Começar (e concluir) este texto foi um dos testes de produtividade mais rigorosos pelo qual eu já passei. Minha missão era clara: reunir em um post sucinto e agradável de ler as melhores de todas as técnicas para gerenciar nosso tempo. Aliás, nossa falta de tempo. Mas com tantas já inventadas e estudadas, como decidir pelas mais eficientes? Diante da demora, eu tive que me questionar: ao escrever este guia contra a falta de tempo, estava eu sabendo, de fato, gerenciar o meu tempo? Posso te adiantar que muito provavelmente não, mas que aprendi bastante, desde a primeira linha. Agora é com você! Conte para a gente nos comentários se você já testou alguma das técnicas abaixo, e seja bem-vindo(a) ao mais completo guia para planejar, priorizar, realizar, enfim, avaliar a sua produção profissional.
Passo 1. Como planejar
Os primeiros 30 minutos (despertos) do seu dia são sagrados. E se tem um poder que você provavelmente subestima é o dessa meia horinha. Se nessa hora você está tomando banho, comendo ou se aprontando, aproveite para fazer seu planejamento diário:
1) Use um papel, ou o celular, e liste o que precisa fazer.
2) Estime o tempo para realizar cada uma das tarefas dentro de seu expediente.
3) Categorize suas tarefas por tipo, por ex.: Produção, Análise, Revisão.
Técnica recomendada: Getting Things Done (GTD)
Planejar seu dia pode ser fascinante. David Allen, o criador do GTD, propõe interpretar os diferentes objetivos do nosso dia a dia como as diferentes alturas atingidas em um voo:
• 50.000 pés: Minha vida (longo prazo)
• 40.000 pés: Visão de 3 a 5 anos (médio prazo)
• 30.000 pés: Objetivos para até 2 anos (curto prazo)
• 20.000 pés: Áreas de responsabilidade
• 10.000 pés: Projetos em andamento
• No chão: Atividades em andamento
O objetivo é fazer você se organizar de baixo para cima. Trabalhando no que precisa ser feito hoje, e tendo em vista o que você deseja nos próximos dias, meses e anos, você estará bem mais preparado para realizar o que espera da vida.
Experimente: Agenda Mestra, durante uma semana
Anote em qual seção você está gastando cada parte de seu tempo: pensamentos, conversas ou tarefas. Tarefas, conversas e pensamentos que não valem a pena ser anotados são justamente aqueles que te roubam tempo e produtividade. Não se proíba de espairecer e jogar conversa fora em momentos de descontração. O problema é quando a descontração vira regra.
Passo 2. Como priorizar
Estamos ainda na primeira hora do seu dia, enquanto você não chega para trabalhar. E se falaremos de prioridade, você precisa ter em mente seu planejamento para hoje. Diante da lista de tarefas, é importante agir de duas maneiras:
1) Indicar uma ordem de prioridade para elas e
2) Reunir os recursos para realizá-las. Mãos à obra!
Técnica recomendada: ABC
Escreva uma letra à frente de cada tarefa, conforme a sua natureza:
• A: importante e urgente
• B: importante, mas não urgente
• C: não importante, mas urgente
Agora, você pode resolver assim:
• Tarefas A devem ser feitas por você e entregues no dia.
• Tarefas B, nesta semana.
• Tarefas C, você delega.
Feito isso, você escolhe: ou mantém sua lista na agenda ou transcreve para post-its – lembrando que “só cabe no seu dia se couber em um post-it.” Vale dizer que, quanto mais tarefas importantes você fizer, menos urgentes surgirão.
Experimente: Regra dos 2 minutos
Costumamos adiar o que daria para fazer em 2 minutos. É muito pouco tempo para deixar para depois. Por isso, se uma tarefa demanda só 2 minutinhos, faça agora. A melhor parte é que esse princípio tende a se transformar em um hábito e você será capaz de tomar as decisões que até agora protelou:
– Quer escrever melhor? Escreva só um parágrafo e em algum momento você vai se empolgar e escrever por uma ou duas horas.
– Quer se alimentar melhor? Coma apenas um pedaço de fruta e você abrirá apetite a comer uma salada também.
– Quer ler mais? Leia apenas a primeira página de um novo livro e, antes que perceba, três capítulos já terão passado.
– Quer começar um esporte? Toda segunda, quarta e sexta-feira, simplesmente calce seu tênis de corrida e vá lá fora.
