Numa era dominada pela tecnologia e pela análise de dados, a gestão da informação é indispensável para uma empresa se manter competitiva no mercado.
Tanto que o conjunto de práticas que compõem esse termo vem cada vez mais sendo implementadas nos ambientes de trabalho, por meio da digitalização, centralização e automação dos processos operacionais.
Sabendo da importância que a informação possui para a elaboração de estratégias e cumprimento dos serviços prestados, preparamos um artigo completo para explicar o valor da gestão da informação na atualidade, seu impacto na produtividade e os benefícios gerados para sua equipe e clientes. Boa leitura!
- O que é gestão da informação?
- As funções da gestão da informação
- Os benefícios da gestão da informação
- A governança da informação
- Como adotar a gestão da informação
- Usando o Runrun.it na Gestão da Informação
O que é a Gestão da Informação?
Chamamos de gestão da informação o conjunto de práticas e metodologias aplicadas para coletar, agregar, armazenar, centralizar e organizar os dados e registros históricos que fazem parte da rotina de trabalho.
Para entender um pouco melhor sobre o termo, é preciso destrinchar o significado de informação para corporação. De maneira simples, a informação pode ser definida como os dados, documentos e registros que possuem valor para o fluxo de trabalho.
Em outras palavras, são materiais que auxiliam na padronização dos serviços, alinhamento dos processos e na elaboração de planejamento, que visam otimizar as atividades operacionais, táticas e estratégicas de uma companhia.
A origem da gestão da informação
A gestão da informação é uma atualização de técnicas clássicas da organização, gestão e utilização de documentos, mais especificamente a Biblioteconomia e a Documentação.
Essas áreas surgiram no século XIX, devido à necessidade de otimizar a organização da produção científica, que efervescia na época.
Mais tarde, em 1934, o bibliógrafo belga Paul Otlet defendeu a formalização da Documentação para criar um repositório universal para reunir o conhecimento produzido sobre diferentes assuntos, épocas e assuntos.
Com o passar dos anos e aumento da produção de conhecimento e atualização das tecnologias, essa demanda cresceu e se fazia presente dentro das empresas, que precisavam reunir as informações para atualizar os serviços e produtos confeccionados.
Inicialmente abraçada pela área da Administração, a gestão da informação passou a ganhar forma no começo dos anos 2000, com o boom da digitalização, se tornando assim a prática fundamental para gerenciar processos nas empresas, oferecendo qualidade e eficácia para os sistemas operacionais.
As funções da Gestão da Informação
Hoje em dia, todos os processos realizados dentro das empresas geram dados, contatos, registros e informações. O papel principal da gestão da informação é organizar e centralizar todos esses materiais da melhor forma possível.
Para isso, a área conta tecnologias e sistemas informatizados para realizar atividades que trazem transparência para a rotina de trabalho e simplificam as interações internas e externas. A seguir, separamos as principais delas em tópicos:
- Coleta de Informações: Consiste em identificar, capturar e reunir dados relevantes para os objetivos da organização. Isso pode envolver a utilização de diversas fontes, como pesquisas, relatórios, bancos de dados e fontes externas;
- Classificação: Uma vez coletadas, as informações precisam ser organizadas de maneira lógica e classificadas de acordo com sua importância e relevância. A organização facilita a recuperação eficiente quando necessário;
- Armazenamento: As informações organizadas são armazenadas em sistemas apropriados, como bancos de dados, servidores ou plataformas de armazenamento em nuvem;
- Recuperação de Informações: Permite que os usuários localizem e acessem rapidamente as informações armazenadas quando necessário. Isso pode envolver a implementação de sistemas de pesquisa eficientes e a criação de interfaces de fácil utilização;
- Compartilhamento: Uma vez que as informações são recuperadas, é importante distribuí-las para as partes interessadas relevantes. Isso ocorre por meio de relatórios, dashboards, reuniões ou outras formas de comunicação interna;
- Proteção da Informação: A gestão da informação inclui a implementação de medidas de cibersegurança para proteger dados sensíveis contra acessos não autorizados, perda ou danos. Isso pode envolver políticas de segurança, criptografia, firewalls e outras práticas de segurança da informação;
- Atualização e Manutenção: As informações precisam ser atualizadas para garantir sua relevância e precisão ao longo do tempo. Isso envolve a revisão regular de dados, a renovação de sistemas e a eliminação de dados obsoletos;
- Tomada de Decisões: A gestão da informação fornece suporte essencial para a tomada de decisões informadas. Ao disponibilizar dados relevantes, os gestores podem tomar decisões mais embasadas e estratégicas.
A execução dessas atividades são inter-relacionadas na gestão da informação, contribuindo para o sucesso organizacional da empresa, provendo e disponibilizando dados para os profissionais no tempo certo.
