Como o Princípio de Pareto pode ajudar na priorização de tarefas da sua equipe

Como o Princípio de Pareto pode ajudar na priorização de tarefas da sua equipe

No Século XIX, um economista italiano, após realizar alguns estudos, descobriu que as pessoas eram divididas naturalmente entre “alguns com muito” e “muitos com pouco”. Analisando comunidades de seu país, ele estabeleceu dois grupos de proporções 80-20: o grupo majoritário (que compreende 20% da população) detinha 80% dos recursos disponíveis. E o grupo minoritário, formado por 80% da população, detinha os 20% destes recursos. Este homem se chamava Vilfredo Pareto, e naquele momento foi enunciado, pela primeira vez, o Princípio de Pareto, que hoje foi apropriado pelo meio corporativo como metodologia de priorização. Agora vamos entender melhor porquê.

O que é o Princípio de Pareto?

Grandes teorias são assim: servem a áreas fora dos limites daquelas para as quais foram concebidas na primeira vez. Quando Pareto enunciou seu pensamento, que também é conhecido como princípio do 80 20, provavelmente não imaginaria que, muito tempo depois, ele serviria para que gestores entendessem que 80% dos nossos resultados profissionais têm origem em 20% das nossas tarefas – e vice-versa.

Pois, ainda que tenha origem na sociologia, aqui para nós, no universo empresarial, o Princípio de Pareto representa exatamente essa proporção: 1/5 de tudo o que fazemos no dia de trabalho responde por 4/5 dos resultados.

Na vida pessoal, também há relações correspondentes: em algum momento você já deve ter percebido que só usava 20% das peças do seu guarda-roupa. Ou que só ouve 20% das músicas que você tem no seu celular.

Claro que os números são arbitrários, não exatos. Mas dão uma boa medida de como acontecem essas relações. E, ainda que muita gente considere o Princípio de Pareto como uma estratégia de gestão de tempo, não o é: trata-se de uma proporção – mas que pode resultar em uma estratégia. Vejamos como.

A importância de considerar o Princípio de Pareto no dia a dia

Tempo, nos dias atuais, é o bem mais precioso que temos. E que se torna ainda mais importante quando consideramos tudo o que é capaz de nos dispersar, de nos desviar das prioridades. Assim sendo, o Princípio de Pareto te auxilia a visualizar o que realmente importa – e dedicar esforços a isso.

Como fazer isso? De acordo com este artigo do portal Ideia de Marketing, você deve identificar aquele um quinto do seu volume de trabalho que produziria quatro quintos dos resultados tangíveis – e deve trabalhar em técnicas especiais para gerir este nicho.

Como assim? Ainda não entendi

Por exemplo: assumir o Princípio de Pareto no início de um novo projeto ou no lançamento de um novo produto pode ser uma grande ideia. Porque, no momento de definir o público-alvo, você pode focar em um atendimento especial para os 20% que têm mais probabilidade de dar lucros e de gerar crescimento ao negócio.

Ou vejamos um exemplo mais prático: durante uma campanha de vendas, pode-se disparar uma informação para 100% dos clientes. Mas, depois, aplica-se uma gestão mais personalizada, como telefonemas para aqueles 20% que podem gerar resultados mais significativos para esta campanha específica.

Em outras palavras, o Princípio de Pareto pode ajudar você a definir melhor os esforços que devem ser priorizados – e a gerir o tempo de produtividade com mais eficiência.

>> Leitura recomendada: Priorizar é preciso: dicas para você organizar a gestão e se dedicar ao que realmente importa

Um pouco de matemática para ajudar

Pense da seguinte forma: aqueles valiosos 20% do seu tempo ainda são um tempo importante. Se você considerar toda uma semana de trabalho, corresponde a um dia inteiro. Então, mesmo que você conseguisse reunir todas as atividades prioritárias em um único dia, não seria nada fácil estruturá-las.

Para te ajudar, considere que, ao menos em teoria, se 20% das suas atividades produzem 80% dos resultados, então, 20% daqueles 20% respondem por 80% daqueles 80%. Agora, claro que você poderia aplicar essa lógica ad infinitum, e dividir seus dias e horas e minutos e segundos em “lascas” ainda mais valiosas.

Mas isto, claro, seria absurdo. O que importa em todo esse raciocínio é que 4% dos seus esforços (os 20% daqueles 20%) podem gerar 64% dos resultados. Trocando em miúdos: em uma semana com 40 horas trabalhadas, estamos falando de um período de um pouco mais de uma hora e meia.

Você pode realizar essa conta mais uma vez: o que significa que 1% (ou 20% dos 20% dos 20% dos esforços) geram 50% de resultados. Imagine só: são 25 minutos que podem gerar metade dos resultados!

Algumas contas mais

Neste artigo do portal Fast Company, David Finkel, coautor do best seller Scale: 7 Proven Principles to Grow Your Business and Get Your Life Back, dá mais dicas importantes de aritmética sobre o Princípio de Pareto.

Ele nomeia os “tempos”: “Tempo D” são os 80% subutilizados que produzem apenas 20% do total, e atribui a ele o valor de “um”. É a massa de tempo que todo mundo quer encolher.

E o “Tempo C”, para Finkel, são os 20% que produzem 80% dos resultados. E tem um valor relativo de 16 – um quarto a menos de input gerando quatro vezes mais output. Isso significa, afirma o especialista, que cada hora de atividades do “Tempo C” vale 16 vezes mais do que uma hora de atividades do “Tempo D”.

Outras ferramentas para aumentar a produtividade

Estamos avançando no território da matemática, é verdade. Mas todas essas contas servem para enfatizar o seguinte: procure selecionar bem as atividades que você vai produzir nos 20% mais valiosos de seu tempo.

Para isso, você pode utilizar ferramentas e metodologias que contribuem para essa produtividade. Como a metodologia de pilha – criada por Franklin Valadares, CTO e co-fundador do Runrun.it, para resolver o velho problema de desperdício de tempo dos gestores. Conheça mais sobre a metodologia de pilha neste artigo.

Neste texto sobre administração do tempo, também compartilhamos uma série de técnicas que têm eficácia comprovada por gestores e especialistas. Aliás, o Princípio de Pareto já estava entre elas; vale a leitura. E este texto, mais abrangente, traz lições da Universidade de Stanford para uma gestão mais estratégica.

Por fim, uma ferramenta que também pode auxiliar muito na organização do seu tempo é o Runrun.it. Com ele, você consegue priorizar tarefas, monitorar o andamento dos processos e usar da melhor forma possível aqueles valiosos 20% que valem por 80%. Faça um teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it

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