A sala de guerra ou war room é uma ideia bastante utilizada em reuniões estratégicas ou em campanhas de marketing, sobretudo nos eventos que envolvem transmissão simultânea para diversos canais.
O conceito, que tem origem militar, é também bastante utilizado no gerenciamento de crises, sendo que as salas de guerra vez ou outra são representadas nas produções cinematográficas, como o filme “Doutor Fantástico”, de Stanley Kubrick, que recriou uma das mais famosas cenas de tensão diplomática inspirada na Guerra Fria.
Esse mecanismo costuma funcionar no meio empresarial pela capacidade que as pessoas possuem de criar soluções criativas diante de desafios iminentes.
Mas em quais momentos é realmente necessário montar uma sala de guerra e qual a melhor forma de tirar proveito dessa proposta? São essas e outras perguntas que vamos responder neste artigo. Confira!
- De onde vem o termo sala de guerra?
- A sala de guerra na publicidade
- Preparando uma sala de guerra
- Adote métodos ágeis na sala de guerra
- A ferramenta certa para sua sala de guerra
De onde vem o termo sala de guerra?
Como o próprio nome indica, war room é um conceito emprestado do universo militar. A ideia vem da Segunda Guerra Mundial, e foi desenvolvida pelo primeiro ministro britânico Winston Churchill.
Em sua sala de guerra, ele tinha apenas um objetivo: derrotar as tropas de Hitler na II Guerra Mundial. E foi justamente por isso que sua estratégia deu tão certo.
Ao longo dos mais de cinco anos em que o bunker de Churchill funcionou como ponto de encontro, debate e planejamento de ações para alcançar esse objetivo, cerca de 115 reuniões foram realizadas ali.
Com os passos cruciais sendo estabelecidos naquela sala de guerra, o propósito do político inglês foi sucedido e a tática adotada por ele passou a ser aplicada em outros ambientes.
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A sala de guerra na publicidade
Recentemente, agências e departamentos de publicidade (e algumas empresas de outros segmentos) vêm adotando o conceito de war room para gerenciar projetos complexos.
Isso porque a iniciativa ajuda a motivar e energizar o trabalho em equipe sempre que for preciso superar uma adversidade – além de a sala de guerra ter um nome mais legal para “gabinete de gestão de crise”.
Até porque a instalação de uma sala de guerra permite que você ponha em prática uma ação estratégica ousada e com metas agressivas, conseguindo o engajamento e a participação empolgada de todos.
Um bom exemplo de sala de guerra bem sucedida foi o que aconteceu no Super Bowl em 2013. Na ocasião,durante o terceiro quarto do jogo, a energia caiu.
A marca de bolachas Oreo – que tinha um war room para o evento – criou e postou quase que instantaneamente uma arte no Twitter que dizia assim: “you can still dunk in the dark”, algo como “você ainda pode ‘mergulhar’ no escuro” (expressão para “embeber” a bolacha no leite, também usada no futebol americano).
Preparando uma sala de guerra
O tweet da Oreo fez tremendo sucesso naquela fatídica noite. A sala de guerra da marca tinha um squad de 15 pessoas, entre gerentes de redes sociais, estrategistas, designers e executivos de branding.
Ou seja, uma equipe de alta performance preparada para lidar com qualquer imprevisto, focada em ações de marketing em tempo real.
E para montar a sua própria sala de guerra, eis algumas dicas fundamentais:
Reúna as pessoas certas na sala de guerra
De gerentes de conta a estrategistas de conteúdo e criativos, profissionais de mídia e analistas de dados, todos são muito valiosos na sala de guerra no marketing.
O importante é reunir todos os componentes necessários, mas sem ter mais gente do que você precisa. Compor uma sala com muitos colaboradores pode tornar o trabalho mais vagaroso e difícil.
E lembre-se de que, mesmo que alguns componentes de sua equipe não participem do war room, eles podem se manter conectados durante o projeto ou o evento, caso você precise da entrada deles.
Não se esqueça, também, de designar um profissional de TI para fazer plantão, caso seja necessário resolver algum problema técnico.
