Gerenciamento de tarefas: conheça as melhores técnicas

Gerenciamento de tarefas: conheça as melhores técnicas

Realizar o gerenciamento de tarefas não é uma atividade fácil. Principalmente quando consideramos a quantidade de atribuições que temos a fazer durante o dia, conciliando rotinas profissionais e pessoais. Isso sem falar nas distrações provocadas pelos dispositivos digitais, que diminuem a concentração, deixando o nosso o tempo de atenção inferior a 9 segundos, conforme pesquisa realizada pela Microsoft. E a situação pode ficar ainda mais delicada se você não possui um bom método de organizar as tarefas e projetos.

Para evitar a sensação de desordem, é importante contar com um gerenciador de tarefas em sua empresa, uma ferramenta que irá listar e priorizar as demandas mais importantes para os gestores e suas respectivas equipes. No entanto, para que ela funcione adequadamente, é preciso programar uma distribuição de atividades equilibradas  e processos alinhados, sobretudo na dinâmica atual de trabalho. Neste artigo, vamos contextualizar o que é o gerenciamento de tarefas, as vantagens que ele agrega para a gestão de pessoas e as melhores técnicas para organizar o fluxo de trabalho

 

O que é o gerenciamento de tarefas?

O gerenciamento de tarefas pode ser definido como a prática de organizar demandas e proporcionar que a equipe atue em sinergia. A boa prática dessa metodologia prevê orientações compreensíveis para que os colaboradores trabalhem na mesma página e compreendam as suas próprias responsabilidades, assim como as de seus colegas. A gestão de tarefas também oportuniza uma melhoria na comunicação interna, evita o retrabalho e ajuda na identificação de gargalos com mais facilidade. 

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Para que o gerenciamento de tarefas ofereça essas vantagens para o trabalho em equipe, a figura do líder é essencial, já que ele possui o comprometimento de delegar as atividades planejadas conforme as competências e capacidades de cada membro do seu time. Dessa forma, ele realiza uma distribuição proporcional e impede que os profissionais tenham uma sobrecarga de trabalho

A gestão de tarefas também pode ser classificada como um guia para as rotinas de trabalho, já que define o tempo que será aplicado no desempenhar das demandas e quais serão os recursos alocados em cada projeto. Com a aplicação dessa prática, a tendência é que haja um aumento da produtividade, já que os profissionais estarão focados e dedicados aos processos que realmente importam para a empresa. 

Como gerenciar as tarefas em equipe

Assim como outros campos da gestão de projetos, o gerenciamento de tarefas para as equipes passou por algumas mudanças, muitas delas relacionadas às dinâmicas de trabalho mais recentes, como o trabalho híbrido, e os anseios profissionais de uma nova geração que ocupará cerca de 75% do mercado de trabalho até 2025, de acordo com relatório produzido pela Ernst & Young Global. 

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Prova dessa necessidade de mudança é o comportamento observado na pesquisa Millennial Survey 2020, realizada pela consultoria Deloitte e que entrevistou 1.013 jovens brasileiros. Conforme os dados obtidos, 80% dos profissionais consideram que o home office permite um maior equilíbrio entre vida pessoal e profissional, enquanto 76% pensam em adotar jornadas mais flexíveis após a pandemia de COVID19. Isso aponta que as práticas de gerenciamento precisam ser pensadas diante desse cenário e abre espaço para a implementação cada vez maior dos recursos tecnológicos e das metodologias ágeis para a gestão de equipes. 

Portanto, os líderes precisam manter-se próximos aos seus times para entender as necessidades e quais são os melhores canais e ferramentas para que os processos do gerenciamento de tarefas fluam com mais naturalidade e promovam o engajamento dos colaboradores em torno das atividades. Hoje, frameworks como o scrum já são amplamente praticados em outros setores além do ramo tecnológico justamente pelo seu formato com ciclos de duração determinada (as sprints) e a possibilidade de ajustes no decorrer das ações. 

