Conhecemos como pirata aquele que viola alguma coisa (os antigos ladrões do mar ou até os atuais hackers da internet). Mas talvez você nunca tenha ouvido falar de tarefa pirata. Explicaremos como funciona esse tipo de atividade e como ela pode prejudicar a produtividade da sua equipe. Saiba também que não são só os outros que interrompem seu trabalho, mas você mesmo pode desfocar constantemente quando acredita que está fazendo múltiplas atividades ao mesmo tempo.
O que é?
Chamamos de tarefas piratas aquelas que estão fora de um projeto, que são inseridas no escopo de trabalho com um pedido informal e que surgem quando o foco e a prioridade deveriam estar em outras atividades. Essa situação acontece com muita frequência com você? É comum na sua empresa? Às vezes, nem percebemos, mas a “pirataria de tarefas” é bastante corriqueira. “Pode fazer isso aqui rapidinho pra mim?” ou “Te mandei um e-mail com uma tarefa que precisamos fazer, mas não estava prevista no projeto”.
Essas frases também estão acompanhadas de uma carga de falta de entendimento de priorização. Quando o interlocutor é questionado sobre o prazo, é possível que você perceba que nem existe uma real urgência. E, por isso mesmo, a tarefa não tinha entrado com antecedência no projeto. Então, “rapidinho” na maioria das vezes é bem demoradinho…
Alguns motivos que tornam a tarefa pirata indesejada:
- Tiram o foco do colaborador;
- Ocupam o tempo de um projeto, alterando prazo e custo do mesmo;
- Criam ruídos entre os envolvidos e sobre o que é prioritário ou não;
- Atrasam entregas e todo o trabalho de uma equipe com interdependências.
>> Leitura recomendada: O que sua empresa precisa saber sobre o futuro do trabalho
O mito do multitasking
A tarefa pirata é muitas vezes aceita, porque algumas pessoas ainda acreditam que fazer várias tarefas ao mesmo tempo é ser super produtivo. Multitarefa significa envolver-se em duas tarefas simultaneamente. No entanto, só é possível ser multitarefa se duas condições forem atendidas:
1) Pelo menos uma das tarefas está tão bem incorporada que é feita de forma automática. O que significa que nenhum foco ou pensamento é necessário para se envolver na tarefa (por exemplo: andar ou comer);
2) São duas atividades que envolvem diferentes tipos de processamento cerebral (por exemplo: ler enquanto ouve música clássica).
Observe que, geralmente, isso só funciona com música instrumental, pois a sua capacidade de reter informações durante a leitura enquanto escuta música com letras diminui significativamente. Isso porque ambas as tarefas ativam o centro de linguagem do cérebro.
Problemas na transição de tarefas
Fato é que a transição de deslocar o foco de uma tarefa para outra nem sempre é rápida e suave. Embora essa mudança pareça instantânea, leva tempo. Segundo o psicólogo Jim Taylor, isso pode reduzir até 40% da produtividade – e essa perda vai se elevando conforme aumenta a complexidade do trabalho executado.
Portanto, não são só os outros que interrompem e atrapalham seu trabalho com tarefas piratas. Muitas vezes, nós mesmos nos colocamos como multitarefas e fazemos um esforço para trabalhar em dois, três projetos ao mesmo tempo. Um artigo publicado por pesquisadores da Universidade de Stanford mostra que aqueles que se consideram grandes multitarefas são, na verdade, os piores. O estudo aponta que essas pessoas cometem mais erros, lembram menos itens e demoram mais para completar uma variedade de tarefas com foco.
Perguntas a se fazer (colaborador)
– Estou tentando fazer muitas coisas ao mesmo tempo? Como administrar isso?
– O que é prioridade? Está claro na lista de tarefas?
Perguntas a se fazer (gestor)
– Como estão performando os colaboradores que se dizem multitasking?
– Quem está mais sobrecarregado? Como posso ajudá-lo?
>> Leituras recomendadas:
- Ser produtivo não tem nada a ver com ser ocupado
- Ser multitarefa é ser produtivo e eficiente no trabalho?
Mãozinha do gestor
É comum que a tarefa pirata surja, inclusive, de um gestor. Isso acontece quando não há um controle mais próximo das atividades de cada um e do tempo necessário para realizar determinada atividade. Alguns gestores acham que seus colaboradores – ou de equipes alheias – estão ociosos e vivem inserindo tarefas piratas no meio de outras atividades. O colaborador fica de mãos atadas quando precisa respeitar a hierarquia e não pode questionar a prioridade da nova demanda.
