[Guia] O que é sistema workflow e como melhorar o seu fluxo de trabalho

[Guia] O que é sistema workflow e como melhorar o seu fluxo de trabalho

Já imaginou construir um sistema workflow sempre do zero, independentemente da complexidade do seu projeto? Antes das inovações propostas por Frederick Taylor, que desenvolveu a sistematização do trabalho, e Henry Gantt, criador do gráfico de Gantt, as empresas não tinham muita base de informação para estruturar um fluxo de trabalho de maneira ágil e encadeada.

Felizmente, com a transformação digital, não é só possível contar com o histórico dos seus projetos para formular os próximos, mas também otimizá-los. 

Para isso, elaboramos este guia para você entender o que é workflow, esse termo inglês que em terras brasileiras significa fluxo de trabalho e está presente em todas as empresas.

Aqui, você vai saber como ele se enquadra na sua rotina e na da sua equipe, afinal, workflow é uma prática flexível que se adapta às especificidades do seu dia a dia.

Além disso, daremos dicas assertivas sobre como implementar o sistema na sua empresa. Acompanhe lendo ou ouvindo o nosso artigo para saber mais:

 
 

O que é sistema workflow?

Workflow é um termo de origem inglesa que, em português, significa fluxo de trabalho, que por sua vez refere-se a um conjunto de táticas que dão sinergia à pauta de trabalho.

Isso significa que as atividades que constituem a entrega das suas tarefas regulares são arranjadas de modo sequencial, bem como o agrupamento de responsabilidades da jornada de trabalho é organizado de maneira encadeada. 

Esse planejamento do workflow é empregado na rotina das equipes para gerar organização, produtividade e agilidade. Com uma ordenação clara sobre as etapas de uma tarefa, os colaboradores conseguem fazer um desenho coerente do seu dia. Administrando, assim, a gestão do seu tempo a partir das suas prioridades e avaliando os prazos de suas entregas.

Além disso, com um sistema workflow você consegue otimizar a sua rotina ao identificar mais facilmente etapas ou atividades que são obsoletas ou que podem ser automatizadas. 

O mapeamento do workflow ainda traz agilidade ao processo de onboarding de funcionários, já que as funções têm um fluxo de tarefas claro que pode ser transmitido de maneira simples aos novos membros.

O sistema workflow aliado às funcionalidades do Runrun.it proporciona que esse momento de integração seja ainda mais fácil, já que o software de gestão preserva o seu fluxo de trabalho em um único local. Assim, os novos colaboradores compreendem mais rápido as suas responsabilidades e as especificidades de suas demandas relacionadas à empresa.

Descubra como o Runrun.it pode facilitar a sua rotina de trabalho com o webinar que Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, gravou sobre o assunto. Para conferir, é só dar o play:

Por outro lado, não é considerado workflow um conjunto de atividades aleatórias, como ir para reunião do cliente, depois responder o e-mail do setor X e, logo após, elaborar o relatório Y. Essa lista representa um gerenciamento de tarefas, mas não o seu workflow.

>> Leitura recomendada: Gestão de pauta: dicas para que o fluxo de trabalho seja mais produtivo

Qual a finalidade do sistema workflow?

O workflow cumpre o papel de trazer fluidez à rotina de trabalho das equipes, uma vez que o sistema obedece um conjunto de estratégias que facilitam a identificação de tarefas que não fazem mais sentido à pauta e que precisam ser reestruturadas para abarcar novas responsabilidades ou outros ajustes que culminam na melhora da produtividade.

Justamente por isso o workflow se localiza na sua pauta regular de trabalho e não em projetos específicos, pois é a partir de uma mensuração abrangente que se tem uma avaliação precisa sobre como adotar melhorias estruturais que podem ser aplicadas em tarefas frequentes ou pontuais. 

O monitoramento e o gerenciamento do seu workflow podem ser realizados por sistemas manuais, como planilhas ou checklists, mas também existem plataformas que automatizam esses processos e alimentam o seu escopo de observação com dados completos sobre o seu fluxo de trabalho.

Uma dessas ferramentas é o Runrun.it, o software coleta informações sobre a produtividade do trabalho da equipe, o que te ajuda a identificar tarefas que demandam mais esforço e a estimar a data das entregas de forma realista. Além disso, a plataforma deixa o seu workflow mais interativo com um sistema de kanban ou pelo gráfico de Gantt

Acompanhamento do seu fluxo de trabalho no modo de visualização de kanban do Runrun.it

Com o investimento de tempo na organização do workflow da sua equipe e com uma ferramenta de gestão de trabalho flexível às necessidades da sua empresa, você gera benefícios em várias camadas da sua rotina.

