A Planeta Serviços Digitais é uma empresa de marketing digital do grupo Estadão especializada na criação de sites e lojas virtuais, anúncios online, otimização de SEO e disparo de e-mail marketing. Ela começou há 35 anos como OESP Mídia, as famosas páginas amarelas. Há dois anos, no entanto, migrou do papel para se tornar uma agência digital robusta com foco em PME, e o Runrun.it fez parte dessa evolução. Depois de contratá-lo como ferramenta de gestão de tarefas e equipes, os resultados impressionam:
O DESAFIO
Em 2014, a Planeta tinha um SLA de 30 dias para sites (tempo para entregar um site pronto, após sua venda). Eles sabiam que o prazo era grande, mas não conseguiam identificar onde estavam os gargalos das equipes nem quais tarefas atrasavam para tentar diminuí-lo.
No ano seguinte, a diretoria fez um pedido exigente à equipe: conseguir entregar um site em 24 horas. “Nós buscávamos exceder a expectativa do cliente, antecipar o que ele queria fazer”, explica Paulo Sicherl, coordenador de Marketing Digital. Mas como fazer isso, uma vez que não havia uma gestão rigorosa dos processos?
Para gerenciar todas as demandas originadas na ferramenta de CRM usada na empresa, Paulo usava as planilhas do Google Docs. Os colaboradores precisavam buscar suas próximas tarefas diretamente nessas planilhas, que chegavam a 2.000 linhas. Seria impossível atingir a meta do novo SLA dessa forma.
O primeiro impulso para modernizar a metodologia de trabalho foi combinar duas ferramentas – uma para medir o tempo gasto nas tarefas e outra para organizá-las. Mas ainda faltavam funcionalidades e a integração entre elas. Não era possível saber com segurança se faltava mão de obra nem qual era o real desempenho dos profissionais. Quando descobriram o Runrun.it, Paulo conta, “foi amor à primeira vista”.
“Parece que fizeram o Runrun.it pensando na gente. Tudo que eu sempre quis estava ali. Será que tem isso? – eu me perguntava. Nossa! Já tem.”
– Paulo Sicherl, coordenador de Marketing Digital
A SOLUÇÃO
O primeiro benefício que o Runrun.it trouxe para a Planeta foi organizar a fila de tarefas. Agora, o profissional conhece sua agenda de trabalho, o que precisa fazer no dia, na semana e, às vezes, no mês inteiro. E quando termina uma tarefa, já pode iniciar outra, sem perder tempo procurando em diversas planilhas.
“Deixamos de usar o Google Docs depois de quatro anos para adotar o Runrun.it.”
– Paulo Sicherl, coordenador de Marketing Digital
O segundo ganho foi possibilitar um fluxo inteligente do trabalho, em que uma tarefa depende da outra. Assim que um site fica pronto, vem o trabalho de SEO, em seguida, a criação das campanhas de Google e Facebook Ads e, por fim, a produção e o disparo de e-mail marketing. Tudo está amarrado.
“Foi muito tranquilo implementar o Runrun.it – aprendi a mexer em uma noite. Depois, fizemos um teste com mais três pessoas. No dia seguinte, toda a equipe passou a usar, nem precisamos do treinamento.”
– Paulo Sicherl, coordenador de Marketing Digital
O terceiro benefício do Runrun.it foi a possibilidade de criar tarefas recorrentes para lembrar aos analistas de SEO de realizar o atendimento ao cliente a cada determinado período.
“O Runrun.it mudou minha vida. Hoje a gente consegue trabalhar mais tranquilamente graças ao que a ferramenta oferece. Indispensável.”
– Bruno Baldo, líder de Marketing Digital
Fatores decisivos para a compra
Foram dois os fatores principais: a velocidade da equipe de atendimento e suporte do Runrun.it e a existência de todos os recursos necessários no software. “O decisivo foi ter tudo numa coisa só. Já tinha tudo ali”, Paulo diz. Além disso, antes de contratar, um antigo cliente do Runrun.it – e parceiro da Planeta – já havia indicado a ferramenta.
“Antes, quando acontecia algum problema, a gente tratava. Agora, a gente consegue perceber e antecipar que o copo vai transbordar.”
– Paulo Sicherl, coordenador de Marketing Digital
OS RESULTADOS
A Planeta conseguiu melhorar seu SLA de um mês para apenas 48h.
“No segundo mês de uso do Runrun.it, aumentamos nossa produtividade em 40%. A média antes era de dois sites prontos por dia. Hoje, há quem produza até sete. Tudo porque o profissional consegue se organizar.”
– Paulo Sicherl, coordenador de Marketing Digital
O fim do e-mail
Toda a comunicação entre as áreas era feita via e-mail e muitas informações se perdiam. Agora, o Runrun.it mantém o histórico de tudo. “Quando quero saber de alguma coisa, não preciso fazer um interrogatório para os colaboradores lembrarem. Eu entro na ferramenta e já sei tudo que foi tratado e qual os status das tarefas”, comemora Paulo.
“O Runrun.it facilitou muito na hora de gerenciar a fila de trabalho de cada colaborador. Ajudou também na otimização do SLA para todos os projetos. Agora uma tarefa leva em torno de 50% menos tempo que antes.”
– Bruno Baldo, coordenador de Marketing digital
Relatórios automáticos
Com o relatório Estoque de horas, os profissionais não ficam mais sobrecarregados – ou, se ficam, isso é facilmente identificado. E a definição de prazos é mais precisa. Caso o cliente solicite um prazo menor, o Runrun.it oferece dados para a negociação. Os demais relatórios indicam qual tarefa demanda mais tempo, qual estoura mais o prazo, qual equipe está melhor e qual precisa de mais gente – informações valiosas que não eram acessíveis antes.
Controle de desempenho
A ferramenta também é usada na hora do feedback, oferecendo dados reais para a avaliação dos profissionais. Antes, isso acontecia a partir da percepção dos líderes. “Não necessariamente o profissional que entrega mais é o melhor. Às vezes, entrega malfeito ou incompleto, enquanto outra pessoa que entrega menos não tem problemas com retrabalho”, conclui Paulo.
RESUMO
O cliente: 31 pessoas usam o Runrun.it, distribuídas em 5 equipes: Webdesign, Loja Virtual, E-mail e SMS Marketing, Links patrocinados e Backoffice. A Planeta tem mais de 4 mil sites clientes.
O que faz: Criação de sites e lojas virtuais, links patrocinados, SEO, anúncios digitais, produção de conteúdo e SMS e e-mail marketing.
Objetivos
• Organizar as tarefas
• Monitorar SLA
• Gerenciar o processo desde a entrada do briefing até a entrega do produto final ao cliente
Solução
• Runrun.it como ferramenta de controle da produção diária e avaliação do desempenho da equipe
Resultados
• Redução do SLA de 1 mês para 48h
• Aumento da produtividade em 40%
• Acompanhamento do desempenho geral
• Organização da comunicação entre equipes
• Controle da fila de tarefas
• Domínio dos prazos
• Feedback mais justo
Sobre o Runrun.it
Software de gestão de tarefas, tempo e desempenho adotado por milhares de empresas em todo o mundo, criada para aumentar a produtividade de equipes profissionais e dar aos gestores o poder de acompanhar o status das tarefas e os custos de todos os seus projetos. Tem interesse? Experimente o Runrun.it gratuitamente: http://runrun.it