Os benefícios da gestão da informação
Por abranger diversas áreas de conhecimento e setores das empresas, a gestão da informação entrega grandes ganhos para as corporações, principalmente nos quesitos produtividade, comunicação e segurança.
Aumento da produtividade
A matéria-prima da gestão da informação são os dados e uma vez que suas atividades preveem a organização desses registros, os times que trabalham com dados ganham em tempo e objetividade.
O uso das ferramentas de análise propõe uma visão otimizada para a tomada de decisão, o que oferece mais tranquilidade e agilidade no momento de entregar e resolver demandas.
Sem falar que a gestão da informação alinha o fluxo de comunicação, integrando as equipes e tirando o melhor proveito dos recursos disponibilizados.
Ampliação do data-driven
A expressão data-driven vem se popularizando com a implementação de novas tecnologias. O termo traz a ideia de uma visão guiada por dados e como esses números e informações orientam as estratégias, planos de ação e campanhas de comunicação.
Ao reunir os dados em uma central, a gestão da informação amplia o acesso aos históricos, materiais e registros que facilitam o entendimento dos processos internos, comportamento dos clientes e a implementação da melhoria contínua.
Dessa maneira, os profissionais conseguem ter uma visão sistêmica da empresa e do mercado, dando mais suporte e bagagem na hora de decidir por estratégias inteligentes e assertivas.
>> Leitura recomendada: Data-driven marketing: um diferencial competitivo na hora de traçar estratégias
Compartilhamento do conhecimento
Um dos princípios fundamentais da gestão da informação é trazer visibilidade para dados, documentos e demais materiais ocultos devido à quantidade de informações arquivadas em servidores ou mesmo na nuvem.
Usando a gestão à vista, o conjunto de práticas traz transparência para a comunicação, permitindo que as partes interessadas acessem informações sem grandes barreiras.
Mais: a gestão da informação propaga o compartilhamento do conhecimento por meio de ferramentas tecnológicas que deixam todos na mesma página e reduzem os ruídos na comunicação.
Redução de custos
A centralização das informações em um local acessível promove a organização interna, o que por consequência gera uma otimização dos processos e um melhor aproveitamento dos recursos oferecidos pela empresa.
Outra vantagem da gestão da informação é a economia com a manutenção de equipamentos físicos e online, já que tudo agora é armazenado em um único espaço. Logo, há uma redução de custos e investimentos, revertidos na elaboração de estratégias e planos de negócios.
Segurança
A gestão da informação também o auxilia a cumprir um papel regulatório no que diz respeito a criação de políticas internas de proteção de dados. Isso porque a sua prática define quem serão os usuários autorizados a acessar as informações mais sensíveis quando necessário, trazendo padronização e organização para os processos.
Aliada à Tecnologia da Informação, a gestão da informação torna os negócios mais seguros, já que há maior investimento na implementação de ferramentas de segurança e aplicação de práticas corriqueiras, como o fortalecimento de senhas e a realização contínua de backups.
A governança da informação
A digitalização da gestão da informação trouxe com ela o crescimento exponencial de dados para o meio organizacional. A cada segundo são geradas milhares de novas informações e lidar com elas é praticamente impossível diante da correria de trabalho.
Para gerenciar esse montante de registros, utilizamos ferramentas que nos auxiliam a controlar, filtrar e organizar os dados realmente necessários para a continuidade do fluxo de trabalho.
Contudo, é imprescindível existir uma regulamentação para o armazenamento, compartilhamento e utilização desses dados. É aí que entra em cena a governança da informação.
O papel dela é garantir a disponibilidade, integridade e confidencialidade das informações gerenciadas por uma empresa. Para isso, a área define a padronização de acessos, tanto para estabelecer quais programas e sistemas serão usados, bem como para estruturar um nível de hierarquia dos profissionais que vão utilizar os dados.
Após a sua implementação, todos os responsáveis devem aderir às mesmas diretrizes e protocolos de acesso à informação, seja para os casos de armazenamento ou limpeza de dados e documentações.
Como adotar a gestão da informação
Até aqui, já vimos como a gestão da informação estabelece um papel necessário para as empresas, principalmente ao centralizar os dados e deixar todos atualizados acerca dos materiais e históricos de processos e projetos.
Contudo, para a sua implementação é necessário realizar uma série de etapas que visam preparar a empresa e seus funcionários a lidar com a informação no seu cotidiano de trabalho.
Desenvolva a cultura de dados
Tudo começa pela mudança do mindset organizacional, já que na gestão da informação, os dados são os principais guias. Sendo assim, é importante que cada setor compreenda a importância de coletar, armazenar e analisar as informações para embasar suas tomadas de ação.