Em um artigo da McKinsey, a consultoria aponta que o gerenciamento do tempo não deveria ser deixado a cargo dos indivíduos. Mas sim ser tratado como um assunto corporativo chave, uma vez que suas raízes se encontram profundamente ligadas a estrutura e cultura organizacional (leia mais no artigo sobre missão, visão e valores).
De acordo com uma pesquisa global conduzida com 1.500 executivos, divulgada no mesmo artigo, apenas 9% deles se disseram “muito satisfeitos” com a forma como seu tempo é alocado. Portanto, é visível que o problema também se repete nas altas camadas da gestão. Muitas empresas tratam o tempo dos seus líderes como um recurso “infinito”, disponível para ser aplicado em inúmeras oportunidades, ao invés de ser criteriosamente priorizado.
>> Leitura recomendada: Evite prejuízos com a organização de projetos múltiplos
Perguntas a se fazer (colaborador)
– Seu gestor dá abertura para negociar prazos em tarefas que estão surgindo de última hora?
– Como você tem organizado as prioridades?
Perguntas a se fazer (gestor)
– Ao criar novas demandas para o colaborador, você está observando a lista de prioridades dele?
– E o seu tempo? Está sendo alocado de forma correta?
– A cultura organizacional da empresa olha com cuidado para o tempo investido? Se não, o que pode ser mudado?
10 dicas para evitar a tarefa pirata
É provável que, mesmo com uma gestão cuidadosa, uma ou outra tarefa pirata escapem. No entanto, é importante que todos estejam cientes dos problemas que ela pode causar. Vamos então ver alguns pontos que você pode ficar atento para impedir que esse tipo de demanda não prevista apareça de surpresa para você ou para a sua equipe:
1. Priorize as tarefas do projeto desde o começo, deixando claro o objetivo e a importância daquilo que está no topo;
2. Destaque para o colaborador as tarefas que têm interdependência. Isto é, se ele não realizá-la no tempo correto, o trabalho de outro ficará comprometido;
3. Estabeleça prazos para todas as atividades;
4. Tenha um processo desenhado e claro para alocar o tempo em cada projeto;
5. Garanta que todos registrem o tempo investido na tarefa e analisem como estão gastando seu tempo;
6. Tenha um controle da disponibilidade de horas de cada funcionário, considerando os vários projetos;
7. Mantenha uma comunicação transparente e constante. Se algo vai atrasar, informe os gestores e envolvidos;
8. Faça uma atividade de cada vez, sem intercalar entre tarefas, principalmente complexas;
9. Nunca priorize o que parece mais fácil – só porque será entregue mais rápido – e sim o que é mais importante;
10. Utilize um software de gestão de tarefas para que todas as etapas fiquem registradas e as prioridades claras.
A ferramenta que não dá espaço para piratas
O último – e não menos importante – passo para acabar com a tarefa pirata é ter em sua empresa uma gestão do tempo inteligente, automatizando as tarefas burocráticas e priorizando constantemente tudo que for essencial no seu projeto. O timesheet pode ser um grande aliado para ter o entendimento do tempo que cada atividade leva. No entanto, preencher planilhas não é a forma mais confiável de obter esse dado. Por isso, um timesheet automático poderá te ajudar a medir o tempo investido em cada tarefa, projeto e cliente.
Além disso, é essencial conseguir visualizar as prioridades de cada envolvido. Nesse contexto, a gestão à vista permite que você e sua equipe saibam quais tarefas estão sendo trabalhadas. Então, você pode fazer intervenções somente quando necessário.
O Runrun.it é uma ferramenta inteligente de gestão online que permite esse tipo de controle, centralizando todo o fluxo de trabalho e oferecendo relatórios de custos, tempo e atividades. Além disso, o software foi desenvolvido para ajudar a priorizar as atividades de acordo com os projetos e fornece, em tempo real, estimativas de tempo de produção.
Com o Runrun.it, você ainda conta com um Dashboard personalizado com métricas que você pode criar para acompanhar o andamento das tarefas e encontrar gargalos na sua operação, como as tarefas piratas. Teste gratuitamente agora e conheça todas as funcionalidades: http://runrun.it
