Sobrecarga de trabalho: um problema que a sua empresa pode aprender a contornar

Sobrecarga de trabalho: um problema que a sua empresa pode aprender a contornar

Se fôssemos listar os males de que o mundo atual padece, o estresse certamente estaria entre os primeiros. Esse sintoma derivado do sofrimento psicológico ou da tensão que surge durante a realização de atividades cotidianas, seja por motivos individuais ou situações geradas no local de trabalho, é uma marca dos tempos atuais. O problema é que, a longo prazo, o estresse pode levar ao burnout – um esgotamento físico ou mental provocado pela sobrecarga de trabalho. E aí, a saúde de todos fica em risco: a sua, a de seus colaboradores e, claro, a da sua empresa.

Por que a sobrecarga de trabalho afeta o desempenho de uma organização?

Porque tanto o estresse quanto a sobrecarga de trabalho podem ocasionar diminuição do comprometimento dos funcionários, resultando em queda de produtividade. Pesquisas apontam para uma necessidade crescente de examinar criticamente os estressores organizacionais. Ou seja, os fatores que contribuem para gerar excesso de estresse e sobrecarga de trabalho em sua empresa.

Eric Garton, articulista da Harvard Business Review, argumenta em seu texto sobre Employee Burnout que, apesar de a sobrecarga no trabalho ser um fenômeno comum, é errado que a empresa jogue a responsabilidade pelo estresse no próprio funcionário. Em vez disso, os gestores devem identificar como a organização poderia ser gerenciada para evitar o esgotamento físico e mental de seus colaboradores.

Pode parecer trivial, mas o esgotamento provocado pelo estresse no trabalho é um problema sério. Tanto que, só nos Estados Unidos, há uma estimativa de que a saúde pública tenha gastos anuais de 125 a 190 bilhões de dólares para tratar profissionais que sofrem com esse esgotamento.

Dicas para evitar a sobrecarga no trabalho dentro da sua empresa

Além de aprender a cultivar a resiliência no trabalho, a gestão estratégica seria outra forma de manter o estresse longe. Eric Garton também nos dá algumas dicas de o que evitar para atenuar a sobrecarga de trabalho na sua equipe:

Colaboração excessiva

Esse problema é comum em organizações com muitos setores com diferentes gerentes por conta das tomadas de decisão coletivas. Essas decisões acabam exigindo diversas reuniões e conferências para conseguir alinhar todos os interessados, fragmentando o já atribulado cotidiano dos funcionários. Exemplo disso seria a necessidade de responder diariamente à caixa de e-mails, sempre lotada, que exigiria até 8h (um dia inteiro de trabalho!) por semana para ser esvaziada – sendo que muitos dos e-mails nessa caixa não precisariam sequer ser respondidos. Saiba mais sobre a tendência de reduzir a troca de e-mails com o exemplo da Virgin.

Outros erros da colaboração excessiva são a microgestão e as interrupções desnecessárias, que muito contribuem para o estresse e a sobrecarga no trabalho. De acordo com estudo da Microsoft apontado por Garton, as pessoas levariam até 15 minutos para retomar um projeto após ser interrompido por uma mensagem – ou seja, aquela paradinha para responder a e-mails, Whatsapp e Facebook é extremamente contraproducente.

Falta de disciplina no gerenciamento da agenda

Com a demanda e a cultura de super colaboração, muitas empresas têm repassado aos funcionários a tarefa de descobrir como gerenciar o tempo e reduzir a sobrecarga no trabalho sozinhos. Mas como fazer isso quando a sobrecarga é uma prática fomentada pela organização, e até valorizada? Poucos funcionários teriam coragem de tomar certas decisões como cancelar uma reunião que considerem contraproducente.

Sobrecarga de trabalho dos profissionais mais capacitados

A carga de trabalho dos funcionários aumenta quando a contratação não corresponde ao crescimento da empresa. Essa sobrecarga é um problema ainda mais grave quando as organizações superestimam o quanto pode ser realizado com as ferramentas de produtividade digital, por não verificarem essa prática na realidade. Nessas situações, profissionais tidos como mais rápidos e eficientes são ainda mais vitimizados.