Diariamente, departamentos como o Marketing, Customer Success, Vendas, TI e Suporte geram dados e informações que passam pelas telas das equipes internas, parceiros e até mesmo clientes.
Com uma cultura organizacional voltada para a gestão da informação, todas essas pessoas vão desenvolver o hábito de organizar registros de maneira padronizada, evitando que dados sejam esquecidos no meio do caminho.
Explore as integrações
Um dos mecanismos mais aplicados para centralizar a informação é a integração entre as plataformas de trabalho utilizadas. Hoje é possível conectar sistemas CRM, ferramentas de automação de marketing, softwares de gestão e demais recursos úteis no dia a dia.
Como exemplo podemos as integrações possíveis com o Runrun.it, o mais completo software de gestão de trabalho. Na plataforma, o usuário pode integrar suas ferramentas preferidas de trabalho em poucos cliques, via API ou utilizando o Zapier, o que torna o fluxo de trabalho ainda mais prático e produtivo.
Estabeleça regras de acesso
Como já abordamos anteriormente, a Governança da Informação cria procedimentos basilares para garantir a proteção dos dados e históricos administrados por uma corporação.
Isso envolve a criação de padrões de acesso, seja estabelecendo senhas fortes, hierarquia de uso, limitação de ferramentas e sites externos e assim por diante.
Vale ressaltar que tais práticas têm como principal objetivo evitar o vazamento de dados, ciberataques ou o compartilhamento indevido de informações.
Deixe todos na mesma página
Clareza é uma palavra fundamental para o sucesso da gestão da informação. Por isso, mais que a definição de políticas de uso, tecnologias avançadas ou grande base de dados, é preciso dar visibilidade para os processos, fazendo com que todos saibam como usá-los da melhor maneira.
Todas as etapas anteriores dão o suporte para que os profissionais estejam capacitados a desenvolver uma visão orientada por dados e explorem o potencial deles para elaborar estratégias, desenvolver projetos inovadores e alcançar o sucesso.
Logo, centralize a informação em uma ferramenta confiável, ágil e que facilite a visibilidade dos dados. Assim, os processos vão fluir com naturalidade e podem ser compartilhados com quem realmente participa das ações realizadas pela empresa.
Usando o Runrun.it na gestão da informação
Para realizar a gestão da informação de maneira eficiente, você precisa de uma ferramenta que acompanhe os processos de ponta a ponta. No Runrun.it, os usuários encontram variados recursos que contemplam as atividades da gestão da informação, desde a coleta à análise dos dados.
Organizando a casa
Para começar, o software disponibiliza para cada área modelos personalizados de templates, que auxiliam na organização do fluxo de trabalho conforme a especificidade da sequência de tarefas.
Dessa forma, é possível criar diferentes tipos de Quadros Kanban para ordenar as atividades que entram e são entregues no cotidiano profissional.
Reunindo as informações
Ao usar o Runrun.it, as informações podem entrar de forma manual ou automática no seu fluxo de trabalho. A primeira maneira é por meio do preenchimento das tarefas, que possuem ricos campos de descrição que permitem a inserção de anexos, links, imagens, vídeos e tudo mais que enriqueça a gestão da informação.
Já o método automático funciona através dos formulários. A funcionalidade propõe a criação de questionários com campos customizados, e podem ser compartilhados com usuários internos e externos.
Uma vez preenchidos, uma automação leva as informações coletadas direto para o quadro de trabalho pré-definido, deixando assim todos os registros centralizados em um só local.
Padronizando o acesso
Garantindo a segurança da gestão da informação, a plataforma auxilia os administradores da conta a configurar a visibilidade e o acesso aos dados, tarefas e processos criados e compartilhados no Runrun.it.
Além dessas opções, é possível selecionar automações que alocam tarefas para os profissionais adequados na etapa correta do fluxo de trabalho. Assim, as pessoas conseguem fazer um bom uso da informação sem problemas de comunicação.
Olhar colaborativo
Graças ao recurso usuário externo, parceiros, stakeholders e até clientes podem ter acesso ao status e documentos de um projeto ou atividade realizada pela sua empresa. Tendo o controle das permissões, o usuário da ferramenta compartilha detalhes importantes utilizando um único canal, sem perder de vista qualquer atualização.
Visão em tempo real
Com tamanha visibilidade, o acompanhamento dos processos se torna dinâmico e os chats internos facilitam a troca de informações conforme o necessário. Por fim, também é possível acompanhar o desenrolar de negociações, entregas realizadas, esforço aplicado e recursos investidos nos relatórios disponibilizados pelo software.
Como você pode perceber, o Runrun.it transforma a gestão da informação em mais um processo organizacional da sua empresa de forma simples, prática e inteligente. Assim, você tem um histórico completo do trabalho e total controle para realizar estratégias e campanhas assertivas.
