Se você trabalha ou já trabalhou com publicidade, deve saber como o ambiente de uma agência pode se tornar caótico num piscar de olhos. Dependendo da quantidade de trabalho, tudo pode ficar de pernas para o ar: atendimento que corre atrás do planejamento e da criação, que corre atrás da produção, que corre atrás dos fornecedores, e o tráfego para lá e para cá, e a diretoria cuidando para que nada saia errado… É de tirar o fôlego. E é para colocar ordem nessa baderna que existem sistemas para agências de publicidade, de que vamos falar agora.
Teste a ferramenta que organiza o trabalho de equipes criativas
Tudo seria mais simples se as tarefas fossem realmente gerenciadas
Você deve conhecer a história: quando chega uma grande campanha ou uma concorrência importante, a agência entra num turbilhão de tarefas. Todo mundo trabalha enlouquecidamente, virando noites, mas muitas vezes a impressão é a de que esse trabalho poderia ser otimizado, simplificado – em suma, mais organizado. E poderia mesmo, caso a agência tivesse um bom sistema de gestão de tarefas.
Como o próprio Runrun.it. Não é à toa que grande parte de nossos clientes seja composta por empresas de comunicação: como você vai ver agora, a ferramenta traz benefícios para todas as áreas de uma agência.
Controle para todas as áreas
Com um sistema, o atendimento saberá indicar quando as entregas serão feitas. A criação terá ideia exata do volume de trabalho a ser realizado, e de quanto vai durar cada etapa. O mesmo vale para a produção, com prazos estritamente controlados. E o tráfego poderá monitorar tudo.
Já para a diretoria, o Runrun.it ajudará a avaliar se os recursos alocados para determinados clientes estão de acordo com a rentabilidade dos mesmos para a agência.
Enfim, um sistema completo de gestão de tarefas, que, muitas vezes, é do que agências precisam desesperadamente. Como também precisam das dicas que daremos agora, relativas à organização desse trabalho.
Controlando a Hora/homem dos funcionários
Primeiro, uma pergunta fundamental: você sabe quanto custam seus colaboradores por hora? É imprescindível ter esses números na ponta dos dedos. Pois é com eles que você poderá calcular quanto custará um trabalho específico – monitorando o andamento e o tempo investido – e você deve usar uma ferramenta confiável para isso, como o Runrun.it. Além disso, poderá precificar seus serviços de forma mais justa para todos.
A conta é muito simples: basta somar o valor que a agência gasta com um funcionário por mês e dividir pelo número de horas trabalhadas neste mesmo mês. E lembre-se de não considerar apenas o salário fixo mensal, mas também os impostos e todos os benefícios dos colaboradores, incluindo vale-transporte, vale-refeição, décimo terceiro, férias.
Avaliando a lucratividade dos clientes
Depois de saber exatamente quanto paga por seus colaboradores, você precisa verificar a lucratividade de seus clientes. É desnecessário dizer que o cliente que paga mais nem sempre é o mais lucrativo, certo? Porque neste caso, após calcular as horas/homem e somar aos custos com fornecedores, você poderá descobrir que quase não sobra dinheiro (lucro) para a agência no fim do mês.
Vamos supor que um cliente pague, à sua agência, um fee mensal de serviços digitais de R$ 10 mil — que totaliza R$ 120 mil em um ano. Com um sistema eficiente de controle de tempo, como o Runrun.it, você saberá exatamente quantas horas cada pessoa da agência dedicou a esse cliente. E digamos que seja R$ 100 mil em um ano.
Chega, então, a hora de descontar gastos com fornecedores externos (por exemplo, R$ 16 mil) neste período. Ora: o lucro dado por esse cliente em um ano foi de apenas R$ 4 mil. Com essa informação, você correrá atrás de descobrir formas de otimizar o trabalho dos envolvidos ou negociará um novo valor no próximo contrato.
