4 razões para adotar agora um sistema workflow

4 razões para adotar agora um sistema workflow

Redução de custos da empresa, aumento da produtividade da equipe e maior rentabilidade dos clientes. Parecem promessas de época de eleição, mas são benefícios reais de um bom sistema workflow.

Candice Simons, CEO e fundadora da empresa de publicidade norte-americana Brooklyn Outdoor, afirma neste artigo do portal Business.com que “um negócio de sucesso é fruto de um bom fluxo de trabalho”. Por mais que cada empresa tenha suas particularidades, há parâmetros e métodos que se aplicam em qualquer organização para aumentar a produtividade.

Então, se você tem interesse em evoluir o seu sistema workflow, aqui vão algumas dicas fundamentais.

 

Automação de tarefas

O primeiro passo é adotar uma ferramenta de workflow. Ela agiliza todo o processo, porque acrescenta tecnologia ao fluxo de trabalho. Tarefas operacionais que consomem o valioso tempo do gestor e atrasam o trabalho técnico da sua equipe, como o preenchimento da planilha de horas trabalhadas, são feitas pelo sistema. E outras tarefas e análises que simplesmente não estão sendo realizadas passam a existir, para aprimorar a performance e tornar a tomada de decisão mais efetiva.

Neste artigo, listamos tarefas que podem ser facilmente automatizadas com um software estratégico de gestão do trabalho, como o Runrun.it. Desde a extração de relatórios sobre a produtividade até o cálculo de horas disponíveis das pessoas para a inclusão de novos trabalhos. Só no campo dos “relatórios”, você pode extrair informações cruciais para a precificação do serviço ou a rentabilidade do cliente. Qual funcionário está com rendimento abaixo do esperado e o porquê.

E, no vídeo abaixo, falamos um pouco mais sobre como a plataforma pode ajudar na gestão da sua equipe e na otimização dos processos da sua operação.

>> Leitura recomendada: Como ser mais produtivo?

Monitoramento realtime

Uma das funcionalidades que fazem brilhar os olhos de qualquer gestor é ter acesso rápido às métricas que precisa acompanhar diariamente. Além de saber de forma prática o andamento de todos os trabalhos. E coletar os dados e transformá-los em gráficos e dashboards estão entre as tarefas que são automatizadas por um sistema workflow. Aqui, uma plataforma inteligente de gestão como o Runrun.it pode te ajudar, com todos os KPIs e as informações necessárias da sua empresa em uma única tela, neste Dashboard completo.

Além das métricas indispensáveis para a gestão apurada do seu negócio, vale destacar a importância do monitoramento e do controle das horas trabalhadas. Nesse caso, a automação também é o caminho certo. No Runrun.it, por exemplo, há um timesheet prático e intuitivo, em que os colaboradores dão play, pause e entregam as tarefas, e o sistema registra o tempo gasto com cada atividade realizada em seu trabalho.

Comunicação eficiente

“Times frequentemente desaceleram, porque as pessoas não sabem qual é o próximo passo, ou quem é responsável por ele”, afirma Paula Cizek, chefe do departamento de pesquisa da NOBL, empresa de consultoria para líderes. A chave é quebrar os processos em partes menores e dar previsibilidade ao fluxo. E essa previsibilidade não deve estar só na cabeça do gestor.Não adianta estabelecer a prioridades das tarefas, se essa informação não chegar até as pessoas que efetivamente vão executá-las. Sem falar que é muito fácil se perder em caixas de e-mail lotadas, mensagens em inúmeros grupos de WhatsApp, chats e post-its colados na estação de trabalho alheia.

Fazer a integração da equipe por meio de uma ferramenta de gestão de processos, como o Runrun.it, resolve os problemas de comunicação. Primeiro, porque você deixa de pulverizar as mensagens em diversos meios. A comunicação oficial é centralizada na plataforma, que serve de canal para notificação de novas tarefas, mudanças na agenda e compartilhamento de todo o cronograma. E, claro, de uma forma desburocratizada, evitando formulários de pedido ou papelada que só retarda o início dos trabalhos. Mais uma vantagem do sistema workflow.

>> Leitura recomendada: Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente

Gestão estratégica

O uso de um sistema workflow pode fazer com que você assuma a gestão de forma mais estratégica e evite microgerenciar sua equipe. Sabemos que prestar atenção aos detalhes e certificar-se de que o trabalho está sendo feito é importante. Mas o grande problema da microgestão  é a tendência a aplicar o mesmo nível de intensidade, pressão  e abordagem direta em  todas as tarefas, sejam elas simples ou complexas. Isso impacta diretamente tanto na produtividade do gestor quanto da equipe.Veja abaixo alguns sinais de microgerenciamento que podem estar acontecendo sem que você perceba:

  • Você nunca está satisfeito com os resultados finais;
  • Você frequentemente se sente frustrado porque teria feito a tarefa de maneira diferente;
  • Você entra em detalhes e tem muito orgulho de fazer correções;
  • Você quer constantemente saber onde estão todos os membros da sua equipe e em que eles estão trabalhando;
  • Você prefere ser copiado em todos os e-mails.
 

Se identificou com 3 ou mais dessas características? Não se desespere. Com a automação de tarefas e o monitoramento em tempo real do que está acontecendo, é possível ser mais estratégico. Você terá dados para a análise de desempenho, e para a tomada de decisão com embasamento e sem recorrer apenas ao feeling. Atividades como o gerenciamento de equipe para aumentar a produtividade, ou direcionamento do trabalho para melhorar a rentabilidade de um departamento, se tornam a maior parte da sua agenda. Ou seja, o verdadeiro papel de um gestor, e não ficar cobrando tarefas, enviando e-mails e realizando reuniões para alinhar a comunicação. Além disso, há algumas estratégias que, a nível pessoal, podem ser adotadas a fim de evitar o microgerenciamento. Veja algumas delas abaixo.

