Com equipes cada vez mais conectadas e multicanal, é comum as solicitações de trabalho chegarem por e-mail, WhatsApp, reuniões… Essa falta de padrão pode gerar muitos ruídos – afinal, quem nunca perdeu tempo bancando o detetive, reunindo informações de vários lugares para conseguir compreender uma demanda? Pois o novo Formulários do Runrun.it chegou para facilitar o dia a dia das equipes!
Como o próprio nome já diz, este recurso permite que clientes, parceiros ou integrantes das equipes preencham um formulário para a criação de tarefas. Assim, qualquer pessoa (da sua empresa ou externa) pode usar o Runrun.it para encaminhar as informações e arquivos necessários para o desenvolvimento do trabalho. Com a organização das demandas em um só lugar, você consegue delegar as tarefas com mais assertividade e consequentemente a equipe coloca a mão na massa com mais objetividade.
Vamos te contar neste artigo oito ótimos motivos para você começar a utilizar os Formulários:
- Receba informações completas e economize tempo (seu, da equipe e até dos clientes)
- Todas as solicitações em apenas um lugar
- Defina as informações essenciais para iniciar a tarefa
- Menos reuniões e mais resultados!
- Materialize necessidades em tarefas entregáveis
- Distribua tarefas de forma mais assertiva
- Ganhe tempo para conversar com clientes e gerenciar projetos
- [Bônus]: Melhore sua gestão de projetos substituindo ferramentas pelo formulário do Runrun.it
- Conheça o Runrun.it: uma ferramenta completa para trabalhar sem limitações!
1. Receba informações completas e economize tempo (seu, da equipe e até dos clientes)
Sabemos quanto tempo é perdido ao tentar reunir todas as informações necessárias para começar uma tarefa – uma pessoa esquece de mencionar o prazo, outra não envia todos documentos necessários, e assim vai: a demanda fica incompleta, gerando frustrações e falhas na comunicação
Nós do Runrun.it queremos tornar seu fluxo de trabalho mais produtivo e eficiente, diminuindo o desgaste e deixando todos na mesma página. Por isso, com a funcionalidade de formulários de criação automática de tarefas você pode montar um questionário com as perguntas sob medida, para que clientes, parceiros ou mesmo colegas de outros setores da empresa possam fornecer as informações que não podem faltar para dar início às tarefas.
Assim, nem você e nem sua equipe vão perder tempo coletando dados básicos e fundamentais para as demandas, e quem solicita também consegue preencher sem se esquecer de mencionar algo relevante para a ação. Com as informações essenciais e organizadas para dar o start no trabalho, fica muito mais fácil para o gestor delegar as tarefas, e para a equipe receber as informações completas para uma entrega mais assertiva.
2. Todas as solicitações em apenas um lugar
Quando não há um padrão para receber as solicitações, elas podem chegar por diversos lugares: e-mails, reuniões, mensagens, documentos compartilhados, conversas pessoais… Com tantas tarefas, fica difícil lembrar se os ajustes foram solicitados por uma ligação, e-mail ou chat, não é mesmo?
Além disso, quando as informações ficam espalhadas em diversas plataformas, é mais difícil atualizar todos. É muito comum que as equipes e clientes fiquem confusos, e o risco de perder prazos só aumenta.
Assim, ao padronizar as solicitações para sua área com os formulários do Runrun.it, você garante que a equipe receba a demanda completa para iniciar o trabalho, gerencia melhor a complexidade das tarefas e faz entregas mais eficientes e dentro do prazo. O cliente também ganha muito, pois saberá com antecedência quais são os dados básicos que deve organizar para encaminhar uma solicitação completa.
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3. Defina as informações essenciais para iniciar a tarefa
Você já recebeu uma demanda incompleta e impossível de ser iniciada, mas que para o cliente já estava em andamento com você? Quando passamos as informações e arquivos (ou acreditamos passar), mentalmente já entregamos o bastão da demanda para outro, sem nos darmos conta que faltou um item (ou vários) essenciais para a continuidade da tarefa.
