O tempo passa rápido e as tarefas estão acumuladas? Hora de adotar um timesheet automático

O tempo passa rápido e as tarefas estão acumuladas? Hora de adotar um timesheet automático

Hoje em dia, um número enorme de pessoas tem o péssimo hábito de adiar compromissos. A desculpa mais utilizada é a “correria” diária, que impede a organização para cumprir toda a agenda. Tudo bem, é natural cancelar um ou outro evento; mas isso não pode virar rotina. E a saída é fazer um planejamento (da sua semana, seu mês, da sua carreira), porque então você passa a ter metas a alcançar. Ou seja, um motivo a mais para não deixar compromissos para depois. E é justamente aqui que você pode tomar uma decisão muito prática: adotar um timesheet automático.

Aliás, timesheets estão sempre em pauta aqui no blog:

 
No entanto, agora vamos abordar o timesheet automático para você descobrir de que forma a solução pode te ajudar na gestão do seu dia a dia e da sua equipe.

1. O que é timesheet automático?

Timesheet é o sistema de controle de horas trabalhadas em cada atividade, em um projeto ou na rotina de trabalho, por cada colaborador.

Antes, esse controle costumava ser feito por meio de planilhas em folhas de papel ou cadernos (daí o nome timesheet, time = horas, sheet = planilha). Atualmente, é mais comum encontrá-lo em tabelas de excel, em softwares ou plataformas online, como o próprio Runrun.it, que entregam muitas outras vantagens para os gestores, não somente o controle de hora trabalhada.

No Runrun.it, um botão de “play” faz o cronômetro rodar, registrando o tempo exato dedicado a cada tarefa.

2. Seu tempo de volta

Assim sendo, o timesheet automático só exige que você clique play/pause para trabalhar. Conforme você trabalha, ele faz estimativas de quando a sua lista de tarefas – e a da sua equipe – estará toda entregue.

Ou seja, você não desperdiça tempo com um trabalho burocrático e ainda passa a saber o que de fato consome seu foco: dois pré-requisitos para planejar em vez de protelar seus compromissos.

A questão do tempo também é fundamental na hora de coordenar o trabalho da sua equipe. Otimizando melhor sua agenda, você será capaz de acompanhar mais de perto os projetos desenvolvidos por seus colaboradores.

Então, está na hora de aposentar a velha planilha de horas da empresa. Até porque ela fatalmente acaba se torna um mural de achismos — afinal, em um dado momento, é bem provável que você e toda a equipe, na hora em que terminarem uma tarefa, prefiram partir para a próxima em vez de preencher a planilha na hora certa.

3. Metas cumpridas

É provável você sinta grande vontade de mudar, mas simplesmente não consiga dar o primeiro passo: estabelecer metas. O que sugerimos é que você investigue a causa por trás do seu impulso de postergar o trabalho até a última hora.

Para te ajudar nessa busca, como afirmamos, existem as ferramentas de gestão com timesheet automático (como o Runrun.it), que mostram aos responsáveis quanto tempo uma tarefa já levou, quanto tempo em média costuma levar, e qual é a sua data de entrega. Assim, qualquer profissional pode comparar, por conta própria, o status do seu trabalho com as metas que estipulou.

4. Melhor autoestima

Tendemos a adiar compromissos e a nos esquivar de desafios – mesmo que contribuam para realizarmos um sonho – por causa de uma baixa autoestima. No entanto, continuar adiando só nos faz sentir ainda menores, e podemos passar da dúvida à certeza de que não somos capazes.

Mas o estresse e a ansiedade causados pelo fato de fazermos algo na última hora, ou pelo fato de deixarmos de fazer até que alguém se esqueça de cobrar, não valem como a sensação de tarefa cumprida. Ainda que você desempenhe bem sob pressão e sinta prazer no risco, quando se trata de um trabalho de que outras pessoas dependem, não é prudente tratar um compromisso como aventura, certo?

