Sir Richard Branson provavelmente não é o seu chefe. Mas se fosse, ele diria para você se desligar por um momento, talvez até por dois. Desde junho de 2016, cerca de 200 funcionários da Virgin, multinacional britânica fundada por Branson, estão impedidos de acessar seus respectivos e-mails durante todas as manhãs de quarta-feira. Uma pequena revolução na comunicação interna da empresa.
Com o sistema de desligamento do e-mail, os colaboradores podem usar o espaço de tempo para ir ao ginásio Virgin Active com a equipe, participar de brainstorms, clubes de corrida, ou conversar pessoalmente com seus colegas e gestores.
A iniciativa partiu do CEO do Grupo Virgin, Josh Bayliss, que percebeu que as pessoas que trabalhavam em colaboração dificilmente se encontravam pessoalmente. “É extremamente difícil ter noção da personalidade de alguém quando a única comunicação entre vocês ocorre por mensagens, numa tela”, diz.
Ele complementa que os traços de personalidade são silenciados na interação online. “Estamos condicionados a adotar algumas palavras educadas. Raramente algo criativo ou inovador surge de uma conversa por e-mail”, argumenta o CEO.
“Queremos que as pessoas que trabalham aqui vivam um bom equilíbrio. Nossa missão é criar um ambiente de trabalho mais feliz”, Lisa Thomas, chefe global de branding da Virgin.
A comunicação via e-mail pode ser muito prática, é fato. Você envia um e-mail para pedir opinião sobre um projeto específico, para agendar e confirmar o horário de uma reunião, para confirmar uma informação mais rápido e de forma objetiva.
“Isso é tudo muito positivo, mas também significa que você não vai divagar sobre nenhum assunto com seu colega. E divagar sobre algo é, muitas vezes, o que leva as conversas para direções inesperadas e surpreendentemente brilhantes”, diz Bayliss.
Esses momentos de interação são uma grande fonte de novas ideias para os negócios. Já pensou em proibir o e-mail na sua empresa para fazer o teste e ver se boas ideias vêm à tona?
Menos e-mails e mais produtividade
Branson e Bayliss não estão isolados. Estudos recentes realizados na França apontaram que apenas 11% dos jovens entre 14 e 20 anos são adeptos do e-mail.
Além disso, pesquisas estimam que, em média, uma pessoa leva 64 segundos para retomar o que estava fazendo após ler uma mensagem nova. E que ler e responder e-mails ocupa 28% do dia de profissionais – ou seja, mais de 2h em uma jornada de 8h de trabalho.
Como se trata, portanto, de um atraso na eficiência da empresa e no bem-estar do funcionário, o e-mail agora entrou na mira de corporações ao redor do mundo.
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Desde 2011, a Atos, multinacional francesa de tecnologia da informação, está em um processo de diminuição do uso da ferramenta na comunicação interna. Recentemente Thierry Breton, diretor-executivo da empresa, anunciou a seus 80 mil colaboradores que eles estavam proibidos de usar o e-mail interno – numa inciativa intitulada Zero Email.
Desde então, esse tipo de proibição tem se tornado uma maneira cada vez mais popular para as empresas ajudarem suas equipes a aumentar a produtividade, diminuir a ansiedade e estimular sua criatividade.
A tendência está se infiltrando em vários setores. Na Alemanha, algumas montadoras anunciaram políticas para limitar o uso do e-mail. Nos Estados Unidos, um conhecido colunista do The New York Times escreveu sobre as ferramentas que ele usa com seus editores para substituir a comunicação por e-mail.
Na Grã-Bretanha, a Halton Housing Trust, uma ONG que cuida de pessoas sem moradia e gerencia milhares de casas, decidiu simplesmente extinguir a ferramenta. Seu diretor-executivo, Nick Atkin, é um crítico feroz do e-mail utilizado na comunicação interna.
Segundo ele, os desafios de fazer com que seus 280 funcionários parassem de checar sua caixa de entrada constantemente “mostra o quanto as pessoas estão viciadas no e-mail e, sendo assim, têm uma resposta irracional quando se ameaça tirar isso delas”.
E se você pensar bem, quando foi a última vez que você recebeu um e-mail verdadeiramente emocionante? Tenho certeza que você pode lembrar de um ou dois, mas esse é precisamente o problema. Porque nós recebemos um bom e-mail em raras ocasiões, enquanto passamos incontáveis horas desperdiçadas com eles.
E todos nós sabemos o quão desmoralizante pode ser para alguém sentir que a única coisa que fez durante o dia todo foi… responder e-mails. Logo, pode ser muito melhor finalmente ser forçado a desviar o olhar da caixa de entrada. Pensar fora da caixa nunca fez tanto sentido.
Você pode substituir o e-mail…
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