Por isso, com os formulários do Runrun.it você define exatamente o que precisa para, de fato, começar o trabalho, evitando essas lacunas sobre o que ainda está pendente para iniciar a tarefa.
Por exemplo, se é preciso fazer a admissão de algum funcionário, o respondente informa e anexa tudo que for necessário para que o RH inicie o processo, evitando assim o retrabalho. Você consegue criar, editar e estabelecer a ordem das perguntas no formulário, como este exemplo abaixo:
Outro exemplo: quando a solicitação de trabalho for para a produção de conteúdo de uma campanha de marketing, o formulário se torna um briefing completo, com as expectativas do cliente e quem mais estiver envolvido no job.
Você pode estar pensando: ah, mas eu terei que criar vários formulários para cada pedido? Não! Você poderá usar o mesmo formulário para receber tarefas daquele assunto, ou seja: um mesmo formulário pode ser respondido quantas vezes forem necessárias!
Desta forma, você pode criar um formulário “Admissão” para receber informações e documentos dos novos colaboradores.
Agências também podem criar o formulário “Solicitação – Briefing” para receber do cliente as informações necessárias para o desenvolvimento dos jobs.
A personalização do formulário é muito fácil – arraste, exclua itens, mude a ordem – assim, você pode ajustar as perguntas conforme sua necessidade!
4. Menos reuniões e mais resultados!
“Esta reunião poderia ter sido um e-mail…” – você já teve esta sensação? Muitas vezes, sua equipe gasta horas e horas em encontros que tentam mapear, sem muito sucesso, as informações com os clientes? Se você considera essas conversas improdutivas, saiba que elas estão com os dias contados!
Isso porque você pode criar vários formulários específicos para cada tipo de tarefa. Por exemplo, o cliente quer fazer um processo seletivo? Mande o link do formulário sobre recrutamento para entender os requisitos essenciais.
Seu cliente relatou um bug no site? Envie o formulário de bugs para saber o quão complexo é esse job. Entenda como construir o seu formulário com perguntas sob medida para cada tarefa:
Com os dados mais emergenciais em mãos, você já tem um panorama completo da demanda e, se houver a necessidade, pode marcar reuniões de kick off de alinhamento e tirar dúvidas. Bem mais produtivo, né?
Além disso, as pessoas costumam ter dúvidas conforme compreendem a demanda. Então, com mais informações à disposição, aquele ponto de interrogação pode surgir já no início do projeto com os formulários do Runrun.it. Ou seja: antes de ter gerado gastos ou acordado datas de entrega com o cliente.
5. Materialize necessidades em tarefas entregáveis
O cliente deseja algumas mudanças, mas às vezes desconhece a complexidade, tempo e energia que deverá ser direcionada para atender sua solicitação.
Por isso, quando você encaminha o formulário do Runrun.it, o demandante precisará refletir e transformar suas expectativas em informações tangíveis para sua equipe. Assim, você consegue analisar os pedidos, e poderá alinhar as solicitações diante da capacidade de entrega da equipe.
As conversas entre os envolvidos poderão ser mais transparentes e bem fundamentadas: alinhe e explique sobre os custos, prazos, complexidade, equipe envolvida, possíveis resultados, e indique melhorias no projetor!
O melhor é que o formulário do Runrun.it é uma página intuitiva e fácil de compreender, com perguntas em formato de múltipla escolha, dissertativas, com campos para detalhar a solicitação, lista de opções e vários outros recursos simples, mas que fazem toda a diferença. Assim a praticidade do formulário do Runrun.it não se transforma em um obstáculo para o cliente dar este passo à frente na gestão de tarefas.
6. Distribua tarefas de forma mais assertiva
Quando você compreende bem a necessidade do cliente, consegue definir com mais clareza quais pessoas serão responsáveis pela execução da demanda, além de gerenciar melhor os prazos de entrega. Assim, você consegue direcionar ao integrante da sua equipe, e evita a surpresa de precisar alocar alguém no susto em uma tarefa.
