefas em que é alocado pode fazer toda a diferença para a sua organização.
2. Facilita a delegação de prioridades
Essa vantagem diz mais respeito a gestores, pois quando se sabe por exemplo que uma tarefa é urgente, muito provavelmente a pessoa de nível sênior será envolvida na demanda para que a pendência seja executada e entregue o mais rápido possível com o mínimo de chance de retrabalho.
Outra dimensão para os gestores é conseguir visualizar a pauta da equipe para saber a quem pode delegar uma nova atividade. Imagine que uma pessoa já se responsabilizou por X tarefas urgentes no dia, muito provavelmente será um erro sobrecarregá-la com mais uma demanda urgente.
Inclusive, caso o urgente se tornar quase que corriqueiro no seu setor, o ideal é fazer um raio X do que está acontecendo, pois os clientes e gestores de outros setores não têm a visão do todo do seu departamento, por isso podem considerar que a sua equipe tem braço para atendê-los quando, na verdade, é preciso ter mais padrão para solicitar tarefas.
>> Descubra como os formulários do Runrun.it te ajudam a abrir solicitações de tarefas
3. [Bônus] Com o Runrun.it, tem relatórios mais transparentes
Com a organização por tipos de tarefas, você consegue extrair um panorama sobre o desempenho do seu departamento com a cultura de dados do Runrun.it. São muitas possibilidade para enxergar o volume de tarefas urgentes, quem as solicitou, quem as entregou; tarefas corriqueiras e suas entregas de valor para a empresa; entre outros tantos cruzamentos que só tornam as suas decisões mais transparentes.
Organize os tipos de tarefas com uma ferramenta flexível
Em uma era tecnológica, é importante que todos os processos de uma empresa sejam feitos com agilidade e centralidade.
Portanto, contar com um software de gestão virou uma necessidade quando a intenção é deixar todos na mesma página.
O Runrun.it agrega diferentes recursos que beneficiam o seu trabalho, proporcionando a administração das atividades processuais do cotidiano de maneira eficiente e sinérgica.
Incorporando os princípios da gestão ágil, a plataforma promove a colaboração entre equipes, a praticidade na realização das demandas e o avanço de cada tipo de tarefa por meio do kanban.
As funcionalidades automatizadas da ferramenta ainda permitem que os tipos de tarefas sejam replicados com apenas um clique por meio da opção de clonar as atividades, mantendo os padrões estabelecidos do projeto, o que poupa o tempo do seu dia a dia.
Para conhecer esses recursos, confira nosso vídeo tutorial em que mostramos os primeiros passos no gerenciador de tarefas.
Mais que a entrega da organização das tarefas, o Runrun.it permite a análise das informações coletadas para administrar os recursos, com a criação de relatórios de produtividade e capacidade, oferecendo insights poderosos para a gestão de pessoas.
Dessa maneira, você pode dedicar mais tempo para o planejamento estratégico e tomar decisões com mais assertividade, de forma a melhorar os seus resultados.
Faça o teste da plataforma e conheça todos os benefícios que ela entrega a sua empresa: https://runrun.it