  • Racionalize suas ações. Em vez de dar diversas desculpas que justifiquem seu comportamento (como “vai ser mais rápido se eu mesmo executar essa tarefa” ou “quando eu não me envolvo suficientemente, a equipe se dispersa demais”), adote uma perspectiva diversa e substitua cada uma dessas falsas razões pelo verdadeiro motivo que te leva a microgerenciar.
  • Evite ser tão detalhista. A diferença entre gerenciar e microgerenciar é o foco no “micro”. Ou seja, para deixar de lado a mania de microgerenciar, é preciso deixar de ser tão detalhista – e isso pode ser bem difícil! Comece olhando para sua lista de tarefas para determinar o que você pode delegar para um membro da sua equipe. Destaque as prioridades em sua lista – os itens que mais agregam valor – e garanta que é aí que você estará empregando a maior parte de sua energia.
  • Diga “o que” em vez de “como”. Não há nada de errado em nutrir expectativas sobre um produto final. Mas há uma grande diferença entre compartilhar essa expectativa e ditar a forma como atingir esse resultado. Seu trabalho como gestor é definir claramente as expectativas para qualquer tarefa. Articular o que você enxerga como um bom resultado final é importante, mas nem sempre é necessário dar instruções passo a passo de como chegar lá.
 

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Implementação em 3 passos

  1. 1. Faça um raio X do processo
  2. 2. Envolva a equipe
  3. 3. Faça a migração por projetos

Antes mesmo de ler este artigo, você já estava convencido de que um bom sistema workflow é fundamental. Sabe que o desempenho da sua equipe depende dessa organização inteligente, que tira do caminho trabalhos operacionais e dá uma visão do que está sendo feito e como é desenvolvido. Então, é hora de virar a chave e começar uma nova etapa de trabalho. Mas a implementação deve ser encarada com planejamento para não gerar ruptura do negócio.A propósito da implementação de sistemas, destacamos cinco passos fundamentais neste artigo. Obviamente as etapas se aplicam na implementação de uma ferramenta como o Runrun.it, mas separamos aqui uma abordagem mais direta, específica para fluxo de trabalho, em três passos:

1) Faça um raio X do processo

O trabalho começa com a definição de um organograma, com jobs descriptions claros, e o fluxograma de atividades. É preciso listar os atores do processo e delimitar o papel e a responsabilidade de cada engrenagem do mecanismo que é a sua empresa. Desenhando o caminho de como o trabalho entra, é desenvolvido internamente e finalmente acontece a entrega ao cliente, contemplando suas idas e voltas. Isso dá um bom panorama de pontos que podem ser melhorados.

>> Leitura recomendada: Do planejamento à entrega de projeto

2) Envolva a equipe

Você pode ter desenvolvido o melhor fluxo de trabalho, além de equipar sua empresa com as melhores ferramentas. Mas, se as pessoas que irão fazer a roda girar não se convencerem que a mudança é positiva, a implementação corre perigo. Cada colaborador precisa reconhecer os benefícios que a ferramenta de workflow trará para a companhia – e principalmente para a rotina. Em vez de olhar a plataforma como uma nova forma de cobrança, seus funcionários devem perceber logo de saída que o sistema auxilia a organização do trabalho, a definição de prioridades e a correta divisão do que deve ser feito. É muito melhor trabalhar em um ambiente com previsibilidade de tarefas, sem aquela sensação de que uma sequência de incêndios deve ser apagada. Outro ponto é que a equipe corre menos risco de trabalhar duro e não ser reconhecida. O monitoramento deve ser encarado como um caminho para receber o justo reconhecimento.

Não é à toa que equipes que adotam o Runrun.it se sentem mais confortáveis com o trabalho – tudo fica mais transparente. Essa consciência faz com que cada um cumpra o seu papel de alimentar o sistema com informações para a melhor gestão. Por isso, é fundamental envolver todos os que serão impactados pela ferramenta e destacar pessoas chave para serem embaixadoras da mudança.

>> Leitura recomendada: 6 dicas de como engajar a equipe no Runrun.it

3) Faça a migração por projetos

Uma ótima forma para não se perder na transição é definir projetos que serão trabalhados por inteiro no novo sistema workflow. Essa experiência serve como um teste para ver se o desenho do fluxo está coerente, onde há barreiras ou um ponto cego, e se há alguma etapa que também pode ser automatizada para aumentar a agilidade dos projetos.

Uma vez que a equipe esteja envolvida, todos devem trabalhar juntos para o sucesso da transformação. Já falamos aqui sobre a importância de se criar um ambiente colaborativo, e a adoção de uma plataforma de gestão é uma ótima oportunidade para todos participarem e se sentirem efetivamente parte do processo.

Transição para o sistema workflow

Chegou a hora de evoluir seu fluxo de trabalho. O Runrun.it tem interface intuitiva e reúne funcionalidades para automatizar os processos e aumentar a performance da sua equipe em até 25%. Além de fornecer dados para você assumir uma postura ainda mais estratégica na gestão da sua empresa. Faça um teste grátis e perceba na prática todos os benefícios de um bom sistema workflow: http://runrun.it

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