Isso não quer dizer que não haja lugar para as ferramentas mais tradicionais e amplamente difundidas. As checklists, por exemplo, servem para orientar os passos subsequentes de uma tarefa, enquanto a Matriz de Eisenhower ajuda na classificação das prioridades do dia. E quem ainda está dando os primeiros passos no gerenciamento de tarefas pode contar com a Matriz RACI, uma tabela simplificada que torna visível as responsabilidades de cada envolvido no projeto. 

Contudo, para não se perder na organização, o gerenciador de tarefas é seu aliado ideal nessa missão. Nesses softwares, como o Runrun.it, você pode integrar diferentes recursos e utilizar métodos de fácil usabilidade, como a ferramenta Quadros, similar ao modelo de um kanban, que proporciona o acompanhamento das tarefas do início ao fim ou mesmo visualizar o gráfico de Gantt, que mostra os indicadores de capacidade dos colaboradores no período selecionado. 

A importância do gerenciamento de tarefas para o fluxo de trabalho 

Toda empresa conta com um fluxo de trabalho, que pode ser explicado como um sistema que transforma os processos em materiais, produtos, funcionalidades ou informações finais. De maneira mais simples, o fluxo contém todos os caminhos que integram os departamentos corporativos para que o objetivo final seja alcançado. 

Essa estrutura é fundamentalmente necessária para aumentar a produtividade e fazer com que os resultados sejam entregues com agilidade. Com a automação, o fluxo de trabalho se tornou ainda mais dinâmico, desafogando os processos. Assim sendo, os fluxos automatizados representam um avanço diante de uma gestão convencional, pois possuem um sistema amplamente testado e preparado para incorporar novas funções, como é o caso do Runrun.it.

Para que os softwares de gestão operem em sua total capacidade, é preciso que o fluxo de trabalho esteja alinhado ao gerenciamento das tarefas. Por isso, essa atividade deve ser realizada com todo o cuidado, descrevendo cada atividade prevista por fase do projeto, organizando o cronograma de acordo com os prazos definidos e verificando se não existe nenhum desafio que pode interromper o progresso das ações.

Práticas para aperfeiçoar a gestão de tarefas 

Para que as demandas não atrasem e você tenha o controle do gerenciamento de tarefas, separamos algumas dicas que podem facilitar sua rotina. Confira a seguir: 

Defina as prioridades 

Seja usando ferramentas já mencionadas nesse conteúdo, como a Matriz de Eisenhower, ou recursos virtuais, é indispensável que você categorize quais são as tarefas urgentes e importantes que precisam ser entregues em um prazo definido. Dessa forma, sua equipe irá dedicar o tempo para realizar as demandas prioritárias o quanto antes. 

No Runrun.it, é possível sinalizar as tarefas de acordo com o nível de urgência que elas possuem. Assim, ao visualizar os cards nos quadros, o colaborador já saberá o prazo de entrega marcado e irá dedicar toda sua atenção para essa atividade.

>> Leitura recomendada: Controle de tarefas: 5 passos para produzir mais.

Estipule os momentos de pausas

Ao organizar as tarefas que você precisa realizar durante o dia, lembre-se que irá precisar fazer pausas para descanso. Trabalhar de forma contínua, além de diminuir seu nível de produtividade por conta do cansaço, estimula o estresse e diminui a capacidade de concentração. Por isso, é importante inserir pausas entre uma tarefa e outra. Segundo estudo conduzido por Alejandro Lleras, professor de psicologia na Universidade de Illinois, tais pausas estimulam a criatividade, a memória e a concentração. Por exemplo, nesse estudo, o especialista indica que a cada 50 minutos de trabalho, seria ideal descansar pelo menos durante 5 minutos. Assim, o que pode parecer improdutivo, contribuirá para a produtividade de forma geral.

Delegue tarefas

Nem todas as tarefas precisam ser realizadas exclusivamente por você. Se você está no comando de uma equipe, reveja se não está com muita responsabilidade por receio de delegar. Certamente há pessoas na sua equipe que são capazes de realizar algumas tarefas por você.