É importante atentar para o fato de que as mesmas ferramentas usadas para medir o tempo empregado em atividades improdutivas – como o Runrun.it – também podem medir o excesso de demanda no cotidiano dos funcionários. Isso permite reelaborar seus fluxos de trabalho de forma a evitar sobrecarga no trabalho e o burnout.

Formas de lidar com o excesso de informação no cotidiano

Diferentemente de algumas décadas atrás, quando a informação era escassa e de difícil acesso (como observamos no nosso artigo sobre economia do conhecimento), agora ela pipoca por todos os lugares. Seja pulsando no seu bolso, piscando na TV dos vagões de metrô ou te abordando a cada esquina, está sempre disponível e fresquinha ao toque de uma tecla.

O coach Sirini Pillay afirma, neste artigo para a Havard Business Review, que o nosso cérebro é dotado de um “aspirador de pó”, que suga informações, uma “vasilha” para memória de curto prazo, um “liquidificador” para integrar informações, um “cofrinho” que armazena informações de longo prazo, um “cesto de lixo” para se livrar de algumas informações e uma “máquina de reciclagem” extraordinária. Se soubermos fazer bom uso de todo esse instrumental, é possível criar maravilhosas receitas antiestresse e sobrecarga.

Vejamos alguns hábitos que podem ajudar:

1. Filtre as informações da sua “vasilha”

Você não precisa ler ou ouvir tudo o que chega até você. Aprenda a ignorar os chamados das redes sociais.

2. Mantenha o foco diminuindo o “bocal” do seu “aspirador de pó”

Tente focar mais nas informações que podem te ajudar no momento, trabalhando uma atividade por vez. Nosso artigo sobre como lidar com o déficit de atenção e a hiperatividade pode ajudá-lo(a) a focar e filtrar melhor as informações para evitar queda na produtividade.

3. Ligue o “liquidificador” para diminuir o espaço ocupado pelas informações

Faça pausas para pequenas caminhadas, se possível ao ar livre, para deixar a criatividade fluir e conectar suas ideias e informações afloradas.

4. Aprenda a preservar as memórias guardadas no “cofrinho”

Ao invés de trabalhar sem parar, faça pequenas paradas estratégicas durante o dia. Essa simples atitude pode lhe presentear com diversos benefícios, por esvaziar rapidamente a “vasilha” que guarda memória a curto-prazo, liberando energia para que seu cérebro trabalhe melhor na preservação das novas informações que você precisa guardar.

5. Use o seu “cesto de lixo”

É comum ter o famoso “branco”, principalmente quando você não podia esquecer daquela reunião importante (droga!). Mas o problema inverso também acontece – um problema fica indo e voltando à sua mente, aumentando sua tensão durante o cotidiano. Para evitar isso, assim que esse incômodo vier à sua mente, coloque uma música que goste de ouvir para tocar ou procure uma imagem agradável aos seus olhos, e isso te ajudará a manter esse “fantasma” afastado.

6. Utilize sua poderosa “máquina de reciclagem”

Embora ocupe apenas 2% do seu corpo, o cérebro é responsável por 20% da energia consumida pelo seu organismo! Para tirar melhor aproveitamento do seu precioso processador, renove a sua energia através da prática de exercícios, alongamento ou yoga, e perceba o quanto isso ajudará a rejuvenescer o seu cérebro.

Duas últimas dicas para encerrar: a leitura deste artigo com mais técnicas para afastar o estresse e o uso de ferramentas de gestão como o Runrun.it para coordenar melhor o fluxo de trabalho da sua equipe. Assim, você evitará a sobrecarga no trabalho e colaborará para o desenvolvimento de um ambiente mais produtivo e saudável. Faça um teste grátis agora mesmo: http://rununr.it

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