Quem trabalha na área de marketing, publicidade ou comunicação, sabe bem como os sistemas para agência de publicidade são essenciais para manter as pautas organizadas e as entregas em dia.
Afinal de contas, sem as ferramentas certas, o ambiente de agência pode se tornar caótico em minutos. A depender da quantidade de trabalho, tudo fica bastante confuso, com um ciclo de correria sem fim e que atrapalha a eficiência e qualidade do trabalho.
Para que isso não aconteça no seu trabalho, preparamos esse artigo falando sobre a importância de adotar um sistema para agências de publicidade, dicas para estruturar a sua área e quais as melhores ferramentas para retomar o controle das operações e projetos realizados.
- Como administrar uma agência de publicidade
- Porque utilizar um sistema de gestão para agências
- Como escolher um sistema para agência de publicidade
- Cases de sucesso: agências que escolheram o Runrun.it
Como administrar uma agência de publicidade
Antes de qualquer coisa, é necessário dominar atributos importantes nessa área, como administrar os processos e projetos em uma agência de publicidade, para que a implementação de uma ferramenta de gestão seja bem sucedida.
Dominando o briefing
O briefing pode ser lido como o coração de uma agência, já que a parte estrutural de cada trabalho. Assim sendo, quando um cliente solicita um pedido para o atendimento, é fundamental que ele se transforme em um briefing claro e completo, com tarefas bem definidas para todas as áreas envolvidas.
Mais que a instrução dos passos seguintes, o briefing dá uma base para o cronograma, estabelecendo os prazos acordados para a entrega dos materiais.
Utilizando um sistema para agência de publicidade, as tarefas abertas contém todas as informações necessárias para a execução do trabalho. Ali, também, você monitora em que pé está cada etapa do trabalho, e a produtividade dos colaboradores.
No software do Runrun.it, os responsáveis pela abertura de briefing também podem usar os formulários para coletar as referências e dados essenciais para estruturar as demandas, com o bônus de que as informações adquiridas são transformadas automaticamente em modelos de tarefa que entram no fluxo de trabalho das equipes de marketing.
Para dominar todo o processo de criação de briefings, recomendamos que você confira nosso material especial desenvolvido sobre o tema, que conta com templates prontos para te ajudar a realizar essa missão.
Planejando Cronogramas Online
Distribuído o briefing, chega a hora de montar o planejamento dos processos e projetos. Os sistemas para agência de publicidade entram aqui com o papel de alinhar e criar um workflow, ou uma sequência de responsáveis pelos trabalhos, melhorando o fluxo das tarefas dentro da sua agência.
>> Leitura recomendada: Checklist: dicas para se organizar e aumentar a produtividade
Estabelecendo prazos de início e conclusão, afazeres e permitindo o acompanhamento em tempo real, os sistemas para agência de publicidade simplificam a execução de cronogramas, deixando tudo à vista para os envolvidos, desde a equipe ao cliente.
Além do mais, esses sistemas contribuem para a mensuração dos gastos, dimensionando o que foi orçado e o que foi realizado. Isso traz segurança para as negociações e clareza para a elaboração dos demais processos em andamento.
Criando campanhas
Com o briefing e o cronograma organizados pelo sistema para agência de publicidade, a criação saberá exatamente o volume de trabalho e quanto tempo cada etapa vai durar.
Ou seja, o Diretor de Criação conseguirá controlar melhor a operação da equipe, podendo dar respostas mais precisas para você ou ao cliente.
Mas há agências em que a criação repassa o conceito criado para a produção executar. Isso pode implicar tanto a produção de um texto quanto um material impresso, um filme etc. Nesses casos, o uso do Runrun.it é ainda mais importante.
Afinal, a ferramenta permite saber quais colaboradores estão sendo mais produtivos e entregando melhor as tarefas e nos melhores prazos.
Avalie a produtividade de seus colaboradores
Muitas vezes, em uma agência, a avaliação de desempenho é realizada com base na percepção que as lideranças têm sobre a produtividade dos funcionários.
Ou por causa de um estalo criativo no meio da execução. Só que esses métodos mais subjetivos implicam em riscos, pois questões de ordem pessoal podem interferir.
Para tornar esse processo justo, você precisa comparar as entregas de maneira quantitativa e qualitativa de pessoas que trabalham nas mesmas coisas.
Assim sendo, o monitoramento mais estruturado, em tempo real e em relatórios consolidados, oferecido por sistemas para agência de publicidade é fundamental aqui, pois eles permitem calcular o esforço investido de acordo com a complexidade de cada tarefa.
Porque utilizar um sistema de gestão para agências
O uso do sistema para agências de publicidade traz uma série de vantagens para esse tipo de estabelecimento.
Entre as principais delas podemos destacar a eficiência operacional, a produtividade e o desempenho geral da agência, permitindo que os profissionais se concentrem no crescimento do negócio e na satisfação do cliente.
Um sistema de gestão permite que sua agência construa uma gestão da informação sólida no trabalho, deixando tudo na mesma página, desde contratos, materiais, processos em andamento, interações com os clientes, dando acesso rápido às informações primordiais.
Outro atributo positivo é que tais sistemas para agências de publicidade possuem recursos automatizados, desde funcionalidades para delegar tarefas até a geração de relatórios, o que poupa tempo e minimiza falhas operacionais.
A grande maioria desses sistemas de gestão também contam com recursos colaborativos, que deixam o trabalho em equipe mais eficiente e interativo, reduzindo os ruídos de comunicação e possibilitando o surgimento de ideias inovadoras.