Colocando a casa em ordem com sistemas para agências de publicidade
Vamos ver como o uso de uma ferramenta de gestão de tarefas pode melhorar cada uma das principais etapas do seu trabalho:
Começando pelo briefing
Eis o coração de uma agência. É onde o trabalho começa, a parte mais importante dele. Quando um cliente passa um pedido para o atendimento, é indispensável que esse pedido se transforme em um briefing claro e completo, com tarefas bem definidas para todas as áreas envolvidas. E controle do tempo e dos processos é, também, indispensável para que o trabalho seja bem conduzido.
Com um sistema como o Runrun.it, por exemplo, essa gestão fica muito mais fácil. A própria tarefa que você abre na ferramenta vira o briefing, com todas as informações necessárias para a execução do trabalho. Ali, também, você monitora em que pé está cada etapa do trabalho, e a produtividade dos colaboradores.
A comunicação via ferramenta também é facilitada e formalizada: o Runrun.it vira o hub dos envolvidos no projeto, e as informações referentes a ele são registradas por lá. Isso poderá ser importante para a comunicação com o cliente.
Planejando cronogramas, montando orçamentos
Distribuído o briefing, chega a hora de montar o planejamento do projeto. Aqui, vamos nos ater ao cronograma de atividades, etapa em que o Runrun.it também pode ajudar um bocado. Porque a solução também oferece a possibilidade de se criar um workflow, ou uma sequência de responsáveis pelos trabalhos, o que melhora o fluxo das tarefas dentro da sua agência.
>> Leitura recomendada: Checklist: dicas para se organizar e aumentar a produtividade
Quem deverá fazer o quê? Quando? Por quanto tempo, e quanto está custando? O sistema oferece respostas imediatas para essas perguntas. Essas respostas também vão te ajudar com um outro desafio bastante comum nas agências: a confecção de orçamentos. Porque, com toda essa mensuração, você conseguirá dimensionar com precisão o custo do projeto. Além de acompanhar se o orçamento ou o tempo estão estourando em tempo real – e a tempo de remanejar as demandas.
Aliás, este artigo sobre cronograma de projetos tem dicas preciosas para você montar o seu.
Criando a campanha
Com o briefing e o cronograma organizados pelo Runrun.it, a criação saberá exatamente o volume de trabalho e quanto tempo cada etapa vai durar. Ou seja, o Diretor de Criação conseguirá controlar melhor a operação da equipe, podendo dar respostas mais precisas para você ou ao cliente.
Mas há agências em que a criação repassa o conceito criado para a produção executar. Isso pode implicar tanto a produção de um texto quanto um material impresso, um filme etc. Nesses casos, o uso do Runrun.it é ainda mais importante. Afinal, a ferramenta permite saber quais colaboradores estão sendo mais produtivos e entregando melhor as tarefas e nos melhores prazos.
Por fim, avaliando a produtividade de seus colaboradores
Muitas vezes, em uma agência, a avaliação de desempenho é realizada com base na percepção que líderes têm sobre a produtividade dos funcionários. Ou por causa de um estalo criativo no meio da execução. Só que esses métodos mais subjetivos implicam em riscos, porque questões de ordem pessoal podem interferir.
Para tornar esse processo justo, você precisa comparar as entregas de maneira quantitativa e qualitativa de pessoas que trabalham nas mesmas coisas. Assim sendo, o controle mais estruturado, em tempo real e em relatórios consolidados, oferecido pelo Runrun.it é fundamental aqui. Porque, como dissemos, você monitora com exatidão o tempo investido em cada tarefa.
Agora, antes de terminar, nada melhor do que algumas dicas para você melhorar o fluxo de trabalho na sua agência:
- Segmente as tarefas por cliente e projeto (para entender os custos da agência em cada um e saber se o cliente/projeto foram lucrativos);
- Crie tipos para as tarefas mais executadas: produção de conteúdo, diagramação de peças de divulgação, planejamento do mês etc. Isso é importante para entender como sua equipe investem tempo para atender seus clientes;
- Indique status nas tarefas: backlog, em andamento, em revisão (aberta, reaberta pelo cliente, reaberta por erro de execução), concluída. Confira um fluxo na imagem abaixo.
- Inclua tags para associar as tarefas ao número de identificação do cliente/projeto no financeiro da agência.
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