Agora, se você não sabe bem como delegar tarefas, aqui vão algumas dicas:

Dicas de como delegar tarefas para um melhor gerenciamento de tarefas

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Meça o tempo gasto em cada tipo de tarefa

É comum ter uma visão distorcida a respeito da quantidade de tempo que você investe em cada tarefa – o que prejudica muito seu planejamento. Por exemplo, em sua programação, você destinou uma hora para a realização de uma tarefa específica, mas quando foi executá-la, gastou um tempo maior que o previsto. Esse planejamento, sem margens para exceções, pode se tornar um obstáculo em sua dinâmica de trabalho, trazendo consequências mais sérias para a sequência de atividades. 

Uma opção é usar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas com timesheet automático, como o Runrun.it. O sistema não só mede o tempo como produz relatórios que informam os dados necessários para tomar decisões, eliminar gargalos e até mesmo rever os orçamentos da empresa. Inclusive, o software conta com seu próprio display, que permite contabilizar as horas dedicadas a cada tarefa, enquanto o algoritmo da plataforma já estipule uma previsão média, com base nos dados coletados do usuário.

Entretanto, saiba que medir o tempo não é tudo. Seja para organizar as demandas de sua equipe ou as suas próprias, é preciso levar em consideração a qualidade das tarefas entregues. Ficar focado apenas no tempo investido em cada tipo de tarefa pode gerar um aumento da ansiedade e da microgestão.

Segmente tarefas complexas

Já teve a sensação de olhar para uma tarefa e nem saber como começá-la? A tendência é que esse tipo de demanda seja postergada e que as mais simples sejam feitas primeiro. Para se adaptar às tarefas mais complexas, divida-a em pequenas etapas.

Uma coisa de cada vez

Se você é uma dessas pessoas que se orgulha em dizer que é multitarefa, sinto dizer que isso não necessariamente seja uma coisa boa. Segundo um estudo publicado pela American Psychological Association, realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo, pode reduzir em até 40% a produtividade. Isso porque ficar se alternando entre muitas atividades compromete o foco, aumenta o estresse no trabalho e a fadiga mental.

A dica aqui é: faça uma coisa de cada vez. Concentre-se no que está fazendo para realizar da melhor forma possível. E só quando concluir – seguido de uma pausa de descanso -, parta para a próxima.

[WEBINAR] Você conhece o deep work?

Pode ser que, devido ao excesso de distrações (principalmente para quem agora está trabalhando em home office), você não esteja conseguindo realizar tarefas mais complexas que exigem uma concentração profunda. Esse tipo de trabalho – chamado de deep work, ou trabalho focado – exige que você concentre-se exclusivamente nele por um determinado período de tempo para ser concluído com primor.

Quer saber por onde começar? Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, vai te guiar pelos principais conceitos da prática do deep work para te ajudar a eliminar distrações e realizar um trabalho profundo, de forma eficiente e com qualidade.

Use uma ferramenta de gerenciamento de tarefas

Usar uma plataforma especializada em gerenciamento de tarefas com time tracking integrado pode ajudar – e até automatizar – algumas das dicas acima. Com o Runrun.it, por exemplo, você avança no planejamento do dia, no acompanhamento de tarefas, na comunicação entre as pessoas, na gestão de equipes e no controle das horas trabalhadas em tempo real.

Além dessas vantagens, você cria um ambiente unificado para armazenamento de arquivos e definição de cronogramas, com prazos e metas claras. Gostou da ideia? Faça um teste grátis: http://runrun.it

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Conteúdos mencionados:

https://www.bbc.com/portuguese/noticias/2015/05/150515_atencao_peixinho_tecnologia_fn

https://www.ey.com/en_us/tax/the-millennial-economy-2018

https://www2.deloitte.com/br/pt/pages/human-capital/articles/millennials-survey.html

https://psychcentral.com/news/2011/02/09/taking-breaks-found-to-improve-attention/23329.html

http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx 

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