No ambiente corporativo atual, dinâmico e cheio de estímulos, saber onde concentrar os esforços é essencial para aumentar a produtividade e alcançar resultados relevantes. O Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, oferece uma abordagem prática para identificar as atividades que realmente impulsionam o desempenho das equipes.
Neste artigo, você vai entender com mais profundidade esse princípio e descobrir como aplicá-lo na rotina de trabalho. Boa leitura!
- A história do Princípio de Pareto
- Como usar a regra 80/20
- Vantagens de usar o Princípio de Pareto
- Ferramentas para aplicar o Princípio de Pareto
A história do Princípio de Pareto
No final do século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto observou que uma pequena parcela da população italiana concentrava a maior parte da riqueza. A partir dessa análise, identificou uma proporção recorrente: cerca de 20% das pessoas detinham 80% dos recursos, enquanto os 80% restantes ficavam com somente 20%.
Décadas depois, o engenheiro e consultor Joseph Moses Juran levou esse conceito para o contexto empresarial. Ele destacou que, em muitos casos, 80% dos resultados são gerados por 20% das causas e nomeou essa relação em homenagem ao economista italiano.
Embora tenha origem na sociologia e na economia, a teoria se consolidou como uma ferramenta útil para o mundo dos negócios. Hoje, gestores utilizam esse princípio para reconhecer que uma parcela reduzida das atividades, geralmente os 20% mais estratégicos, é responsável pela maior parte dos resultados.
Esse padrão também pode ser observado fora do ambiente profissional. Você já deve ter notado que usa repetidamente uma pequena parte das roupas que possui ou que ouve as mesmas músicas entre todas as disponíveis na sua playlist.
A proporção 80/20 não é uma fórmula exata, mas funciona como uma forma de observar padrões e entender o que realmente gera impacto. Apesar de muitas vezes ser associada à gestão do tempo, a regra 80/20 é, antes de tudo, uma forma de pensar que ajuda a tomar decisões com mais clareza.
Como usar a regra 80/20
Fazer bom uso dos recursos disponíveis é uma das estratégias mais eficientes para aumentar a produtividade. Entre esses recursos, o tempo é um dos mais valiosos. Sua boa administração se torna ainda mais importante diante das diversas distrações e demandas que disputam a nossa atenção.
Nesse cenário, o Princípio de Pareto ajuda a identificar o que realmente faz diferença e a concentrar os esforços nas tarefas certas.
Mas como aplicar isso na prática?
O primeiro passo é identificar quais 20% das atividades realizadas geram 80% dos resultados. Para facilitar essa análise, recomenda-se seguir um processo com quatro etapas:
- Avalie todas as tarefas executadas ao longo da rotina.
- Defina objetivos claros e mensuráveis.
- Liste as ações que geram maior impacto nos resultados.
- Acompanhe e meça os resultados obtidos para ajustar o foco, se necessário.
Seguir esse caminho permite que gestores priorizem de forma mais precisa e dediquem esforços ao que realmente importa.
Um pouco de matemática para ajudar
Pense da seguinte forma: os 20% mais importantes do seu tempo representam uma parte significativa da sua rotina. Se você considerar uma semana de trabalho com 40 horas, isso equivale a um dia inteiro. Mesmo que fosse possível concentrar todas as tarefas prioritárias nesse único dia, organizá-las de forma produtiva ainda seria um desafio.
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Agora imagine o seguinte: se 20% das atividades geram 80% dos resultados, então 20% desses 20% podem representar 64% dos resultados. Isso significa que somente 4% dos seus esforços já são responsáveis por boa parte do impacto.
Traduzindo em tempo: em uma semana de 40 horas, esses 4% correspondem a pouco mais de 1h30. Um período curto, mas com grande potencial de retorno.
Aplicando essa lógica mais uma vez, você pode observar que 1% das atividades — ou seja, 20% dos 20% dos 20% — podem gerar até 50% dos resultados. Em outras palavras, cerca de 25 minutos bem utilizados podem representar metade da sua produtividade.
Veja no vídeo abaixo uma explicação resumida do Princípio de Pareto:
Mais insights sobre o 80/20
Em um artigo publicado no portal Fast Company, David Finkel — coautor do best-seller Scale: 7 Proven Principles to Grow Your Business and Get Your Life Back — compartilha uma análise interessante sobre a aplicação do Princípio de Pareto.
Ele propõe a divisão do tempo em dois tipos: o “Tempo D” e o “Tempo C”.
- Tempo D representa os 80% menos produtivos do dia, que geram apenas 20% dos resultados. Finkel atribui a esse tempo o valor de “1”. É o tipo de atividade que muitos buscam reduzir.
- Tempo C, por outro lado, corresponde aos 20% mais produtivos, responsáveis por 80% dos resultados. Cada hora dedicada ao Tempo C, segundo Finkel, pode valer até 16 vezes mais do que uma hora no Tempo D.
Essa diferença reforça a importância de identificar e proteger os períodos de maior produtividade ao longo do dia.
Vantagens de usar o Princípio de Pareto
Aplicar o Princípio de Pareto no início de um projeto ou durante o lançamento de um novo produto pode ser uma excelente forma de definir prioridades com mais clareza. A partir dessa definição, fica mais fácil organizar os esforços e utilizar melhor o tempo disponível.
No dia a dia das equipes, a regra 80/20 também contribui para melhorar a produtividade e manter o foco no que realmente faz diferença. Veja algumas vantagens:
- Foco nas tarefas mais relevantes: identifique as atividades que geram maior impacto nos objetivos e priorize sua execução.
- Uso eficiente dos recursos: direcione tempo, energia e orçamento para ações com maior retorno.
- Redução de desperdícios: evite dedicar esforço a tarefas que não contribuem significativamente para os resultados.
>> Leitura recomendada: Priorizar é preciso: dicas para você organizar a gestão e se dedicar ao que realmente importa
Ao aplicar o princípio em diferentes áreas da empresa, os ganhos se tornam visíveis, como mostra o infográfico a seguir:
Ferramentas para aplicar o Princípio de Pareto
Contar com ferramentas de gestão é essencial para colocar o Princípio de Pareto em prática com eficiência. Elas ajudam a visualizar o andamento das tarefas, monitorar os resultados e tomar decisões com base em dados reais.
O Runrun.it é uma dessas ferramentas. Com ele, é possível organizar tarefas, redistribuir atividades e acompanhar o desempenho de forma centralizada.
Se você busca melhorar a produtividade da sua equipe com base em dados, vale a pena testar a plataforma.
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