Outros fatores pontuam a favor da utilização dos sistemas de gestão para agência de publicidade, como o controle financeiro, melhora da produtividade e atendimento ao cliente. Enfim, são ferramentas que aprimoram a execução de tarefas corriqueiras e trazem mais dinamismo e objetividade ao fluxo de trabalho.
Como escolher um sistema para agências de publicidade
Selecionar um sistema para agência de publicidade é uma decisão crucial que pode impactar significativamente a eficiência e o desempenho do negócio. Aqui estão alguns passos para ajudá-lo a escolher o sistema certo para sua agência:
Identifique suas necessidades específicas: Antes de começar a procurar por sistemas, faça uma lista das prioridades da sua agência. Considere os processos internos, como gestão de projetos, acompanhamento de tempo, gestão financeira, colaboração em equipe, entre outros.
Pesquise: Existem muitas opções disponíveis no mercado, desde sistemas especializados em agências de publicidade até soluções mais genéricas de gestão de projetos. Pesquise e compare diferentes sistemas, levando em consideração as funcionalidades oferecidas, a facilidade de uso, a escalabilidade, as integrações disponíveis e o custo.
Avalie a facilidade de uso: Um sistema intuitivo e fácil de usar é essencial para garantir a adoção pela equipe. Certifique-se de que o sistema escolhido seja acessível e compreensível para todos os membros da equipe, independentemente do nível de habilidade técnica.
Verifique as integrações: Se sua agência já utiliza outras ferramentas ou softwares, verifique se o sistema escolhido se integra facilmente com essas ferramentas. Integrações com ferramentas de contabilidade, CRM, email marketing, entre outras, podem ajudar a otimizar processos e melhorar a eficiência.
Considere a escalabilidade: Escolha um sistema que possa crescer com sua agência. Certifique-se de que o sistema seja escalável e capaz de lidar com o aumento da carga de trabalho e do número de clientes à medida que sua agência cresce.
Faça testes: Antes de tomar uma decisão final, experimente o sistema. Muitos fornecedores oferecem períodos de avaliação gratuitos ou demonstrações do produto. Isso permitirá que você avalie se o sistema atende às suas necessidades e expectativas.
Obtenha feedback da equipe: Envolver a equipe no processo de seleção é essencial. Eles serão os usuários finais do sistema, então é importante garantir que suas necessidades e preocupações sejam levadas em consideração.
Avalie o suporte ao cliente: Verifique se o fornecedor oferece um bom suporte ao cliente. Você vai querer ter certeza de que terá suporte adequado sempre que surgirem problemas ou dúvidas.
Ao seguir esses passos, você estará melhor preparado para escolher um sistema que atenda às necessidades específicas da sua agência de publicidade e ajude a impulsionar o sucesso do negócio.
Cases de sucesso: agências que escolheram o Runrun.it
Como pudemos observar, um sistema para agência de publicidade é fundamental para manter a organização e o fluxo de trabalho em ordem. Destaque global na gestão do trabalho, o Runrun.it também é bastante utilizado por agências de publicidade que buscam alavancar suas atividades.
A seguir, separamos algumas histórias de sucesso dos nossos clientes usando a nossa plataforma. Confira!
Alinhamento de processos na Agência Mestre
Reconhecida como umas das principais agências digitais do país, a Agência Mestre escolheu o Runrun.it para organizar o fluxo de trabalho, processos e monitorar o desempenho dos colaboradores.
Os recursos do sistema ajudaram a agência a melhorar as operações das atividades, ganhando uma gestão à vista para entender no que cada equipe está trabalhando e assim aprimorar a distribuição de demandas e a tomada de decisões.
“O Runrun.it é fundamental na agência, usamos a ferramenta como boa parte do nosso operacional, que precisa ser organizado. Não somos meros usuários, usamos o Runrun.it para tomada de decisão, de carreira de colaborador, de metas internas, de aprimoramento.”
Fabio Ricotta, CEO Agência Mestre
Confira este case:
Precificação otimizada na Adtail
Com um olhar voltado para a gestão de projetos, a Adtail precisava de um sistema de gestão que ajudasse a tomar decisões assertivas na negociação com clientes e fornecedores.
Foi assim que o Runrun.it entrou para a rotina de trabalho da agência, trazendo uma visão clara para a organização de processos e otimização de tempo, aumentando a lucratividade do negócio.
A otimização das demandas e ter acesso a relatórios auxiliou a Adtail a ter uma percepção mais estratégica e a diminuir gargalos.
“Com o Runrun.it conseguimos mensurar se o que o cliente está me pagando tem sentido com o tipo de time que eu preciso envolver naquela entrega. Isso impacta na minha política de preços e no que eu estou dedicando para aquele cliente.”
Matheus Motta, Head de Aceleração e Associate Partner da Adtail
Saiba mais como o Runrun.it é utilizado pela Adtail:
A Hubify reduziu o uso de planilhas com o Runrun.it
O Runrun.it foi o sistema para agências de publicidade escolhido pela Hubify por oferecer dados de produtividade e rentabilidade de projetos em tempo real.
A decisão foi embasada pela capacidade de construir um workflow personalizado para os processos de entrega, treinamento atento às necessidades e às expectativas da agência e pelo valor acessível da ferramenta.
Como resultado, a Hubify manteve a sua maturidade em gestão de processos e poupou tempo em tabulação de planilhas com os dados de desempenho extraídos da plataforma.
“Eu usava 1 milhão de planilhas, hoje eu tenho tudo centralizado em um só lugar e não é preciso perder tempo tabulando, é só extrair os dados prontos da ferramenta. Isso economizou muito o meu tempo e dos gestores.”
Rubens Netto, Head de Customer Success da Hubify
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