O planejamento de projetos fica mais prático, já que você tem mapeado de maneira clara as atribuições dos colaboradores e, consequentemente, as expectativas dos funcionários ficam alinhadas ao job description de suas funções.

Com isso, você consegue perceber inclinações orgânicas do colaborador em trabalhar em novas demandas. Esse empenho não fica encoberto sob a falta de planejamento das atividades.

Essa clareza beneficia também a comunicação e o trabalho em equipe, pois todos conseguem visualizar os projetos de maneira completa, compreendendo suas atribuições e as de seus colegas.

Justamente com o cruzamento do fluxo de trabalho da equipe é que você consegue delegar tarefas sem sobrecarregar ninguém e identificar gargalos de tempo.

No modo Gantt do Runrun.it, os gestores conseguem fazer essa gestão de tempo das atividades pela disponibilidade do colaborador de maneira automática com o indicador de capacidade.

Veja como é fácil, no exemplo abaixo. Ao diluir o tempo investido de uma entrega ao longo dos dias, a colaboradora passa de sobrecarregada à disponível para a execução da tarefa.

Para facilitar a gestão de pauta da equipe, conte com o indicador de capacidade, que cruza as informações de tempo necessário para a conclusão das tarefas pela disponibilidade do colaborador.

>> Leitura recomendada: Organize sua empresa utilizando a gestão de tarefas

Tipos de workflow

Em uma empresa, às vezes até entre os colaboradores, há rotinas muito diversas, pois suas responsabilidades, objeto de trabalho e objetivos são diferentes.

Consequentemente, existem tipos de workflow distintos para cada especialidade. Para te ajudar a entender como funciona na prática e quais se adequam melhor às suas necessidades, confira as definições abaixo.

Ad hoc

A expressão ad hoc é um termo do latim que significa “para isto” ou “para esta finalidade”. Esse workflow refere-se a processos manuais que são executados de forma simples, cujos itens podem ser alterados ou movidos de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos pela empresa e quando houver necessidade.

Produtivo

Este workflow refere-se aos processos repetitivos, previsíveis e complexos que podem ser automatizados. Esse fluxo de trabalho é adequado para funções que lidam com alto volume de dados e a equipe precisa manter uma rotina sem alterações.

Justamente por isso a automação do sistema workflow dá mais liberdade aos colaboradores se dedicarem a atividades criativas, enquanto as máquinas executam as burocráticas.

Administrativo

A principal diferença deste workflow para o anterior é que ele lida com tarefas menos complexas, consequentemente, de menor risco para o seu negócio.

Exemplos deste fluxo são preenchimento de formulários ou agendamento de publicações. Muitas destas tarefas podem ser automatizadas, mas também podem ser realizadas tranquilamente por colaboradores.

Colaborativo

Já o workflow colaborativo envolve processos de mais de um setor. As tarefas deste fluxo costumam ser mais completas, pois contam com habilidades diversas, como da equipe de marketing e de vendas.

Além disso, existem atividades que ocorrem com certa frequência, mas também casos pontuais que exigem a cooperação dos departamentos. 

Transacional

No caso do workflow transacional as tarefas obrigatoriamente contam com o trabalho de mais de um setor. Neste sentido, esse fluxo exige transparência e centralização das informações para que não haja desencontros.

Se você lida com este tipo de funções, pode contar com o Runrun.it, que serve como uma fonte única da verdade e você consegue compartilhar o seu workflow com pessoas externas à sua empresa, como no caso de consultores e clientes.

Quais as vantagens de adotar um workflow?

Redução de custos da empresa, aumento da produtividade da equipe e maior rentabilidade dos clientes são benefícios de um bom sistema workflow. Candice Simons, CEO e fundadora da empresa de publicidade norte-americana Brooklyn Outdoor, afirma que “um negócio de sucesso é fruto de um bom fluxo de trabalho”.

Por mais que cada empresa tenha suas particularidades, há parâmetros e métodos que se aplicam em qualquer organização para aumentar a produtividade. Então, se você tem interesse em evoluir o seu sistema workflow, conheça algumas vantagens.

Comunicação eficiente para o workflow dar certo

“Times frequentemente desaceleram, porque as pessoas não sabem qual é o próximo passo, ou quem é responsável por ele”, afirma Paula Cizek, chefe do departamento de pesquisa da NOBL, empresa de consultoria para líderes.

