De acordo com o dicionário Michaelis, planejar significa elaborar um plano, programar. Essa palavra, frequente em nosso vocabulário, é bastante utilizada no meio corporativo. Afinal, o planejamento representa uma projeção de onde a empresa deseja estar em alguns anos. Contudo, mais que pensar a longo prazo, como estabelece a esfera estratégica, é preciso programar metas a serem alcançadas pelos departamentos em períodos de tempo mais curtos, como propõe o planejamento tático.
O planejamento tático dedica seus esforços para detalhar as práticas que serão necessárias para atingir os objetivos idealizados a médio-prazo em cada estrutura da organização. No entanto, 47% dos líderes à frente das organizações admitem que não têm ações táticas pensadas para esse período de tempo, segundo informações coletadas em pesquisa realizada pela consultoria Falconi em 2020.
As entrevistas apontam ainda informações mais alarmantes: apenas 4,7% das corporações atuam com um plano de ação efetivo para alcance das metas, indicando uma falta de maturidade na gestão, principalmente entre as médias empresas. Para não perder de vista os objetivos propostos, é preciso pensar em táticas que orientem as organizações a como chegar lá. Nesse artigo, vamos explicar para você as características do planejamento tático, as diferenças entre os níveis de planejamento, os benefícios dessa atividade e a melhor metodologia para colocá-la em prática. Confira:
- Os níveis de planejamento empresarial
- A importância do planejamento tático
- Quem são os responsáveis pelo planejamento tático
- Como montar um planejamento tático
- Gerencie seu planejamento tático com o Runrun.it
Os níveis de planejamento empresarial
O planejamento é uma parte fundamental para vislumbrar o futuro de uma empresa e determinar objetivos e metas. Contudo, o tema é complexo e para entender o que é o planejamento tático da melhor maneira possível, é preciso analisar o todo. Por isso, vamos detalhar brevemente as divisões de planejamento dentro de uma empresa.
Planejamento estratégico
É realizado a partir de uma visão holística da empresa, ou seja, para todos os departamentos e áreas que ela engloba. É no planejamento estratégico que serão definidos os objetivos a longo prazo (de 5 a 10 anos), mostrando em qual patamar a empresa deseja estar e como quer ser enxergada. Em resumo, é a partir dele que são fixados os valores institucionais, como missão, visão e valores.
Para orientar a formulação dessas metas, é utilizada a matriz SWOT (ou FOFA), que irá avaliar todos os fatores internos e externos que influenciam a organização, além dessa análise do cenário onde a empresa se encontra, ela orienta a estruturação dos planos estratégicos.
Com o mapeamento elaborado, é possível programar os objetivos estratégicos que vão traçar um destino a ser atingido pela instituição, que pode se referir a posição de mercado que a empresa pretende chegar ou a maneira como ela será percebida por seus clientes, colaboradores e stakeholders.
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Planejamento Tático
Mais detalhado que o estratégico, o planejamento tático distribui as atividades por departamentos e setores, desdobrando os objetivos gerais traçados pela empresa em métodos que serão utilizados para que eles sejam cumpridos.
O planejamento tático pode ser percebido como a intermediação entre os ideais e a prática, entre a estratégica e a operação. Nessa fase, as projeções correspondem ao médio prazo, vislumbrando as ações necessárias para um período de 1 a 3 anos. Assim, cada setor, como o marketing, vendas, recursos humanos e produção, desenvolvem seus próprios planos, focados em mostrar qual será a responsabilidade daquela área de atuação para que a empresa alcance as metas definidas.
Planejamento operacional
Também identificado como a base da pirâmide, o planejamento operacional descreve os planos mais breves, previstos para serem colocados em prática em um prazo de 3 a 6 meses. Neles, já estariam especificados os processos e sistemas previstos para chegar aos objetivos estratégicos, bem como distribuir as funções entre os profissionais e alocar recursos financeiros e técnicos necessários para colocar os planos em ação.
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Agora que você já conhece as divisões do planejamento, vamos concentrar nossas atenções no planejamento tático.
A importância do planejamento tático
Pelas suas características, o planejamento tático auxilia a organização a tirar os objetivos do papel e concretizá-los da melhor maneira possível. Os planos elaborados ajudam os colaboradores a compreender a importância de suas atividades e como elas podem contribuir para um propósito maior.
Com o planejamento tático, os departamentos conseguem colocar no papel ou nas telas uma série de ações necessárias de maneira mais concreta, definindo um lead time para a efetivação do processo e instruindo as equipes quanto aos passos essenciais para realizar um projeto e elaborar os objetivos táticos.
