A sobrecarga de trabalho é o excesso de serviço delegado aos colaboradores, horas extras frequentes e prazos de entrega curtos, que sobrecarregam a rotina dos funcionários e diminuem a sensação de trabalho em equipe e a realização no trabalho. E se engana quem pensa que delegar um volume alto de tarefas é positivo para as empresas de alguma maneira. Diversos estudos já apontam o contrário: a produtividade diminui quando os colaboradores estão exaustos.
Em uma pesquisa, realizada por nós do Runrun.it, com 1.500 pessoas sobre Estresse e Síndrome de Burnout identificamos que: 54% considera que a qualidade do trabalho caiu e 38% compreende que a eficiência também não se mantém a mesma.
O alarmante é que se essa condição não for tratada, a partir da sobrecarga as pessoas podem desenvolver Síndrome de Burnout – caracterizada como uma doença crônica e ligada ao trabalho, de acordo com a delimitação da Organização Mundial da Saúde (OMS), que entra em vigor em janeiro de 2022.
Claro que o momento de incertezas da pandemia, o distanciamento de amigos e parentes e mudanças profundas na maneira de trabalhar nos afeta, mas é justamente por estarmos em um período delicado que não se pode deixar para depois cuidados essenciais com o bem-estar. Além disso, problemas relacionados à exaustão mental já afetava cerca de 30% dos brasileiros antes da pandemia. Portanto, para cuidar da saúde da sua equipe e evitar a sobrecarga de trabalho nós preparamos este artigo com algumas dicas:
- O que define sobrecarga de trabalho?
- Como identificar colaboradores sobrecarregados?
- Trabalho remoto e sobrecarga de trabalho
- Dicas para evitar a sobrecarga de trabalho
O que define sobrecarga de trabalho?
A maioria das pessoas já se deparou com alguma situação de sobrecarga, seja relacionada com o trabalho ou não. Episódios isolados não necessariamente se caracterizam como exaustão, sendo que a principal diferença entre um e outro é como você se recupera desse cansaço.
Isso porque um dia agitado pode ser facilmente superado com uma boa noite de sono, mas a condição de sobrecarga de trabalho diminui a capacidade de descansar, justamente porque eleva as taxas de estresse e muitas vezes impede que as pessoas se dediquem ao próprio lazer.
De acordo com a nossa pesquisa, mencionada acima, 43% das pessoas ouvidas têm dificuldade em se desconectar após o expediente de trabalho. Isso significa que, além das horas previstas, o colaborador checa e responde e-mail, realiza pequenas tarefas e outras atividades que vão ocupando o tempo de descanso.
Esse comportamento, no entanto, pode ser um reflexo de como a equipe ou empresa lida com a produtividade dos funcionários, uma vez que prazos apertados forçam as pessoas a trabalhar mais. Se esse hábito vira rotina, colaboradores e gestores acreditam que fazer horas extras não é nada demais. Por isso, é preciso ficar de olho para evitar os seguintes aspectos constantes que geram sobrecarga de trabalho:
- Volume de trabalho elevado;
- Prazos curtos;
- Metas inatingíveis;
- Microgestão.
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Como identificar colaboradores sobrecarregados?
Além de estar atento se a sua empresa ou equipe desenvolve comportamentos em direção à sobrecarga de trabalho, é ainda mais importante identificar colaboradores sobrecarregados. No trabalho a distância ter essa compreensão pode ser um pouco mais difícil do que presencialmente. Afinal, muitas pessoas tentam esconder sinais de exaustão por acharem que significa que elas não conseguem dar conta das tarefas e muitas vezes tomam a direção contrária para melhorar e trabalham ainda mais, justamente porque o volume de trabalho não cabe no expediente.
Pesquisas apontam para uma necessidade crescente de examinar criticamente os fatores que contribuem para o excesso de estresse e sobrecarga de trabalho nas empresas.
Eric Garton, articulista da Harvard Business Review, argumenta no artigo “Employee Burnout Is a Problem with the Company, Not the Person” que, apesar da sobrecarga ser um fenômeno comum, é errado que a empresa jogue a responsabilidade pelo estresse no próprio colaborador. Em vez disso, é essencial que gestores e empresas tomem à frente nesse assunto para identificar como a organização poderia evitar o esgotamento físico e mental de seus colaboradores.