Passo 3. Como realizar
Siga à risca sua lista de prioridades. Repito: siga à risca. Sim, você pode conferir seu Facebook, Instagram, Twitter, o que for, mas não imediatamente quando suas notificações alertarem. Aliás, o primeiro passo: já colocou seu celular no modo silencioso e fechou as janelas dessas redes? A menos que você trabalhe com social media, reserve apenas 30min do seu dia para acessá-las. Não interrompa sua jornada em função dos alertas. Da mesma forma, use 1h do seu dia para responder e escrever e-mails. Essa tarefa pode ser dividida ao meio: 30min assim que se chega ao trabalho e 30min no meio da tarde.
Técnica recomendada: Pomodoro
1) Trabalhe por 25 minutos e descanse por 5.
2) Depois, trabalhe mais 25 minutos e descanse 5.
3) No terceiro turno, a mesma coisa.
4) Já no quarto turno, trabalhe 25 e descanse 15.
Use parte de um turno para revisar seu trabalho. Quando finalizar, volte ao começo.
O conceito por trás dessa técnica bastante consagrada é que pausas refrescam e agilizam o raciocínio, além de abrirem espaço para uma atenção renovada na hora de revisar o trabalho. Nem sempre ser mais produtivo é sinônimo de trabalhar mais.
Experimente: Técnica 20-20-20
Você pode escolher essa técnica no lugar da Pomodoro. É muito simples: trabalhe por 20 minutos e descanse por 20 segundos, a uma distância de 20 pés (uns 6 metros) da sua mesa.
>> Leitura recomendada: Alcance um novo nível de eficiência com a produtividade 4.0
Passo 4. Como avaliar
Planejei. Priorizei. Realizei. Perfeito, não? Ainda não. É bastante saudável que você tenha metas para bater. Por exemplo, diante da meta da empresa de crescer X vezes em um ano, como posso, eu, colaborador, inovar no meu trabalho e ajudar a cumprir essa missão? O que está ao meu alcance prático? Depois que meus gestores estabeleceram um objetivo, como medir se o alcancei?
Técnica recomendada: 5 minutos de Sócrates
Cinco minutos antes de começar cada tarefa, defina o resultado que você espera alcançar. Cinco minutos depois, confira se o resultado desejado foi alcançado. Se não, o que faltou? Ou, então, o que sobrou? Já sabe como resolver da próxima vez?
Sem parar para rever e consertar, vamos errar e errar até evoluir. Uma vida irrefletida, segundo Sócrates, não vale a pena ser vivida. Além disso, converse com profissionais mais experientes que você, aprenda com os erros deles em vez de cometer o mesmo.
Experimente: Agendar compromissos com você mesmo.
Marque na sua agenda um momento para pensar sobre as próximas tarefas de alta prioridade. Estipule um horário de início e término. Olhe para toda a sua lista de tarefas no fim do dia e pergunte-se: Quais tarefas consegui executar? Os objetivos foram cumpridos? Era isso que estava no meu planejamento?
(Bônus) A recompensa
“Hoje eu fiz tudo o que precisava fazer – e até um pouco mais.” Tem coisa melhor do que poder dizer isso no fim do expediente? Mas, será que isso é suficiente para manter sua produtividade em alta?
Técnica recomendada: Equilíbrio mínimo
• Alimentação: Faça uma refeição leve a cada 3h. Não use o café de amuleto, use frutas.
• Atividade física: Pratique durante 1h pelo menos 3x por semana. Alongue-se antes e depois.
• Sono: Procure dormir por 8h. Se dormir menos em um dia, use o fim de semana para compensar.
• Postura: Vigie sua coluna e regule sua cadeira. Use um apoio para elevar as pernas à altura da cintura. Não deixe de se espreguiçar e se levantar para facilitar a circulação do sangue.
Experimente: reler este guia sempre que se esquecer de alguma técnica.
À parte isso, a última das técnicas recomendadas é: divirta-se trabalhando.
Imagine que maravilha contaminar toda a sua equipe com os princípios que regem este guia? Fazer com que não só você seja mais produtivo, mas todos os que trabalham com você. Com o Runrun.it, isso não fica só na imaginação. O Runrun.it é o primeiro software de gestão de equipes brasileiro, que usa o método de pilha de tarefas para as pessoas trabalharem por ordem de prioridade, sem precisar preencher planilhas de horas, que são automatizadas. Aos gestores, bastam poucos cliques para gerar qualquer relatório. Experimente grátis: http://runrun.it
