Padronização, agilidade e acesso à informação são termos que permeiam os processos de TI. Cada vez mais necessários em empresas de diferentes portes, a gestão de projetos de TI possui desafios que podem ser solucionados a partir do uso da ferramenta certa para mapear os processos e organizar o fluxo de trabalho.
Neste caso de uso, vamos mostrar os recursos do Runrun.it para as equipes de desenvolvimento e suporte realizarem a gestão dos processos de TI de maneira prática, integrada e eficiente. Confira!
- Runrun.it no processo de solicitações de TI
- Estabeleça fluxos de trabalho
- Localizando os pedidos com etiquetas e filtros
- Implementação de novos softwares
- Conte com o Runrun.it para gerenciar processos de TI
Runrun.it no processo de solicitações de TI
As solicitações para TI ou abertura de chamados é um dos principais processos presentes nos fluxos de trabalho de equipes de TI. As requisições de atendimento ao cliente ou times internos são longas e passam por processos de TI como solicitações de acesso, licenças de software, redefinição de senhas, lentidão do sistema ou de equipamentos eletrônicos e assim por diante.
A solução para cada um desses pedidos seguem é a padronização de processos, para que todos os atendimentos sigam as etapas previstas e resolvam os problemas dos solicitantes, garantindo a boa prestação do serviço.
Para isso, é válido contar com uma plataforma de gestão de processos como o Runrun.it, que traz visibilidade a todos os processos de TI e facilita a ordenação dos chamados conforme suas características.
Na plataforma, o gerenciamento de processos pode ser desempenhado de diferentes maneiras, que privilegiam o mapeamento e controle das operações e mantêm gestores e clientes informados acerca dos passos executados.
Usando os formulários de solicitações
Funcionalidade desenvolvida com o objetivo de agilizar o workflow, os formulários do Runrun.it permitem que as solicitações enviadas para as equipes de TI sejam transformadas em tarefas com informações completas a partir do preenchimento de um questionário.
A aplicação é bem simples: para centralizar todos os detalhes em um só lugar, é possível criar um formulário de abertura de chamado personalizado com os campos de resposta que irão extrair as dúvidas e problemas dos clientes.
Após o preenchimento e compartilhamento da solicitação, as informações coletadas entram no quadro kanban do Runrun.it em formato de tarefa, com todos os pontos descritos, promovendo uma rápida resolução dos incidentes e mantendo o fluxo de trabalho livre de ruídos e retrabalho.
Criando tarefas específicas
Para as empresas de pequeno porte que possuem um menor índice de intercorrências, os pedidos podem ser gerenciados a partir da criação de tarefas para as requisições feitas, de forma que os pedidos detalhados fiquem organizados em um lugar seguro para serem acessados novamente quando for preciso.
Funcionais, os modelos de tarefas do Runrun.it possuem espaços para a inclusão de dados relativos à solicitação, à classificação do tipo de atividade que será feita, à alocação de responsáveis, à definição de prazos, a checklists e a outros campos que não deixam nenhuma informação essencial de fora.
Além disso, eles podem ser replicados com apenas um clique, o que significa um ganho valioso do seu tempo de trabalho. Na imagem abaixo, você pode visualizar um exemplo de template de tarefa do Runrun.it:
Integrações com plataformas de Help Desk
Outra opção disponibilizada pela nossa ferramenta do Runrun.it são as integrações com sistema de help desk, centralizando assim todas as aberturas de chamado em um único local.
A partir da conexão entre as duas plataformas, os pedidos gerados são automaticamente transformados em tarefas que entram no fluxo de trabalho das equipes de TI, ao mesmo tempo em que uma notificação é enviada por e-mail, reforçando o novo pedido.
Dessa maneira, há um monitoramento mais preciso das ações e caso seja necessário, é possível transferir as solicitações de TI para o time mais especializado.
Vale ressaltar que esse modelo de integração de apps do Runrun.it é realizado via Zapier, plataforma focada em fluxo de trabalho. Confira neste link as ferramentas de suporte ao cliente disponíveis para integração com o Runrun.it.
Estabelecendo fluxos de trabalho
Os processos de TI são executados de acordo com as estratégias da empresa, passando por diferentes etapas planejadas dentro do cronograma de projetos.
Como o cotidiano da equipe requer agilidade e monitoramento constante das atividades, é fundamental ter um fluxo de trabalho estruturado que permita a visualização de cada demanda.
Com os modelos de quadros para TI do Runrun.it, a definição das etapas de trabalho é facilitada pelo kanban, um framework ágil que apresenta os passos necessários à realização de projeto e quais fases cada tarefa irá percorrer até ser entregue pelos responsáveis.
O recurso traz aos gestores e demais envolvidos um panorama visual de todos os procedimentos em tempo real, mostrando quais demandas estão sendo desenvolvidas no prazo combinado e quais encontraram barreiras no meio do caminho, permitindo que os ajustes sejam feitos de maneira rápida e eficaz.
Em resumo, o Runrun.it oportuniza a aplicação dos métodos ágeis e, por meio de widgets automatizados como o timesheet, concede os históricos de tempo de esforço em cada tarefa, trazendo à vista qual é o lead time daquele procedimento, para que o departamento encontre o ritmo ideal de produção e entrega das atividades.
Localizando as solicitações com etiquetas e filtros
Além de um fluxo bem estruturado e mecanismos que automatizam o gerenciamento de processos dos pedidos para que tudo ocorra de maneira clara, é essencial que se classifique cada atividade conforme suas características principais na fila de pedidos sem que o tempo seja desperdiçado na busca de um requerimento perdido.
A categorização das ocorrências como atualizações de segurança, solicitações de acesso, avisos de lentidão, falhas no sistema, entre outros, é feita na própria tarefa gerada na plataforma, com a inclusão de etiquetas nas tarefas.
As tags, como também são chamadas, são uma forma de identificação de cada atividade. Assim, para cada pedido aberto, você pode escolher uma nomenclatura que facilite a localização dessa solicitação.
Já etiquetadas, você pode consultar todas as requisições classificadas pelo mesmo termo a partir dos filtros avançados da ferramenta, que permitem a busca de demandas por título, equipe, cliente, período, tags, projetos, alocados e outros itens especificadores.
Além do mais, as etiquetas também são perfeitamente utilizáveis para sinalizar o status de cada solicitação. Assim, você pode visualizar quais tarefas estão em dia e quais precisam ser resolvidas com urgência para não engargalar o fluxo de trabalho.
Implementação de software para gestão de processos
Toda novidade é marcada por um período de transição em uma empresa. E com a adoção de softwares e ferramentas de gestão de processos, o cenário não é diferente.
Nos processos de TI, a implementação de novos sistemas envolve adaptações na rotina e tudo precisa ser bem gerenciado para que os prazos sejam cumpridos, os orçamentos respeitados e o andamento das atividades não seja interrompido.
A melhor maneira de encarar esse momento é como se fosse o início de um projeto inédito. Pensando por essa perspectiva, a implementação de softwares nos processos de TI é ainda mais eficiente com o Runrun.it, pois você distribui as atribuições, cria cronogramas e desdobra a implementação em tarefas e subtarefas.
Utilizando modelos de projetos e criando cronogramas
No software de gestão, os usuários encontram modelos de projetos completos, que poupam o tempo e esforço de começar um processo do zero. Com soluções intuitivas e ágeis, em pouco tempo você estabelece a dinâmica de instalação dos sistemas com clareza e objetividade.
Com a possibilidade de criar um cronograma interativo, os responsáveis pela implementação definem os prazos de transição, as atividades prioritárias e ainda visualizam a capacidade de cada profissional para exercer as tarefas planejadas, equilibrando a jornada de trabalho e mantendo a sua equipe motivada para ser capacitada a usar a nova ferramenta.
Comunicação integrada de equipes
Outro fator importante de atenção nesse momento é a interatividade entre os envolvidos nessa nova missão. A comunicação é um elo para todos, e manter as informações acessíveis e integradas é uma prática que assegura agilidade e o aumento da performance de trabalho.
Para que as conversas não fiquem soltas em diversos canais, como e-mail, Whatsapp ou demais aplicativos de mensagem, o Runrun.it conta com funcionalidades que organizam e formalizam os dados e materiais principais, deixando tudo centralizado em apenas um lugar.
Com o gerenciador, não apenas as equipes internas conseguem colaborar dentro da plataforma, mas também parceiros, fornecedores e clientes podem se comunicar com a sua equipe pelo Runrun.it sem custos ou burocracias adicionais.
Por meio do usuário convidado, os times mantêm a colaboração ao compartilharem informações como o progresso da implementação, arquivos valiosos para o treinamento e abre espaço direto para que os envolvidos possam tirar dúvidas sobre o sistema sem ruídos.
Avaliando as mudanças com indicadores de processos confiáveis
Durante a instalação de novos softwares, é importante que haja um acompanhamento contínuo para avaliar os desafios em toda essa sequência de mudanças e visualizar de fato as conquistas alcançadas no ambiente de trabalho.
Esse gerenciamento é ainda mais inteligente quando são utilizadas as automações e indicadores de desempenho do Runrun.it, que mostram os esforços realizados pela equipe, os recursos aplicados em cada etapa e os avanços obtidos em relação à produtividade e à lucratividade.
A partir da coleta de dados durante a utilização da ferramenta, o Runrun.it compila métricas relevantes para a análise, que podem ser vistas em um dashboard de metas completo e organizadas em relatórios personalizados, que servem de comprovação para que as decisões sejam tomadas com mais confiança e assertividade.
Conte com o Runrun.it para gerenciar processos de TI
As funcionalidades intuitivas e ágeis do Runrun.it contribuem para que a organização das equipes de TI seja prática. Além disso, entrega dados para melhorar ainda mais a performance dos projetos e dos colaboradores. Eleve suas entregas a um novo patamar experimentando a ferramenta gratuitamente por 15 dias: https://runrun.it/