Uma das formas de fazer isso é abrir espaços de escuta entre gestor e colaborador que levem em conta os pilares da comunicação não-violenta:
- 1. Evitar julgamentos
- 2. Reconhecer emoções desconfortáveis
- 3. Identificar necessidades não atendidas
- 4. Viabilizar a convivência
São nesses espaços de escuta sem julgamentos que os colaboradores podem descrever situações que apresentam sinais de exaustão mental, mesmo que eles não enxerguem desta forma. No entanto, para esse tipo de conversa ser efetiva, é preciso que as empresas forneçam treinamentos e orientações aos líderes para que eles saibam interpretar e lidar com tais situações da melhor forma possível.
Essas conversas podem acontecer em momentos informais, como em reuniões corriqueiras, ou específicas sobre a percepção do trabalho como ocorre com a avaliação 360º, um modelo de feedback no qual os colaboradores avaliam a si mesmo, a empresa, a equipe e o gestor.
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Trabalho remoto e sobrecarga de trabalho
Como mencionado anteriormente, o momento de isolamento social, tensionado pela pandemia da COVID-19, afetou a percepção das pessoas sobre o trabalho remoto, principalmente aquelas que estavam tendo pela primeira vez a experiência de trabalhar a distância.
É o que mostra um levantamento do Banco Original em conjunto com a consultoria 4CO, no qual 57% das 695 pessoas ouvidas em abril de 2020 afirmam se sentir mais cansadas no home office do que estariam presencialmente. No entanto, 78% avaliam que essa experiência seria melhor se não fosse pela pandemia.
Um dos motivos para o trabalho remoto ter apresentado dificuldades que deixam as pessoas mais cansadas é justamente a falta de entendimento sobre onde começa a vida pessoal e a rotina de trabalho. Um indicativo disso é outra pesquisa que realizamos em julho de 2020 com 252 colaboradores: 62% afirma estar trabalhando mais horas do que costumava e 61,7% considera que está entregando a mesma quantidade de tarefas ou mais.
O aumento da produtividade realmente é um dos benefícios do home office, afinal as pessoas estão menos expostas a interrupções e a rotina pode ser mais dinâmica. No entanto, a microgestão pode colocar essa vantagem por água abaixo quando o gestor não tem uma métrica confiável para medir a dedicação das equipes. Como não é possível ver o trabalho acontecendo, passa-se a delegar tarefas com mais intensidade para inibir a sensação de que os colaboradores não estão trabalhando da forma como deveriam.
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Dicas para evitar a sobrecarga de trabalho
Conforme falamos neste artigo, é responsabilidade das empresas encontrar maneiras de não sobrecarregar a rotina dos colaboradores. Para isso, além de contar com momentos de escutam, que servem como um termômetro para avaliar a relação das equipes com o fluxo de trabalho, você também pode adotar uma ferramenta de gestão de tarefas como o Runrun.it, que fornece dados sobre a distribuição de atividades e entregas realizadas por cada colaborador.
Além disso, o software de gestão tem duas funcionalidades essenciais para evitar a sobrecarga de trabalho: cronograma e indicador de capacidade, que podem ser vistas em ação na imagem abaixo. Observe que ao movimentar uma tarefa no cronograma, a disponibilidade da colaboradora que estava com o indicativo de sobrecarga (representado pela cor vermelha), automaticamente muda de cor, tendo em vista que o prazo de entrega foi prorrogado, de forma a se encaixar na jornada de trabalho dela.
Além disso, fazer o planejamento da rotina da sua equipe garante vantagens para o fluxo de trabalho da sua empresa:
- 1. Visão do todo sobre o que precisa ser feito sem ser pego de surpresa;
- 2. Alinhamento de expectativas com todos os envolvidos;
- 3. Diminuição do retrabalho
- 4. Distribuição justa das tarefas sem sobrecarregar ninguém.
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Fontes das pesquisas e artigos citados:
