Sala de guerra: como aplicar essa técnica para seu time entregar mais rápido

Sala de guerra: como aplicar essa técnica para seu time entregar mais rápido

Em Doutor Fantástico, filme dirigido em 1964 por Stanley Kubrick, líderes militares e políticos dos EUA reúnem-se em uma enorme sala, sentados ao redor de uma vasta mesa circular, para decidir como revidar a um possível ataque russo durante a guerra fria. Em dado momento, dois participantes se desentendem e começam a se atracar. O presidente norte-americano, interpretado por Peter Sellers, intervém e lança uma das frases mais famosas do cinema: “Cavalheiros! Vocês não podem brigar aqui, esta é a sala de guerra!”

Por mais paradoxal que seja, a afirmação sintetiza bem o assunto de que trataremos agora: as war rooms, ou salas de guerra, propriamente ditas. Mas as da publicidade, ou seja, os espaços estrategicamente montados para atender a grandes projetos e campanhas. Enfim, espaços nos quais só se briga pelo sucesso desses projetos.

De onde vem o termo?

Como o próprio nome indica, war room é um conceito emprestado do universo militar. De acordo com este artigo do SiteCampus, a ideia vem da Segunda Guerra Mundial, e foi celebrizada pelo primeiro ministro britânico Winston Churchill. Em sua sala de guerra, ele tinha apenas um objetivo: derrotar as tropas de Hitler na II Guerra Mundial. E foi justamente por isso que sua estratégia deu tão certo.

Ao longo dos mais de cinco anos em que o bunker de Churchill funcionou como ponto de encontro, debate e planejamento de ações para alcançar esse objetivo, cerca de 115 reuniões foram realizadas ali. O propósito era um só: definir o passo a passo que tornaria essa meta possível de ser alcançada.

Sala de guerra em publicidade

Recentemente, agências de publicidade (e algumas empresas de outros segmentos) vêm adotando o conceito para gerenciar projetos complexos. Isso porque a iniciativa ajuda permite motivar e energizar uma equipe sempre que for preciso superar uma adversidade – um nome mais legal para “gabinete de gestão de crise”. Até porque a instalação de uma sala de guerra permite que você ponha em prática uma ação estratégica ousada e com metas agressivas, conseguindo o engajamento e a participação empolgada de todos.

Um bom exemplo de sala de guerra bem sucedida foi o que aconteceu no Super Bowl em 2013. Talvez você não se lembre, mas, naquele ano, durante o terceiro quarto do jogo, a energia caiu. A marca de bolachas Oreo – que tinha um war room para o evento – criou e postou quase que instantaneamente um banner no Twitter que dizia assim: “you can still dunk in the dar”, algo como “você ainda pode ‘mergulhar’ no escuro” (expressão para “embeber” a bolacha no leite, também usada no futebol americano).

Preparando uma sala de guerra

O tweet da Oreo fez tremendo sucesso naquela fatídica noite. A sala de guerra da marca continha 15 pessoas, entre gerentes de redes sociais, estrategistas, designers e executivos de branding. Uma verdadeira war room do Dr. Fantástico – mas sem briga, focada em ações de marketing em tempo real.

E para montar a sua própria sala de guerra, eis algumas dicas fundamentais:

Reúna as pessoas certas

De gerentes de conta a estrategistas de conteúdos e criativos, profissionais de mídia e analistas de dado. O importante é arregimentar todos os componentes necessários, mas sem ter mais gente do que você precisa. Compor uma sala com muitos colaboradores pode tornar o trabalho mais vagaroso e difícil.

E lembre-se de que, mesmo que alguns componentes de sua equipe não participem do war room, eles podem se manter conectados durante o projeto ou o evento, caso você precise do input deles. Não se esqueça, também, de designar um profissional de TI para fazer plantão, caso seja necessário resolver algum problema técnico.

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Atribua papéis e responsabilidades a cada pessoa

Dada a natureza imprevisível dos eventos e dos projetos que exigem a criação de um war room, é indispensável que todos os papéis sejam claramente definidos de antemão.

Digamos que você esteja, por exemplo, criando conteúdo para o Oscar. Você provavelmente sabe quem estará participando, mas não sabe quem vai ganhar os principais prêmios, quais memes podem surgir, ou mesmo que gafes podem acontecer. Você precisará tomar decisões em poucos segundos – e certamente vai querer o maior número de stakeholders por perto para uma rápida aprovação das ações.

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O mais importante é se assegurar que todos saibam como se comunicar uns com os outros – tanto dentro como fora do war room. Assim, se questões ou preocupações surgirem, todos estarão na mesma sintonia.

Tenha um plano B, C, D…

Nunca sabemos o que pode acontecer durante um grande evento ou no lançamento de uma campanha. Não importa o quão preparada esteja sua equipe, é bem provável que algumas coisas não saiam conforme o planejado.

Clientes podem decidir que querem uma mudança de direção, ou as plataformas de rede social podem apresentar problemas. A única forma de preparar sua sala de guerra para isso é ter um plano de backup, ou alguns planos de backup.

Tomemos como exemplo o lançamento do produto de uma grande empresa de softwares. Na ocasião, o time de social media decidiu utilizar essencialmente o Twitter para as ações. Mas o time criativo pediu para que promovessem algo em outra plataforma, para a qual a equipe não estava preparada. A questão foi solucionada graças a um fluxo de comunicação eficiente, e à boa atribuição de papéis.

Ou peguemos, como exemplo, a fatídica semifinal da Copa do Mundo de 2014 entre Brasil e Alemanha. A sala de guerra da ESPN tinha um banco de gráficos e imagens para exaltar a seleção brasileira e seus principais jogadores – mas esse conteúdo nunca foi ao ar, por motivos que nem precisamos lembrar aqui, e que jamais esqueceremos.

O plano B foi “photoshoppar” uma foto do centroavante alemão Miroslav Klose em um pódio de campeonato – a imagem se tornou o conteúdo mais curtido na página da emissora no Facebook.

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A ferramenta certa para sua sala de guerra

Depois de reunir as pessoas-chave e atribuir papéis (leia sobre a matriz RACI aqui), só falta adotar uma ferramenta de gestão para que todos realmente fiquem focados no que importa. Uma opção é o Runrun.it, que organiza o fluxo de trabalho e permite que você gerencie todas as tarefas realizadas com a facilidade e a agilidade que a ocasião exige. Faça um teste grátis agora mesmo: http://runrun.it

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