Esses objetivos são mais focados nos setores de atuação e garantem que as metas programadas para longo prazo sejam alcançadas. Alguns exemplos de objetivos táticos são:
- Estabelecer que o tempo de resposta a solicitação de um cliente seja de no máximo 1 dia.
- Garantir que no período de um ano, o índice de produtos com defeitos seja reduzido a 1% do fabricado.
- Proporcionar que em 3 anos, todos os colaboradores tenham concluído ao menos uma especialização na sua área de atuação.
Como você pode notar, o planejamento tático é um instrumento que pode ser aplicado para promover a motivação e o engajamento das equipes com suas tarefas e deixar os objetivos mais tangíveis, garantindo o comprometimento de todos para que a empresa fortaleça sua imagem e seja reconhecida pelos seus diferenciais.
Quem são os responsáveis pelo planejamento tático?
Uma dúvida comum quanto ao planejamento tático é a atribuição dos profissionais que estão capacitados a desempenhar essas atividades de grande valor para as empresas. Enquanto o planejamento estratégico é definido pelos membros da diretoria, a divisão tática é de responsabilidade dos gerentes setoriais.
Sendo assim, cada seção possui seu líder específico, que irá coordenar a preparação do planejamento tático, delegando as funções dentro da sua equipe, acompanhando o desenvolvimento das tarefas e oferecendo o suporte necessário para que os objetivos esperados possam ser concluídos.
Como montar um planejamento tático
Existem alguns passos e metodologias que são bem úteis e ajudam a desenvolver o planejamento tático de uma empresa. Porém, antes de tudo, é preciso se certificar que todos os funcionários saibam quais são os objetivos programados pela corporação. Isso pode parecer básico, mas as informações coletadas pela pesquisa de clima organizacional nas agências feita por nós da Runrun.it, mostram que somente 50% dos colaboradores compreendiam de forma clara as metas estabelecidas pelo local onde trabalhavam.
Essa situação pode acontecer principalmente pela falta de transparência na divulgação das informações e pelos ruídos nos canais de comunicação. Uma maneira eficaz de solucionar esse problema é realizar o alinhamento dos objetivos com métodos como o OKR (Objetivos e Resultados-chave), que serve para criar uma ponte entre estratégia e prática.
Também é possível resolver esse impasse por meio da gestão à vista, que propõe a divulgação de dados e informações para toda a empresa. Contudo, a forma mais simples de começar o planejamento tático é respondendo a estas cinco perguntas:
- O que fazer?
- É possível/viável fazer?
- Vale a pena fazer?
- Vai ter o resultado esperado?
- Quando vamos fazer?
A partir delas, é possível encontrar alternativas para driblar eventuais percalços e avaliar as melhores rotas para chegar aos objetivos gerais por meio das práticas criadas dentro dos respectivos setores. Claro, antes de definir com precisão as atividades, é importante reunir toda a equipe para promover um brainstorming, onde cada um com suas experiências e habilidades pode contribuir para planejamento tático e seus objetivos posteriores.
Outra ferramenta bastante similar é a metodologia 5W2H, que nada mais é que uma checklist administrativa que elenca em questões os prazos, atividades e papéis a serem assumidos no planejamento tático.
O nome dessa ferramenta de gestão é uma sigla em inglês derivada das perguntas utilizadas nessa fórmula:
- What (O quê?): Diz respeito às ações que serão feitas
- Why (Por quê?): Serve para justificar as ações decididas
- Where (Onde?): Identifica onde as ações do plano tático serão feitas
- Who (Quem?): Define quem são os profissionais responsáveis pelas atividades
- When (Quando?): Estabelece os prazos programados para a execução das ações
- How (Como?): Explica aos envolvidos como cada prática será desenvolvida
- How much (Quanto custará?): Esclarece os recursos e valores investidos para efetivar o planejamento tático.
Como você pode perceber, o método permite tornar o planejamento tático algo mais simples de ser compreendido por todos os membros da equipe e por sua funcionalidade pode ser incorporado ao cronograma de projetos.
Gerencie seu planejamento tático com o Runrun.it
Para organizar as etapas do seu planejamento, é importante contar com uma ferramenta com recursos automatizados e que permite a visualização de todo o projeto. Reconhecido como o software mais fácil de usar do mundo pela empresa norte-americana de avaliação de ferramentas digitais G2 Crowd, o Runrun.it conta com funcionalidades que deixam o trabalho mais fluido.
Na plataforma, você pode selecionar a funcionalidade quadros, que facilita a visão de todo o projeto e permite o acompanhamento de cada atividade. O Runrun.it também permite que as equipes se comuniquem entre as etapas e compartilhem arquivos e dados importantes em uma única tela. Crie sua conta grátis e tenha essa experiência agora: https://runrun.it/pt-BR
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