4 razões para adotar agora um sistema workflow

4 razões para adotar agora um sistema workflow

Redução de custos da empresa, aumento da produtividade da equipe e maior rentabilidade dos clientes. Parecem promessas de época de eleição, mas são benefícios reais de um bom sistema workflow. Candice Simons, CEO e fundadora da empresa de publicidade norte-americana Brooklyn Outdoor, afirma neste artigo do portal Business.com que “um negócio de sucesso é fruto de um bom fluxo de trabalho”.

Por mais que cada empresa tenha suas particularidades, há parâmetros e métodos que se aplicam em qualquer organização para aumentar a produtividade. Então, se você tem interesse em evoluir o seu sistema workflow, aqui vão algumas dicas fundamentais.

Automação de tarefas

O primeiro passo é adotar uma ferramenta de workflow. Ela agiliza todo o processo, porque acrescenta tecnologia ao fluxo de trabalho. Tarefas operacionais que consomem o valioso tempo do gestor e atrasam o trabalho técnico da sua equipe, como o preenchimento de planilhas de horas trabalhadas, são feitas pelo sistema. E outras tarefas e análises que simplesmente não estão sendo realizadas passam a existir, para aprimorar a performance e tornar a tomada de decisão mais efetiva.

Neste artigo, listamos tarefas que podem ser facilmente automatizadas com um software estratégico de gestão do trabalho, como o Runrun.it. Desde a extração de relatórios sobre a produtividade até o cálculo de horas disponíveis das pessoas para a inclusão de novos trabalhos. Só no campo dos “relatórios”, você pode extrair informações cruciais para a precificação do serviço ou a rentabilidade do cliente. Qual funcionário está com rendimento abaixo do esperado e o porquê.

Monitoramento realtime

Uma das funcionalidades que fazem brilhar os olhos de qualquer gestor é ter acesso rápido às métricas que precisa acompanhar diariamente. Além de saber de forma prática o andamento de todos os trabalhos. E coletar os dados e transformá-los em gráficos e dashboards estão entre as tarefas que são automatizadas por um sistema workflow. Aqui, uma plataforma inteligente de gestão como o Runrun.it pode te ajudar, com todos os KPIs e as informações necessárias da sua empresa em uma única tela, neste Dashboard completo.

Além das métricas indispensáveis para a gestão apurada do seu negócio, vale destacar a importância do monitoramento e do controle das horas trabalhadas. Nesse caso, a automação também é o caminho certo. No Runrun.it, por exemplo, há um timesheet prático e intuitivo, em que os colaboradores dão play, pause e entregam as tarefas, e o sistema registra o tempo gasto com cada atividade realizada em seu trabalho.

Comunicação eficiente

“Times frequentemente desaceleram, porque as pessoas não sabem qual é o próximo passo, ou quem é responsável por ele”, afirma Paula Cizek, chefe do departamento de pesquisa da NOBL, empresa de consultoria para líderes. A chave é quebrar os processos em partes menores e dar previsibilidade ao fluxo. E essa previsibilidade não deve estar só na cabeça do gestor.

Não adianta estabelecer a prioridades das tarefas, se essa informação não chegar até as pessoas que efetivamente vão executá-las. Sem falar que é muito fácil se perder em caixas de e-mail lotadas, mensagens em inúmeros grupos de WhatsApp, chats e post-its colados na estação de trabalho alheia.

Fazer a integração da equipe por meio de uma ferramenta de gestão, como o Runrun.it, resolve os problemas de comunicação. Primeiro, porque você deixa de pulverizar as mensagens em diversos meios. A comunicação oficial é centralizada na plataforma, que serve de canal para notificação de novas tarefas, mudanças na agenda e compartilhamento de todo o cronograma. E, claro, de uma forma desburocratizada, evitando formulários de pedido ou papelada que só retarda o início dos trabalhos. Mais uma vantagem do sistema workflow.

>> Leitura recomendada: Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente

Gestão estratégica

Com a automação de tarefas e o monitoramento em tempo real do que está acontecendo, é possível ser mais estratégico. Você terá dados para a análise de desempenho, e para a tomada de decisão com embasamento e sem recorrer apenas ao feeling. Atividades como o gerenciamento de equipe para aumentar a produtividade, ou direcionamento do trabalho para melhorar a rentabilidade de um departamento, se tornam a maior parte da sua agenda. Ou seja, o verdadeiro papel de um gestor, e não ficar cobrando tarefas, enviando e-mails e realizando reuniões para alinhar a comunicação.

>> Leitura recomendada: Líder coach para despertar o melhor da equipe

Implementação em 3 passos

Antes mesmo de ler este artigo, você já estava convencido de que um bom sistema workflow é fundamental. Sabe que o desempenho da sua equipe depende dessa organização inteligente, que tira do caminho trabalhos operacionais e dá uma visão do que está sendo feito e como é desenvolvido. Então, é hora de virar a chave e começar uma nova etapa de trabalho. Mas a implementação deve ser encarada com planejamento para não gerar ruptura do negócio.

A propósito da implementação de sistemas, destacamos cinco passos fundamentais neste artigo. Obviamente as etapas se aplicam na implementação de uma ferramenta como o Runrun.it, mas separamos aqui uma abordagem mais direta, específica para fluxo de trabalho, em três passos:

1) Faça um raio X do processo

O trabalho começa com a definição de um organograma, com jobs descriptions claros, e o fluxograma de atividades. É preciso listar os atores do processo e delimitar o papel e a responsabilidade de cada engrenagem do mecanismo que é a sua empresa. Desenhando o caminho de como o trabalho entra, é desenvolvido internamente e finalmente acontece a entrega ao cliente, contemplando suas idas e voltas. Isso dá um bom panorama de pontos que podem ser melhorados.

>> Leitura recomendada: Do planejamento à entrega de projeto

2) Envolva a equipe

Você pode ter desenvolvido o melhor fluxo de trabalho, além de equipar sua empresa com as melhores ferramentas. Mas, se as pessoas que irão fazer a roda girar não se convencerem que a mudança é positiva, a implementação corre perigo.

Cada colaborador precisa reconhecer os benefícios que a ferramenta de workflow trará para a companhia – e principalmente para a rotina. Em vez de olhar a plataforma como uma nova forma de cobrança, seus funcionários devem perceber logo de saída que o sistema auxilia a organização do trabalho, a definição de prioridades e a correta divisão do que deve ser feito.

É muito melhor trabalhar em um ambiente com previsibilidade de tarefas, sem aquela sensação de que uma sequência de incêndios deve ser apagada. Outro ponto é que a equipe corre menos risco de trabalhar duro e não ser reconhecida. O monitoramento deve ser encarado como um caminho para receber o justo reconhecimento.

Não é à toa que equipes que adotam o Runrun.it se sentem mais confortáveis com o trabalho – tudo fica mais transparente. Essa consciência faz com que cada um cumpra o seu papel de alimentar o sistema com informações para a melhor gestão. Por isso, é fundamental envolver todos os que serão impactados pela ferramenta e destacar pessoas chave para serem embaixadoras da mudança.

>> Leitura recomendada: 6 dicas de como engajar a equipe no Runrun.it

3) Faça a migração por projetos

Uma ótima forma para não se perder na transição é definir projetos que serão trabalhados por inteiro no novo sistema workflow. Essa experiência serve como um teste para ver se o desenho do fluxo está coerente, onde há barreiras ou um ponto cego, e se há alguma etapa que também pode ser automatizada para aumentar a agilidade dos projetos.

Uma vez que a equipe esteja envolvida, todos devem trabalhar juntos para o sucesso da transformação. Já falamos aqui sobre a importância de se criar um ambiente colaborativo, e a adoção de uma plataforma de gestão é uma ótima oportunidade para todos participarem e se sentirem efetivamente parte do processo.

Transição para o sistema workflow

Chegou a hora de evoluir seu fluxo de trabalho. O Runrun.it tem interface intuitiva e reúne funcionalidades para automatizar os processos e aumentar a performance da sua equipe em até 25%. Além de fornecer dados para você assumir uma postura ainda mais estratégica na gestão da sua empresa. Faça um teste grátis e perceba na prática todos os benefícios de um bom sistema workflow: http://runrun.it

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