Então, pergunte a si mesmo(a): “Por que não posso simplesmente fazer isso agora?”. Para ter certeza de que pode, organize o timesheet com uma lista de tarefas do dia, com ordem de prioridade e tempo estimado para concluir cada uma. Mas nada disso deve ser feito à mão, para evitar distrações, e sim usando uma ferramenta online.

5. Reputação e carreira a salvo

A forma como você se relaciona com a sua equipe afeta diretamente a quantidade e a qualidade dos seus resultados. Por isso, seus colaboradores podem acabar desistindo de confiar em você, por receio da sua fama de procrastinador(a).

Ainda que você seja um(a) ótimo(a) líder, se costuma protelar, pode perder a chance de assumir um novo cargo ou receber um aumento. Em contrapartida, quando o seu time trabalha com um timesheet automático integrado a um software de gestão de projetos, você tem acesso a dados fundamentais para tomar decisões inteligentes.

Em outras palavras, antes de colocar a credibilidade dos profissionais em cheque, você poderá acompanhar o andamento dos projetos e dialogar com os responsáveis para entender o que está acontecendo e que alternativas são possíveis.

6. Novas oportunidades

Você já contou quantas oportunidades deixou passar por acreditar que ainda não era a hora certa? O pior é que você pode estar habituado(a) a perdê-las. Cada oportunidade poderia ter sido uma guinada na sua carreira e agora você precisará de sorte para encontrar a próxima.

Acontece que a sua empresa não pode depender da sua sorte e precisa de um(a) profissional mais maduro(a) agora. Se você é líder de equipe, sabe bem do que estamos falando sobre ter um time de impacto. Mas talvez ainda não saiba que, permitindo que todos trabalhem com o timesheet automático de um software de gestão de tarefas, as prioridades ficarão mais claras e a comunicação entre responsáveis, mais ágil.

Em suma, colaboradores mais produtivos, que não só cumprem os prazos como também são mais engajados ao seu ambiente de trabalho e preparados para cuidar de novas responsabilidades, portanto, melhorando a lucratividade da empresa.

7. A procrastinação pode não ser tão nociva (desde que organizada)

Por fim, algumas palavras sobre a tão temida procrastinação. Às vezes, e por incrível que pareça, ela pode te ajudar a ser mais produtivo(a). Alguns estudos (apresentados neste nosso artigo sobre procrastinação) revelam que muita gente tem ideias originais logo depois de um período de ócio.

Este processo pode ganhar ainda mais ímpeto com as novas tendências de automação. Ou seja, o fato de sistemas e robôs assumirem algumas tarefas diárias vai permitir que você e seus colaboradores “procrastinem” mais – no bom sentido, claro. Para conhecer as tendências de automação, leia nosso artigo sobre inovação na gestão.

Então, na hora de organizar seu dia a dia, não se esqueça de adotar um timesheet automático. E o Runrun.it é uma ótima opção, já que se trata de um software de gestão de tarefas, tempo e desempenho que ajuda empresas de vários países a organizar melhor o fluxo de tarefas – e a serem mais produtivas. Teste grátis agora mesmo: http://runrun.it

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2 thoughts on “O tempo passa rápido e as tarefas estão acumuladas? Hora de adotar um timesheet automático

  1. Boa tarde.
    Trabalho numa empresa cuja escala de trabalho é 4 dias trabalhados e dois de folga, numa jornada diária de 12 horas com uma ou duas horas de intervalo dependendo do dia.
    A empresa calcula as horas extras somando o total de horas trabalhadas por dia, sem o intervalo é diminui de 190 e o saldo é aplicado o valor de 50%.
    Essa fórmula que a empresa usa para calcular(diminuir o total das horas – 190) é correto.
    O que quer dizer esses (190).
    Sendo o que tinha para o momento.
    Atenciosamente,
    Alex Munhoz Rodrigues

    1. Olá Alex,
      Na verdade, estão faltando dados mais precisos para conseguirmos fazer a conta corretamente.
      Precisa saber realmente quantas horas a pessoa trabalha por dia (se 11h ou 10h com o desconto do intervalo), por quantos dias e quantas semanas.
      Espero ter ajudado e estamos à disposição.
      Um abraço!

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