A chave é quebrar os processos em partes menores e dar previsibilidade ao fluxo. E essa expectativa não deve estar só na cabeça do gestor. Não adianta estabelecer as prioridades das tarefas se essa informação não chegar até as pessoas que efetivamente vão executá-las.

Sem falar que é muito fácil se perder em caixas de e-mail lotadas, mensagens em inúmeros grupos de WhatsApp, chats e post-its colados na estação de trabalho alheia.

Fazer a integração da equipe por meio de uma ferramenta de gestão de processos, como o Runrun.it, resolve os problemas de comunicação. Primeiro porque você deixa de pulverizar as mensagens em diversos meios.

A comunicação oficial é centralizada na plataforma, que serve de canal para as notificações de novas tarefas, mudanças na agenda e compartilhamento de todo o cronograma.

E, claro, de uma forma desburocratizada, evitando formulários de pedido ou papelada que só retardam o início dos trabalhos. Veja como é simples acompanhar a sua pauta com o Runrun.it. 

Em uma tela você acompanha apenas as suas pendências de trabalho, com isso consegue manter a concentração no seu fluxo de trabalho.

Mais gestão estratégica e menos microgestão

O uso de um sistema workflow pode fazer com que você assuma a gestão de forma mais estratégica e evite microgerenciar sua equipe. Sabemos que prestar atenção aos detalhes e certificar-se de que o trabalho está sendo feito é importante.

Mas o grande problema da microgestão é a tendência a aplicar o mesmo nível de intensidade, pressão e abordagem direta em todas as tarefas, sejam elas simples ou complexas. Isso impacta tanto na produtividade do gestor quanto da equipe. Veja abaixo alguns sinais de microgerenciamento que podem estar acontecendo sem que você perceba:

  • Nunca está satisfeito com os resultados finais;
  • Frequentemente se sente frustrado porque teria feito a tarefa de maneira diferente;
  • Entra em detalhes e tem muito orgulho de fazer correções;
  • Quer constantemente saber onde estão todos os membros da sua equipe e em que eles estão trabalhando;
  • Prefere ser copiado em todos os e-mails.
 

Se identificou com três ou mais dessas características? Não se desespere. Com a automação e o acompanhamento de tarefas em tempo real é possível ser mais estratégico.

Você terá dados para a análise de desempenho e para a tomada de decisão com embasamento, sem recorrer apenas ao feeling. Atividades como o gerenciamento de equipe para aumentar a produtividade ou direcionamento do trabalho para melhorar a rentabilidade de um departamento se tornam a maior parte da sua agenda. Ou seja: o verdadeiro papel de um gestor.

Além disso, há algumas estratégias que, em nível pessoal, podem ser adotadas a fim de evitar o microgerenciamento. Veja algumas delas a seguir:

  • Racionalize suas ações em vez de dar diversas desculpas que justifiquem seu comportamento. Para isso, adote uma perspectiva diversa e substitua cada uma dessas falsas razões pelo verdadeiro motivo que te leva a microgerenciar.
  • Evite ser tão detalhista. A diferença entre gerenciar e microgerenciar é o foco no “micro”. Ou seja, para deixar de lado o hábito de microgerenciar, é preciso deixar de ser tão detalhista – e isso pode ser bem difícil! Comece olhando para sua lista de tarefas para determinar o que você pode delegar para um membro da sua equipe. Destaque as prioridades em sua lista – os itens que mais agregam valor – e garanta que é aí que você estará empregando a maior parte de sua energia.
  • Diga “o quê” em vez de “como”. Não há nada de errado em nutrir expectativas sobre um produto final, mas há uma grande diferença entre compartilhar essa expectativa e ditar a forma como atingir esse resultado. Seu trabalho como gestor é definir claramente as expectativas para qualquer tarefa. Articular o que você enxerga como um bom resultado final é importante, mas nem sempre é necessário dar instruções passo a passo de como chegar lá.
 

>> Leitura recomendada: 5 passos para melhorar os resultados com o controle de produtividade

Como construir um workflow de maneira assertiva?

Um bom sistema workflow é fundamental para melhorar o desempenho da sua equipe e para a organização inteligente do tempo, que tira do caminho trabalhos operacionais e dá uma visão do que está sendo feito e como é desenvolvido.