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Atribua papéis e responsabilidades a cada pessoa
Dada a natureza imprevisível dos eventos e dos projetos que exigem a criação de um war room, é indispensável que todos os papéis sejam claramente definidos de antemão.
Digamos que você esteja criando conteúdo para uma premiação. Você provavelmente sabe quem estará participando, mas não sabe quem vai ganhar os principais prêmios, quais memes podem surgir ou mesmo que gafes podem acontecer.
Nas salas de guerra, é preciso tomar decisões com criatividade e inovação em poucos segundos – e certamente você vai querer o maior número de stakeholders por perto para uma rápida aprovação das ações.
O mais importante é assegurar que todos saibam como se comunicar uns com os outros – tanto dentro como fora do war room. Assim, se questões ou preocupações surgirem, todos estarão na mesma sintonia.
Uma maneira de manter todos os envolvidos informados é por meio de uma ferramenta que centraliza informações, como o Runrun.it.
No software, os usuários podem acompanhar as etapas do projeto de maneira intuitiva, compartilhar materiais e arquivos para aprovação e gerenciar suas tarefas individuais de maneira rápida e assertiva.
Tenha um plano reserva
Nunca sabemos o que pode acontecer durante um grande evento ou no lançamento de uma campanha.
Não importa o quão preparada esteja sua equipe, é bem provável que algumas coisas não saiam conforme o planejado.
Clientes podem decidir que querem uma mudança de direção ou as plataformas de rede social podem apresentar problemas. A única forma de preparar sua sala de guerra para isso é ter um plano de backup, ou alguns planos de backup.
Podemos utilizar como exemplo o lançamento do produto de uma grande empresa de softwares. Na ocasião, o time de social media decidiu utilizar essencialmente o Twitter para as ações.
Mas o time criativo pediu para que promovessem algo em outra plataforma, para a qual a equipe não estava preparada. A questão foi solucionada graças a um fluxo de comunicação eficiente e à boa atribuição de papéis.
Outro acontecimento onde a sala de guerra mostrou sua eficiência foi durante a fatídica semifinal da Copa do Mundo de 2014 entre Brasil e Alemanha.
A sala de guerra da ESPN tinha um banco de gráficos e imagens para exaltar a seleção brasileira e seus principais jogadores – mas esse conteúdo nunca foi ao ar, por motivos que nem precisamos lembrar aqui, e que jamais esqueceremos.
O plano B foi “photoshopar” uma foto do centroavante alemão Miroslav Klose, que virou o maior artilheiro da competição, em um pódio do campeonato – a imagem se tornou o conteúdo mais curtido na página da emissora no Facebook.
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Adote métodos ágeis na sala de guerra
O objetivo das war rooms é incentivar uma tomada de decisão rápida e inteligente, justamente para evitar a chegada de qualquer bloqueio de criatividade.
Por isso, utilizar práticas da metodologia ágil é de grande utilidade nesses momentos. Podemos pensar no scrum e na sua flexibilidade para respostas rápidas como um modelo para realizar uma entrega de valor no marketing.
Outro ponto que soma a favor da gestão ágil é a conexão entre empresas e clientes, aumentando a colaboração no momento de implementar ações eficientes e que serão positivas para ambas as partes.
A sala de guerra no ambiente remoto
Com diversificação de modelos de trabalho, a sala de guerra pode ser incorporada no home office, principalmente com a disponibilidade de ferramentas tecnológicas.
Isso pode ser benéfico para as equipes de marketing remotas, pois as estratégias de campanha são desenvolvidas no ambiente digital e conexão dos profissionais responsáveis pode ser feita à distância.
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Há vários caminhos para uma empresa criar uma sala de guerra remota, desde as reuniões virtuais entre os participantes ao uso de plataformas online, que facilitam o compartilhamento de arquivos e materiais e o engajamento dos colaboradores no home office.
A ferramenta certa para sua sala de guerra
Depois de reunir as pessoas-chave e atribuir papéis, só falta adotar uma ferramenta de gestão para que todos realmente fiquem focados no que importa.
Uma opção é o Runrun.it, que organiza o fluxo de trabalho e permite que você gerencie todas as tarefas realizadas com a facilidade e a agilidade que a ocasião exige.
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