7. Ganhe tempo para conversar com clientes e gerenciar projetos
Outro ponto fundamental sobre o uso dos formulários: este recurso te ajuda a mapear as informações para resolver as pendências de maneira eficaz.
Imagine que um cliente pretende realizar um evento justamente no período em que uma agência está com uma alta demanda de projetos.
Marcar uma reunião e ter que lidar com essas questões de disponibilidade da equipe na frente do cliente pode fragilizar a relação, assim como perder seu tempo de produção em um projeto que pode não ter sequência no momento.
Por isso, ao coletar as solicitações e mapear todas as informações com antecedência, você consegue se preparar e tomar decisões eficazes que evitam o desperdício de recursos e o mal-estar com os clientes.
Confira na demonstração abaixo como o Runrun.it te ajuda durante todo esse processo de gestão do trabalho.
[Bônus] Melhore sua gestão de projetos substituindo estas ferramentas pelo formulário do Runrun.it
O e-mail é uma importante ferramenta de trabalho que funciona bem para mensagens curtas e rápidas. Por isso, está longe de ser ideal para gerenciar tarefas e projetos.
Fazer gestão de e-mail e precisar garimpar informações é receita para ruídos. Portanto, encaminhe o link do formulário para coletar e armazenar as informações de forma centralizada e produtiva!
Planilhas
Essa ótima ferramenta para business intelligence pode não ser tão companheira assim quando o assunto é gestão de múltiplos projetos e tarefas.
Isso porque as planilhas não oferecem funções automatizadas para organizar as informações, exigindo dedicação humana para constantemente atualizar os dados. Invista este tempo no que realmente entrega valor para a sua empresa!
Mensagens instantâneas
Segue a mesma lógica do e-mail, mas pode ser um vilão ainda maior na sua rotina! A informação fica ainda mais fragmentada, pode chegar em formato de áudio, o que delega a você o trabalho de ouvir, entender e explicar em texto para a equipe.
Além disso, as mensagens podem ser enviadas a qualquer horário e se misturam com os seus bate-papos pessoais. Isso é prejudicial ao seu foco no trabalho, pois esbarra na fronteira do local de trabalho e lugar de lazer!
Ferramentas de armazenamento na nuvem
Que jogue a primeira pedra quem nunca ficou um tempão procurando um arquivo em ferramentas na nuvem, como Google Drive. O desafio é ainda maior quando se precisa achar um documento nomeado por outra pessoa.
Por isso, com os formulários do Runrun.it, os respondentes anexam todos os arquivos necessários que automaticamente são organizados na aba Anexo da sua tarefa no Runrun.it. Mantendo a informação centralizada e segura.
>> Leitura recomendada: Como se planejar e evitar a sobrecarga dos times com o cronograma e indicador de capacidade do Runrun.it
Conheça o Runrun.it: uma ferramenta completa para trabalhar sem limitações!
Os formulários do Runrun.it são o ponto inicial da comunicação com o cliente, mas todos os demais processos de trabalho podem ser gerenciados na plataforma. Inclusive, os indicadores de produtividade das suas entregas.
Nosso software de gerenciamento é considerado o mais fácil de usar do mundo pelo G2 Crowd, e conta com recurso de gestão de tempo para definir prazos mais assertivos e gerar relatórios de produtividade mais transparentes.
Você ainda consegue estruturar o seu workflow com todas as informações para deixar todos na mesma página e não perder nada de vista.
Além dessa completa gestão de pessoas, tarefas e projetos, você pode convidar pessoas de fora da sua conta do Runrun.it para aprovar e acompanhar o andamento das entregas da sua equipe com a funcionalidade de usuário convidado.
Teste grátis e confira na prática como o Runrun.it torna a sua rotina de trabalho mais produtiva de ponta a ponta: https://runrun.it/