Para isso, a implementação do sistema workflow deve ser encarada com planejamento para não gerar ruptura do negócio. Confira alguns passos assertivos para adotar o workflow na sua empresa:

1) Faça raios X do processo

Para implementar um sistema workflow, comece mapeando as tarefas da sua equipe de maneira completa, ou seja, recursos necessários, etapas de cada atividade, quem realiza a função atualmente, habilidades para a conclusão da tarefa, nível de complexidade e estimativas de prazo.

Assim, desenha-se o caminho do trabalho, desde a sua entrada, passando por como ele é desenvolvido internamente, até, finalmente, ser entregue ao cliente, contemplando suas idas e voltas. Isso dá um bom panorama de pontos que podem ser melhorados.

2) Automação do sistema workflow

Após a construção do escopo das tarefas da sua equipe, o segundo passo é adotar uma ferramenta de workflow. Ela agiliza todo o processo, porque acrescenta tecnologia ao fluxo de trabalho.

Tarefas operacionais que consomem o valioso tempo do gestor e atrasam o trabalho técnico da sua equipe, como o preenchimento da planilha de horas trabalhadas, são feitas pelo sistema.

E outras tarefas e análises que simplesmente não estão sendo realizadas passam a existir, para aprimorar a performance e tornar a tomada de decisão mais efetiva.

Neste artigo, listamos tarefas que podem ser facilmente automatizadas com um software estratégico de gestão do trabalho, como o Runrun.it. Desde a extração de relatórios sobre a produtividade até o planejamento de projetos. Só no campo dos “relatórios”, você consegue gerar informações cruciais para a precificação do serviço e avaliar a rentabilidade do cliente. 

E, no vídeo abaixo, falamos um pouco mais sobre como a plataforma pode ajudar na gestão da sua equipe e na otimização dos processos da sua operação.

3) Envolva a equipe

Você pode ter desenvolvido o melhor fluxo de trabalho, além de equipar sua empresa com as melhores ferramentas. Mas, se as pessoas que irão fazer a roda girar não se convencerem que a mudança é positiva, a implementação corre perigo.

Cada colaborador precisa reconhecer os benefícios que a ferramenta de workflow trará para a companhia – e principalmente para a rotina. Em vez de olhar a plataforma como uma nova forma de cobrança, seus funcionários devem perceber logo que o sistema auxilia a organização do trabalho, a definição de prioridades e a correta divisão do que deve ser feito.

É muito melhor trabalhar em um ambiente com previsibilidade de tarefas, sem aquela sensação de que uma sequência de incêndios deve ser apagada. Outro ponto é que a equipe corre menos risco de trabalhar duro e não ser reconhecida. O acompanhamento deve ser encarado como um caminho para receber o justo reconhecimento.

4) Faça a migração por projetos

Uma ótima forma para não se perder na transição é definir projetos que serão trabalhados por inteiro no novo sistema workflow.

Essa experiência serve como um teste para ver se o desenho do fluxo está coerente, onde há barreiras ou um ponto cego, e se há alguma etapa que também pode ser automatizada para aumentar a agilidade dos projetos. Uma vez que a equipe esteja envolvida, todos devem trabalhar juntos para o sucesso da transformação.

Já falamos aqui sobre a importância de se criar um ambiente colaborativo, e a adoção de uma plataforma de gestão é uma ótima oportunidade para todos participarem e se sentirem efetivamente parte do processo.

5) Monitoramento realtime

Uma das funcionalidades que fazem brilhar os olhos de qualquer gestor é ter acesso rápido às métricas que precisa acompanhar diariamente. Além de saber de forma prática o andamento de todos os trabalhos, coletar os dados e transformá-los em gráficos e dashboards estão entre as tarefas que são automatizadas por um sistema workflow.

Aqui, uma plataforma inteligente de gestão, como o Runrun.it pode te ajudar, com todos os KPIs e as informações necessárias da sua empresa em uma única tela.

Além das métricas indispensáveis para a gestão apurada do seu negócio, vale destacar a importância do acompanhamento das horas trabalhadas e a distribuição justa do trabalho.

Nesse caso, a automação também é o caminho certo. No Runrun.it, por exemplo, há as funcionalidades de timesheet prático e intuitivo, que registra o tempo investido com cada tarefa, e o indicador de capacidade, que te ajuda a montar a pauta da sua equipe.

Gostou das possibilidades que o Runrun.it traz para o seu workflow? Então, crie a sua conta e teste grátis: https://runrun.it

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